Beslutningsprotokol

tirsdag den 28. august 2018 kl. 08:00

Mødested: Lokale 123, Rådhuset, Skelbækvej 2, Aabenraa
Udvalg: Børne- og Uddannelsesudvalg
Medlemmer: Kirsten Nørgård Christensen, Eivind Underbjerg Hansen, Erik Uldall Hansen, Jane Thorgeirsson, Jens Bundgaard Nielsen, Povl Kylling Petersen, Rasmus Elkjær Larsen
Bemærkninger: Ekstraordinært møde

Afbud: Erik Uldall Hansen, Jane Thorgeirsson

Mødet sluttede kl. 10.15
Udskriv hele dagsordnen
  • Udskriv
    Sagsid.: 18/5090, Sagsinitialer: bhh

    Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalg den 28-08-2018

    Godkendt.

    Afbud: Erik Uldall Hansen, Jane Thorgeirsson

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/44, Sagsinitialer: bhh

    Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalg den 28-08-2018

    -

    Afbud: Erik Uldall Hansen, Jane Thorgeirsson

  • Udskriv
    Sagsid.: 16/37070, Sagsinitialer: hwj

    Sagsfremstilling

    På Børne- og Uddannelsesudvalgets temamøde den 30. april 2018 deltog lederen af Fjordskolen.

    I den forbindelse blev der af lederen redegjort for en estimeret flytteomkostning samt de ønsker til optimering, der ud fra skolens perspektiv fortsat er for pavillonen og udearealet i Kruså.

    Følgende tre punkter blev nævnt:

    • Adgang til Fjordskolens Fritidsordning (FFO) Ådalen fra skolens afdeling A
    • Disponering af pavillon, hvor der bl.a. peges på manglende lydisolering og toiletter.
    • Flytteomkostninger.

    På Børne- og Uddannelsesudvalgets møde den 29. maj 2018 blev sagen (nr. 119) ”Ønske om optimering af Fjordskolens pavillon og udeareal i Kruså” udsat.

    Sagen er nu undersøgt nærmere, og der er udarbejdet overslagspriser.

    Adgang til Fjordskolens fritidsordning (FFO) Ådalen fra skolens afdeling A

    Den nuværende sti bærer præg af manglende vedligehold, men kan benyttes.

    Kommunale ejendomme har udarbejdet  beregninger for renovering/ny etablering af adgang fra afdeling A’s opholdsarealer ud for parterreetagen og ned til Ådalen (bilag 1)

    1. Den eksisterende sti benyttes
    2. Renovering/opretning af de eksisterende stiforløb, trapper og parkbelysning – 0,5 mio. kr.
    3. Etablering af en ny gangsti med rimelig hældning, belægning, belysning m.m. – 0,680 mio. kr.
    4. Renovering af eksisterende stiforløb, trapper og belysning samt montering af udvendige platformslifte ved trapperne - 0,685 mio. kr.

    Ved alternativ b, c og d skal der træffes beslutning om finansiering af merudgiften.

    Disponering af pavillon

    Pavillonen er disponeret så der er to depoter, et musiklokale, et yogarum og to lokaler til billedkunst.

    Projektgruppen (medarbejdere, ledelse, forvaltning og rådgiver) har ved flere lejligheder drøftet anvendelsen og disponeringen af pavillonen, og af referatet fra den 14. juni 2017 fremgår det, at det netop af projektgruppen peges på musik og yoga. I referatet under overskriften ”Pavillon (fastholdelse eller nedrivning)” står:

    ”Ved en evt. nedrivning af pavillon reduceres undervisningsarealet på Åbjerg 8 med ca. 240m². Det er projektgruppens vurdering, at denne reducering ikke er realistisk.

    Pavillon skal således fastholdes. Fjordskolen ønsker ikke, at pavillonen anvendes til basislokaler. Kommunale Ejendomme anbefaler, at pavillonens regulære rum anvendes til funktioner, der ikke kræver større ombygninger. Der peges på eksempelvis musik, yoga eller lignende funktioner.”

    Da lokalerne i pavillonen er funktionsdygtige som basislokaler, er pavillonen ikke en del af anlægsprojektet. Kommunale ejendomme har som led i den almindelige vedligeholdelse af kommunens bygninger malet udvendigt og skiftet beklædninger.

    Hvordan lokalerne i praksis skal anvendes er op til Fjordskolens ledelse at beslutte. Disponeringen af lokalerne i såvel pavillonen som resten af skolen er en ledelsesbeslutning, og hvis det i praksis viser sig, at musik med fordel kunne være et andet sted, så er det op til skolen at bestemme.

    Kommunale ejendomme har beregnet en forventet udgift ved nedtagning eller renovering (bilag 1).

    1. Fjordskolen disponerer lokalerne ud fra de eksisterende forhold
    2. Fjernelse af pavillon – 0,390 mio. kr.
    3. Bygningsmæssig opgradering i henhold til Fjordskolens ønskede anvendelse af den. Primært luftlydsisolering og etablering af toilet – 3,3 mio. kr.

    Ved alternativ b og c skal der træffes beslutning om finansiering af merudgiften.

    Flytteomkostninger

    Fjordskolen har gjort opmærksom på, at der vil være omkostninger til flytning af skolen.

    Børne- og Uddannelsesudvalget besluttede den 29. maj 2018 at flytning af Fjordskolen sker samlet til sommeren 2019, og med baggrund i dette er de forventede omkostninger vurderet.

    Fjordskolen har fået udarbejdet et overslag over forventede udgifter ved en flytning ud fra skolens ønsker (bilag 2).

    Opgave

    Pris (1.000 kr.)

    Forvaltningens bemærkninger

    Legeplads

    - Flytning

    - Flytning, reparation og udskiftning

    - Nyt

    11,5

    220,3

    655,9

    Overslaget dækker både flytning af eksisterende legeredskaber og indkøb af ny som erstatning for de nuværende legeredskaber der er slidte eller har begyndende råd.

    Overslaget er udarbejdet af en privat legepladsrådgiver/købsformidler

    IT-flytning

    - Flytning af serverinfrastruktur og netværkskom-ponenter

    - Nedtagning og opsætning af access punkter

    - Flytning hæve-/sænkeborde, stole m.m.

    - Service delivery manager

    62,0

    70,0

    100,0

    25,0

    Overslag over udgifter til flytning af IT-udstyr. Prisoverslaget er givet af en leverandør, kommunen ikke har indkøbsaftale med.

    Nyt hardware

    (Access Points)

    224,5

    Overslag over udgifter til nyt hardware. Prisoverslaget er givet af en leverandør, kommunen ikke har indkøbsaftale med.

    AV flytning

    115

    Overslag over udgifter til flytning af AV-udstyr f.eks. smartboards og projektorer.

    Prisoverslaget er givet af en leverandør, kommunen ikke har indkøbsaftale med.

    Tømrer

    258

    Tømrerarbejde i forbindelse med afmontering og montering i klasser.

    Prisoverslaget er givet af en leverandør kommunen har indkøbsaftale med.

    Flyttefirma

    525

    Overslag over udgifter til flytning. Prisoverslaget er givet af et flyttefirma, kommunen ikke har indkøbsaftale med.

    I et samarbejde mellem Fjordskolen, kommunens fundraiser, KME og Børn og Skole undersøges mulighederne for at søge fonde til etablering af legeplads/sansehave.

    Derudover vurderer Fjordskolen, at der vil være personaleudgifter på i alt 0,735 mio. kr. til pakning og udpakning i forbindelse med flytningen.

    På udvalgets møde den 29. maj 2018 blev flyttetidspunktet besluttet til sommeren 2019 bl.a. med baggrund i Fjordskolens notat om scenarier for flytningen. Heraf fremgår det: ”En flytning op til sommerferien vil give os tid til og mulighed for at ”flytte klogest”. Vi kan eventuelt holde dimissionen midt i juni, og muligvis lave en aftale om, at afgangselever ikke får skoletilbud den sidste uge af skoleåret. Det frigiver medarbejdertimer som kan bruges på flytningen. Der kan muligvis også laves en aftale med Bo-institutionen Posekær om, at de har deres elever hjemme den sidste uge inden ferien. Elever fra skolens E og D afdeling vil kunne have en udeuge i f.eks. Bodum, da årstiden vil muliggøre dette. På den måde vil færrest muligt elever blive udfordret af flytningen.”

    Forvaltningen vurderer derfor at personalets opgaver i forbindelse med flytningen kan udføres med de eksisterende ressourcer.

    Indstilling

    Børn og Skole indstiller,

    at den eksisterende sti mellem Fjordskolens fritidsordning (FFO) Ådalen og skolens afdeling A benyttes,

    at Fjordskolen planlægger undervisning i pavillonen ud fra de eksisterende forhold, og

    at finansiering af flytteomkostninger afholdes af Fjordskolen.

    Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalg den 28-08-2018

    1. at udsat - med henblik på at det undersøges om udgiften til opretning/renovering kan afholdes inden for det eksisterende anlægsbudgets uforudsete udgifter.

    2. at godkendt med bemærkning om at udvalget ikke ønsker at bruge økonomi på den eksisterende pavillon, og at udvalget afventer ibrugtagning for at vurdere om pavillonen skal fjernes.

    Jens Bundgaard Nielsen (Ø) stemte imod.

    3. at godkendt - med bemærkning om, at udvalget er indstillet på, som minimum, at videreføre den procedure der har været for de seneste skoleflytninger.
    Jens Bundgaard Nielsen (Ø) stemte imod.

    Afbud: Erik Uldall Hansen, Jane Thorgeirsson

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/45, Sagsinitialer: bhh

    Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalg den 28-08-2018

    -

    Afbud: Erik Uldall Hansen, Jane Thorgeirsson