Beslutningsprotokol

tirsdag den 6. februar 2018 kl. 15:30

Mødested: Lokale 412, Skelbækvej
Udvalg: Økonomiudvalget
Medlemmer: Thomas Andresen, Kirsten Nørgård Christensen, Philip Tietje, Lars Kristensen, Erwin Andresen, Ejler Schütt, Arne Leyh Petersen, Karsten Meyer Olesen, Povl Kylling Petersen, Kim Brandt, Jan Riber Jakobsen
Bemærkninger: Afbud fra Kim Brandt
Udskriv hele dagsordnen
  • Udskriv
    Sagsid.: 18/1112, Sagsinitialer: kae

    Beslutning Økonomiudvalget den 06-02-2018

    - Dialog med IBA omkring etablering af uddannelser i Aabenraa Kommune.

    - Ombudsmanden har udbedt sig uddybende spørgsmål ift. redegørelse vedr. ytringsfrihed

    - Afgørelse i skattesag vedr. forsyningsselskaber

    Jan Riber Jakobsen deltog ikke i sagens behandling. 

  • Udskriv
    Sagsid.: 17/9701, Sagsinitialer: KSA

    Sagsfremstilling

    Denne sag indeholder garantioverførsel af driftsbevillinger i henhold til Retningslinjer for dialogbaseret aftalestyring. Retningslinjerne fastsætter, at garantioverførselssatsen udgør 4 % af bruttoudgiftsbudgettet, med undtagelse af dagplejen og det administrative område, hvor garantioverførselssatsen udgør 2 %.

    Af Retningslinjerne for dialogbaseret aftalestyring fremgår det bl.a., at de stående udvalg kan godkende afviklingsplaner (ved merforbrug over garantisatsen) på maksimalt 3 år. Såfremt der fremlægges afviklingsplaner, som de stående udvalg ikke kan godkende, typisk ved ønske om længere løbetid end 3 år, vil disse blive fremlagt for Økonomiudvalget.

    Økonomi og afledt drift

    De ansøgte garantioverførsler er vist efterfølgende (i 1.000 kr.):

    Udvalg

    Ovf. fra 2016 til 2017

    Regnskab 2017 1)

    Korrigeret budget 2017 1)

    Mer- /mindre- forbrug i 2017 2)

    Ansøgt overført til 2018 2)

    ØU

    5.765

    266.838

    276.814

    9.976

    5.815

    AU

    -72

    9.381

    9.204

    -176

    -176

    BUU

    1.186

    813.237

    811.023

    -2.214

    -3.229

    KFU

    1.102

    51.013

    52.138

    1.125

    1.068

    SSU

    6.898

    275.816

    290.018

    14.202

    13.562

    TMU

    1.817

    -406

    5.198

    5.604

    2.043

    VUU

    0

    0

    0

    0

    0

    I ALT

    16.696

    1.415.879

    1.444.395

    28.516

    19.083

    1) Regnskabs- og budgettal for de institutioner og områder, der indgår i oversigten over garantioverførsler

    2) + = mindreforbrug og - = merforbrug

    Af vedlagte bilag med tilknyttede noter fremgår de specifikke udvalgsopdelte overførsler på de enkelte institutioner/områder. Endvidere er vedhæftet 5 afviklingsplaner. Alle er på Børne- og uddannelsesudvalgets område og alle er med 3 års afviklingsperiode og godkendt af Børne- og Uddannelsesudvalget. Herudover er der, jf. noterne, 9 institutioner/områder med merforbrug 3 år i træk.

    Regnskabsresultatet for de aftalestyrede enheder udviser et samlet mindreforbrug på 28,516 mio. kr. i 2017 (i 2016 udgjorde mindreforbruget 29,436 mio. kr.). Heraf søges 19,083 mio. kr. overført til budget 2018 i henhold til reglerne for garantioverførsel (i 2016 blev der overført 16,696 mio. kr. til 2017). Der er således tale om et reelt mindreforbrug på 9,433 mio. kr., der forbliver i kassen (mod 12,740 mio. kr. i 2016).

    Mindreforbruget på 9,433 mio. kr., der forbliver i kassen, kan forklares med mindreforbrug udover 2 %/4 %. Herunder kan bl.a. nævnes, at Entreprenørgården har et samlet mindreforbrug på 5,517 mio. kr., hvoraf ”kun” 1,956 mio. kr. søges overført til 2018, som følge af reglerne om overførsel af maksimalt 4 % af mindreforbruget.

    I henhold til Retningslinjerne for dialogbaseret aftalestyring skal der ved merforbrug 3 år i træk og ved merforbrug over 4 %, betales et rentetillæg (diskontoen ultimo + 3 % = p.t. 3 %) af hele overførselsbeløbet i det aktuelle år. Jf. vedhæftede bilag 1 udgør det samlede rentetillæg 0,399 mio. kr. i forbindelse med overførslerne fra 2017 til 2018.

    Resultatet på skoleområdet giver anledning til, at økonomiafdelingen kigger nærmere på årsagerne til afvigelserne.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    at der vedrørende garantioverførsler meddeles en tillægsbevilling til budget 2018 på 19,083 mio. kr., jf. foranstående oversigt og vedhæftede bilag, der finansieres via de likvide midler i 2018, og

    at der vedrørende rentetillæg meddeles en negativ tillægsbevilling til budget 2018 på 0,399 mio. kr., jf. foranstående og vedhæftede bilag, der tilføres de likvide midler i 2018.

    Beslutning Økonomiudvalget den 06-02-2018

    Anbefales godkendt.

    Jan Riber Jakobsen deltog ikke i sagens behandling.

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/1419, Sagsinitialer: LNY

    Sagsfremstilling

    De økonomiske procedurer består af 3 delopgaver:

    • Proceduren for udarbejdelse af budget 2019-2022
    • Procedure for opfølgning på det vedtagne budget 2018
    • Procedure for aflæggelse af regnskab 2018.

    Budgetproces budget 2019-2022

    Budgetprocessen for budget 2019-2022 tager afsæt i den økonomiske politik, som byrådet vedtog i 2016 gældende for 2017-2021.

    Måltallene i den økonomiske politik er

    • Et overskud på ordinær drift på 100 mio. kr. i 2018 og 120 mio. kr. i 2019-2021.
    • Et kasseforbrug på 20 mio. kr. i 2018, mens der skal være balance i 2019-2021.
    • 120 mio. kr. årligt i anlægsinvesteringer inkl. Jordforsyning.

    Status på den økonomiske politik behandles på et møde i 1. kvartal.

    I forbindelse med budget 2018 indgik 30 ud af 31 i byrådet et budgetforlig.
    I budgetoverslagsårene 2019-2022 er der på indtægtssiden indarbejdet en risikobaseret indtægtspulje på hhv. 78 mio. kr. i 2019, 45 mio. kr. i 2020 og 72 mio. kr. i 2021, som modsvarer det forhold, at kommunen igennem flere år har fået en væsentlig indtægt fra særtilskud og det ekstraordinære finansieringstilskud.

    Der er en tilbagevendende usikkerhed knyttet an til, om kommunerne igen vil få et ekstraordinært finansieringstilskud, set i lyset af den stigende likviditet i kommunerne. Modsat arbejder Regeringen pt. på en ændring af udligningssystemet mellem kommunerne med virkning fra 2019. Resultatet heraf forventes først i løbet af foråret 2018.

    Med de i notatet anførte forudsætninger, vurderes det, at der er balance i 2019, mens der i 2020 er en ubalance i størrelsesordenen 22 mio. kr. svarende til 0,8 pct. af servicedriftsrammen.

    Med afsæt i de oplistede forudsætninger ligger afvigelsen indenfor, hvad der kan håndteres og finansieres af det foreslåede prioriteringskatalog på 1 pct.

    Det anbefales, at der også i budgetprocessen i 2018 udarbejdes et omprioriteringskatalog for 2019-2022, med det formål, at

    • skabe råderum til finansiering af nye udvidelsesforslag,
    • skabe råderum til håndtering af eventuelle lokale udfordringer, der ikke er løst på anden vis, og
    • imødegå den usikkerhed, der er forbundet med resultatet af sommerens økonomiaftale.

    Omprioriteringskataloget består af 1% udvidelsesforslag og 1% reduktionsforslag.
    Reduktionsforslag udarbejdes og prioriteres af stående udvalg, mens det anbefales, at økonomiudvalget tager stilling til, hvilken model udarbejdelsen af udvidelsesforslag skal tage afsæt i:

    1. De stående udvalg udarbejder forslag til driftsudvidelser, svarende til 1% af deres servicedriftsramme. Udvalgene prioriterer forslagene, der indgår i den samlede prioritering til budgetseminaret (samme procedure som i 2017).
    2. Økonomiudvalget udarbejder forslag til driftsudvidelser svarende til 1% af den samlede servicedriftsramme. Økonomudvalget prioriterer forslagene til budgetseminaret.
    3. Byrådet drøfter på temamødet i juni emner til udvidelsesforslag. Emnerne beskrives i august og prioriteres til budgetseminaret.

    Det anbefales, at der for budgetproceduren for 2019 tages stilling til en 2 årig budgetbalance for årene 2019-2020.

    Der foreslås med afsæt i den økonomiske politik følgende budgetproces for driftsrammen:

    1. Rammeudmelding til de stående udvalg i april med udgangspunkt i basisbudgettet.
    2. Demografikorrektioner indarbejdes asymmetrisk, således at fald i demografien indarbejdes i udvalgets budgetramme ved rammeudmeldingen, mens stigninger placeres i en pulje under økonomiudvalget og udmøntes først når indholdet i finansloven er kendt.
    3. P/L fremskrivningen indarbejdes fuldt ud på alle områder.
    4. Effektiviseringspuljen på 5 mio. kr. udmøntes forud for rammeudmeldingen.
    5. Lokale udfordringer håndteres indenfor de enkelte stående udvalgs budgetrammer.
    6. De stående udvalg udarbejder frem til juni forslag til reduktionskatalog på 1%.
      Forslagene prioriteres i de stående udvalg og indarbejdes ikke i udvalgenes budgetbidrag, men listes særskilt til senere prioritering.
      Reduktionsforslag kan både være effektiviseringsforslag og servicereduktioner.
    7. Der udarbejdes forslag til udvidelseskatalog på 1% efter den af økonomiudvalgets valgte procedure jf. ovenstående forslag.
    8. De stående udvalg kan fremsende forslag til driftsinvesteringsønsker. Driftsinvesteringsønsker skal som minimum være tilbagebetalt indenfor en 4 årig periode.
      Forslagene indarbejdes ikke i udvalgenes budgetbidrag, men listes særskilt til senere prioritering.

    Der udarbejdes analyser på den kommunale medfinansiering på sundhedsområdet samt demografimodellen på ældreområdet.

    Det afgående byråd prioriterede i forbindelse med budgetlægningen for 2018 også anlægsrammer for 2019 og 2020. Der resterer en pulje på 0,012 mio. kr. i 2019 og 4,5 mio. kr. i 2020 samt en udisponeret pulje i 2021 på 47 mio. kr.

    I forhold til anlægsprocessen foreslås på den baggrund følgende proces:

    1. At der ikke igangsættes en politisk proces i foråret i de stående udvalg med beskrivelse af nye anlægsprojekter, men at forvaltningerne frem til august udarbejder forslag til akutte anlæg, hvor der foreligger et påbud, eller hvor der eksisterer en anlægsudfordring i et af de eksisterende projekter på investeringsoversigten.
    2. De stående udvalg kvalificerer udgiftsfordelingen mellem årene 2019-2022 på de enkelte anlægsprojekter, der er prioriteret i den nuværende investeringsplan frem til primo juni. Ændringerne listes særskilt i det budgetbidrag, som udvalget fremsender til økonomiudvalget og økonomiudvalget tager stilling til, om den ændrede udgiftsfordeling skal indarbejdes i rammerne.

    Bruttokataloget af omprioriteringsforslag, driftsinvesteringsønsker samt nye akutte anlægsforslag indgår i budgetseminaret med henblik på tværgående prioritering.

    Temamøder og budgetseminar foreslås afviklet som i 2017, og der foreslås ikke ændringer i forhold til høringer og dialogmøder med brugerorganisationer samt håndteringen af ændringsforslag.

    Økonomiorienteringen til borgerne i august vil foregå digitalt.

    Økonomiopfølgning

    Der udarbejdes to bevillingskontroller 31/3 og 30/9 i 2018. Den månedlige økonomiopfølgning vil fremgå af SAP BI på ipaden.
    Der udarbejdes fra 2018 ikke længere halvårsregnskaber.

    Det anbefales, at kompetencen til at behandle omplaceringer mellem bevillingsområder, der netto ikke har kassefinansiering, dvs. netto 0 bevillinger placeres i økonomiudvalget, hvor sagen stopper.

    Regnskabsafslutning 2018

    Der foreslås ikke ændringer til processen i forhold til tidligere med supplementsperiode frem til 15/1 og behandling af årsberetning i marts måned. Dog behandles garantioverførsel på byrådsmødet i januar, således at de decentrale budgetansvarlige hurtigst muligt har indarbejdet overførelserne i det kommende års budget.

    Høring/udtalelse

    HMU har på mødet den 30. januar drøftet forslaget til økonomiske procedurer. Udvalgets høringssvar er vedlagt i bilag.

    Indstilling

    Direktionen indstiller,

    at økonomiudvalget tager stilling til, hvilke procedurer der skal gælde for udarbejdelse af udvidelsesforslag,

    at kompetencen til at godkende omplaceringer mellem bevillingsområder, der ikke har kassepåvirkning (netto 0) tillægges økonomiudvalget, og

    at forslag til de økonomiske procedurer godkendes.

    Beslutning Økonomiudvalget den 06-02-2018

    1. at model 3 godkendt.

    2. at godkendt idet beslutning om kompetence rejses i sag til Byrådet.

    3. at godkendt.  

  • Udskriv
    Sagsid.: 17/39626, Sagsinitialer: KSLAR

    Sagsfremstilling

    Det er Økonomiudvalget i Aabenraa Kommune der har kompetencen til fastsætte retningslinjer for at ansætte og afskedige kommunens medarbejdere.

    Økonomiudvalget har tidligere vedtaget en kompetenceplan for ansættelse, afskedigelse og lønfastsættelse. Den hidtidige kompetenceplan er vedlagt som bilag 1.

    Vedlagt er forslag til ny kompetenceplan for ansættelse, afskedigelse og lønfastsættelse.

    Forslaget til ny kompetenceplan fastlægger som overordnet princip, at nærmeste leder med budget- og personaleansvar har kompetencen til beslutte ansættelse, afskedigelse og lønfastsættelse. Dermed følger forslaget til ny kompetenceplan principperne i retningslinjer for dialogbaseret aftalestyring.

    Det overordnede princip er dog fraveget for direktøransættelser og for ansættelser på tjenestemandsvilkår.

    Forslag til ny kompetenceplan for ansættelse, afskedigelse og lønfastsættelse er vedlagt som bilag 2.

    Kompetence til at beslutte ansættelse, afskedigelse og lønfastsættelse (kompetenceplanen) skal ses i sammenhæng med Aabenraa Kommunes lønpolitik. Lønpolitikken fastlægger de lønpolitiske rammer for kommunens ledere, når de skal udøve arbejdsgiveransvaret, som det delegeres i nærværende kompetenceplan.

    Lovgrundlag

    Styrelsesvedtægtens § 11, stk. 3 og stk. 4 definerer Økonomiudvalgets opgave med at varetage den umiddelbare forvaltning af løn- og personaleforhold samt fastsætte regler for borgmesterens og administrationens behandling af personalesager.

    Indstilling

    Staben indstiller,

    at forslag til ny kompetenceplan godkendes.

    Beslutning Økonomiudvalget den 06-02-2018

    Godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 17/14336, Sagsinitialer: KSLAR

    Sagsfremstilling

    Løndannelsen på det kommunale arbejdsmarked består af to dele. Dels centralt fastsatte lønniveauer, som forhandles ved de centrale overenskomstforhandlinger, og dels lokal løndannelse som fastsættes ved lokal forhandling.

    Aabenraa Kommunes lønpolitik skal beskrive, hvordan den lokale løndannelse i Aabenraa Kommune skal understøtte kommunens værdier, målsætninger og aktiviteter.

    Lønpolitikken fastlægger de lønpolitiske rammer for kommunens ledere, når de udøver arbejdsgiveransvaret, som det er delegeret i ”Kompetence til at beslutte ansættelse, afskedigelse og lønfastsættelse” (kompetenceplanen).

    Aabenraa Kommunes nuværende lønpolitik er vedtaget i 2007. Den nuværende lønpolitik er vedlagt som bilag 1.

    Vedlagt er forslag til justeret lønpolitik for Aabenraa Kommune. 

    Forslaget til justeret lønpolitik indeholder fortsat et fokus på afbalancerede lønudgifter. Og i forslaget lægges der op til, at løn fortsat blot skal være ét af de personalepolitiske elementer, som bringes i anvendelse i Aabenraa Kommune.

    I forslaget til justeret lønpolitik er der derudover lagt op til følgende præciseringer:

    - At løndannelsen skal være åben og gennemsigtig.

    - At der skal være sammenhæng mellem lønnen og medarbejderens indsats og præstationer.

    - At løndannelsen skal honorere den, som i særlig grad medvirker til at realisere kommunens og virksomhedernes mål.

    Forslag til justeret lønpolitik er vedlagt som bilag 2.

    På baggrund af ”Kompetence til at beslutte ansættelse, afskedigelse og lønfastsættelse” samt Lønpolitikken fastlægger direktionen rammer for de lokale forhandlinger, som kommunens ledere skal forhandle inden for. Og på samme baggrund forhandler Personaleafdelingen procedureaftale med de forhandlingsberettigede faglige organisationer.  

    Lovgrundlag

    Styrelsesvedtægtens § 11, stk. 3 og stk. 4. definerer Økonomiudvalgets opgave med at varetage den umiddelbare forvaltning af løn- og personaleforhold samt fastsætte regler for borgmesterens og administrationens behandling af personalesager.

    Høring/udtalelse

    Forslaget til justeret lønpolitik har været forelagt Aabenraa Kommunes Hoved-MED-udvalg for en udtalelse.

    Efter drøftelsen i Hoved-MED-udvalg er formuleringen i lønpolitisk princip nr. 2 og 4 justeret, således at det tydeligere fremgår, at

    - Lokale forhåndsaftaler benyttes, hvor der er særlige begrundelser derfor.

    - Lønsamtalen er en samtale om lønforventning og må ikke udvikle sig til en lønforhandlingen, da medarbejderen ikke selv har kompetencen til at forhandle lønnen.

    Herefter tog Hoved-MED-udvalget oplægget til justeret lønpolitik til efterretning.

    Indstilling

    Staben indstiller,

    at forslag til justeret lønpolitik godkendes.

    Beslutning Økonomiudvalget den 06-02-2018

    Godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 17/34641, Sagsinitialer: twi

    Sagsfremstilling

    Kommunalbestyrelsen skal stille de nødvendige lokaler, sekretariatsbistand mv. til rådighed for Beboerklagenævnet og Huslejenævnet og deres virke. Kommunalbestyrelsen afholder desuden de udgifter, der er forbundet hermed.

    Kommunalbestyrelsen kan desuden vederlægge formand og nævnets medlemmer honorar for deres virke. Formændene for nævnene har siden 1. januar 2007 været vederlagt med et årligt honorar på 52.660 kr. (2018-niveau pr. 01.01.18). Nævnets medlemmer, den socialt sagkyndige, deres suppleanter og mediatorer, har modtaget diæter i henhold til Styrelsesloven.

    Økonomi og afledt drift

    Der er afsat budget til honorar, diæter og befordring for medlemmerne af både Beboerklagenævnet og Huslejenævnet, og der er budgetmæssig dækning for beløbet.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at formanden for hver nævn vederlægges med et årligt beløb på 52.660 kr. (2018-niveau pr. 01.01.18), og

    at der til nævnenes øvrige medlemmer, den socialt sagkyndige, deres suppleanter og mediatorer ydes diæter i henhold til Styrelsesloven.

    Beslutning Økonomiudvalget den 06-02-2018

    Anbefales godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 17/31957, Sagsinitialer: swi

    Sagsfremstilling

    På baggrund af økonomiudvalgets drøftelse den 23. januar 2018 af anbefalingerne fra det nu afsluttede §17, stk. 4 udvalg vedrørende byggeprojekter foreslår forvaltningen, at der sikres mulighed for at nedsætte ad-hoc arbejdsgrupper under Økonomiudvalget.

    En ad hoc-arbejdsgruppe skal have til opgave at rådgive Økonomiudvalget i de indledende faser af et kommunalt anlægsprojekt, der handler om byggeri. Arbejdsgruppen skal således beskæftige sig med følgende to hovedområder:

    1) Rådgive Økonomiudvalget om valg af udbudsform – blandt andet baseret på løbende systematiske evalueringer af tidligere byggeprojekter.

    2) Rådgive Økonomiudvalget om vægtning af kriterier såvel ved prækvalifikation som ved tildeling af opgaven.

    Da disse områder i dag ifølge Aabenraa Kommunes styrelsesvedtægt er henlagt til de stående udvalg, forudsætter nedsættelsen af ad hoc-arbejdsgrupper en ændring af styrelsesvedtægten, således at kompetencen henlægges til Økonomiudvalget. En særskilt sag herom vil blive forelagt Byrådet.

    Forvaltningen foreslår endvidere, at ad hoc-arbejdsgrupperne etableres dels med 5 permanente medlemmer, der udpeges af og fra Økonomiudvalget, dels med medlemmer, som borgmesteren får kompetence til at udpege afhængigt af det konkrete byggeprojekt. Disse medlemmer kan både være byrådsmedlemmer og ikke-byrådsmedlemmer, der til gengæld har særlige faglige kompetencer inden for byggeri og udbud.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at Økonomiudvalget udpeger 5 permanente medlemmer til ad hoc-arbejdsgrupper vedrørende byggeprojekter, og

    at borgmesteren bemyndiges til at udpege yderligere medlemmer til en ad hoc-arbejdsgruppe vedrørende et byggeprojekt.

    Beslutning Økonomiudvalget den 06-02-2018

    - Thomas Andresen, Kirsten Nørgård Christensen, Poul Kylling Petersen, Erwin Andresen og Arne Leyh Petersen udpeget.

    - 2. at godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 17/38895, Sagsinitialer: kae

    Sagsfremstilling

    I forbindelse med fornyelse af alkoholbevilling og godkendelse af bestyrer, søger Skovrestaurant Skyttegaarden, Hjelmalle 44, 6200 Aabenraa, tilladelse til at holde åbent til kl. 03.00 af hensyn til muligheden for at afvikle sluttede selskaber i restaurationslokaler.

    Syd- og Sønderjyllands Politi kan give samtykke til det ansøgte for 8 år under forudsætning af, at der stilles følgende vilkår:

    • At der skal være en ansvarlig ansat til stede ved bevillingshaverens eller bestyrerens midlertidige og kortere fravær. Den ansatte skal opfylde de alderskrav, der i restaurationsloven stilles til bevillingshaver og bestyrer.
    • At restaurationsvirksomheden ikke må ændre forretningskoncept, driftsform eller udvides uden bevillingsmyndighedens godkendelse.
    • At det sikres, at der ikke sker servering af alkohol for unge under 18 år.
    • At restaurationsvirksomheden ikke serverer alkohol i tiden mellem kl. 05.00-09.00.

    Samtidig medtages forvaltningen vilkår om plan- og støjkrav og håndtering af affald.

    Høring/udtalelse

    Forvaltningen gør opmærksom på, at forretningsstedet er beliggende i områdetypen rekreativt bestående af kolonihaver, restaurant og skydebane.  Det må forventes, at der ved øgning af åbningstiden vil være en mindre øgning af støj fra gæster i og omkring forretningsstedet og fra trafik omkring forretningsstedet samt øget affaldsfrembringelse.

    Indstilling

    Staben indstiller,

    at der samtidig med fornyelse af alkoholbevilling og godkendelse af bestyrer, meddeles tilladelse til udvidet åbningstid til kl. 3.00 af hensyn til muligheden for at afvikle sluttede selskaber i restaurationslokaler, og
    at tilladelsen betinges af ovennævnte vilkår.

    Beslutning Økonomiudvalget den 06-02-2018

    Godkendt.