Arkiv og aktindsigt

Hvis du ønsker at få adgang til dokumenter eller oplysninger fra en offentlig myndighed mv. (fx staten eller kommunen), kan du søge om aktindsigt hos myndigheden.

Offentligheden, fx borgere og pressen, har som hovedregel ret til indsigt i sager i det offentlige.

Du kan få flere oplysninger om retten til aktindsigt hos den myndighed, som du ønsker aktindsigt hos. Du kan også få oplysninger om retten til aktindsigt hos Justitsministeriet.

• Justitsministeriet

Ifølge offentlighedsloven (OFL) har alle som udgangspunkt ret til at blive gjort bekendt med dokumenter, der indgår i den offentlige forvaltnings sagsbehandling.

Retten til aktindsigt gælder for hele den offentlige forvaltning.

Du kan som udgangspunkt få aktindsigt i alle slags dokumenter, dvs. ikke blot skriftlige dokumenter (breve, mails, sms-beskeder mv.), men også fotografier, billeder, kort, rids, film mv.

Derimod gælder retten til aktindsigt ikke formløse noteringer, som en offentligt ansat nedfælder på fx gule ”post-it”-etiketter under en telefonsamtale.

Der er dog visse typer af sager, der ikke er omfattet af retten til aktindsigt. Det gælder:

• Straffesager (OFL § 19)
• Lovgivningssager (OFL § 20)
• Sager om ansættelse eller forfremmelse (OFL § 21, stk. 1)
• Konkrete personalesager (OFL § 21, stk. 2-5)
• Kalendersager (§ 22)

Der er også dokumenter, der ikke er omfattet af retten til aktindsigt. Det gælder bl.a. interne dokumenter (OFL § 23, stk. 1), ministerbetjeningsdokumenter (OFL § 24), oplysninger der er udvekslet med folketingsmedlemmer (OFL § 27, nr. 2), statsrådsprotokoller (OFL § 27, nr. 3) og brevveksling om retssager (OFL § 27, nr. 4).

I nogle tilfælde skal myndighederne dog trække visse faktiske oplysninger og oplysninger om eksterne og interne faglige vurderinger ud af et dokument og give aktindsigt i disse oplysninger, selv om dokumentet er undtaget fra aktindsigt (såkaldt ekstraheringspligtige oplysninger).

Det gælder dog ikke, hvis det vil indebære et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvis de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigt, eller hvis oplysningerne allerede er offentligt tilgængelige (OFL §§ 28-29).

Retten til aktindsigten er også begrænset af de offentligt ansattes tavshedspligt vedrørende enkeltpersoners private forhold (OFL § 30, nr. 1) eller visse oplysninger om erhvervsmæssige forhold (OFL § 30, nr. 2). Derudover kan retten til aktindsigt begrænses af hensyn til:

• Statens sikkerhed og rigets forsvar (OFL § 31)
• Udenrigspolitiske interesser mv. (OFL § 32)
• Forebyggelse, efterforskning, sigtede, vidner mv. (OFL § 33, nr. 1)
• Kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed (OFL § 33, nr. 2)
• Det offentliges økonomiske interesser (OFL § 33, nr. 3)
• Forskeres og kunstneres originale idéer (OFL § 33, nr. 4)
• Private eller offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse er påkrævet efter forholdets særlige karakter (OFL § 33, nr. 5)
• Tavshedspligt (OFL § 35)

Udover retten til aktindsigt i medfør af offentlighedsloven har du som part i en sag i det offentlige også ret til partsaktindsigt. Reglerne om partsaktindsigt følger af forvaltningsloven.

Gennem partsaktindsigt kan du normalt få flere oplysninger om din sag, end andre vil kunne få efter den almindelige ret til aktindsigt efter offentlighedsloven.

Som part kan du også bemyndige en anden til at søge indsigt på dine vegne.

 Alle har ret til at søge om aktindsigt uanset statsborgerskab, bopæl og som udgangspunkt også alder og mental tilstand. Der er heller ingen krav om, at du skal begrunde din anmodning om aktindsigt, og du behøver ikke selv at være involveret i sagen. Som part i sagen vil du dog ofte kunne få flere oplysninger.

Søger børn under 15 år om aktindsigt, vil afgørelsen afhænge af, om barnet har den fornødne modenhed til at forstå, hvad aktindsigt i de pågældende dokumenter indebærer. Myndigheden vil normalt være afskåret fra at give et barn aktindsigt, hvis forældremyndighedsindehaveren modsætter sig, at barnet bliver gjort bekendt med sagens dokumenter.

For at få aktindsigt skal du henvende dig til den myndighed, der har den sag, du ønsker aktindsigt i. Du kan henvende dig mundtligt eller skriftligt. Myndigheden afgør så hurtigt som muligt, om din anmodning om aktindsigt kan imødekommes.

Myndigheden skal færdigbehandle din anmodning om aktindsigt inden syv arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af fx sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Hvis myndigheden ikke kan behandle din anmodning inden syv arbejdsdage, skal myndigheden give dig besked om årsagen til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen forventes færdigbehandlet.

Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet din anmodning om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan du klage over sagsbehandlingstiden til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den pågældende sag.

 Får du afslag på din anmodning om aktindsigt, har du krav på at få en begrundelse for afslaget og en klagevejledning.

Hvis du er utilfreds med et helt eller delvist afslag på aktindsigt, kan du klage direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, som anmodningen om aktindsigt vedrører.

Du skal sende din klage til den myndighed, der har truffet afgørelsen. Denne myndighed skal inden for syv arbejdsdage beslutte, om afslaget skal fastholdes. Hvis myndigheden fastholder afgørelsen, skal myndigheden sende din klage videre til klageinstansen. Klageinstansen vil herefter som udgangspunkt skulle afgøre din klagesag inden 20 arbejdsdage.

Er du fortsat utilfreds med afgørelsen, når du har brugt de klagemuligheder, du er blevet vejledt om, kan du klage til Folketingets Ombudsmand.  

Du kan også klage til Folketingets Ombudsmand over den behandling, du eller en sag har fået af myndighederne – fx at myndigheden har været for længe om at behandle sagen, eller at myndigheden har vejledt forkert.

• Folketingets Ombudsmand

• Offentlighedsloven
• Forvaltningsloven
• Databeskyttelsesforordningen
• Databeskyttelsesloven
• Miljøoplysningsloven

• Journal fra sygehus (e-journal)

• Aktindsigt i patientjournal