Beslutningsprotokol

tirsdag den 2. februar 2021 kl. 15:30

Mødested: VIRTUELT
Udvalg: Økonomiudvalget
Medlemmer: Thomas Andresen, Kirsten Nørgård Christensen, Philip Tietje, Lars Kristensen, Erwin Andresen, Ejler Schütt, Arne Leyh Petersen, Karsten Meyer Olesen, Povl Kylling Petersen, Jan Riber Jakobsen, Erik Uldall Hansen
Bemærkninger:
Udskriv hele dagsordnen
  • Udskriv
    Sagsid.: 21/327, Sagsinitialer: kae

    Beslutning Økonomiudvalget den 02-02-2021

    Godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 21/327, Sagsinitialer: kae

    Beslutning Økonomiudvalget den 02-02-2021

    Orientering om:

    • Orientering om fejl i forbindelse med udsendelse af saldooplysninger til en meget stor gruppe borgere.
    • Status på forhandlinger med havnen om EV3 og arealet nord for Kilen. Forventet politisk behandling i marts 2021.
  • Udskriv
    Sagsid.: 21/1591, Sagsinitialer: BSOERE

    Sagsfremstilling

    Byrådet har den 16. december 2020 godkendt en opdateret Indkøbs- og udbudspolitik for Aabenraa Kommune.

     

    I overensstemmelse med Indkøbs- og udbudspolitikken forelægges i denne sag udbudsplan for 2021 bestående af udbud for varer, tjenesteydelser og IT. Den fremlagte udbudsplan indeholder ikke Aabenraa Kommunes Bygge og Anlægsprojekter for 2021.

     

    Udbudsplanen for varer, tjenesteydelser og IT, er prioriteret ud fra følgende:

    • Nye identificerede muligheder for udbud.
    • Gennemførelse af genudbud.
    • Flest mulige udbud i SUS samarbejdet med Haderslev og Tønder Kommuner.
    • Gennemførelse af udbud på områder, hvor forvaltningerne har efterspurgt centrale aftaler, eller hvor Udbudsenheden har vurderet, at der er et stort besparelsespotentiale.
    • Derudover tilslutning til de udbud, der identificeres i handlingsplan for den fælleskommunale indkøbsstrategi, herunder tilslutning til fællesaftaler mellem stat, region og kommuner, hvor dette giver mening i Aabenraa Kommune kontekst.

     

    Der er i udbudsplanen anvist nye mulige udbudsområder for udbud gennem SUS. Disse skal undersøges nærmere i 2021, hvorfor et samlet volumen eller endeligt prisniveau endnu ikke er kendt.

     

    Det er i udbudsplanen angivet hvilke udbud, der forventes gennemført selvstændigt af Aabenraa Kommune, og hvilke der forventes gennemført i udbudssamarbejdet med Haderslev og Tønder Kommuner (SUS), og hvilke der gennemføres af eksterne som f.eks. KL, SKI eller Kombit.

     

    Indkøbsvolumen for de områder, hvor der er planlagt udbud i 2021 samt igangsatte og endnu ikke afsluttede udbud for 2020 modsvarer et årligt indkøbsvolumen på ca. 96 mio. kr. For 2021 estimeres en indkøbsvolumen på ca. 84 mio., hvor der for endnu ikke afsluttede udbud for 2020 forventes en indkøbsvolumen på ca. 12 mio.

     

    I henhold til Indkøbs- og udbudspolitikken sættes der fokus på bæredygtigt forbrug og indkøb i forhold til social ansvarlighed ved valg af leverandører, miljømæssig ansvarlighed ved valg af produkter og forbrug og økonomisk ansvarlighed i form af en totaløkonomisk tilgang til indkøb, hvor det er muligt.

     

    Udbudsenheden arbejder kontinuerligt med bæredygtighed samt grønne indkøb, gennem samarbejdsfora med eksterne aktører og interesseorganisationer.

    Der er udarbejdet et nyt prioriteringsværktøj som udbudsenheden i samarbejde med Rejseholdet for Bæredygtig indkøb og Plan Miljø har udviklet. Prioriteringsværktøjet skal være behjælpelig med at afdække et grønt og bæredygtigt potentiale i det enkelte udbud.

     

    For kommende udbud gælder, at bæredygtigt og grønt indkøb prioriteres, i det omfang det er muligt. En afvejning af parametre mellem pris og bæredygtighed ved kravspecifikation, skal sikre, at der kan laves aftaler under hensyn til bæredygtighed. Kravspecifikationen samt premissen for bæredygtigheden i det enkelte udbud, udarbejdes som udgangspunktet i tæt samarbejde med den enkelte fagforvaltning eller alternativt aftaleejer.

     

    Af udbudsplanen fremgår det, hvilke udbudsområder der påtænkes et forøget fokus på bæredygtighed i kravspecifikationen. Det forøgede fokus på udvalgte udbudsområder, tilsidesætter ikke prioriteringen omkring bæredygtighed i de resterende udbud på udbudsplanen.

     

    Når udbudsresultaterne foreligger, vil evt. påviste besparelser blive fordelt i henhold til principperne i Indkøbs- og Udbudspolitikken, hvor 25 pct. af besparelsen fastholdes i de decentrale budgetter. Tilsvarende afholder de decentrale budgetter 75 pct. af en eventuel merudgift, mens effektiviseringsstrategien afholder de resterende 25 pct.

    Indstilling

    Staben indstiller,

    at udbudsplanen for 2021 godkendes.

    Beslutning Økonomiudvalget den 02-02-2021

    Godkendt.

    Økonomiudvalget ønsker en evaluering af udbuddene, herunder fokus på bæredygtighed i andet halvår 2021.

  • Udskriv
    Sagsid.: 21/2806, Sagsinitialer: kkf

    Sagsfremstilling

    Aabenraa Kommune har et antal tjenestemandsansatte og et antal pensionerede tjenestemænd, som kommunen er forpligtet til at udbetale pension til. Denne forpligtelse skal fremgå af kommunens årsberetning Hvert 5. år skal der foretages en aktuarberegning af forpligtelsen. Aabenraa Kommune fik foretaget en beregning i 2014. I 2017 kom der nye regler for aktuarberegninger, som har væsentlig indflydelse på kapitalværdien.

     

    I 2019-regnskabet godkendte revisionen, at der blev foretaget en beregningsmæssig justering af forpligtelsen ud fra en gennemsnitlig erfaring for, hvor meget forpligtelsen var ændret i kommuner, som havde fået foretaget en aktuarberegning efter de nye principper. Godkendelsen var dog betinget af, at Aabenraa Kommune foretog en aktuarberegning i 2020.

     

    I regnskabet for 2019 fremgår tjenestemandspensionsforpligtelsen med 329,6 mio. kr. Den nye aktuarberegning for 2020 opgør forpligtelsen til 971,7 mio. kr. – dvs. en stigning på 642 mio. kr.

     

    Forpligtelsen indgår i kommunens regnskab som en hensættelse, og reguleringen er foretaget over egenkapitalen. Egenkapitalen er udtryk for kommunens ”formue”, og denne er således nedbragt som følge af reguleringen af forpligtelsen, hvilket giver anledning til at redegøre for baggrunden.

     

    Af stigningen på 642 mio. kr. kan ca. 175 mio. kr. henføres til, at der i den tidligere opgørelse af pensionsforpligtelsen har manglet 163 personer. Det er tjenestemænd, som er overdraget til Staten / Udbetaling Danmark samt nogle tjenestemænd på særlige ansættelsesvilkår, hvor staten betaler pensionen, men hvor Aabenraa Kommune i visse tilfælde alligevel hæfter for en del af forpligtelsen. I forbindelse med udarbejdelsen af grundlaget for aktuarberegningen i 2020 er fejlen konstateret, og personer er derfor medtaget i opgørelsen.

     

    Den resterende del af stigningen kan henføres til ændrede forudsætninger i aktuarberegningen. Helt konkret er der tale om ændringer i den forventede levealder og den rente der anvendes til at kapitalisere de fremtidige udbetalinger. I vedlagte notat er ændringerne beskrevet.

     

    Tabel: opgørelse af forpligtelse (mio. kr.)

    Forpligtelse, forsikrede tjenestemænd

    1.373,9

     

    Værdi af forsikringspolicer fratrækkes

    -483,1

     

    Indestående på bonuskonto fratrækkes

    -95,1

    795,7

    Forpligtelse, ikke forsikrede tjenestemænd

     

    176,0

    Beregnet nettoforpligtelse

     

    971,7

     

    Den opgjorte ændring i forpligtigelsen har ikke konsekvenser for den budgetterede driftsudgift til tjenestemænd i budget 2021-2024.

     

    Indstilling

    Staben indstiller,

    at orienteringen tages til efterretning.

    Beslutning Økonomiudvalget den 02-02-2021

    Taget til efterretning.

  • Udskriv
    Sagsid.: 20/28109, Sagsinitialer: PKLIS

    Sagsfremstilling

    Byggeriet af Børnehuset Mølleløkke ved Lyreskovskolen er igangsat. Børnehuset Mølleløkke forventes at være klar til at blive taget i brug marts 2022.

     

    Bestyrelsen for den selvejende daginstitution Børnehuset Kruså ønsker som følge heraf at overdrage driften til Aabenraa Kommune og nedlægge sig selv ved ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke. Institutionens bestyrelse fremlægger derfor i henhold til institutionens vedtægter en aftale til kommunens godkendelse. Aftalen er godkendt af bestyrelsen den 8. december 2020. Aftalens hovedindhold er følgende:

    • Opsigelse af driftsoverenskomsten mellem Aabenraa Kommune og den selvejende institution efter gensidig aftale med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke.
    • Virksomhedsoverdragelse af den selvejende institutions personale til Aabenraa Kommune med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke.
    • Overdragelse af den selvejende institutions formue, herunder den selvejende institutions bygning, og dertilhørende forpligtelser til Aabenraa Kommune i overensstemmelse med institutionens vedtægter ved institutionens nedlæggelse.
    • Nedlæggelse af den selvejende institution med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke.

     

    Nedlæggelsen har ingen praktiske konsekvenser for forældre og de indskrevne børn, da børnene fortsætter på samme adresse indtil ibrugtagning af Børnehuset Mølleløkke.

     

    Aftalen er betinget af Civilstyrelsens godkendelse og vil sammen med dokumentation for bestyrelsens og kommunens godkendelse af aftalen m.v. blive sendt til Civilstyrelsen som dokumentation for, at nedlæggelsen af institutionen og overdragelsen af dens formue sker i overensstemmelse med gældende lovgivning og institutionens vedtægter.

    Økonomi og afledt drift

    Nedlæggelse af den selvejende institution medfører, at personalet virksomhedsoverdrages fra den selvejende institution til Aabenraa Kommune. Dermed indtræder Aabenraa Kommune i de forpligtelser, som den selvejende institution hidtil har varetaget, herunder feriepenge.

     

    Overtagelse af den selvejende institutions bygning indebærer, at Aabenraa Kommune fortsat skal vedligeholde bygningen.

    Indstilling

    Børn og Kultur indstiller,

    at driftsoverenskomsten med den selvejende institution Børnehuset Kruså opsiges efter gensidig aftale med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke,

    at den selvejende institutions personale virksomhedsoverdrages til Aabenraa Kommune med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke, og

    at den selvejende institutions formue overdrages til Aabenraa Kommune med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke.

    Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalg den 26-01-2021

    1.at – Godkendt

    2.at – Anbefalet godkendt

    3.at – Anbefalet godkendt.

    Beslutning Økonomiudvalget den 02-02-2021

    2. og 3. at anbefales godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 20/28109, Sagsinitialer: PKLIS

    Sagsfremstilling

    Byggeriet af Børnehuset Mølleløkke ved Lyreskovskolen er igangsat. Børnehuset Mølleløkke forventes at være klar til at blive taget i brug marts 2022.

     

    Bestyrelsen for den selvejende daginstitution Vestermarkens Børnehus ønsker som følge heraf at overdrage driften til Aabenraa Kommune og nedlægge sig selv ved ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke. Institutionens bestyrelse fremlægger derfor i henhold til institutionens vedtægter en aftale til kommunens godkendelse. Aftalen er godkendt af bestyrelsen den 8. december 2020. Aftalens hovedindhold er følgende:

    • Opsigelse af driftsoverenskomsten mellem Aabenraa Kommune og den selvejende institution efter gensidig aftale med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke.
    • Virksomhedsoverdragelse af den selvejende institutions personale til Aabenraa Kommune med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke.
    • Overdragelse af den selvejende institutions formue, herunder den selvejende institutions bygning, og dertilhørende forpligtelser til Aabenraa Kommune i overensstemmelse med institutionens vedtægter ved institutionens nedlæggelse.
    • Nedlæggelse af den selvejende institution med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke.

     

    Nedlæggelsen har ingen praktiske konsekvenser for forældre og de indskrevne børn, da børnene fortsætter på samme adresse indtil ibrugtagning af Børnehuset Mølleløkke.

     

    Aftalen er betinget af Civilstyrelsens godkendelse og vil sammen med dokumentation for bestyrelsens og kommunens godkendelse af aftalen m.v. blive sendt til Civilstyrelsen som dokumentation for, at nedlæggelsen af institutionen og overdragelsen af dens formue sker i overensstemmelse med gældende lovgivning og institutionens vedtægter.

    Økonomi og afledt drift

    Nedlæggelse af den selvejende institution medfører, at personalet virksomhedsoverdrages fra den selvejende institution til Aabenraa Kommune. Dermed indtræder Aabenraa Kommune i de forpligtelser, som den selvejende institution hidtil har varetaget, herunder feriepenge.

     

    Overtagelse af den selvejende institutions bygning indebærer, at Aabenraa Kommune fortsat skal vedligeholde bygningen.

    Indstilling

    Børn og Kultur indstiller,

    at driftsoverenskomsten med den selvejende institution Vestermarkens Børnehus opsiges efter gensidig aftale med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke,

    at den selvejende institutions personale virksomhedsoverdrages til Aabenraa Kommune med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke, og

    at den selvejende institutions formue overdrages til Aabenraa Kommune med virkning fra ibrugtagelsestidspunktet for Børnehuset Mølleløkke.

    Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalg den 26-01-2021

    1.at – Godkendt

    2.at – Anbefalet godkendt

    3.at – Anbefalet godkendt.

    Beslutning Økonomiudvalget den 02-02-2021

    2. og 3. at anbefales godkendt.

     

  • Udskriv
    Sagsid.: 20/28376, Sagsinitialer: PIA

    Sagsfremstilling

    I forbindelse med godkendelse af tilskudsmodel for idrætsfaciliteter fra 2021-2026 er der besluttet særlige vilkår for Grænsehallerne på grund af deres økonomiske situation.

     

    På grund af Grænsehallernes særlige økonomiske situation ændres vilkårene for Udviklingstilskud for Grænsehallerne, så det udbetales som et driftstilskud for perioden 2021-2023 med skærpet tilsyn og på særlige vilkår for afrapportering om deres økonomi til forvaltningen og Kultur- og Fritidsudvalget.

     

    For at sikre Grænsehallernes økonomi er der foretaget øvrige tiltag:

     

    • Godkendelse af likviditetslån på 1,000 mio. kr.
    • Godkendelse af kommunegaranti til omlægning af to lån til ét med henblik på at frigøre likviditet, samt et nyt lån på 2,500 mio. kr.

     

    Med baggrund i en henvendelse fra Grænsehallerne om fornyet garantistillelse har Økonomiudvalget den 8. december 2020 drøftet udpegning af medlemmer til bestyrelser m.v.

     

    Børn og Kultur anbefaler følgende skærpet tilsyn med Grænsehallerne for 2021-2023:

     

    Én gang i kvartalet fremsender Grænsehallerne en økonomisk status til sagsbehandler i Kultur og Fritid. Den økonomiske status skal indeholde følgende:

     

    • For multihus, hal og cafe fremsendes økonomisk status for indtægter og udgifter i lighed med den, der forelægges Grænsehallernes bestyrelse.
    • Sammenligning mellem 2019, 2020 og 2021 samt budget for 2021 med afvigelse.
    • Månedsrapport for de 3 måneder i hvert kvartal.
    • Diagram over økonomi for multihus, hal og cafe.
    • Oversigt over aktiver og passiver.

     

    Herudover skal der hvert kvartal medsendes en kort beskrivelse af initiativer for at øge omsætningen og skabe aktiviteter i Grænsehallerne. Grænsehallerne er forpligtet til at orientere forvaltningen, såfremt der i perioden er ekstraordinære økonomiske udfordringer.

    Kultur- og Fritidsudvalget orienteres én gang i kvartalet om den økonomiske status for Grænsehallerne. Foruden dialogmødet i oktober, der fremgår af driftsaftalen mellem Grænsehallerne og Aabenraa Kommune, afholdes et ekstra dialogmøde med Grænsehallerne i maj måned.

    Økonomi og afledt drift

    Forslaget til skærpet tilsyn har ud over de allerede godkendte tiltag ingen økonomiske konsekvenser.

    Indstilling

    Børn og Kultur indstiller,

    at forslag til skærpet tilsyn godkendes, og

    at Økonomiudvalget orienteres herom.

    Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 13-01-2021

    Godkendt.

    Beslutning Økonomiudvalget den 02-02-2021

    Taget til efterretning.