Beslutningsprotokol

Sagsfremstilling

Godkendelse af dagsorden til Kultur- og Fritidsudvalgsmødet den 16. december  2013.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 16-12-2013

Godkendt.

Karina T. Rogat deltog ikke i behandlingen af punktet.

Sagsfremstilling

Byrådet har i 2013 vedtaget en Landdistriktspolitik. Fokus er her en ambition om at prioritere ressourcer og fastholde forudsætninger for at kunne skabe et godt liv i kommunens landområder – vel vidende at en stor del af arbejdet med at generere handlekraft, engagement og social sammenhængskraft kun kan ske i dialog og samarbejde med borgere, foreninger, virksomheder, institutioner og organisationer i landdistrikterne.

Handlingsplanen vedrører Landdistriktspolitikken, der løber fra 2013 til 2016. En del af de emner der henvises til i Landdistriktspolitikken har udtryk af støttende tilkendegivelser, der relaterer sig til andre udvalgs ressortområder. For disse emner er der ikke udarbejdet handleplansinitiativer, da initiativet for en given aktivitet eller indsats henhører under disse udvalg. Områderne for hvilke der er opsat resultatkrav er således udelukkende de områder der ressortmæssigt hører under Kultur- og Fritidsudvalget.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at handlingsplanen for Landdistriktspolitikken tages til orientering

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 16-12-2013

Taget til orientering.

Bilag

Sagsfremstilling

Byrådet godkendte den 29. februar 2012, at der arbejdes videre med planerne om områdefornyelse i Felsted, herunder erhvervelse og renovering af Damms Gård.

Damms Gård forventes at være færdigrenoveret og blive overdraget til Kultur- og Fritidsudvalget i uge 3 2014. Herefter skal huset indrettes, så det forventes, at huset kan tages i drift først i marts 2014.

Damms Gård vil være et åbent medborgerhus, hvor Aabenraa Bibliotekernes Felstedafdeling kommer til være.

Der har været afholdt en række dialogmøder med repræsentanter for borgerne i Felsted omkring medborgerhusets indhold og fremtidig drift.

Følgende punkter skal der tages stilling til:

• Driftsansvar for Damms Gård
• Vedtægter og forretningsorden for Damms Gård
• Kommende budget for Damms Gård
• Frigivelse af midler til drift af Damms Gård

Driftsansvar for Damms Gård

Forvaltningen foreslår, at den fremtidige daglige drift af Damms Gård placeres under lederen af hallerne i Rødekro-området og Borgerhuset i Rødekro.

Lederen styrer disse lokaler uden fast bemanding på hver enkelt sted, og styringen af driften i Damms Gård kan foregå efter samme model.

Forslag til model for driftsansvar er blevet forelagt ”Husgruppen for Damms Gård”, som har godkendt forslaget.

Vedtægter og forretningsorden for Damms Gård

Repræsentanter for borgerne i Felsted har i samarbejde med forvaltningen udarbejdet forslag til vedtægter og forretningsorden.

De kommende brugere ønsker, at der etableres en forening hvis formål er at fremme det lokale engagement og udviklingen af den af kommunen ejede ejendom.

Det forventes, at foreningen holder konstituerende møde i januar måned.

Kommende budget for Damms Gård

Der er udarbejdet et budget for Damms Gård med udgangspunkt i beløbet 0,310 mio. kr.

I budgettet er der indarbejdet et driftstilskud til foreningen på 0,02 mio. kr., som ifølge forslag til vedtægter skal genforhandles, når en af parterne ønsker det. Der udarbejdes særskilt aftale for, hvilke udgifter der skal afholdes af tilskuddet.

Økonomi og afledt drift

Økonomiudvalget godkendte på møde den 22. maj 2012, at den afledte drift af Damms Gård skal finansieres af puljen til afledt drift. Der blev på dette tidspunkt forhåndsreserveret 0,300 mio. kr.

Beløbet er fremskrevet til 0,310 mio kr., som skal søges frigivet.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at modellen for driftsansvar for Damms Gård godkendes,

at vedtægter og forretningsorden for foreningen medborgerhuset Damms Gård godkendes,

at fremtidig budget for Damms Gård godkendes, og

at der gives en tillægsbevilling på 0,310 mio. kr. til Kultur- og Fritidsudvalget finansieret af puljen til afledt drift under økonomiudvalget.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 16-12-2013

1. at godkendt,

2. at godkendt, idet ”medlemmer” konsekvensændres til ”borgere”. Vedr. §8: opløsning kan ske med 2/3 dels stemmeflertal blandt de fremmødte borgere. Kapitalens anvendelse skal godkendes af Kultur- og Fritidsudvalget,

3. at godkendt, og

4. at anbefales godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Kultur- og Fritidsudvalget har den 21. juni 2010 bevilliget et pristalsreguleret driftstilskud på 0,020 mio. kr. til Deutsches Schulmuseum for årene 2011-2014. I forbindelse med bevillingen blev der ønsket en evaluering i 1. kvartal 2013 med henblik på fortsættelse af driftstilskuddet.

Kultur- og Fritidsudvalget drøftede sagen på mødet den 11. november 2013, og udsatte den med henblik på fornyet belysning.  

Forvaltningen har modtaget evalueringen, som bl.a. beskriver et intensiveret samarbejde med andre museer samt forlængelse af åbningstider.

I vedlagte ansøgning redegør Deutsches Schulmuseum for, at man i perioden 2014-2016 blandt andet ønsker at modernisere udstillingslokalerne og øge publikumsvenligheden. Deutsches Schulmuseum ansøger derfor om et øget driftstilskud på 0,025 mio. kr. for perioden 2014-2016, og at tilskuddet pristalsreguleres.

Økonomi og afledt drift

Mulighed A: driftsstøtten opretholdes, idet der inden for rammen museer er afsat netto 0,021 mio. kr. til formålet Deutsches Schulmuseum i 2014.

Mulighed B: Tilskuddet øges til 0,025 mio. kr. Merudgiften på 0,004 mio. kr. finansieres ved tilsvarende nedsættelse af budgettet til vedligehold på Brundlund Slot.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at mulighed B følges: ansøgningen imødekommes med pristalsreguleret tilskud på 0,025 mio. kr. i 2014, 2015 og 2016, og

at sagen tages op til evaluering i 1. kvartal 2016.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 16-12-2013

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Aabenraa Golfklub søger i brev af 12. november 2013 om lokaletilskud til det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde for 2013. Ansøgningen omfatter et lejemål i et nyopført klubhus ejet af Aabenraa Golfklubhus A/S. Foreningen anmoder Kultur- og Fritidsudvalget om at fastsætte et øget lokaletilskud til foreningsaktiviteter i to klublokaler, baseret på de faktiske forhold.

Det nye byggeri er på i alt 450 kvadratmeter, hvoraf de 160 kvadratmeter udgør klublokaler. Andelen af udgiften til de to klublokaler er 0,143 mio. kr. beregnet som 160/450 af 0,402 mio. kr. 

Klubben har i en del år modtaget tilskud til det gamle klubhus, som bestod af to pavilloner på i alt 80 kvadratmeter. De årlige tilskudsberettigede udgifter var omkring 0,050 mio. kr., hvoraf det kommunale tilskud udgjorde ca. 0,005 mio. kr.

Kultur- og Fritidsudvalget har tidligere behandlet ansøgninger fra henholdsvis en spejdergruppe og en idrætsforening, som søgte om væsentlige merudgifter til bl.a. et lejemål af lokaler i et nyt spejderhus og til merudgifter i et nyetableret klubhus.

Udvalget besluttede i de tilfælde at justere tilskuddet ved at fastfryse tilskuddene på et maksimalt aktivitetstimetal.      

Lovgrundlag

I henhold til ”Foreningshåndbog – En vejledning til foreningslivet” har kommunen vedtaget, at der ydes 75% tilskud af driftsudgifterne til lokaler, herunder haller samt lejrpladser, der ejes eller lejes af foreninger til aktiviteter for børn og unge under 25 år.

I henhold til Folkeoplysningslovens §25, stk. 5 samt ”Foreningshåndbog – En vejledning til foreningslivet”, kan kommunen dog træffe beslutning om, at der ikke ydes tilskud til driftsudgifter vedrørende nye lokaler og lejrpladser eller til nye lejemål vedrørende lokaler og lejrpladser, hvis de nye lokaler eller nye lejemål medfører væsentlige udgifter for kommunen.

I henhold til Folkeoplysningslovens §25, stk. 3 samt ”Foreningshåndbog – En vejledning til foreningslivet” har kommunen vedtaget, at såfremt aktiviteterne omfatter deltagere over 25 år, nedsættes tilskuddet forholdsmæssigt svarende til disse deltageres procentandel af det samlede antal deltagere. Der kan dog ikke ske nedsættelse for ledere, instruktører og bestyrelsesmedlemmer over 25 år.

Økonomi og afledt drift

Såfremt udvalget beslutter at imødekomme ansøgningen ud fra de angivne forudsætninger, vil udgiften være 13.445 kr. (143.074  kr. – 87,47% (2013-medlemstal) for medlemmer o/25 år x 75%).

Alternativt, kan udvalget beslutte at yde et tilskud til et maksimalt aktivitetstimetal i de ny lokaler på,

• eksempelvis 800 timer, så vil udgiften i 2013 være 9.213 kr. (800 timer x 122,55 kr. = 98.040 kr. – 87,47% for medlemmer o/25 år x 75%)
• eksempelvis 900 timer, så vil udgiften i 2013 være 10.365 kr. (900 timer x 122,55 kr. = 110.295 kr. – 87,47% for medlemmer o/25 år x 75%)
• eksempelvis 1.000 timer, så vil udgiften i 2013 være 11.517 kr. (1.000 timer x 122,55 kr. = 122.550 – 87,47% for medlemmer o/25 år x 75%) 

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at udvalget yder et tilskud til maksimalt 900 aktivitetstimer i de nye lokaler svarende til 0,010 mio. kr., og

at tilskuddet finansieres af rammen til lokaletilskud vedrørende Folkeoplysning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 16-12-2013

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Tinglev Hal og Svømmebad, som består af en ordinær idrætshal, en minihal, et svømmebad samt udendørs idrætsfaciliteter, ønsker at samle disse faciliteter til en fælles enhed under navnet Tinglev Fritidscenter.

Baggrunden for ændringen er, at ved at samle faciliteterne vil man få bedre mulighed for fremadrettet at anvende personalet på tværs af områderne.

Der planlægges endvidere at øge markedsføringen af fritidscentret ved at etablere egen hjemmeside, hvilket gør det nemmere, når faciliteterne er samlet under et fælles navn.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at idrætsfaciliteterne i Tinglev markedsføres som Tinglev Fritidscenter fra 1. januar 2014.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 16-12-2013

Godkendt.

Sagsfremstilling

Kultur, Miljø & Erhverv har sammen med en rådgiver udarbejdet et udbudsmateriale for konkurrenceudsættelse af idrætsanlæg, strandområder, Multibanen i Genforeningshaven, diverse grønne arealer samt udlån af flagmateriel gældende fra og med 2014.

Alle områder har hidtil været administreret af Kultur, Plan & Fritid mens Entreprenørgården har varetaget den daglige drift.

Udbudsgrundlaget har været at opretholde det hidtidige serviceniveau undtagen på Sønderstrand, hvor serviceniveauet øges ved at strandrensning fremover bliver udført én gang ugentligt i forhold til tidligere to gange i løbet af en sæson.

Den 30. oktober 2013 blev der afholdt licitation på udbuddet af driften. Ved licitationen var Entreprenørgårdens kontrolbud det laveste bud med en budsum på 3.221.537 kr.

Entreprenørgårdens kontrolbud er udarbejdet i henhold til Indenrigsministeriets ”Vejledning om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud” og buddet var konditionsmæssigt det bedste.

Af vejledningen fremgår, at kommunen, såfremt kontrolbuddet er det billigste, kan vælge at annullere udbudsforretningen. Derved kan opgaven overgives til Entreprenørgården i henhold til udbudsmaterialet.

Det samlede kontrolbud fra Entreprenørgården udgør i alt 3.221.537 mio. kr. I budgettet for 2014 er der afsat 2.907.241 mio. kr. til drift af disse opgaver.

Pr. 1. januar 2014 overgår driften af idrætsanlæg, strandområder, Multibanen i Genforeningshaven samt udlån af flagmateriel til Drift & Anlæg i Kultur, Miljø & Erhverv.

Ved licitationer i Drift & Anlæg afsættes normalt 15 % af licitationsresultatet til bygherreudgifter såsom deponi, skatter, afgifter, opstregningsmaling og uforudsete udgifter m.m. Udgifter som i givet fald vil komme oveni licitationssummen. Bygherreudgifter er alene udregnet på baggrund af kontraktsummen på idrætsanlæg og strandområder, som i alt udgør 2.432.271 kr., da det er på disse områder, at ekstraudgifterne vil blive relevante. 15 % til bygherreudgifter udgør 364.840 kr.

Der mangler således en finansiering på 679.136 kr. for at kunne opfylde driftskontrakten. For at opfylde denne foreslår forvaltningen, at der indarbejdes servicejusteringer for 356.980 kr. og at bygherreudgifterne nedjusteres fra 15 % til 6 % svarende til en reduktion på 218.904 kr. Endvidere foreslås det, at det resterende beløb på 103.252 kr. finansieres indenfor udvalgets samlede driftsramme.

Forvaltningen gør opmærksom på, at ved ekstraordinære store uforudsete drifts- og vedligeholdelsesopgaver vil den afsatte driftsramme kunne komme under pres. Eksempelvis ved et større gåsebilleangreb på idrætsanlæg, store deponiafgifter på strandområderne i forbindelse med storme eller hærværk.

Lovgrundlag

Området er omfattet af Tilbudsloven.

Økonomi og afledt drift

Det samlede licitationsresultat udgør 3,222 mio. kr.

Der afsatte beløb til indgåelse af driftskontrakt udgør i alt 2,907 mio. kr.

Der indarbejdes servicejusteringer på udbudsmaterialet på i alt 0,357 mio. kr. af det samlede licitationsresultat.

Der afsættes 0,146 mio. kr. svarende til 6 % af kontraktsummen på idrætsanlæg og strandområder til bygherreudgifter såsom deponi, skatter, afgifter, opstregningsmaling uforudsete udgifter m.m.

Der mangler herefter en finansiering på 0,104 mio. kr., som forvaltningen foreslår finansieret indenfor Kultur- og Fritidsudvalgets driftsramme.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at licitationen annulleres og der indarbejdes en servicereduktion på udbudsmaterialet på i alt 0,357 mio. kr., 

at der afsættes 0,146 mio. kr. til bygherreudgifter,

at den manglende finansiering til indgåelse af driftskontrakten på 0,104 mio. kr. finansieres indenfor Kultur- og Fritidsudvalgets driftsramme, og

at kontrakten på 2,865 mio. kr. tildeles Entreprenørgården med virkning fra 1. januar 2014.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 16-12-2013

Godkendt

Bilag

Sagsfremstilling

Aabenraa Kommune indgår en årlig resultatkontrakt med Turistforeningen Aabenraa og Grænselandet. Turistforeningen er Aabenraa Kommunes operatør i turismesamarbejdet om overordnet udvikling af turismeprodukter i Aabenraa Kommune. Af resultatkontrakten fremgår de mål, indsatsområder og resultater, som ønskes i kontraktperioden.

Der pågår et arbejde med at belyse snitflader og samarbejdsmodeller for den samlede erhvervsfremmeindsats, herunder også turismens rolle, med henblik på at styrke indsatsen og samarbejdet mest muligt. På denne baggrund ønskes en forlængelse af den gældende kontrakt på hidtidige vilkår og med samme økonomi, således at en ny og revideret aftale kan forelægges Vækst- og Udviklingsudvalget i løbet af foråret 2014.

Økonomi og afledt drift

For 2014 er der afsat 1,647 mio. kr. til resultatkontrakten med Turistforeningen.

I perioden fra 01.01.2014- 30.04.2014 vil ydelsen være 0,549 mio. kr. + moms.

Høring/udtalelse

Der pågår en proces i samarbejde med Turistforeningen, hvor ønsker og forventninger til kontraktforhold og samarbejdsrelationer drøftes.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at resultatkontrakten for 2013 mellem Aabenraa Kommune og Turistforeningen Aabenraa og Grænselandet forlænges til 30. april 2014.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 16-12-2013

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Parallelkonkurrencen Aabenraa - Fremtidens Købstad, blev sat i gang den 15. maj 2013. Forinden vedtog byrådet den 24. april 2013, konkurrenceprogrammet og udpegede politiske medlemmer til bedømmelseskomiteen.

Under konkurrenceperioden frem til den 16. september 2013, har der været afholdt 2 workshops mellem bedømmelseskomité, tekniske rådgivere og de tre teams.

En enig bedømmelseskomité udpegede den 10. oktober 2013 tre vindere af konkurrencen. Den gode udviklingsplan for Aabenraa findes på tværs af det tre vinderprojekter.

Anbefalinger til viderebearbejdning

Kultur, Miljø & Erhverv orienterer hermed om anbefalinger til det videre arbejde frem mod en endelig udviklingsplan. Anbefalingerne er på vegne af projektets styregruppe fremsendt til politisk behandling i Byrådet via Plan- og Trafikudvalget.

Anbefalingerne tager afsæt i de tre vinderforslag, bedømmelseskomitéens dommerbetænkning, den administrative projektgruppes bemærkninger og den offentlige høring. Anbefalingerne er vedlagt som bilag.

Den videre proces

Efter byrådets behandling af styregruppens anbefalinger til viderebearbejdning igangsættes et parallelt arbejde på tværs af forvaltningen og de tre teams.

Aabenraa Kommune, Kultur, Miljø & Erhverv varetager arbejdet med at samle den endelige udviklingsplan for Aabenraa. Udviklingsplanen sammensættes på tværs af de tre projekter fra konkurrencen og ud fra byrådets beslutning om anbefalinger om viderebearbejdning.

De tre teams modtager hver en arbejdsopgave svarende til deres vinderhonorar og viderebearbejder udvalgte delelementer i deres projekter. Opgaverne til de tre teams er beskrevet i styregruppens anbefalinger til det videre arbejde.

Kultur, Miljø & Erhverv samler afslutningsvist op på det viderebearbejdede materiale og sikrer overensstemmelse mellem delopgaver og den samlende udviklingsplan.

Endelig udviklingsplan for Aabenraa, forventes politisk behandlet i fagudvalg og byråd i marts 2014.

Ved samme møde forventes politisk behandling af Program for Områdefornyelse Aabenraa Midtby. Områdefornyelse Aabenraa Midtby skal til dels være med til at realisere planerne for Fremtidens Købstad. Realisering forventes påbegyndt sensommeren 2014.

Bilag

3 sider i ”Anbefalinger til viderebearbejdning” er foreløbigt lukket på grund af forhandling med arkitektteams frem til en aftale er på plads.

Økonomi og afledt drift

Idet bedømmelseskomitéen har udpeget tre vindere frem for én, er der i dialog med Realdania aftalt, at det samlede projektbudget udvides sådan, at der bliver vinderhonorar (honoreret arbejdsopgave) til alle tre teams.

Viderebearbejdningen giver Aabenraa Kommune mulighed for at komme et spadestik dybere i retning mod en realisering af planerne for Fremtidens Købstad.

Projektet skal pga. honorar til de 3 vindere tilføres yderligere midler, der fordeles ligeligt mellem Realdania og Aabenraa Kommune.

Dette indebærer en merudgift for Aabenraa Kommune på anslået 150.000 kr. i forhold til oprindeligt budget.

Jf. budgetkontrol i PTU finansieres merudgiften af Planlægning indenfor Plan- og Trafikudvalgets budget.

Høring/udtalelse

Fra den 10. oktober 2013 til 3. november 2013, har de tre vinderprojekter været fremlagt for offentligheden, og det har været muligt for offentligheden at afgive høringsbemærkninger til projekterne.

Der er indkommet 8 høringssvar.

Resumé af høringsbemærkninger samt forvaltningens bemærkninger hertil, er vedlagt som bilag.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 16-12-2013

Taget til efterretning.

Bilag

Sagsfremstilling

-

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 16-12-2013

• Orientering om Aabenraa Svømme- og Idrætscenter.
• Orientering om foreningsaktiviteter i Bolderslev Skole og SFO.

Sagsfremstilling

-

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 16-12-2013

Intet.