Beslutningsprotokol

mandag den 2. februar 2015 kl. 16:00

Mødested: Lokale 412, Skelbækvej
Udvalg: Kultur- og Fritidsudvalget
Medlemmer: Tim Wulff, Christian Panbo, Carina Underbjerg Hansen, Jette Julius Kristiansen, Thomas Rehder Juhl, Signe Bekker Dhiman, Dorte Ballhorn Soll
Bemærkninger:
Udskriv hele dagsordnen
  • Udskriv
    Sagsid.: 14/2079, Sagsinitialer: sj

    Sagsfremstilling

    Kultur- og Fritidsudvalget
    Den 2. februar 2015

    Kl. 16.00
    I lokale 412

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-02-2015

    Godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 13/42144, Sagsinitialer: BCT

    Sagsfremstilling

    Orientering ved forvaltningen.

    Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-02-2015

    Orienteringen taget til efterretning.

  • Udskriv
    Sagsid.: 14/34895, Sagsinitialer: mvf

    Sagsfremstilling

    Ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystem for kommuner skal der aflægges særskilt anlægsregnskab for afsluttede anlægsprojekter, hvor bruttoudgifterne til anlægsarbejder beløber sig til 2 mio. kr. eller mere. Aflæggelsen skal ske senest i forbindelse med aflæggelsen af regnskabet for det år, hvori de pågældende anlægsarbejder er afsluttet.

    Økonomi og afledt drift

    På Kultur- og Fritidsudvalget er der i 2014 afsluttet 1 anlæg med en bruttoudgift over 2 mio. kr. Projektet er ”Halpulje 2013” med 2 mio. kr. i puljen. Halpuljen har understøttet renovering af selvejende og kommunale idrætshaller m.m.

    Projektet er brutto opgjort med 2,012 mio. kr. i udgifter og 0,016 i indtægter og er derfor afsluttet med et mindreforbrug på 0,004 mio. kr.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at afsluttet anlægsprojekt ” Halpulje 2013” med en nettoudgift på 1,996 mio. kr. godkendes.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-02-2015

    Anbefales godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 14/34895, Sagsinitialer: mvf

    Sagsfremstilling

    Ifølge Dialogbaseret aftalestyring må merforbrug over 4% ikke finde sted. Sker det alligevel overføres beløbet fuldt ud, og der skal udarbejdes en afviklingsplan med afvikling af hele merforbruget over maksimalt 3 år (det stående udvalg kan godkende afviklingsplaner med en afviklingsperiode på maksimalt 3 år – ellers skal afviklingsplanerne forelægges Økonomiudvalget). Herudover vil der blive beregnet et rentetillæg af hele overførselsbeløbet dog justeret for evt. investeringer i energibesparende foranstaltninger.

    Ved afslutning af regnskab 2014 er der et merforbrug på Tinglev Fritidscenter over de

    4 %. Der er udarbejdet en revideret afviklingsplan over 3. Det har ikke været muligt at overholde tidligere afviklingsplan fra 2013. I den reviderede afviklingsplan sker  afvikling i 2015-2017, hvilket betyder at merforbruget afvikles over 4 år i alt. Institutionen søger derfor afviklingsplanen forlænget med et år.

    Tabel 1: Afviklingsplan Tinglev Fritidscenter

    Afviklingsplan

    Merforbrug pr. ult. 2014

    Afvikles 2015

    Afvikles 2016

    Afvikles 2017

    Tinglev Fritidscenter

     411

    150

    150

    111

    Heraf udgør

    Energibesparende foranstaltning 2011

    69

    Heraf udgør

    Energibesparende foranstaltning 2011-2012

    20

    20

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at Kultur og fritidsudvalget anbefaler at afviklingsplanen for Tinglev fritidscenter godkendes.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-02-2015

    Anbefales godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 14/30801, Sagsinitialer: atha

    Sagsfremstilling

    Kultur- og Fritidsudvalget besluttede d. 2. juni 2014, i forbindelse med valget af bookingsystemet Conventus, at arbejde henimod at indgå nye mål og aftaler med de kommunale- og selvejende haller og idrætsanlæg pr. 1. januar 2016.

    Behovet for at indgå nye aftaler skyldes:

    • at mange idrætsfaciliteter står overfor at skulle omstille sig til de moderne brugerkrav,
    • at der skal skabes en bedre balance mellem brugerbehov og faciliteter lokalt i kommunen,
    • at kapacitetsudnyttelsen af idrætsfaciliteterne kan øges væsentligt,
    • at en større gennemsigtighed i forhold til fordeling af tider kan skabe større fleksibilitet,
    • at der er brug for en harmonisering og forenkling af halstilskudsmodellen,
    • at erfaringerne fra andre kommuner peger på et udviklings- og rationaliseringspotentiale.

    Forvaltningen foreslår, at der indhentes tilbud på en helhedsorienteret analyse af haldriften samt driften af de udendørs idrætsanlæg. 3 firmaer inviteres til at give tilbud på opgaven. Det udvalgte eksterne firma vil få ansvaret for at udarbejde analysen samt for at være tovholder på en sideløbende udviklingsproces.

    Analysen forventes at tage 6-8 måneder og kan blive udarbejdet i 2015. Herefter skal de nye aftaler udarbejdes. Da de nuværende aftaler skal opsiges senest d. 30. september 2015, for at nye aftaler kan træde i kraft d. 1. januar 2016, anbefaler forvaltningen, at de nye aftaler kommer til at træde i kraft fra 1. januar 2017. På den måde er der bedre tid til analysen samt en sideløbende inddragende udviklingsproces, hvor både personale, brugere og andre interessenter kan involveres og være med til at skabe rammen for fremtidens idrætsfaciliteter i Aabenraa Kommune.

    Økonomi og afledt drift

    Analysen kan finansieres med 0,500 mio. kr. inden for politikområdet Fritid. Primært indenfor rammen til folkeoplysningsområdet.

    Det forventede mindreforbrug i 2015 kan henføres til:

    Medlemstilskud pr. medlem er fastholdt på 2014 niveau,

    1 ungdomsklub er ophørt,

    Forventet tilbagebetaling fra Aftenskoler vedrørende lokaletilskud, og

    Justering af den procent de ansøgte tilskud til materiale samt leder- og instruktøruddannelse påvirker budgettet (er justeret på bagrund af erfaringer fra 2012-2014) samt et budget på 0,034 mio. kr. afsat til analyser under idrætsfaciliteter.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at idrætsfacilitetsanalysen med tilhørende udviklingsproces gennemføres,

    at tidsplanen for analysen godkendes, så nye mål og aftaler med både de kommunale og selvejende idrætsinstitutioner træder i kraft fra 1. januar 2017, og

    at halanalysen finansieres af politikområdet fritid.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-02-2015

    Anbefales godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 15/1823, Sagsinitialer: CHB

    Sagsfremstilling

    I forbindelse med kommunesammenlægningen i 2007 valgte byrådet at nedsætte et Kultur- og Fritidsudvalg.

    Kultur- og Fritidsudvalget besluttede at videreføre de tidligeres kommuners samarbejde med græsrødder og foreningslivet via aftaler og årlige dialogmøder med, Kulturelt Samråd, Aabenraa Musikråd, Billedkunstrådet i Aabenraa Kommune, Samrådet for Lokalarkiver og Aabenraa Fritidsråd.

    Via møderne med Aabenraa Fritidsråd og de dialogmøder som forvaltningen er bemyndiget at tage med øvrige aktører under folkeoplysningsloven opfyldes Folkeoplysningslovens betingelser omkring brugerinddragelse og Aabenraa Kommunes egen folkeoplysningspolitik.

    Samlet set sikrer rådsarbejdet en aktørinddragelse overholdelsen af god forvaltningsskik.

    Der afholdes to årlige dialogmøder mellem Kultur- og Fritidsudvalget og henholdsvis Aabenraa Fritidsråd og Kulturelt Samråd. Rådene har derudover etableret en formaliseret dialogfrekvens med forvaltningen. Med de øvrige samråd er der ét årligt dialogmøde. Forud for møderne har begge parter mulighed for at indmelde punkter til dagsorden.

    Fritidsrådet og Kulturelt Samråd er bemyndigede til at fordele hver 0,3 mio. kr. til aktører på hhv. fritids- og kulturområdet. Rådene håndterer hvert år over 100 henvendelser, der udmønter sig i mellem 75-100 ansøgninger som behandles.

    Organiseringen med samarbejdsråd understøtter den danske model, hvor der er armslængde mellem det politiske og det tildelende niveau. Afgørelser træffes således ikke ud fra politiske eller embedsmæssige enstrengede vurderinger, men ud fra et nært kendskab til de pågældende fagfelt og dets aktører, inden for de rammer der er udstukket for politisk side.

    Særligt musik- og billedkunstrådet fungerer løbende som rådgiver og sparringspartner for forvaltningen. Alle råd understøtter det sagsforberedende og det udviklende arbejde samt udbredelsen af information og oplysninger mellem udvalg, forvaltning og foreningsliv/aktører. Det kan f.eks. dreje sig om tilskudsmuligheder, bookingsystem, kultur- og fritidspolitikken og potentielle partnersamarbejder. 

    I samarbejdsaftalerne er samarbejdsrådene formel høringspart i relevante anliggender. Via dialogen og høringsfuntionen sikres ejerskab for og engagement i udfærdigelse og udrulning af Aabenraa Kommunes Kultur- og fritidspolitik.

    I forbindelse med ændringen i mødefrekvens for Kultur- og Fritidsudvalget i 2014, har spørgsmålet om dialogmødernes frekvens og deltagerkreds været rejst. Et forslag er, at det ene af Kulturelt Samaråds og Aabenraa Fritidsråds årlige dialogmøder kunne afløses af et møde mellem rådenes formand og næstformand og repræsentanter for Kultur- og Fritidsudvalget, med mindre der var et konkret behov.

    Forvaltningen anbefaler at en eventuel ændring af mødefrekvens og deltagerkreds drøftes på de kommende dialogmøder.

    Lovgrundlag

    Folkeoplysningsloven jf. lovbekendtgørelse nr. 535 af 14.  juni 2004, med ændringer.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at punktet tages til efterretning, og

    at mødefrekvens og deltagerkreds drøftes på de kommende dialogmøder med samarbejdsrådene. 

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-02-2015

    Taget til efterretning.

  • Udskriv
    Sagsid.: 13/20214, Sagsinitialer: sj

    Sagsfremstilling

    Handlingsplan 2013-14 er den første handlingsplan, der knytter sig til den gældende bibliotekspolitik, som blev vedtaget af byrådet i 2013. Handlingsplanen har udviklingskarakter og foretager forskellige nedslag i Aabenraa Bibliotekernes brede og alsidige tilbud til borgerne, men tilstræber ikke fuldstændighed. Derfor suppleres med aktivitetsdata om andre dele af biblioteksvirksomheden.

    Med udgangspunkt i Bibliotekspolitikkens tre politiske målsætninger:

    · Borgernes tilgængelige bibliotek

    · Borgernes bevægende bibliotek

    · Borgernes inviterende bibliotek

    er 20 indsatser med tilhørende aktiviteter planlagt, igangsat, helt eller delvist gennemført og sat i drift. Kun en enkelt indsats er ikke igangsat. Enkelte indsatser er i planperioden blevet omdefineret eller udsat.

    Blandt de væsentligste gennemførte indsatser er:

    · Etablering af selvbetjente biblioteker i Aabenraa, Bov, Felsted, Rødekro og Tinglev

    · Tilslutning til Danskernes Digitale Bibliotek (DDB)

    · Videreførelse af Bogstart-projektet

    · Etablering af Litteraturklub for unge ”Boggnaskerne”

    · Den digitale borger

    · IT-hjælp til mindre IT-parate virksomheder

    · Etablering af lytteklubber

    · Afholdelse af tilflyttercafé

    · Aabenraa Bibliotekerne på facebook

    Ikke gennemført indsats omfatter:

    · Etablering af VIP-biblioteksklub – er overført til handlingsplan 2015

    Omdefinerede eller udsatte indsatser

    · Etablering af tilbud til læsesvage er blevet integreret i Danmark Læser modelkommuneforsøget

    · Foreningsmesse i Tinglev flyttes fra 2014 til 2015

    · Scenen er din indtænkes i det nyindrettede hovedbibliotek

    Detaljeret opfølgning på Handlingsplan 2013 -14 er sammenfattet i en skematisk oversigt.


    Biblioteksstatistikken viser aktivitetsstigninger på de fleste parametre:

    Antal

    2012

    2013

    2014

    Besøgende

    295.000

    265.000

    306.000

    Udlån af bøger m.v.

    585.000

    578.000

    622.000

    Digitale udlån (bøger og film)

    15.200

    18.200

    21.900

    Digitale udlån (musik)

    96.900

    81.700

    Data mangler

    Besøg på hjemmesiden

    182.100

    234.600

    Data mangler

    Arrangementer

    276

    263

    413

    Bogen Kommer deltagere

    103

    83

    88

    Lydavisabonnementer

    110

    100

    105

    Det antages, at de generelt stigende besøgs- og udlånstal skyldes nyindrettede biblioteksfilialer og etableringen af selvbetjente biblioteker på hovedbiblioteket og i alle filialer.

    Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at opfølgningen på handlingsplan 2013-14 og øvrige aktiviteter 2014 tages til efterretning.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-02-2015

    Taget til efterretning.

  • Udskriv
    Sagsid.: 15/1754, Sagsinitialer: MSOE

    Sagsfremstilling

    Der afholdes dialogmøde mellem Kulturelt Samråd og Kultur- og Fritidsudvalget mandag den 9. marts 2015.

    Udvalget har besluttet at drøfte dagsordenspunker på udvalgsmødet forud for dialogmødet med de forskellige dialogfora.

    Kulturelt Samråd har fremsendt følgende punkter:

    • Redegørelse for fællesinitiativer i kommunen (Foreningsdage/Kulturtoget)
    • Kulturelt Samråd orienterer om fordeling af budgettet for 2014.
    • Planer for en mere aktiv deltagelse i Kulturelt Samråd på nationalt plan. Skal vi evt. tage flere selvstændige initiativer
    • Hvad er politikernes ønsker til os?
    • Orientering om uddelingen pr. 15. januar 2015

    Forvaltningen har følgende punkter:

    • Samarbejdet med Børn & Skole omkring den børnekulturelle rygsæk
    • Ansøgning om kulturkufferter
    • Handleplan for bibliotekspolitikken

    Derudover kommer punkter som Kultur- og Fritidsudvalget ønsker at drøfte med dialogpartneren.

    Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at udvalget drøfter punkterne til dialogmødet den 9. marts 2015.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-02-2015

    De nævnte punkter udgør dagsordenen og tilføjes Orientering om Kulturelt Samråds organisering.

  • Udskriv
    Sagsid.: 14/2080, Sagsinitialer: sj

    Sagsfremstilling

    -

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-02-2015

    Aabenraa Brass Band.

    Tilskud fra Kulturministeriet til udviklingsprojekter på Aabenraa Bibliotekerne.

    Temadag for Aabenraa Bibliotekerne 19.3.

    Invitation til KL’s Kultur- og Fritidskonference 21.-22. maj i Helsingør.

    Kommunemøde for fodboldklubberne i Aabenraa Kommune.

  • Udskriv
    Sagsid.: 14/2082, Sagsinitialer: sj

    Sagsfremstilling

    -

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-02-2015

    Intet.