Beslutningsprotokol

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Godkendt med bemærkning om, at sag nr. 25 vedr. økonomisk kompetencefordeling ændres til en beslutningssag.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

• Biblioteksforeningens Kulturpolitisk træf i region Syddanmark
• Dato for Kultur- og Fritidsudvalgets sommertræf den 15. juni 2022
• Indvielse af Musikskolens lokaler den 25. marts 2022.

Sagsfremstilling

Udvalget orienteres i denne sag om igangværende og kommende anlægsprojekter på kultur- og fritidsområdet.

Telemuren

Børn og Kultur fører løbende tilsyn med murværkselementernes tilstand og bevoksningen omkring dem.

Museumsprojekt ved Kilen

Museum Sønderjylland og Aabenraa Kommune arbejder videre med projektet, der er overgået til fundraising fasen. Samtidig bliver prospektet genbesøgt for at styrke fortællingen. Efter fysiske møder med et antal fonde pågår der en dialog. Der er ligeledes udarbejdet en overordnet fondsliste, som bliver anvendt fremadrettet.

Visions- og handlingsplan for Frøslevlejren

Arbejdet med en konkretisering af udstillingskonceptet samt undersøgelser omkring mulige fremtidige energiforsyningsmodeller er iværksat sammen med en opmåling af samtlige bygninger, da der ikke foreligger noget anvendeligt tegningsmateriale vedrørende indretningen. En del af grundlagsmaterialet til fundraisingen er udarbejdet. Materialet vil blive suppleret med ovennævnte udstillingskoncept.

Levetidsforlængelse af svømmehallen ved Arena Aabenraa

Inspektioner og nødvendige reparationer fortsætter som hidtil.

Arena Aabenraa – Ny Svømmehal

Byggeudvalget har indstillet arbejdet indtil det endelige projekt er politisk godkendt.

Handicaptoilet på Jacob Michelsens Gård

Byggeriet gennemføres uden besparelser i henhold til det fremlagte projektmateriale.

Det startes op den 1. august 2022 og vil blive afsluttet i løbet af oktober 2022.

Aabenraa Musikskole – udvendig rampe og ombygning

Indvielsen af de nye faciliteter afholdes den 25. marts 2022.

Friluftbad Bylderup-Bov

Børn og Kultur har anmodet om et møde med Bylderup Idrætscenter, og der orienteres på grundlag heraf om sagens status til udvalgsmødet den 6. april 2022.

Etablering af vinterbadefaciliteter på Sønderstrand

Der udarbejdes nu materiale til en ny udbudsrunde på håndværkerydelserne.

Kystdirektoratet har meddelt, at den nødvendige dispensation til projektet først kan afgøres i sidste kvartal af 2022.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Taget til efterretning.

Bilag

Sagsfremstilling

Ledelsesinformation pr. 31. januar 2022 vedlægges til udvalgets orientering.

Forbrugsprocenten pr. 31. januar 2022 for udvalgets driftsområde ligger på 15,6%. På samme tid sidste år lå forbrugsprocenten for udvalgets driftsområde på 11,6%. Ved lineær forbrugsudvikling skulle forbruget ligge på 8,3%. 

Den høje forbrugsprocent er forventelig på dette tidspunkt, eftersom der i januar er udbetalt for 1. halvår til både Folkeoplysningen og Halmodellen.

Herudover fremgår sygefravær for Børn og Kultur. For 2022 udgør det samlede sygefravær for januar foreløbigt 10,5 % for serviceområdet Børn og Kultur mod 10,4 % for hele kommunen. For medarbejdere under Kultur og Fritid ligger fraværet på 6,2 % mod 3,7 % på samme tid i 2021.

Der fremlægges løbende opfølgning på nøgletal inden for Kultur- og Fritidsudvalget ressortområde. I februar er der fokus på udviklingen af arrangementer, der annonceres på www.aabenraa.dk/oplev via kulturkoordinationskalenderen Kultunaut. Ligeledes medtages ledelsesinformation på folkeoplysningens område, der normalt behandles i januar. 

Kultunaut
Hensigten med kalenderen er dels at borgere, gæster og turister kan finde oplysninger om arrangementer, og at udbydere af events, aktiviteter og sportsbegivenheder kan koordinere planlægningen.

Det er en betingelse, at aktører der modtager tilskud inden for Kultur- og Fritidsudvalgets ressort, annoncerer deres publikumsrettede aktiviteter via Kultunaut.

Frem til COVID-19 epidemien, har der været et stigende antal arrangementer. Faldet i 2020 og 2021 kan tilskrives epidemien. Når faldet i antal arrangementer ikke er så brat, som nedlukningen faktisk betød, vurderer Kultunaut, at en række arrangementer blev udskudt og dermed registreret flere gange. 

2011: 2964

2012: 3062

2013: 3727

2014: 4281

2015: 4884

2016: 4592

2017: 4464

2018: 4790

2019: 5127

2020: 3325

2021: 3493

Nøgletal for Folkeoplysningsområdet for perioden 2019-2021 fremgår af bilaget.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Taget til efterretning.

Christian Panbo (A) deltog ikke i behandling af punktet.

Bilag

Sagsfremstilling

Til orientering forelægges bemærkninger til regnskab 2021 på Kultur- og Fritidsudvalgets område, jf. vedlagte bilag. Bemærkningerne vil blive indarbejdet i Aabenraa Kommunes årsberetning for 2021 og skal ikke politisk godkendes i de enkelte udvalg, men behandles direkte i Økonomiudvalg og Byråd.

Drift

For Kultur- og Fritidsudvalget viser resultatet for 2021 samlet set et mindreforbrug på 3,20 mio. kr. Dette svarer til 2,9% af udvalgets nettodriftsbudget på 112,28 mio. kr.

Resultatet dækker over variationer på politikområdet under udvalget, hvor afvigelserne generelt skyldes mindre forbrug på grund af restriktioner og aflysninger af aktiviteter. Det samlede resultat fremgår af bilag 2.

Samlet er der et merforbrug på området vedrørende de aftalestyrede enheder på 0,52 mio. kr., svarende til 0,8% af budgettet, hvilket er en stigning i forhold til 2020. Opgørelse fremgår af bilag 1.

Derudover er der givet bevilling til dækning af merforbrug og mistede indtægter på grund af COVID-19 på i alt 2,11 mio. kr.

Der er i alt 18 igangværende projekter på området, hvor der i 2021 er et mindreforbrug på i alt 2,72 mio. kr., som overføres til 2022 og vedrører bl.a. Projekt Makerspace og Billedkunstrådets pulje.

Regnskabsresultatet på området for øvrige udgifter udviser et samlet mindreforbrug på 1,00 mio. kr., som kan henføres til bl.a. Eventpuljen, hvor der har været aflysninger af arrangementer. På Folkeoplysningsområdet har der været færre ansøgninger fra foreninger til materialetilskudspulje og leder- og instruktøruddannelser. Mindreforbruget på Telemuren og Aktiv campus event på i alt 0,25 mio. kr. søges overført i forbindelse med regnskabsafslutning.

Der er i årets løb givet en negativ tillægsbevilling vedr. Telemuren på 0,60 mio. kr. og Visionsplan vandsportscenter på 0,60 mio. kr. Budgettet er flyttet til 2022. Der er fra drift omprioriteret til to anlægsprojekter, udbedring af varmtvandsbassin i Rødekro 0,40 mio. kr. og opførsel af handicaptoilet ved Jacob Michelsens Gård 0,497 mio. kr. Endvidere er der sket en budgetomplaceringen af, 0,10 mio. kr. fra Børne- og Uddannelsesudvalget til Aktiv Campus event under Kultur- og Fritidsudvalget.

Der søges om overførsel af to budgetter på området for øvrige udgifter som fremgår af bilag 3 samt bilag 4.

Regnskabsresultatet efter driftsoverførsler udviser et samlet mindreforbrug på ca. 0,75 mio. kr. som tilføres kassen.

Anlæg

I forbindelse med regnskabet for 2021 afsluttes fem anlæg med en bevilling under 2 mio. kr. De samlede overførsler fremgår af bilag 5.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at Regnskab 2021 på Kultur- og Fritidsudvalgets område tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Taget til efterretning.

Bilag

Sagsfremstilling

I Aabenraa Kommune er det praksis, at byrådet og fagudvalgene delegerer økonomisk kompetence. Denne praksis er også været anvendt af Kultur- og Fritidsudvalget, som har bemyndiget forvaltningen, institutioner eller samarbejdspartnere til at administrere over budgetmidler i henhold til gældende retningslinjer.

Bevillingsniveauet for Kultur- og Fritidsudvalgets driftsbudget er henlagt under politikområdet Kultur og Fritid. Budgetforudsætningerne sætter rammen for driftsbevillingen. Bevillingen er delegeret videre til forvaltningsdirektøren, der kan råde inden for politikområdet.

Med decentral ledelse er budgetansvar for delområder flyttet til institutionerne. Rammen er retningslinjerne for Dialogbaseret aftalestyring.

En anlægsbevilling med hertil knyttede forudsætninger gives af Byrådet, som alene har kompetencen til at ændre forudsætningerne.

Der er ifølge den kommunale styrelseslov grænser for delegationen, idet en række beslutninger ikke kan delegeres. Det gælder årsbudgettet, årsregnskabet, tillægsbevillinger, anlægsbevillinger, låneoptagelse, garantiforpligtelser eller større leje- og leasingaftaler.

Forvaltningen har udarbejdet en oversigt over kultur- og fritidsområder, hvor udvalget har bemyndiget økonomisk kompetence til forvaltningen, institutioner og eksterne samarbejdspartnere til at administrere efter gældende retningslinjer og indgåede samarbejdsaftaler.

Formålet med delegeringen af den økonomiske kompetence er at forkorte sagsbehandlingstiden og smidiggøre sagsbehandlingen. Et andet hensyn er, at det skaber ejerskab til beslutningerne samt motivation, inddragelse og ansvarlighed i opgaveløsningen.

En delegation af den økonomiske kompetence kan til enhver tid tilbagekaldes af fagudvalg eller byråd.

Den aktuelle delegering af den økonomiske kompetence på kultur- og fritidsområdet fremgår af kompetenceplanen.

Lovgrundlag

Lov om kommunernes styrelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 1031 af 6. juli 2018 med de ændringer der følger af lov nr. 1738 af 27. december 2018 og § 5 i lov nr. 1739 af 27. december 2018.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at den økonomiske kompetencefordeling for politikområdet Kultur og Fritid 2022-2025 godkendes.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag orienteres Kultur- og Fritidsudvalget om Grænsehallernes økonomi pr. 4. kvartal 2021.

I forbindelse med godkendelse af tilskudsmodel for idrætsfaciliteter fra 2021-2026 er der besluttet særlige vilkår for Grænsehallerne på grund af deres økonomiske situation.

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte den 13. januar 2021 nedenstående retningslinjer for skærpet tilsyn med Grænsehallerne for 2021-2023.

Én gang i kvartalet fremsender Grænsehallerne en økonomisk status til sagsbehandler i Kultur og Fritid. Den økonomiske status skal indeholde følgende:

For multihus, hal og cafe fremsendes økonomisk status for indtægter og udgifter i lighed med den, der forelægges Grænsehallernes bestyrelse:

• Sammenligning mellem 2019, 2020 og 2021 samt budget for 2021 med afvigelse
• Månedsrapport for de 3 måneder i hvert kvartal
• Diagram over økonomi for multihus, hal og cafe
• Oversigt over aktiver og passiver

Grænsehallerne er forpligtet til at orientere forvaltningen, såfremt der i perioden er ekstraordinære økonomiske udfordringer.

Grænsehallerne har afleveret en opgørelse til forvaltningen, som viser et samlet overskud efter 4. kvartal på 0,025 mio. kr. Indeholdt i opgørelsen er en COVID-19 kompensation fra staten på 0,428 mio. kr. Opgørelsen viser desuden et underskud på driften af cafeteriet på 0,188 mio. kr., et overskud på driften af multihuset på 0,021 mio. kr. og et overskud på driften af hallerne på 0,191 mio. kr.

Opgørelserne er vedhæftet i bilag, herunder også opgørelse over aktiver og passiver.

Forvaltningen vurderer, at regnskabsresultatet for 2021 er rimeligt i forhold til de givne omstændigheder omkring COVID-19 i 2021.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Taget til efterretning.

Bilag

Sagsfremstilling

I overensstemmelse med samarbejdsaftalen mellem Billedkunstrådet og Kultur- og Fritidsudvalget fremlægger Billedkunstrådet deres årsberetning for 2021 samt rådets planer for 2022.

Årsberetning 2021

COVID-19 har betydet, at rådet har måttet afholde flere møder virtuelt, og at det planlagte dansk-tyske udstillingssamarbejde Sommerateliers er blevet aflyst. Af særlige resultater for 2021 ønsker Billedkunstrådet at fremhæve:

• Billedkunstrådet har udskrevet en skulpturkonkurrence for en ny skulptur til Genforeningshaven og indbudt tre billedkunstnere til at deltage. Kunstnerne har indleveret deres skitseforslag, som vil blive bedømt i første kvartal 2022
• Billedkunstrådet har deltaget i møder vedrørende kunstprojektet i Byfornyelse Nord og har i forbindelse med passage 9 haft specifik indflydelse
• Billedkunstrådet har udarbejdet to maritime foldere for Aabenraa by og Løjt Land, som er oversat til både engelsk og tysk. De er trykt og udleveret til bibliotek, museum og turistkontor mv.
• Per Kirkeby billedet, som stod i kunstkælderen, har været ved konservator, og der er udført rensning, reparationer og stabilisering. Billedet, som er i 3 dele, ophænges på Kongehøjskolen i februar 2022
• Billedkunstrådet har deltaget i Metropolis Landscape, hvor forholdet mellem natur og menneske i 2021 blev udforsket af 10 kunstnere fra forskellige genrer, som hver især gennemførte en 12-timers vandring, der var åben for publikum, og som blev streamet

Handleplan 2022

Hvert år udarbejdes en handleplan, som beskriver hvilke aktiviteter rådet vil bruge de 0,100 mio. kr. på, som rådet modtager i tilskud fra Kunststyrelsen og Aabenraa Kommune. I år indeholder handleplanen følgende elementer:

Visions- og handleplan for 2021-2024

Billedkunstrådet har udarbejdet en fireårig handleplan, og mange af elementerne i planen er blevet gennemført eller er undervejs. Det gælder bl.a.:

• Konkurrenceudskrivning vedrørende en ny skulptur i Genforeningshaven i Aabenraa bymidte
• Tekster i skulpturguides er ajourført og oversat til engelsk og tysk, og der er afsat midler til tryk og digitalisering
• Deltagelse i Metropolis Landskab 2021-2023 og udbredelse af projektet til bl.a. kommunens Bæredygtighedssekretariat. Metropolis Landskab undersøger landskaber gennem forskellige kunstneriske praksisser under titlerne Walking Landscapes, Talking Landscapes og Performing Landscapes
• Ønsket om at der afsættes 1% af anlægsbudgettet til kunst er fremsendt til Kultur- og Fritidsudvalget. Ifølge samarbejdsaftalen mellem Billedkunstrådet og Kultur- og Fritidsudvalget skal ønsker til budget fremlægges senest den 31. marts i året forud for budgetåret
• Billedkunstrådet er partner i Aabenraa Kommunes projekt ”Nørreportkvarteret som kunstdestination – stedsspecifikke værker af unge danske samtidskunstnere i Aabenraa midtby”
• Billedkunstrådet medvirker flere gange årligt i "Åben Kunstdag", hvor ansatte i kommunen har mulighed for at komme og låne eller bytte kunstværker fra kommunens samling

Repræsentanter for Billedkunstrådet deltager i mødet.

Økonomi og afledt drift

Billedkunstrådet disponerer over tre konti.

Til rådets drift er der et årligt budgetbeløb på 0,010 mio. kr., som kan bruges til bl.a. møder, konferencedeltagelse og transport. Der er ikke overførselsret på denne konto.

Til handleplanen er der et årligt budgetbeløb på 0,054 mio. kr. Dette beløb udgør den kommunale medfinansiering til en ansøgning ved Kunststyrelsen, som yder et tilskud på 0,050 mio. kr. Billedkunstrådet beskriver hvert år i handleplanen til Kunststyrelsen, hvordan de 0,100 mio. kr. skal bruges. Der er overførselsret på denne konto.

Til kunst/aktiviteter er der et årligt budgetbeløb på 0,313 mio. kr. Der er overførselsret på denne konto. Budgettet udgør i alt 0,843 mio. kr. i 2022. Heraf er disponeret 0,675 mio. kr.: 

• Til kunstpassager i den nordlige ende af Aabenraa gågade er der afsat 0,450 mio. kr.
• Til gennemførsel af skitseprojekt vedr. opstilling af en skulptur i Genforeningshaven er der afsat 0,135 mio. kr.
• Til projektet Metropolis Talking Landscapes er der afsat 0,090 mio. kr.

Restbeløbet er reserveret til anvendelse i 2023, da skulpturprojektet i Genforeningshaven og Metropolis Talking Landscapes begge strækker sig over 2022 og 2023.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at Billedkunstrådets årsberetning 2021 og handleplaner tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Taget til efterretning.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag skal Kultur- og Fritidsudvalget tage stilling til antallet af udvalgsmøder uden for rådhuset i 2022 samt rammen for disse møder.

Forvaltningen foreslår, at hvert andet udvalgsmøde bliver afholdt hos en kommunal eller selvejende institution, i forsamlingshuse, foreninger eller hos tilskudsberettigede aktører, som er tilknyttet Kultur og Fritid. Stederne skal afspejle kommunens geografi, lokaliteternes forskelligheder og en ligelig fordeling mellem kultur og fritid. Det vil være et krav, at de udpegede steder har trådløs internet samt et større aflukket lokale, hvor udvalgsmødet kan afholdes. Der skal ligeledes være mulighed for forplejning. Der vil være mulighed for at justere i hyppigheden og valget af lokaliteter afhængig af udvalgets prioriteringer.

Forinden udvalgsmøderne vil der være 15 minutters rundvisning af stedets leder/formand med mulighed for, at udvalgets medlemmer kan stille spørgsmål undervejs. Derefter vil det formelle udvalgsmøde blive afholdt.

Der er udarbejdet en bruttoliste på besøgssteder, hvor udvalgsmøderne kan finde sted. Bruttolisten tager udgangspunkt i ovennævnte kriterier.

Forvaltningen forslår at følgende steder besøges i 2022:

• 4. maj - Frøslevlejren
• 10. august – Løjt Forsamlings- og Kulturhus 
• 5. oktober – Tinglev Idrætscenter
• 7. december - Musikskolen.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at de foreslåede besøg i 2022 godkendes.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Godkendt, med bemærkning om at Musikskolen erstattes af Slogs Herreds Hus den 7. december 2022.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag skal Kultur- og Fritidsudvalget tage stilling til, hvorvidt de ønsker at deltage i en årlig konference omhandlende kultur og fritid, og hvilket sted de ønsker at prioritere.

På kultur- og fritidsområdet er der fire store konferencer, som hver især har fokus på udvalgte områder inden for kultur og fritid:

-         Bibliotekspolitisk Topmøde:

Et tilbagevendende møde som fortrinsvis har fokus på de nationale bibliotekers virke og samspil med omverdenen. Dette års topmøde finder sted fra den 21.-22. april i Aalborg

-         KL´s Kultur- og Fritidstræf:

Indholdet veksler hvert år mellem kultur og fritid. I år er der fokus på demokrati og digitalisering. Mødet finder sted den 27. april i Næstved

-         Kulturmødet på Mors:

En anderledes konference med både udendørs og indendørs møder, foredrag, happenings og med et stort fremmøde fra ministerierne. Mødet finder sted den 25.-27. august på Mors

-         Idrætsmødet i Aalborg:

Det er fire dage med fokus på fritid, folkeoplysning og idrætsfaciliteter. En ny konference med et stort fremmøde. Idrætsmødet finder sted den 22.-23. juni, og selve konferencen den 22.-23. juni.

Forvaltningen foreslår, at Kultur- og Fritidsudvalget i 2022 tager til Idrætsmødet i Aalborg med én overnatning.

I 2023 vil forvaltningen foreslå, at Kultur- og Fritidsudvalget enten deltager på KL´s Kultur- og Fritidstræf eller Idrætsmødet i Aalborg. En endelig beslutning vil dog afvente programindholdet hos de to steder, da det ofte har betydning for, hvorvidt det er relevant for udvalgets prioritering og aktuelle fokusområde i 2023.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget deltager i Idrætsmødet i Aalborg den 22.-23. juni 2022.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Godkendt.

Sagsfremstilling

I denne sag skal Kultur- og Fritidsudvalget godkende forslag til handleplan for renovering af lysanlæg ved idrætsfaciliteter i Aabenraa Kommune.

Der er 19 lysanlæg, hvoraf 15 er placeret ved kommunale idrætsanlæg og fire ved selvejende idrætsanlæg. Desuden er der stibelysning i tilknytning til fire idrætsanlæg. Kultur- og Fritidsudvalget har ønsket at få skabt overblik over, i hvilken tilstand lysanlæggene befinder sig i samt en handleplan for den løbende renovering.

Formålet med handleplanen er at sikre, at alle lysanlæg opfylder gældende sikkerhedskrav og er funktionsdygtige.

Handleplanen er udarbejdet på baggrund af et sikkerhedseftersyn af de kommunale lysanlæg i 2019 samt et vedligeholdelsestjek i 2020. Planen indeholder forslag til prioritering af vedligeholdelse af de 19 lysanlæg samt de fire stibelysninger. Samtidig indeholder handleplanen et økonomisk overblik over udgifter til henholdsvis vedligeholdelse og udskiftning for hvert enkelt lysanlæg.

Sikkerhedseftersynet i 2019 viste, at flere lysanlæg er forældede. Konsekvensen er, at det er blevet vanskeligere at skaffe reservedele til disse anlæg. Dermed er vedligeholdelse af flere af de eksisterende lysanlæg allerede nu udfordret.

Kvaliteten og levetiden forbedres væsentligt ved at udskifte udtjente lysanlæg med en komplet ny LED-belysning. Effekten ved at udskifte et lysanlæg med en bæredygtig løsning er driftsbesparelse for kommunen.

Halpuljen til større og mindre vedligeholdelsesopgaver har gjort det muligt at udskifte flere udtjente lysanlæg i perioden 2018-2021.

I investeringsoversigten for 2022-2025 er der afsat et rådighedsbeløb i perioden 2022-2024 til Halpuljen til større og mindre vedligeholdelsesopgaver.

Forvaltningen anbefaler, at større vedligeholdelsesopgaver ved et enkelt lysanlæg eller udskiftning af et anlæg ved idrætsfaciliteter finansieres af Halpuljen til større og mindre vedligeholdelsesopgaver. Ligeledes anbefaler forvaltningen, at udgiften til mindre vedligeholdelsesopgaver finansieres af Tilskudsmodellen for idrætsfaciliteter.

For at få sikkerhed for at alle lysanlæg i kommunen fremover lever op til gældende sikkerhedskrav og standarder anbefaler forvaltningen, at den løbende vedligeholdelse af alle lysanlæg harmoniseres. Det vil betyde, at forvaltningen fremover varetager opgaven med at gennemføre det årlige sikkerhedseftersyn af alle lysanlæg samt renovering af disse.

Sagen afgøres i Kultur- og Fritidsudvalget.

Økonomi og afledt drift

Den del af handleplanen som vedrører selve udskiftningen af et lysanlæg og vedligeholdelsesopgaver over 0,050 mio. kr. pr. anlæg finansieres af Halpuljen til større og mindre vedligeholdelsesopgaver.

Den del af handleplanen som vedrører udgifter til sikkerhedstilsyn og løbende vedligeholdelse under 0,050 mio. kr. pr. anlæg finansieres af Haltilskudsmodellen for idrætsfaciliteter.

Høring/udtalelse

Forslag til handleplan har været i høring hos idrætsfaciliteterne frem til den 13. februar 2022. Der indkom 4 høringssvar. Forvaltningens bemærkninger fremgår af høringsbilaget.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at forslag til handleplan for renovering af lysanlæg ved idrætsfaciliteter godkendes, og

at handleplanen evalueres i juni 2024.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag skal Kultur- og Fritidsudvalget godkende forslag til retningslinjer, kriterier og kategorisering af tilskudsstørrelsen for udarbejdelse af vedligeholdelsesmæssige helhedsplaner for 2022-2024 samt søge frigivet et rådighedsbeløb for 2022 fra Halpuljen til større og mindre vedligeholdelsesopgaver.

Kriterierne, som er udarbejdet i samarbejde med kommunens idrætsfaciliteter, sætter retning for indholdet af de helhedsplaner, som synliggør investeringsbehovet ved kommunens idrætsanlæg. Ligeledes anvendes kriterierne til bedømmelse af helhedsplanerne samt hvilke projekter, der indstilles.

Investeringerne anvendes til vedligeholdelsesmæssige opgaver, eksempelvis bæredygtige løsninger i forhold til energioptimering, beskyttelse af klimaskærme, løbende vedligehold og reparationer samt vedligehold af udeanlæg.

Det foreslås ligeledes, at tilskudsbeløb til projekter differentieres i forhold til kategorisering i Haltilskudsmodellen. Begrundelsen for at differentiere tilskudsbeløbene til idrætsfaciliteterne er et ønske om at skabe sammenhæng mellem projekternes økonomiske størrelse og kategoriseringen af idrætsfaciliteterne.

Effekten ved at investere i bæredygtige løsninger og vedligeholdelse af idrætsfaciliteterne er optimering af driften samt bedre brugeroplevelse.

Processen for prioritering af de vedligeholdelsesmæssige helhedsplaner er opdelt i følgende faser:

Fase 1

I forbindelsen med udmøntningen af Halpuljen for større og mindre vedligeholdelsesopgaver for 2019-2021 godkendte Kultur- og Fritidsudvalget, at idrætsfaciliteterne fremadrettet anvender et digitalt bygningsvedligeholdelsessystem (DBD). Idrætsfaciliteterne har deltaget i et kursus i at anvende systemet og er derfor begyndt at indberette vedligeholdelsesopgaver i systemet.

Fase 2

Med baggrund i de godkendte kriterier og en workshop den 31. januar 2022 med deltagelse af alle kommunale og selvejende idrætsfaciliteter udarbejder forvaltningen i samarbejde med en rådgiver forslag til en treårig prioritering af helhedsplanerne for perioden 2022-2024. Ved at prioritere vedligeholdelsesopgaverne over en treårig periode, har idrætsfaciliteterne mulighed for at arbejde langsigtet og sammenhængende. Metoden giver et bedre overblik over, hvilke større vedligeholdelsesmæssige udfordringer, idrætsfaciliteterne står over for.

Fase 3

Med baggrund i de udarbejdede helhedsplaner prioriterer Kultur- og Fritidsudvalget på udvalgsmødet den 1. juni 2022, hvilke opgaver der skal indgå i Halpuljen for større og mindre vedligeholdelsesopgaver for perioden 2022-2024. På mødet behandler udvalget de projekter, der bevilges økonomisk støtte i 2022.

Fase 4

Processen evalueres ultimo 2022. Udvalget tager stilling til ændringer i godkendte projekter for 2022, som eventuelt kan få betydning for prioriteringen af projekter for 2023 og 2024.

Økonomi og afledt drift

I investeringsoversigten for budget 2022-2025 er der afsat 2 mio. kr. i hvert af årene 2022, 2023 og 2024 til Halpuljen til større og mindre vedligeholdelsesopgaver.

Høring/udtalelse

Forslag til retningslinjer, kriterier og kategorisering af idrætsfaciliteter har været i høring hos idrætsfaciliteterne til den 13. februar 2022. Der indkom et høringssvar og forvaltningens svar fremgår af høringsbilaget.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at Kultur og Fritidsudvalget godkender forslag til retningslinjer, kriterier og kategorisering af tilskudsbeløb til Halpuljen til større og mindre vedligeholdelsesopgaver for 2022-2024, og

at der gives en anlægsbevilling på 2,0 mio. kr. til ”Halpuljen til større og mindre vedligeholdelsesopgaver” finansieret af det afsatte rådighedsbeløb i 2022, som frigives.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

1. at – Godkendt

2. at – Anbefalet godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Byrådet besluttede i forbindelse med vedtagelsen af budget 2022-2025 at afsætte et anlægsbudget til forsamlingshuse i henholdsvis 2022, 2023 og 2024 til at løse vedligeholdelsesmæssige opgaver med henblik på at støtte den frivillige indsats omkring forsamlingshusene. I forvejen er der afsat et driftsbudget på 0,250 mio. kr. i henholdsvis 2022 og 2023 til vedligeholdelsesopgaver.

Erfaringen fra 2020 og 2021 viser, at ansøgningerne til vedligeholdelsespuljen primært er til reparation af bygningen udvendigt (tag og fag), indvendig vedligeholdelse (bedre brugeroplevelse) samt energioptimering og øget fokus på bæredygtighed. Forvaltningen vurderer med afsæt heri, at de tidligere kriterier med fordel kan fastholdes.

Med tilførsel af en anlægspulje er der mulighed for at give tilsagn om medfinansiering af store renoveringsopgaver. En kommunal medfinansiering kan understøtte forsamlingshusenes arbejde med at skaffe supplerende fondsfinansiering til eksempelvis udskiftning af ventilationsanlæg, tag, gulv eller køkken.

Forvaltningen foreslår følgende kriterier for vedligeholdelsespuljen gældende for 2022-2024:

• Vedligeholdelsesopgaver der forbedrer brugeroplevelsen
• Reparationer der forbedrer brugeroplevelsen
• Energiforbedringer
• Rådgivningshjælp til udarbejdelse af helhedsplan for renovering af huset
• Energioptimering
• Udarbejdelse af byggeansøgning
• Medfinansiering ved fondsansøgning

Målgruppen er forsamlingshuse eller huse med forsamlingslignende funktioner, der stiller lokaler til rådighed for lokalsamfundet.

Efter udvalgets godkendelse af kriterier kan forsamlingshusene indsende ansøgninger til vedligeholdelsespuljen til og med den 30. april 2022.

Prioritering af ansøgninger forelægges Kultur- og Fritidsudvalget den 1. juni 2022.

Vedligeholdelsespuljen i 2022 er på 0,450 mio. kr. fordelt med et driftsbudget på 0,250 mio. kr. og et anlægsbudget på 0,200 mio. kr. til vedligeholdelsesopgaver til forsamlingshuse.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender forslag til kriterier og retningslinjer vedrørende vedligeholdelsespulje til forsamlingshuse for 2022-2024 og,

at der gives en anlægsbevilling på 0,200 mio. kr. til vedligeholdelsespuljen til forsamlingshuse finansieret af det afsatte rådighedsbeløb i 2022, som frigives.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

1. at – Godkendt

2. at – Anbefalet godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag præsenteres Kultur- og Fritidsudvalget for resultaterne af den springfacilitets-proces der i efteråret 2021 blev udført i samarbejde med gymnastikforeninger og faciliteter i Aabenraa Kommune. Behovet for processen er opstået på baggrund af en række henvendelser fra både gymnastikforeninger og faciliteter, der gennem de senere år har udtrykt et ønske om at etablere nye eller bedre springfaciliteter.

I Aabenraa Kommune udbyder i alt 19 foreninger forskellige gymnastikaktiviteter. Over 3000 medlemmer under 25 år dyrker gymnastik herunder spring for flere forskellige målgrupper. Aktiviteterne foregår i kommunale og selvejende faciliteter samt gymnastiksale på skoler. På nuværende tidspunkt er der tre lokaliteter med springfaciliteter: Sundeved Efterskole, Grænseegnens Friskole og Nr. Hostrup Hus. Flere foreninger har et ønske om at udvikle på eksisterende facilitets- og aktivitetsmuligheder.

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte den 21. oktober 2020 at igangsætte processen omkring udvikling af springfaciliteter. Formålet var at afdække behov og ønsker for etableringen af springfaciliteter i Aabenraa Kommune samt sikre et helhedsperspektiv i udviklingsarbejdet.

Processen skulle have været gennemført fra november 2020, men er af flere omgange blevet udskudt grundet COVID-19 situationen. Det lykkedes forvaltningen og DGI Sønderjylland at afholde første workshop med gymnastikforeninger og faciliteter i efteråret 2021. Repræsentanter bidrog til at skitsere et fælles landkort over eksisterende og potentielle springfaciliteter med baggrund i lokale ønsker og behov.

Grundet et godt udbytte til første workshop og for få tilmeldinger til den anden workshop, blev denne aflyst. Oplægget er i stedet kvalificeret af repræsentanter pr. mail og telefon.

På baggrund af processen tegner der sig et behov for fysisk opgradering af flere eksisterende idrætsfaciliteter. Processen har derfor konkretiseret sig i et fælles landkort over faciliteter med udviklingspotentialer. Faciliteterne er delt ind i kategorier efter størrelse og ønskværdigt indhold, så Aabenraa Kommune geografisk og indholdsmæssigt dækkes ind af tidssvarende springfaciliteter:

1. Springcenter indeholder

Hele haller, springgrave, løsskumsgrav, stortrampoliner, fast tracks mm. Mulighed for overnatning, opvisning, konkurrence, stævner og kurser. Lokaler kan lejes som eksempelvis på efterskoler, hvor faciliteterne anvendes af flere gymnastikforeninger.

2. Multicenter indeholder

Multifunktionelle lokaler med springfaciliteter. Anvendes til flere formål og af flere interessenter med fokus på leg og bevægelse. Depotplads til redskaber. Mulighed for opvisning, konkurrencer, stævner, kurser, udlejning (Arena Aabenraa, Grænsehallerne).

3. Det åbne springmiljø indeholder

Udnyttelse af eksisterende faciliteter eller nyetablering af faciliteter med springgrav og/eller trampoliner samt transportable redskaber i tilknyttede redskabsrum. Anvendeligt for flere forskellige brugere og målgrupper til træning (Bylderup Idrætscenter, Fladhøj Idrætscenter, Felsted Hallen, Løjt Idrætsanlæg).

4. Motoriklandskabet indeholder

Udnyttelse af eksisterende faciliteter og eventuelt forbedring af redskaber. Alternativ udnyttelse af ubrugte kvadratmeter til aktivitet og leg (Bolderslev Fritidscenter, Ensted, Genner og Hjordkær Hallen, Kliplev Kultur- og Idrætscenter, Sport- und Kulturzentrum, Tinglev Fritidscenter). Herunder øges samarbejdet med øvrige foreninger om specifikke springfaciliteter.

Faciliteterne under kategori 2-4 tager højde for opdelingen i den nuværende tilskudsmodel og den geografiske fordeling af springfaciliteter i Aabenraa Kommune.

I løbet af 2. kvartal 2022 inviterer forvaltningen, Aktiv Aabenraa og DGI Sønderjylland alle gymnastikforeninger, faciliteter samt fritidsrådet til et opsamlende fællesmøde. Formålet er at drøfte og planlægge den videre realisering af udviklingsplanerne samt skabe et overblik over ressourcer, økonomi og samarbejdspotentialer på tværs af foreninger og faciliteter.

Forvaltningen foreslår, at landkort og kategorisering inddrages i arbejdet omkring mulige udviklings- og anlægsønsker. Dette skal være en hjælp til at prioritere og placere fremtidens springfaciliteter mest hensigtsmæssigt, så den bedste udnyttelse sikres både lokalt og kommunalt.

Økonomi og afledt drift

Der er afsat 0,015 mio. kr. fra Udviklings- og Analysepuljen til udviklingsprocessen.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at landkortet og kategoriseringen af fremtidens springfaciliteter i Aabenraa Kommune godkendes.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag orienteres Kultur- og Fritidsudvalget om indholdet af visionsplanen for Fladhøj Idrætscenter. Med afsæt i budgettet for 2020 skal visionsplanen afdække følgende: ”Planen skal tage højde for områdets fremtidige muligheder i form af bedre adgangsforhold til hallen, parkering samt et nyt udeområde, der binder institutionerne og målgruppernes ønsker og behov sammen”. 

Visionsplanen for Fladhøj Idrætscenter skal sætte retning for udviklingen af alle områdets idrætsfaciliteter og ses i et langsigtet udviklingsperspektiv frem mod 2040. Visionsplanen tager afsæt i resultaterne fra den analyse, som i 2020/2021 blev udført i samarbejde med en ekstern rådgiver.

Kultur- og Fritidsudvalget er løbende blevet orienteret i processen og har drøftet analysegrundlaget på udvalgsmødet den 2. juni 2021. På baggrund af drøftelsen har forvaltningen bearbejdet analysegrundlaget, og der forelægger nu en visionsplan, inddelt i følgende tre udviklingsområder:

Optimering af adgangsforhold

Formålet er at udvikle idrætscenterets adgangsforhold, optimere parkeringsmuligheder og øge synligheden af idrætscenteret.

Udvikling af et nyt og aktivt udeområde

Formålet er at skabe et aktivt udeområde i området foran idrætscenteret, med fokus på at binde institutionerne og målgruppernes ønsker og behov sammen. Sideløbende med udviklingen af de fysiske rammer, vil institutioner og foreninger samarbejde om at indfri aktivitetsmæssige potentialer inden for leg, læring, bevægelse og natur, der kan skabe endnu mere aktivitet og bygge bro mellem institutionerne.

Udviklingspotentialer på baggrund af kapacitetsbehov

Den demografiske tendens peger på flere brugere af Fladhøj-området. Især ny-udstykkede bolig- og parcelhusgrunde tæt på Hærvejsskolen og Fladhøj Børnehus anses som værende en attraktiv beliggenhed for særligt børnefamilier. Der kan på sigt opstå øgede kapacitetsbehov, og formålet er derfor, at imødekomme foreninger og institutioners efterspørgsmål på faciliteter der kan rumme flere aktiviteter. Det vil ske ud fra en bæredygtig tilgang, hvor fokus ikke blot vedrører ny-etablering af faciliteter, men blandt andet også kigger ind i mulighederne for omdannelse og nytænkning af den eksisterende bygningsmasse.

Økonomi og afledt drift

Byrådet har i budget 2020 afsat 0,198 mio. kr. til arbejdet med visionsplanen. Derudover har Aktiv Aabenraa bidraget med økonomi og medarbejderressourcer. Der er ikke på nuværende tidspunkt afsat budgetmidler til realisering af visionsplanen for Fladhøj Idrætscenter.

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Udsat.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag orienteres Kultur- og Fritidsudvalget om fællesmødet med Aabenraa Kommunes dialogforaer på kultur- og fritidsområdet. Dialogmødet afholdes den 9. maj 2022 kl. 17.00 til 20.00 i Kliplev Kultur- og Idrætscenter.

På Kultur og Fritidsudvalgets møde den 11. marts 2020 godkendte udvalget samarbejdsaftalerne med Fritidsrådet og Kulturelt Samråd samt Musikrådet, Billedkunstrådet, Samrådet for Lokalhistoriske Arkiver og Campusrådet. Med godkendelsen følger et fælles årligt møde mellem udvalget og dialogforaene. På grund af COVID-19 har et sådan møde ikke været afholdt tidligere.

Forud for godkendelsen af samarbejdsaftalerne i 2020 er der gennemført en proces, hvor aftalerne blev gennemgået og nydefineret. De nye aftaler betyder, at der er en gensidig forventning om samarbejde og dialog mellem aftaleparterne.

Det årlige fællesmøde giver mulighed for, at rådene hver især kan sætte de tematikker, der fylder for dem, på dagsordenen. Formålet med dette er at identificere eventuelle muligheder for at skabe synergi og fælles initiativer mellem rådene. Samtidig giver dialogmødet Kultur- og Fritidsudvalget mulighed for at møde og lære rådene og deres arbejde at kende. Derudover kan mødet sætte retning og mål for arbejdet i dialogforaer såvel som udvalget.

Ud over det årlige fællesmøde fastsætter samarbejdsaftalerne, at Kulturelt Samråd og Fritidsrådet mødes med Kultur- og Fritidsudvalget som punkt på et af de ordinære møder. Alle dialogfora har desuden til enhver tid mulighed for at bringe aktuelle sager på dagsordenen til Kultur- og Fritidsudvalget.  

Der har været afholdt et forberedende møde mellem alle dialogforaer og forvaltningen i overensstemmelse med samarbejdsaftalerne. Det var vigtigt for dialogforaene at få mulighed for at præsentere sig selv og have mulighed for en tværgående drøftelse. På den baggrund foreligger forslag til dagsorden for fælles dialogmøde:

• Velkomst med introduktion til Kliplev Kultur- og Idrætscenter
• Faciliteret præsentation af hvert dialogfora og udvalget
• Spisning og uformel drøftelse
• Faciliteret dialog ud fra overskriften ”Hvordan arbejder vi sammen om at gøre kultur- og fritidsområdet en succes i denne byrådsperiode?”
• Opsamling og afrunding

Indstilling

Børn og Kultur indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Taget til efterretning.

Sagsfremstilling

For at godkende beslutningsprotokollen skal hvert medlem underskrive ved at trykke på ”Godkend”.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 02-03-2022

Protokollen er godkendt.