Beslutningsprotokol

mandag den 10. august 2015 kl. 16:00

Mødested: Gazzværket
Udvalg: Kultur- og Fritidsudvalget
Medlemmer: Tim Wulff, Christian Panbo, Carina Underbjerg Hansen, Jette Julius Kristiansen, Thomas Rehder Juhl, Signe Bekker Dhiman, Dorte Ballhorn Soll
Bemærkninger:
Udskriv hele dagsordnen
  • Udskriv
    Sagsid.: 15/7280, Sagsinitialer: hhen

    Sagsfremstilling

    Kultur- og Fritidsudvalget
    Den 10. august 2015 kl. 16.00
    Gazzværket, Gasværksvej 20, 6200 Aabenraa.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 10-08-2015

    Godkendt

  • Udskriv
    Sagsid.: 15/1648, Sagsinitialer: BCT

    Sagsfremstilling

    Museum Sønderjylland har i en henvendelse i april 2015 anmodet de sønderjyske kommuner, som er ”ejer” af den selvejende institution, om hjælp i forhold til museets driftsøkonomi samt stillingtagen til realisering af museets Strategi- og Udviklingsplan 2014-2018.

    Henvendelsen er behandlet i Koordinationsudvalget den 6. maj 2015. Koordinationsudvalget bad bestyrelsen for Museum Sønderjylland om at konsekvensbeskrive, hvordan museumsdriften og udviklingen vil være ved uændret finansiering fra kommunerne.

    Koordinationsudvalget opfordrede samtidigt bestyrelsen til at udarbejde konsekvensbeskrivelser og oplæg, der også tager udgangspunkt i nytænkning af organisation, opgaveløsning, service, oplevelser mv., herunder samtænke opgaveløsningen med bl.a. Destination Sønderjylland.

    Koordinationsudvalgets ønske var at bestyrelsens uddybende beskrivelse efterfølgende behandles i de fire kommuners kulturudvalg som oplæg til budgetprioritering.

    Bestyrelsen har den 3. juni 2015 svaret på den første del af opgaven, hvor der redegøres for konsekvenser af den fremskrivningsmetode, statstilskuddet bliver fremskrevet efter samt for udfordringer vedrørende administration af ”nødarkæologien”, hvor økonomien også er under pres i forhold til den lovpligtige gennemgang af byggesager, lokalplaner, miljøplaner m.m., som kommunerne årligt tilsender museet med henblik på en udtalelse.

    Den statslige fremskrivningsmetode betyder ifølge oplysninger fra Museum Sønderjylland, til et indtægtstab svarende til ca. 3 mio. kr., oparbejdet siden 2011. Dette har været et vilkår i flere år, og da fremskrivningen gælder Museets hovedindtægtskilde, er indtægtsreduktionen både i forhold til lønudgifter og andre udgifter såsom varme, lys, afgifter m.m. er dette blevet mærkbart.

    Udfordringen forstærkes ved en henvendelse fra Kulturstyrelsen ultimo maj 2015, hvor styrelsen gav Museum Sønderjylland besked på, at de blev beskåret med 0,354 mio. kr. af den statslige bevilling for 2015.

    For at få økonomien til at hænge sammen har museet reduceret midlerne til bl.a. de udadvendte aktiviteter, eksempelvis udstillinger, publikationer, PR, indkøb af kunst m.m.

    En stor del af de midler, museet anvender til disse aktiviteter, stammer fra offentlige og private puljer og fonde, hvor de fleste fonde kræver medfinansiering fra museets driftsbudget, hvis de skal yde støtte. Driftsmidlerne er ifølge Museum Sønderjylland nu så begrænsede, at det er vanskeligt at finde tilstrækkelig medfinansiering.

    Museet har ændret stillinger fra fuldtid til deltid og en stilling er blevet nedlagt.

    De nye regler om flexjobs m.v. har delvist udhulet mulighederne for besparelser på personalesiden. Museet har mange flex- og skånejobs (34 i alt), og en del af dem har været 100 % finansierede af kommunerne. Denne ordning eksisterer ikke længere, og når medarbejdere inden for disse ordninger er gået på pension, har Museet fremover skullet finde midler til at få dækket en andel af disse stillinger.

    Udfordringen vedrører også finansieringen af to arkæologistillinger.

    Siden dannelsen af museet har en del af den lovpligtige del af museets virke været inden for nødarkæologien og den omfattende administration, som er knyttet til opgaven, har været finansieret ved eksterne indtægter. Administrationen omfatter gennemgang af bl.a. kommunernes mange lokalplaner, byggetilladelser, servicering af de fredede fortidsminder m.m. Her er et par stillinger delvist ufinansieret fremover, såfremt der ikke medfinansieres via de kommuner, som de besatte stillinger servicerer.

    Det akutte finansieringsbehov udgør 2,8 mio. kr. årligt, svarende til en andel på 0,724 mio. kr. for Aabenraa Kommunes vedkommende.

    Bestyrelsen svarer i forhold til anden del af Koordinationsudvalgets anmodning om nytænkning m.m., at dette punkt er meget omfattende og kræver et gennemtænkt og gennemarbejdet oplæg, og i øvrigt er en del af den proces, som allerede er i gang i Museet.

    Museet vil vende tilbage med en række konkrete forslag, der også vil inddrage de anbefalinger, som Kulturstyrelsen muligvis vil komme med ved en kommende kvalitetsvurdering i september måned i år.

    Ud fra besvarelsen af første del af den opgave Koordinationsudvalget stillede Museum Sønderjyllands bestyrelse, vil det være hensigtsmæssigt at Koordinationsudvalget tager stilling til, i hvilket omfang kommunerne vil kompensere for det sænkede statslige tilskudsniveau, de nye overenskomster og behovet for at understøtte den samlede markedsføring, som alternativ til afskedigelser og lukning af afdelinger.

    Økonomiaftalen med Museum Sønderjylland skal genforhandles medio 2016. Det vil være hensigtsmæssigt, at

    Koordinationsudvalget i den forbindelse tager stilling til rammerne for det langsigtede ambitions-, udviklings- og omkostningsniveau ud fra de konkrete forslag Museums Sønderjyllands bestyrelse stiller i udsigt, som svar på anden del af opgaven.

    Kultur- og Fritidsudvalget har følgende alternative muligheder:

    Alternativ I

    Kultur- og Fritidsudvalget drøfter Museum Sønderjyllands udfordringer. Udvalget tager stilling til anbefaling af forøgelse af driftstilskud, herunder ønsker til prioritering af eventuel tilskudsanvendelse samt finansieringen via prioritering på byrådets budgetseminar.

    Alternativ II

    Kultur- og Fritidsudvalget drøfter Museum Sønderjyllands udfordringer, og Det sønderjyske Kulturkoordinationsudvalg igangsætter en proces, der skal fremkomme med et økonomisk bæredygtigt forslag til, hvordan Museum Sønderjylland kan drives fra 1. januar 2017 og fremover.

    Procedure

    Kultur- og Fritidsudvalget den 10. august 2015

    Koordinationsudvalget den 7. september 2015

    Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

    Lovgrundlag

    Museum Sønderjylland er en selvejende institution stiftet af det daværende Sønderjyllands Amt og de tidligere sønderjyske kommuner.

    Bestyrelsen udpeges af bl.a. de 4 nuværende sønderjyske kommuner.

    Museet er et statsanerkendt og statsstøttet museum, der arbejder ud fra Museumslovens § 16.

    Økonomi og afledt drift

    Museum Sønderjyllands konkrete behov udgør:

    Økonomiske behov

    Mio. kr.

    Overenskomstopfyldelse ved nuværende normering

    1,5

    Arkæologiforpligtelsen

    0,8

    PR-medarbejder

    0,5

    I alt

    2,8

    Aabenraa Kommune yder i 2015 et samlet tilskud til Museum Sønderjylland på 5,766 mio. kr.

    Kommunetilskud i 2015

    Mio. kr.

    Ordinært bidrag (driftstilskud)

    3,372

    Anlægs- og fondsbidrag

    1,124

    Ekstraordinært fleksjobtilskud

    0,214

    Oldemortoft i Bov

    1,056

    I alt

    5,766

    Ved nuværende fordeling af driftstilskuddet efter folketalsfordeling vil en forøgelse af driftstilskuddet på samlet 2,8 mio. kr. udgøre 0,724 mio. kr. årligt for Aabenraa Kommune.

    Der er ikke foretaget en økonomisk vurdering i forhold til eventuelle driftsforøgelser som følge af realisering af Strategi- og Udviklingsplan 2014-2018.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at alternativ I vælges.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 10-08-2015

    Kultur- og Fritidsudvalget fremsender sagen til budgetlægning, idet Museum Sønderjylland samtidig opfordres til at fremkomme med de efterspurgte oplysninger.

  • Udskriv
    Sagsid.: 15/14600, Sagsinitialer: PIA

    Sagsfremstilling

    Ifølge indgået driftsaftale med Aabenraa Kommune og de selvejende idrætshaller, skal disse indsende et revideret regnskab for det forgangne år.

    Der er udarbejdet en samlet oversigt over de selvejende idrætshallers økonomiske situation og belægning for 2014.

    Af oversigten fremgår det, at hovedparten af de selvejende idrætshaller har en presset likviditet.

    Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at oversigten tages til efterretning.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 10-08-2015

    Taget til efterretning

  • Udskriv
    Sagsid.: 15/16344, Sagsinitialer: uv

    Sagsfremstilling

    Økonomiudvalget behandlede på mødet den 24. juni 2015 sagen om hovedsponsorat af Sønderjysk Elitesport A/S – Damehåndbold. Økonomiudvalget var positivt og oversendte sagen til behandling i Kultur- og Fritidsudvalget.

    Den nuværende samarbejdsaftale mellem Sønderjysk Elitesport A/S og Aabenraa Kommune udløber 31. december 2015.

    Sønderjysk Elitesport A/S anmoder om en ny samarbejdsaftale for perioden 15. august 2015 til 31. juli 2018, hvor Aabenraa Kommune indgår som hovedsponsor.

    SønderjyskE – Damehåndbold sluttede i sæsonen 2014/2015 som nr. 1 i 1. division og kvalificerede sig dermed til håndboldligaen 2015/2016. Resultatet er bl.a. opnået igennem et sats på unge talenter og derved en økonomisk ansvarlig styring af klubben. Hertil skal nævnes, at SønderjyskE Damehåndbold har indgået en aftale med Elite Aabenraa, hvor der er fokus på at skabe et succesfuldt talentudviklingsmiljø i samarbejde med ungdomshåndbolden i kommunen.

    Aabenraa Kommune har i perioden 1. januar 2013 - 31. december 2015 indgået i et projektsponsorat. I 2014 ønskede Sønderjysk Elitesport A/S af hensyn til sæsonplanlægningen at få fremrykket betalingsterminen fra januar 2015 til august 2014. I den nye aftale om et hovedsponsorat er der taget hensyn til sæsonplanlægningen i forhold til udbetalingsterminerne. Dette medfører et dobbelt sponsorat på 0,156 mio. kr. i perioden 15. august til 31. december 2015.

    I forbindelse med indgåelse af et hovedsponsorat og udnyttelse af de muligheder, der findes i den nye kontrakt, vil der være fremstillingsomkostninger til eksponering af logo og bannere. Når Multiarenaen er opført, vil der igen være tilsvarende fremstillingsomkostninger til eksponering i denne.

    Ved opgradering fra et projektsponsorat til hovedsponsorat modtager kommunen følgende ekstra ydelser gældende i alle hjemmekampe:

    · To LED reklamer á 30 sek. med fem visninger pr. kamp i Sydbank Park (superligafodbold i Haderslev) og Broager Sparekasse Skansen (herrehåndbold i Sønderborg)

    · En 1 x 3 meter bandereklame i SE Arena (ishockey i Vojens)

    · Fem stk. fribilletter pr. kamp til herrehåndbold, fodbold og ishockey med faste siddepladser

    · Et ekstra medlemskab til Erhvervsklubben og dertilhørende tre gæstekort. Sammen med de fire kort vi i forvejen har, medfører det i alt otte platinkort til hjemmekampe.

    Forvaltningen har foretaget en sammenligning af kontrakter imellem lignende kommuner og håndboldklubber. Konklusionen på dette er, at det økonomiske beløb ligger i den øvre ende i forhold til værdien af indholdet, men at kommunen igennem en aktivering af alle dele af kontrakten kan få en optimal værdi og derved et passende forhold imellem indhold og økonomi. Beløbet i bonusordningen vurderes til at være for høj og indstilles derfor til et mindre beløb.

    Lovgrundlag

    Ifølge kommunalfuldmagten er det muligt for en kommune at købe reklameplads på et sportsanlæg, samt køb af andre ydelser fra en professionel klub, som kan være med til at gøre opmærksom på kommunens navn og eksistens. En sådan aftale skal dog indgås på markedsmæssige vilkår.

    Statsforvaltningen definerer i et brev til en borger i november 2014 vedrørende Viborg Kommunes køb af reklamer på Viborg Stadion af Viborg FF A/S, at:

    ”Kommunen har efter vores opfattelse, pligt til selv at foretage sammenligninger med andre lignende kontrakter eller indhente vurderinger fra reklamebureauer eller andre sagkyndige”.

    Forvaltningen har derfor foretaget sammenligninger med lignende kontrakter imellem kommuner og håndboldklubber, samt indhentet en medieanalyse omhandlende ligaklubbers omtale i 2014. Disse ligger til grund for forvaltningens indstilling.

    Økonomi og afledt drift

    Hovedsponsorat 

    i sæson 2015/16, 2016/17 og 2017/18

    i mio. kr. ekskl. moms

    Ydelser/betalingstermin

    August 2015

    August 2016

    August 2017

    Hovedsponsorat

    0,600

    0,600

    0,600

    Yderligere fremstillingsomkostninger

    0,012

    0,012

    0,000

    Nuværende projektsponsorat

    0

    -0,375

    -0,375

    Ekstraomkostninger ved hovedsponsorat

    0,612

    0,237

    0,225

    Bonus ved god placering (maximalt)

    0,050

    0,150

    0,150

    Ekstraomkostninger ved hovedsponsorat inkl. bonus

    0,662

    0,387

    0,375

    Fremstillingsomkostningerne vedrører:

    • LED bandereklame på Sydbank Park (ALKA Superligaen) – fem visninger pr. kamp af 30 sek. gældende i forbindelse med alle TV kampe og hjemmekampe.
    • LED bandereklame i Broager Sparekasse Skansen (Boxer Ligaen) – fem visninger pr. kamp gældende alle hjemme/TV kampe.
    • 1 stk. 1 x 3 meter bandereklame i SE Arena (Metal Ligaen) – gældende alle hjemmekampe på nær CHL kampe

    SønderjyskEs oprindelige tilbud indebar følgende bonusordning.

    • Pr. TV-kamp til 0,010 mio. kr. ekskl. moms (dog max. fem kampe)
    • Ved deltagelse i slutspillet 0,150 mio. kr. ekskl. moms
    • Ved deltagelse i EHF Cuppen 0,050 mio. kr. ekskl. moms.

    Forvaltningen har ud fra sammenligningerne med de andre klubber vurderet, at SønderjyskE A/S udkast til bonusordningen for deltagelse i slutspillet på 0,150 mio. kr. ekskl. moms er for høj. Denne er derfor i ovenstående skema sat til 0,050 mio. kr. ekskl. moms.

    Multiarenaen forventes klar til sæsonen 2016/2017, hvorefter ovenstående konverteres til tilsvarende god eksponering. Denne omkostning er indregnet i 2017.

    I det nuværende projektsponsorat og fremstillingsomkostninger er finansieret af Kultur- og Fritidsudvalget.

    Kontrakten indeholder følgende betalingsterminer:

    0,600 mio. kr. + moms den 15. august 2015

    0,600 mio. kr. + moms den 15. august 2016

    0,600 mio. kr. + moms den 15. august 2017

    Såfremt Aabenraa Kommune indgår en ny aftale med Sønderjysk Elitesport A/S, vil aftalen betyde en merudgift på 0,662 mio. kr. i 2015, 0,387 mio. kr., i 2016 og 0,0375 mio. kr. i 2017 eksklusiv moms, såfremt alle betingelserne i bonusordningen opfyldes.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at rammen for indgåelse af aftalen udgør 0,662 mio. kr. i 2015, 0,762 mio. kr. i 2016 og 0,750 mio. kr.,

    at der budgetomplaceres  0,662 mio. kr. i 2015, 0,387 mio. kr. i 2016 samt 0,375 mio. kr. i 2017 og fremadrettet fra Økonomiudvalgets puljevedrørende Vækst efterslæb/vedligeholdelse til Kultur- og Fritidsudvalget,

    at første betalingstermin er 15. august 2015, hvorved der opstår et ekstra sponsorat i 2015 på 0,156 mio. kr. ekskl. moms,

    at ved en eventuel udløsning af bonus opgøres udgiften umiddelbart efter opfyldelsen af bonuskriterierne, og

    at borgmesteren bemyndiges til at godkende den endelige aftale.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 10-08-2015

    Anbefales godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 15/5068, Sagsinitialer: PIA

    Sagsfremstilling

    Forvaltningen har udarbejdet forslag til ”rykke”-procedure over for foreninger, som ikke overholder de tids- og svarfrister, der er fastsat i Aabenraa Kommunes Foreningshåndbog – En vejledning for foreningslivet.

    I forbindelse med indsendelse af ansøgninger og regnskaber for folkeoplysningsområdet bruger forvaltningen uhensigtsmæssige mange resurser på, at rykke foreninger der ikke indsender nødvendigt materiale inden for de fastsatte tidsfrister.

    Herudover får forvaltningen ikke altid meddelelse om eventuel nedlæggelse af en forening eller ønske om ikke at søge tilskud for efterfølgende år.

    Under hensyntagen til at arbejdet i foreningerne varetages af frivillige, foreslår forvaltningen en ”rykke”-procedure, hvor der er balance mellem de krav, der stilles til foreningerne, der har svært ved at overholde fristerne, og de benyttede resurser der ellers kunne bruges på udvikling og service over for foreningslivet.

    Der kan være økonomiske konsekvenser for foreninger, som ikke reagerer på trods af flere rykkere.

    Den rykkerprocedure der fremlægges her, giver foreningerne en rimelig mulighed for at indsende deres regnskabsmateriale, således at det udbetalte tilskud ikke skal tilbagebetales.

    Forventningen er, at den nye rykkerprocedure vil give foreningerne bedre rutiner og kultur omkring indsendelse af materialer til forvaltningen, så medarbejderresurserne kan bruges mere hensigtsmæssigt.

    Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

    Lovgrundlag

    Folkeoplysningsloven lovbekendtgørelse 535 af 14. juni 2004 med ændringer og bestemmelserne om, at foreningerne skal give forvaltningen nødvendige oplysninger, for at der kan administreres efter lovens forskrifter.

    Høring/udtalelse

    Forslag til procedure når foreninger skal rykkes for oplysninger har været sendt til høring i Aabenraa Fritidsråd. De har ingen indsigelser til forslaget.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at forslag til procedure når foreninger skal rykkes for oplysninger godkendes med virkning fra 1. oktober 2015.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 10-08-2015

    Godkendt med redaktionelle justeringer

  • Udskriv
    Sagsid.: 15/7281, Sagsinitialer: hhen

    Sagsfremstilling

    • Bestyrelsesmøde i Museum Sønderjylland den 15. juni 2015.

    • Fremdrift – Multiarena Aabenraa.
    • Tilskud fra Velux-fonden til Museum Sønderjylland.
    • Generalforsamling i DB Syd.
    • Tilskud fra Region Syddanmark til Musikskole-talentudviklingsprojekt.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 10-08-2015

    Orienteringen taget til efterretning

  • Udskriv
    Sagsid.: 15/7282, Sagsinitialer: hhen

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 10-08-2015

    Intet