Beslutningsprotokol

Sagsfremstilling

Kultur- og Fritidsudvalget

den 1. februar 2016

kl. 16.00

i lokale 425

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-02-2016

Godkendt.

Afbud: Carina Underbjerg Hansen og Thomas Rehder Juhl

Sagsfremstilling

Kultur- og Fritidsudvalget har en forpligtigelse til løbende opfølgning af deres budget samt en initiativforpligtigelse overfor Økonomiudvalget og byrådet, når det gælder om at informerer om eventuelle merudgifter, og herunder anvise finansieringsmuligheder.

Af Aabenraa Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ(hovedregulativet) fremgår af punkt 4.4:

”Alle, som er tildelt budgetansvar og/eller økonomistyringsopgaver er forpligtet til løbende at overvåge forbrugsudviklingen og vurdere, om det forventede regnskabsresultat ved årets udgang vil være i overensstemmelse med budgettet”

Endvidere er beskrevet:

”De stående udvalg foretager gennem økonomiudvalget indstilling til byrådet, hvis yderligere bevillinger er ønskelige eller nødvendige jf. styrelseslovens § 21. stk. 1. Ansøgningen skal indeholde oplysning om bevillingens finansiering, såfremt denne kan finansieres helt eller delvis ved besparelser på andre bevillinger. Hvis ikke dette er muligt, skal konsekvenser for serviceniveauet beskrives”

Kultur- og Fritidsudvalget skal beslutte rapportering og hyppighed i forhold til at kunne opretholde ovenstående forpligtigelse.

Rapportering i dag

Kultur- og Fritidsudvalgets budget og forbrug behandles i dag i udvalget som følgende:

Februar

Der gives en orientering om regnskabets resultat samt behandling af anlægsprojekter over 2. mio. kr.

April

Første bevillingskontrol sikrer, at der er bevillingsmæssig dækning for aktiviteterne og får de bevillingsmæssige beslutninger på plads. Kultur- og Fritidsudvalget bruger i dag endvidere bevillingskontrollen til at få en status på de enkelte politikområder og anlæg.

August/September

Orientering om halvårsregnskab

November

Anden bevillingskontrol sikrer som første bevillingskontrol, at der er bevillingsmæssig dækning for aktiviteterne og får de bevillingsmæssige beslutninger på plads. Kultur- og Fritidsudvalget bruger i dag endvidere bevillingskontrollen til at få en status på de enkelte politikområder og anlæg.

Løbende:

Potentielle budgetoverskridelser der ikke afklares i en bevillingskontrol, og som har en sådan karakter det kræver handling, forelægges af forvaltningen som enkeltsager i udvalget.

Endvidere har udvalgets medlemmer mulighed for at følge koncernrapportering månedligt, hvor der via iPad er adgang til månedlig opfølgning på de enkelte politikområder samt anlæg. Rapportering er opdateret senest den 10. kalenderdag i den efterfølgende måned. Dog er data ikke 100% valid i supplementsperioden (juni og december måned), hvor der udarbejdes halv- og helårsregnskab.

Der anbefales, at nuværende rapportering og budgetopfølgning for Kultur- og Fritidsudvalget fortsætter.

Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

Indstilling

Kultur, Miljø og Erhverv indstiller,

at nuværende rapportering og budgetopfølgning for Kultur- og Fritidsudvalget godkendes.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-02-2016

Godkendt.

Afbud: Carina Underbjerg Hansen og Thomas Rehder Juhl

Sagsfremstilling

Ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystem for kommuner skal der aflægges særskilt anlægsregnskab for afsluttede anlægsprojekter, hvor bruttoudgifterne til anlægsarbejder beløber sig til 2 mio. kr. eller mere. Aflæggelsen skal ske senest i forbindelse med aflæggelsen af regnskabet for det år, hvori de pågældende anlægsarbejder er afsluttet.

Sagen afgøres i byrådet. Økonomiudvalget 15.03.16.

Økonomi og afledt drift

På Kultur- og Fritidsudvalget er der i 2015 afsluttet 1 anlæg med en bruttoudgift over 2 mio. kr. Projektet er ”Halpulje 2014”  med 2,0 mio. kr. i puljen. Halpuljen har understøttet renovering af selvejende og kommunale idrætshaller m.m.

Projektet er afsluttet med 0 kr. i afvigelse.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at afsluttet anlægsprojekt ”Halpulje 2014” jf. bilag godkendes.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-02-2016

Anbefales godkendt.

Afbud: Carina Underbjerg Hansen og Thomas Rehder Juhl

Bilag

Sagsfremstilling

Handlingsplan 2015 knytter sig til den gældende bibliotekspolitik, som blev vedtaget af byrådet i 2013. Handlingsplanen har udviklingskarakter og foretager forskellige nedslag i Aabenraa Bibliotekernes brede og alsidige tilbud til borgerne, men tilstræber ikke fuldstændighed. Derfor suppleres med aktivitetsdata om andre dele af biblioteksvirksomheden.

Med udgangspunkt i Bibliotekspolitikkens tre politiske målsætninger:

• Borgernes tilgængelige bibliotek
• Borgernes bevægende bibliotek
• Borgernes inviterende bibliotek

er 21 indsatser med tilhørende aktiviteter planlagt, igangsat, helt eller delvist gennemført og sat i drift. Enkelte indsatser er ikke igangsat. Nogle indsatser er i planperioden blevet omdefineret eller udsat.

Blandt de væsentligste gennemførte indsatser er:

• Implementering af relevante services fra Danskernes Digitale Bibliotek (DDB) og Palle Gavebod (nationalt børnesite)
• Et koncept for øget brug af digitale ressourcer
• Oplæsningsteater med aktiv involvering af børn
• Servicekodex for det gode værtskab
• Koncepter for biblioteksintroduktion
• Frivillige er engageret med IT-hjælp på 2 biblioteker
• Guidet læsning
• Strategi for digital formidling
• Tilflytterarrangement
• Foreningsdage i Bov og Tinglev
• Vækstplan 2018 understøttende aktiviteter

Ikke gennemført indsats omfatter:

• Udvikling af services til de borgere, der midlertidigt er forhindret i at benytte de fysiske biblioteker. Har ikke været praktisk muligt
• Udvikling af tableauer integreret med multimedier - for børn. Har ikke været teknisk muligt

Omdefinerede eller udsatte indsatser

• Streaming af andre arrangementstyper end lytteklubarrangementer afprøves i 2016
• National benchmark/brugerundersøgelse gennemføres i 2016 i regi af Slots- og Kulturstyrelsen
• Videreudvikling af Formidlingspakke (sprogmaterialer til børn) fortsætter i 2016
• Strategi for sociale medier udarbejdes i 2016

Detaljeret opfølgning på Handlingsplan 2015 er sammenfattet i en skematisk oversigt.

Aktivitetsdata på udvalgte områder

Afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at opfølgning på Bibliotekspolitikkens handlingsplan 2015 og øvrige aktiviteter i 2015 tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-02-2016

Taget til efterretning.

Afbud: Carina Underbjerg Hansen og Thomas Rehder Juhl

Bilag

Sagsfremstilling

folkBALTICA er en dansk/tysk institutionel forening, der hvert år arrangerer en international musikfestival med fokus på folkemusik fra landene omkring Østersøen. Festivalen har eksisteret i 11 år og finder sted i april måned i den dansk-tyske grænseregion. Knyttet til festivalen er et ungdomsensemble for musikalske talenter fra begge sider af grænsen. folkBALTICA er Flensborgs fyrtårn i Kulturaftale Sønderjylland-Schleswig.

folkBALTICA har nu henvendt sig til Aabenraa Kommune med en konkret forespørgsel om, hvorvidt kommunen ønsker at blive medlem af foreningen samt et forslag til en treårig partnerskabsaftale. Et medlemskab koster ikke noget, men hvis man ønsker afholdelse af koncerter lokalt kræver det finansiering, og partnerskabsaftalen specificerer ydelser og modydelser i forbindelse hermed. Et medlemskab samt en finansiering på 0,06 mio. kr. pr. år henover tre år giver:

• To eller minimum en årlig koncert i kommunen. Værdien af koncerterne skal stå i relation til kommunens bidrag. En vægtig koncert i forbindelse med festivalen 2017.
• En plads for Aabenraa Kommune i festivalens forening, såfremt Aabenraa Kommune ønsker det.
• Betydelig indflydelse og deltagelse i en profileret international musikfestival.
• Mulighed for deltagelse af kommunens musikskoletalenter i folkBALTICA-ungdomsensemblet.
• Samarbejde/netværk med partnerkommuner, -kreise, musikorganisationer, sponsorer, m.fl.
• Kulturel profilering af Aabenraa Kommune primært i hele region Sønderjylland/Schleswig med synlighed på plakater, web, programmer m.v.

Aabenraa Kommune har flere gange siden 2011 engageret sig i samarbejdet. Imidlertid mangler der kontinuitet i samarbejdet og i finansieringen, og der mangler forankring af festivalen i Aabenraa kommunes musikliv og mulighed for indflydelse på koncertnavne.

Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

Økonomi og afledt drift

Finansiering vedrørende 2016 faldt på plads den 5. oktober 2015 ved fordeling af Eventpuljen Spotlight Aabenraa.

Forvaltningen foreslår at, der hvert år i årene 2017, 2018 og 2019 afsættes 0,060 mio. kr. til afholdelse af folkBALTICA-koncerter i Aabenraa kommune. Heraf går 0,050 mio. kr. til foreningen folkBALTICA, og 0,010 mio. kr. går til forankring af festivalen i Aabenraa kommunes musikliv via lokale råd og foreninger.

Udgiften afholdes via en omplacering på 0,060 mio. kr. fra Event Spotlight Aabenraa til Faste aftaler.

FolkBALTICA  festival har et samlet budget på ca. 2,160  mio. kr.

Høring/udtalelse

Musikrådet for Aabenraa Kommune anbefaler, at Aabenraa Kommune bliver medlem af foreningen folkBALTICA.

”Musikrådet udtaler enstemmigt, at vi finder festivalen et vigtigt musikalsk aktiv for den Sønderjysk-Slesvigske kulturregion. Festivalen arrangerer professionelle koncerter af international standard, og vi mener, at Aabenraa Kommune ved en repræsentation i bestyrelsen kunne få en større effekt af arrangementet i Aabenraa som lokalområde.

Musikrådet medvirker gerne med at udpege en repræsentant til folkBALTICA for Aabenraa Kommune.”

Ensted Folk- Rock- og Viseforening er ”af den holdning, at Aabenraa Kommune bør bakke op om folkBALTICA med et medlemskab.

Såfremt vi i forhold til vore øvrige aktiviteter i foreningen har mulighed for det, vil vi også gerne være en aktiv medspiller, såfremt kommunen ønsker det.”

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender partnerskabsaftalen,

at Kultur- og Fritidsudvalget beder Musikrådet udpege et medlem til foreningen, og

at der foretages en budgetomplacering på 0,060 mio. kr. fra Eventpuljen Spotlight Aabenraa i 2017, 2018, og 2019 til faste aftaler.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-02-2016

1. og 2. at godkendt.

3. at godkendt af Tim Wulff, Signe Bekker Dhiman, Christian Panbo og Dorte Ballhorn Soll. Jette Julius Kristiansen kan ikke godkende 3. at, men forbeholder sig retten til at kunne prioritere midler anderledes i 2018 og 2019.

Afbud: Carina Underbjerg Hansen og Thomas Rehder Juhl

Bilag

Sagsfremstilling

Der afholdes dialogmøde mellem Kulturelt Samråd og Fritidsudvalget mandag d. 7. marts 2016.

Udvalget har besluttet at  drøfte dagsordenspunkter på udvalgsmødet forud for dialogmødet med de forskellige dialogfora.

Kulturelt Samråd har fremsendt følgende punkter.

• Kulturelt Samråds regnskab
• Orientering om Kulturelt Samråds børn- og ungearbejde
• Orientering om Kulturelt Samråds arbejde for at få foreningerne til at samarbejde, ex. Tinglevdagene
• Tak for tildeling af kommunens kulturpris til Tove Schmidt fra Tinglevdagene

Forvaltningen har følgende punkter:

• Orientering om politikeres mødedeltagelse i dialogmøder
• Orientering om status på udarbejdelse af kommunens nye kulturpolitik
• Orientering om status på KursKultur og ny kulturaftale
• Orientering om Event Aabenraa
• Kommunens stor-abonnement på fonde.dk

Afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at udvalget drøfter punkterne til dialogmødet den 7. marts 2016.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-02-2016

Ovenstående punkter udgør dagsordenen til dialogmødet.

Afbud: Carina Underbjerg Hansen og Thomas Rehder Juhl

Sagsfremstilling

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede d. 2. juni 2014, at arbejde henimod at indgå nye mål og aftaler med de kommunale- og selvejende idrætsfaciliteter. Analysen og udviklingsprocessen, der herefter er igangsat med konsulentbistand fra Frejo&Steen, går i foråret 2016 ind i den afsluttende fase for at sikre, at nye mål og aftaler kan træde i kraft fra 1. januar 2017. Udvalget orienteres hermed om tidsplanen og målet herfor.

Formålet er at fremtidssikre idrætsfaciliteterne og få mere idræt for pengene. For at nå målet er en ny model for området nødvendig. Den skal bygge på de principper, som udvalget godkendte på udvalgsmødet d. 30. november 2015.

Tidsplanen bygger på inddragelse af både udvalget, medarbejderne på idrætsfaciliteterne, bestyrelserne, foreningerne, lokalrådene samt andre interesserede borgere.

Temamøde for Kultur- og Fritidsudvalget

Den 11. april holdes temamøde for udvalget, hvor analysens konklusioner og anbefalinger fremlægges sammen med konkrete forslag til organisering, tilskudsmodeller og nye mål.

Høringsperiode med åben workshop

Herefter igangsættes en høringsperiode frem til 11. maj, som også indeholder en åben workshop, hvor alle interessenter inviteres og præsenteres for konklusioner og anbefalinger.

Beslutningstagning

Målet er, at udvalget på mødet d. 13. juni 2016 vedtager:

- den fremtidige organisering på området herunder en kategorisering af idrætsfaciliteterne,

- nye tilskudsmodeller, der skal træde i kraft fra 1. januar 2017 og indfases over en 3-5-årig periode,

- nye mål for både selvejende og kommunale faciliteter.

Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

Indstilling

Kultur-, Miljø & Erhverv indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-02-2016

Orienteringen taget til efterretning.

Afbud: Carina Underbjerg Hansen og Thomas Rehder Juhl

Sagsfremstilling

Børneteaterudvalget har den 5. november 2015 behandlet 43 indkomne ansøgninger om tilskud til børneteater for 2016.

Aabenraa Kommunes Børneteaterudvalg er sammensat af lærere, pædagoger og konsulenter som fagligt dækker alle aldersgrupper i skoler og dagtilbud. Medlemmer af udvalget deltager i den årlige Børneteaterfestival, og opnår dermed et kendskab til aktuelle forestillinger, så de kan rådgive og vejlede skoler, dagtilbud og andre arrangører om valg af forestillinger.

Det samlede ansøgte beløb for 2016 svarer til det beløb, der er afsat i budgettet.

Udvalget besluttede at imødekomme alle ansøgere, og tildele dem det søgte beløb.

Børneteaterudvalget valgte i 2011 at inddele kommunens institutioner i de tre distrikter:

 
Distrikt 1 – Aabenraa, Løjt og Stubbæk
Distrikt 2 – Oplandet
Distrikt 3 – Rødekro, Padborg og Kruså 

I 2016 lægges særlig vægt på distrikt 1.

Begrundelsen for denne opdeling er, at den enkelte institution tilgodeses minimum hvert 3. år. Dette betyder dog ikke, at øvrige institutioner ikke må søge.

Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

Økonomi og afledt drift

Der er ansøgt om tilskud for 0,553 mio. kr. til børneteater i 2016, og de bevilgede tilskud kan afholdes indenfor rammen for børneteater.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-02-2016

Orienteringen taget til efterretning.

Afbud: Carina Underbjerg Hansen og Thomas Rehder Juhl

Bilag

Sagsfremstilling

• Fremdrift – Multiarena Aabenraa Kommune
• Kontrakt med Sønderjyllandshallen
• Kunstprojekt i Varnæs Bovrup

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-02-2016

Orienteringen taget til efterretning.

Afbud: Carina Underbjerg Hansen og Thomas Rehder Juhl

Sagsfremstilling

-

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-02-2016

Intet.

Afbud: Carina Underbjerg Hansen og Thomas Rehder Juhl