Persondata i skoler

Aabenraa Kommune er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i vores folkeskoler.

Kommunen har efter folkeskoleloven pligt til at sikre folkeskoleundervisning af alle børn og unge i kommunen, der er i den skolepligtige alder. For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger om eleven og dennes forældre/værge/samboende.

Afhængig af de konkrete omstændigheder behandler vi også oplysninger med følgende formål:

Tilmelding mv. i forbindelse med SFO/klub, herunder fx også sommerferiepasning
Afklaring, indsats mv. i forbindelse med PPR
Tandpleje
Evt. videregivelse af forældres kontaktoplysninger til tandplejere
Skolesundhedspleje
Skolebuskort
Specialbefordring
Sygebefordring
Hjemmeundervisning
Sygeundervisning i hjemmet eller Skolen Sygehus Sønderjylland
Særlige hjælpemidler /ombygninger pga. handicap
Socialpædagogiske fripladser til SFO
Dispensationsansøgning ved skoleskifte
Modtagerklasser m.m.
Efterskoleophold
SSP-samarbejde
Sommerferieaktiviteter
Refusion fra andre kommuner
Visitation til specialtilbud
Uddannelsesvejledning

Diverse oplysninger indgår i overordnet ledelsesinformation og anvendes i anonymiseret form til statistik og forskning.

Retsgrundlaget for behandlingen

Vi behandler dine/elevens personoplysninger efter Databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lov på området.

Vores lovhjemmel er art. 6, stk. 1, litra e i databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de opgaver, som kommunen er forpligtet til at varetage ved lov, fx selve folkeskolens undervisning.

For så vidt angår de ydelser, du har ansøgt om, er vores hjemmel til behandlingen art. 9, stk. 2, litra g i databeskyttelsesforordningen.

Overførsler til usikre tredjelande

Der er IT-leverandører på folkeskoleområdet, som anvender underleverandører fra USA, der er kategoriseret som et usikkert tredjeland. Børn og Kultur har accepteret underdatabehandlerne på betingelse af, at de får EU's tilladelse via EU's standardkontrakt. Følgende leverandører anvender underdatabehandlere fra usikre tredjelande:

Clio Online anvender Amazon Web Services (USA), Google Analytics (USA) og Freshdesk Support Tool (USA).
Gyldendals fagportaler benytter JWPlayer (USA), Microsoft (USA) og Amazon Webservices.
LærIT's Skoletube.dk og Skoleblogs.dk giver adgang til en række underleverandører fra USA (Prezi Inc., WeVideo Inc., Wallwisher Inc., VoiceThread, Pixton Comics Inc. og Easel.ly).
Forlaget Matematik anvender Amazon Web Services til hosting.
Netcompany anvender Amazon Web Services til hosting af Aula.
Lindhardt og Ringhof anvender Microsoft til hosting af digitale læremider.
UV Data anvender Microsoft til hosting af Uddannelsesvejledningens fagsystem.
Vitec anvender Microsoft og Amazon Web Services til hosting af Læse og Skrive-systemer.

Derudover har Skole og Undervisning et direkte databehandler-forhold til Microsoft som udbyder Office365 til kommunens skoler.

Børn og Kultur bliver orienteret, hvis vores leverandører ønsker at anvende nye underleverandører. Hvis du ønsker at vide om din skole benytter ovenstående databehandlere, bedes du rette henvendelse til skolen.

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder i forbindelse med databehandlingen:

1. Ret til indsigt
Du kan henvende dig til den pågældende skole eller Aabenraa Kommunes databeskyttelsesrådgiver på mail dbr@aabenraa.dk, hvis du ønsker indsigt i, hvordan personoplysningerne er blevet behandlet.

2. Ret til berigtigelse og sletning
Du har ret til at få berigtiget oplysninger, som kommunen behandler om dig, hvis oplysningerne er forkerte. Såfremt behandlingen ikke er nødvendig for overholdelse af folkeskoleloven, samt andre love (f.eks. offentlighedsloven), har du ret til at få slettet oplysninger om dig.

3. Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod en behandling af barnets oplysninger, hvis du mener at behandlingen er irrelevant eller for omfattende i henhold til gældende love. I så fald skal skolen eller kommunen dokumentere, at den specifikke behandling har hjemmel i gældende love.

4. Ret til at klage
Du har ret til at klage over Aabenraa Kommunes behandling af dine eller barnets personoplysninger ved at henvende dig hos datatilsynet. Du kan læse nærmere hos datatilsynet ved at klikke her.

Her har vi dine og elevens oplysninger fra

Vi henter personoplysninger fra folkeregistret, forældre/værge/samboende, fagligt personale tilknyttet barnets skole, samt barnet selv.

Hvem modtager elevens/dine oplysninger?

Vi videregiver i relevant omfang elevens oplysninger til:

Kommunens sundhedspleje og tandpleje.
Styrelsen for IT og Læring
Danmarks Statistik
Den lokale folkekirke
Samarbejdspartnere i forbindelse med eksterne klassearrangementer eller arrangementer på skolen
Undervisningsministeriet
Rigsarkivet

Elevernes/dine informationer gemmes i forskellige administrative og pædagogiske it-systemer og digitale tjenester hos eksterne leverandører, som Aabenraa Kommune har indgået en databehandleraftale med.

Der kan forekomme videregivelser til andre eksterne parter, såfremt eleven eller forældremyndigheden samtykker.

Dokumenter der relaterer til skolens notat- og journalpligt gemmes i fem år efter eleven har afsluttet skoleforløb i Aabenraa Kommune. Visse sagsdokumenter overføres herefter til Rigsarkivet jf. arkivloven.

Har du spørgsmål vedrørende kommunens behandling af dine personoplysninger?

Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Du kan også kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har en mistanke om, at kommunen har lækket persondata eller på anden måde krænket fortroligheden i håndteringen af dine eller andre personers data.