Beslutningsprotokol

Sagsfremstilling

Godkendelse af dagsorden til,

- ekstraordinært møde i Kultur- og Fritidsudvalget

- mandag den 30. maj 2016, kl. 16.00

- i mødelokale 412 rådhuset

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 30-05-2016

Godkendt.

Afbud: Christian Panbo

Sagsfremstilling

Jf. Økonomiudvalget 5. april 2016 skal de stående udvalg, bidrage til budgetprocessen.

På 1. behandling af budget 2017-2020 den 9. maj 2016 blev godkendt følgende:

• Investeringsoversigt 2017-2020 med dertil hørende projektbeskrivelser.
• Akutte projekter.
• Takster.
• Udfordringer indenfor driftsrammen overgår til budgetforhandlingerne.

2. behandling af budget omfatter følgende områder:

Bemærkninger

For Kultur- og Fritidsudvalget er der udarbejdet budgetbemærkninger til budget 2017-2020. Bemærkninger er vedlagt og skal godkendes af udvalget.  Ændringer som følge af bevillingskontrollen den 31.marts 2016 indarbejdes først i materialet efter byrådsmødet den 25. maj 2016.

Omprioriteringskataloget

På 1. behandling af budget udsatte udvalget beslutning om, hvilke emner der skal indgå i omprioriteringskataloget.

Som en del af udmøntning af Facility management og arealforvaltning er der udarbejdet retningslinjer for salg, intern flytning eller anden anvendelse – herunder nedrivning af ejendomme i Aabenraa Kommune. Modellen betyder, at ejendomme overdrages til Økonomiudvalget med 75 % af driftsudgifterne og 25 % forbliver i det stående udvalg. Der er blevet rettet i tre emner i kataloget:

• Nr. 4 – Nedlæggelse af Barak 80, hvor 75 % af driftsbudget skal afleveres til ØU og 25 % kan henføres til omprioriteringskataloget. 

• Nr. 9 – Ny beregning og beskrivelse af besparelsespotentiale, hvor der tages højde for flere scenarier.

• Nr. 11 – Ny gennemsnitsberegning på driftsudgifter på bygninger samt forventning om afhændelse af bygning fra 2017 er indregnet.

Samlet skal udvalget bidrage med 0,895 mio. kr. i 2017 stigende til 1,790 mio. kr. i 2018 og fremefter. Opdateret omprioriteringskatalog er vedlagt.

På mødet uddeles budgetmappe med samlet materiale for Kultur- og Fritidsudvalgets budget 2017-2020.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at bemærkninger til Kultur- og Fritidsudvalgets budget 2017-2020 godkendes, og

at udvalget beslutter, hvilke emner der skal indgå i omprioriteringskataloget. 

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 30-05-2016

1.at Godkendt.

2.at Udvalget besluttede, at følgende emner indgår i omprioriteringskataloget:

	Titel		1.000 kr.
	2017	2018	2019	2020
Emner fra omprioriteringskatalog
Øvrige emner:
2	Projekter, vedligehold og udvikling museums område		-100	-100	-100	-100
3	Ophør ydelser vedr. flagmateriel		-228	-366	-366	-366
4	Nedlæggelse af Barak 80		-18	-18	-18	-18
5	Opsigelse af faste aftaler		-72	-72	-72	-72
8	Reduktion af folkeoplysningsramme		-152	-152	-152	-152
9	Tilpasning af ydelser Elite		-130	-130	-140	-140
11	Nedlæggelse af Rødekro bibliotek			-861	-861	-861
12	Nedlæggelse Kør & Hør		-100	-100	-100	-100
NY	Besparelse på biblioteksområdet		-100
			-900	-1799	-1809	-1809
	Bidrag		-895	-1790	-1790	-1790
	Difference		5	9	19	19

Afbud: Christian Panbo

Bilag

Budgetbemærkninger drift KFU (Løbenr.: 140331/16)
Omprioriteringskatalog (Løbenr.: 138171/16)
Noter til omprioriteringskatalog (Løbenr.: 138227/16)

Sagsfremstilling

På dialogmødet, mellem Samrådet for Lokalarkiver og Kultur- og Fritidsudvalget, mandag den 1. februar 2016 blev det besluttet, at ønskerne om en driftsudvidelse til Samrådet for Lokalearkiver vil indgå i udvalgets prioritering af budgettet for 2017.

Samrådet for Lokalhistoriske Arkiver i Aabenraa Kommune varetager de lokalhistoriske arkivers interesser og fordeler hvert år bevillingen til området mellem medlemmerne. Samrådet har i efteråret 2015 fremsendt en ansøgning til Kultur- og Fritidsudvalget, hvor Samrådet søgte om en forøgelse af deres driftstilskud på 0,048 mio. kr. og en forøgelse på 0,023 mio. kr. årligt til udskiftning af it-udstyr. 

Ansøgningen er begrundet i, at Samrådet har modtaget en henvendelse fra Rens & Omegns Lokalhistoriske Forening om optagelse under navnet ”Burkal Sogns Lokalarkiv”.

Samrådet for Lokalhistoriske Arkiver kan godkende optagelsen af Burkal Sogns Lokalarkiv som medlem, idet de opfylder kravene ifølge vedtægterne.

Optagelse af et nyt arkiv i Samrådet kan alene ske på Samrådets generalforsamling. Derfor afhænger optagelsen ifølge Samrådet i høj grad af, om Samrådet får udvidet det samlede tilskud fra kommunen.

Bevillingen skal dække udgifter til husleje, driftstilskud m.m., så arkivet er ligestillet med de øvrige arkiver i Samrådet.

Der er i budgettet for 2016 afsat 0,218 mio. kr. til Lokalarkiverne, hvoraf de 0,014 mio. kr. er reserveret til driftsudgifter på bygningen i Stubbæk (Ensted Sogns Lokalhistoriske Arkiv).

Forvaltningens løsningsforslag:

Løsningsforslag 1

Budgetrammen fastholdes, og samrådet må ved optagelse af et nyt medlem omprioritere rammen.

Løsningsforslag 2

Kultur- og Fritidsudvalget finansierer et øget tilskud til Samrådet for Lokalhistoriske Arkiver finansieret af forslag til omprioriteringer som ikke bliver prioriteret i omprioriteringskataloget på udvalgsmødet den 30. maj 2016.

Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at løsningsforslag 1 vælges, og

at samrådet ved optagelse af et nyt medlem må omprioritere indenfor egen ramme.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 30-05-2016

Godkendt.

Afbud: Christian Panbo

Jette Julius Kristiansen deltog ikke i sagens behandling.

Bilag

Ansøgning fra Rens Lokalarkiv (Løbenr.: 306748/15)

Sagsfremstilling

Den 18. april 2016 besluttede bestyrelsen for Museum Sønderjylland, at indlede forhandlinger med tre af de fire kommuner i ejerkredsen om udskillelse af museumsafdelinger. Baggrunden var dels den undersøgelse af museets økonomi og organisation som Det Sønderjyske Koordinationsudvalg iværksatte i 2015, og dels den kvalitetsrapport som Slots- og Kulturstyrelsen udarbejdede i 2015.

Konklusionerne på tværs af de to undersøgelser er, at Museum Sønderjylland kan blive en kvalitetsmæssigt stærkere og økonomisk mere robust aktør ved at samle sine aktiviteter på færre adresser, reorganisere ledelse og bestyrelse, samt at fokusere skarpere på det sønderjyske opgaveområde.

Museets forespørgsel, til Aabenraa Kommune om udskillelse af Oldemorstoft og Michelsens Gård, er et led i bestræbelserne på at imødekomme anbefalingerne fra de to undersøgelser. Den sønderjyske landbrugshistorie adskiller sig fra kongerigets ved ikke at være omfattet af andelsbevægelsen, men dette afspejles ikke i samlingen, der er etableret efter 1920. Gendarmerihistorien og samlingen på dette felt er unik, og vil fremadrettet sortere under Sønderborg Slot. Der er ikke taget stilling til, hvordan landbrugshistorien skal varetages af Museum Sønderjylland.

Michelsens Gård, er en testamentarisk gave til Aabenraa Museum, og indgik således som en del af Aabenraa Museum ved museumsfusionen i 2007.

Museum Sønderjylland skal på bestyrelsesmødet den 6. juni tage stilling til opsigelse af medarbejderne pr. 31. december 2016, og søger derfor at afklare kommunernes holdning til den videre drift inden da.

Udskilt fra Museum Sønderjylland opfylder Oldemorstoft og Michelsens Gård ikke kravene til at opretholde statsanerkendelse.  

Forvaltningen opererer med fire potentielle løsningsforslag:

Løsningsforslag 1

Museum Sønderjylland afvikler afdelingen, idet lejemålet opsiges, genstandene lægges i depot og Aabenraa Kommune tager stilling til bygningernes anvendelse.

Løsningsforslag 2

Der etableres en selvejende institution med kommunalt driftstilskud, der driver såvel Oldemorstoft som Michelsens Gård med opretholdelse af service- og kvalitetsniveau, hvortil genstandene søges udskilt.

Løsningsforslag 3

Afdelingerne overføres til Aabenraa Kommune, hvortil medarbejderne virksomhedsoverdrages. Afdelingerne søges udskilt og samlet i en kommunal institution med opretholdt service- og kvalitetsniveau.

Løsningsforslag 4

Afdelingerne overføres til kommunen og drives fremadrettet af frivillige kræfter.

Forvaltningen anbefaler, at der arbejdes videre med løsningforslag 2.

Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

Økonomi og afledt drift

Kultur- og Fritidsudvalgets bidrager i 2016 særskilt med 1,073 mio. kr. til driften af Oldemorstoft.

De direkte driftsomkostninger til Oldemorstoft udgør 0,898 mio. kr. Hertil kommer et administrationsbidrag.

Aktiviteterne på Michelsens Gård foregår i samarbejde mellem Museum Sønderjylland Kulturhistorie Aabenraa og kredsen af frivillige omkring gården. Museum Sønderjylland budgetterer med 0,078 mio. kr. til driften af Michelsens gård. Udgiften kan afholdes inden for budgetposten museer.

Ved en fuldstændig afvikling af afdelingerne (løsningsforslag 1) vil udvalget efter afholdte udgifter i forbindelse med nedlæggelsen have en omprioriteringsmulighed på 1,073 mio. kr. 

Ved etablering af en selvejende institution (løsningsforslag 2) er det en forudsætning, at ambitionsniveauet sættes så det kommunale driftstilskud kan holdes inden for budgetrammen. 

Overførelse til kommunen med opretholdt service- og kvalitetsniveau (løsningsforslag 3) vurderes at være resurse- og omkostningsfuldt for forvaltningen i forhold til bl.a. administration, økonomi og ejendomme.

Overførelse til Aabenraa Kommune med overgang til frivillig drift (scenarie 4) indebærer en besparelse på lønudgiften. Det er dog et usikkert scenarie, der forudsætter stort resursetræk på flere afdelinger i forvaltningen.

Kommunale ejendommes udgifter til bygningsdriften vil stige, idet Museum Sønderjylland fra 2008-2016 har varetaget indvendig vedligehold af alle bygninger ved Oldemorstoft samt udvendig vedligehold af pyramidebygningerne opført 1990.

Aabenraa Kommune har afholdt udvendig og indvendig vedligeholdelsesudgifter vedrørende Michelsen Gård, som forventes at være uændrede.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at forvaltningen bemyndiges til at indgå i forhandlinger om realisering af løsningsforslag 2, hvor den videre drift af Oldemorstoft og Michelsens Gård varetages af en selvejende institution under en erhvervsdrivende fond.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 30-05-2016

Kultur- og Fritidsudvalget sigter efter, at de 2 museer forbliver i Museum Sønderjylland. Er det ikke muligt, bemyndiges forvaltningen til at indgå forhandlinger om realisering af en løsning, hvor den videre drift af Oldemorstoft og Michelsens Gård varetages af en selvejende institution.

Afbud: Christian Panbo

Bilag

Henvendelse af 21.4.2016 fra Museum Sønderjylland (Løbenr.: 139164/16)
Løsningsforslag i forhold til tilbageskødning af Oldemorstoft (Løbenr.: 139151/16)

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 30-05-2016

Intet.

Afbud: Christian Panbo

Sagsfremstilling

-

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 30-05-2016

Intet.

Afbud: Christian Panbo