Beslutningsprotokol

onsdag den 22. august 2018 kl. 14:00

Mødested: Lokale 412, Skelbækvej
Udvalg: Økonomiudvalget
Medlemmer: Thomas Andresen, Kirsten Nørgård Christensen, Philip Tietje, Lars Kristensen, Erwin Andresen, Ejler Schütt, Arne Leyh Petersen, Karsten Meyer Olesen, Povl Kylling Petersen, Kim Brandt, Jan Riber Jakobsen
Bemærkninger: Der var afbud fra Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.
Lars Kristensen deltog ikke i punkterne 187-193
Udskriv hele dagsordnen
  • Udskriv
    Sagsid.: 18/1112, Sagsinitialer: kae

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/26150, Sagsinitialer: jkj

    Sagsfremstilling

    I denne sag drøftes beretning fremlagt af Business Aabenraa. Beretningen fra Business Aabenraa er en årlig opfølgning på indsatser iværksat med det formål at sikre en professionel og kompetent lokal erhvervsservice rettet direkte mod de lokale virksomheder.

    Om Business Aabenraa og samarbejdet med Aabenraa Kommune
    Business Aabenraa er en selvejende institution, hvis formål er at varetage den samlede erhvervsfremmeindsats og fokusere på de oplagte erhvervsmæssige styrkepositioner, og værdiskabende tiltag, der styrker Aabenraa kommunes konkurrenceevne i forhold til jobskabelse og bosætning. Den samlede erhvervsfremmeindsats omfatter områderne erhvervsudvikling, -service, iværksætteri, turisme, detailhandel samt events. 

    Business Aabenraa er finansieret af en række aktør, hvor der for hver aktører er der udarbejdet en samarbejdsaftale med beskrivelse af indsatser, der ønskes løst af Business Aabenraa. Der er indgået samarbejdsaftaler med Aabenraa Kommune, Aabenraa Erhvervsforening, Shop i city og Turistforeningen, hvor de to førstnævnte er de største bidragsydere. Aabenraa Kommune er repræsenteret i bestyrelsen for Business Aabenraa med 3 medlemmer samt en bisidder fra forvaltningen.


    Beretning
    Beretningen indeholder dels en opfølgning på mål og dels en opfølgning på indsatser.

    Målene i aftalen er følgende: Erhvervsudvikling, erhvervsservice, iværksætteri, turisme og detailhandel.

    Erhvervsudvikling: Målet er, at der skabes fremgang og vækst i form af arbejdspladser, og at der sælges erhvervsjord. Data fra Kontur 2017 viser at Aabenraa Kommune har en positiv udvikling i antal af beskæftigede lønmodtagere i perioden 2015-2016. Hvad angår salg af erhvervsjord er antallet af handler faldet fra 2015-2018. Til gængæld er mængden af m2 solgt jord øget – på nær året 2017.

    Erhvervsservice: Målet for indsatsen er, at den regionale og lokale erhvervsservice konkret kommer ud til vækstlaget blandt de små og mellemstore virksomheder i kommunen. I forhold til registrerede virksomhedsforløb med Væksthus Syddanmark er tendensen for 2018 positiv. Der har i det første halvår af 2018 været gennemført flere virksomhedsforløb end i hvert af årene 2015, 2016 og 201717. I forhold til Væksthus Syddanmarks Vækstregnskab for 2017 ligger Aabenraa Kommune desuden over gennemsnittet for parametrene: Beskæftigelsesvækst, omsætningsvækst, eksportvækst og samfundsøkonomisk værditilvækst, når gennemsnittet for regionens kommuner sammenlignes med Aabenraa Kommune.

    Iværksætteri: Målet er, at der skabes nye virksomheder, og at overlevelsesraten kan matche de øvrige sønderjyske kommuners. Data fra udvikling i iværksætteri (Kontur 2016) viser, at Aabenraa kommune i forhold til målsætningen har en positiv udvikling i forhold til mængden af nyetablerede virksomheder og deres jobskabelse. I forhold til overlevelsesandelen ligger Aabenraa Kommune under Tønder og Sønderborg kommuner, men er på niveau med Haderslev.  

    Turisme: Data fra Kontur 2016 viser, at der har været en positiv udvikling i antallet af arbejdspladser inden for turisme erhvervet, både på landsplan og i Aabenraa Kommune. Procentvis er tilvæksten dog større i Aabenraa Kommune end på landplan. I Aabenraa Kommune er der sket en tilvækst inden for turismeerhvervet på 19 % (fra 610 arbejdspladser til 730). På landsplan er tilvæksten på ca. 10 %. Data for udviklingen i overnatninger (Via Destination Sønderjylland) viser en positiv stigende udvikling i forhold til antallet af overnatninger.

    Detailhandel: Data fra Kontur 2016 viser, at der på landsplan er sket en positiv udvikling i antallet at beskæftigede inden for detailhandlen på omkring 2,7 % (fra 183.349 til 188.400 personer). For Aabenraa Kommune har der desværre ikke været en tilsvarende udvikling. Her er det sket et fald i antallet at ansatte inden for detailhandlen på 2,1 %, fra 1.809 ansatte i 2012 til 1.771 ansatte i 2014.

    Herudover indeholder beretningen en opfølgning på de tre indsatser:

    · Erhvervsudvikling og erhvervsservice. Beretningen beskriver indholdet i den service som Business Aabenraa yder til både nye og eksisterende virksomheder, herunder at rekruttering og fastholdelse af medarbejdere er et særligt fokusområde. Desuden beskrives indsatser i forhold til GateDenmark og indsatser i forhold til byggeri med afsæt i datacenter ved Kassø.

    · Iværksætteri og kontorfællesskaber i Udviklingsparken og Det kreative hus. Beskrivelse af de muligheder nye virksomheder kan opnå ved at anvende tilbuddene i enten Udviklingsparken eller det kreative hus.

    · Turisme, detailhandel og events. Beretningen redegør for initiativer i forhold til Byledelsen, Det digitale velkomstcenter og de initiativer, der er ydet støtte til via Sund vækst puljen.

    Bestyrelsesformand Karsten Rewitz og direktør Helle Malene Kjølsen Olsen fra Business Aabenraa deltager i dette punkt.

    Indstilling

    Kultur, Miljø og Erhverv indstiller

    at beretningen fra Business Aabenraa drøftes med henblik på eventuelt at tilpasse opgaveporteføljen for den kommende kontraktperiode.

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Drøftet.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/7495, Sagsinitialer: akpa

    Sagsfremstilling

    Økonomiudvalget orienteres i denne sag om status på det videre arbejde med etableringen af et sundhedshus i Aabenraa by.

    Aabenraa Kommune ansøgte i forbindelse med Ældre- og sundhedsministeriets pulje til etablering af læge- og sundhedshuse (200 mio. kr. i 2018) om etableringen af et sundhedshus i Aabenraa By. Ansøgningen dækker over et ambitiøst projekt til ca. 56 mio. kr. med fokus på med et sundhedshus at bidrage til udviklingen af det nære og sammenhængende sundhedsvæsen samt lægedækning.

    Den 7. maj 2018 modtog Aabenraa Kommune tilsagn om 6,680 mio. kr. til finansieringen af anlægsudgifterne i projektets første år under forudsætning af at de resterende ca. 50 mio. kr. finansieres af kommunen. Af tilsagnsskrivelsen fremgår, at:

    • Midlerne anvendes inden 31. december2020

    • Midlerne gives i henhold til fremsendte projektansøgning

    • Der er forbehold for fremsendelse af politisk godkendelse

    • Ministeriet skal godkende revideret projekt, konkret tidsplan og budget

    • Tilsagnet er betinget af skriftlig interessetilkendelse fra de læger, der skal indgå i huset

    Der foreligger en administrativ aftale med ministeriet om, at kommunen vender tilbage senest november 2018 vedrørende mulighederne for at etablere et sundhedshus i Aabenraa by.

    Indstilling

    Social & Sundhed indstiller,

    at status tages til orientering, og

    at den videre proces drøftes.

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt,  idet Borgmesteren bemyndiges til at arbejde videre med planer vedr. sundhedshus.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/25118, Sagsinitialer: jejk

    Sagsfremstilling

    I denne sag tages beslutning om overdragelse af bygningerne Nygade 23B-C (10. klasse) og Nygade 23D (gymnastiksalsbygningen) fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget, se bilag nr. 1.

    Sagen er afledt af, at Ung Aabenraa den 1. august 2018 flyttede til Dronning Margrethes Vej 13, jævnfør beslutning i Økonomiudvalget den 22. maj 2018. Dermed står bygningerne tomme.

    Bygningerne overdrages med udgangspunkt i retningslinjer for overdragelse af kommunale ejendomme mellem udvalg, vedtaget af Økonomiudvalget den 3. maj 2016. Dog fraviges incitament modellen således, at 100% i stedet for 75% af driftsbudgettet overdrages til Økonomiudvalget. Herved muliggøres  medfinansiering til de driftsudgifter, som følger ved ibrugtagning af Dronning Margrethes Vej 13, der overdrages fra Økonomiudvalget til Børn- og uddannelsesudvalget i separat enkeltsag.

    Økonomi og afledt drift

    Kultur- og Fritidsudvalgets budgettal for ejendommen på 1.985 mio. kr. i 2018 og  2,018 mio. kr. i 2019 lægges til grund, da det tilnærmelsesvis svarer til det faktiske forbrug i  2017 på 2,036 mio. kr.

    Tabel1.1: Opgørelse FM-regnskab, fordelingsgrundlag:

    Nygadebygningerne (1.000 kr)

    Budget 2018

    Budget 2019

    K&F nuværende driftsbudget

    1.985

    2.018

    Fradrag personaleudgifter

    -729

    -742

    Fradrag vedligehold udendørsarealer
    (bliver i Kultur og Fritid)

    -30

    -30

    Fradrag forsikring Kulturhus

    -11

    -11

    Driftsbudget til fordeling

    1.215

    1235

    I henhold til retningslinjerne for FM (Facility Mangament)  medtages ikke personaleudgifter i forbindelse med overdragelse. Endvidere er det kun den fysiske bygning der overdrages, hvorfor vedligehold af udendørsarealerne forbliver i Kultur og Fritid. Kulturhuset Nygade 23A har sit eget driftsbudget. Bygningen indgår derfor ikke i FM-opgørelsen. Kultur- og Fritidsudvalget betaler dog brandforsikring for kulturhuset, se bilag nr. 2.

    33% af bygningsmassen forbliver i Kultur- og Fritidsudval­get, og 67% overdrages til Økonomiudvalget, hvilket er fordelingsnøglen for de budgetmæssige konsekvenser. For indeværende år overdrages bygning­en pr. 1. august, svarende til 5 måneder.

    Tabel 1.2 Overdragelse budget til Økonomiudvalget.

    Kultur- og fritids

    udvalget

    Økonomiudvalget

    I ALT

    (1.000 kr)

    Nygade
    bygningerne

    Nygade 21

     Nygade 23B-C og 23D

    Budget 2019

    33 % vedr. Nygade 21

    408

        408

    67 % overgår til ØU

    827

        827

    budget 2019

    408

    827

     1.235

    Budget 2018

    Budget jan-aug 7/12 dele

                709

        709

    Nyt budget 2018, 5/12-dele budget aug.-dec., fordeles efter nøgle

              166

                         340

        506

    Budget 2018

                   709

                166

                              340

     1.215

    Indstilling

    Kultur, Miljø og Erhverv indstiller,

    at bygningerneNygade 23B-C og Nygade 23D overdrages fra Kultur og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget,

    at der gives en negativ tillægsbevilling i 2018 til Kultur- og Fritidsudvalget på 0,340 mio. kr. samt en negativ rammekorrektion på 0,827 mio. kr. i 2019 og fremefter, som tilgår Økonomiudvalget, og

    at Kultur, Miljø og Erhverv varetager driften af Nygade 23B-C og Nygade 23D for Økonomiudvalget, indtil ny anvendelse er fundet.

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 17/23490, Sagsinitialer: jejk

    Sagsfremstilling

    Dette dagordenspunkt drejer sig om overdragelse af ejerskabsforpligtigelse af ejendommen Dronning Margrethes Vej 13, 6200 Aabenraa, det gamle pædagogseminarie samt bevilling af et driftsbudget.

    Ejendommen har siden overtagelsen fra UC SYD den 1. september 2017 været placeret i Økonomiudvalget.

    Ung Aabenraa flytter sammen med Ungeindsatsen ind i ejendommen jævnfør beslutning i Økonomiudvalget den 22. maj 2018. Der er begrænsede arealmæssige muligheder for yderligere udnyttelse af bygningen. Der kan være enkelte muligheder på rum-niveau, men med spredning i bygningen.    

    Efter indflytning af Ung Aabenraa skal en del af bygningen ombygges og indrettes til Ungeindsatsen. Kultur, Miljø og Erhverv håndterer sagen om driftsøkonomien for den nyerhvervede ejendom i samarbejde med Børn og Skole, der primært udfylder funktionaliteten af bygningen, og er primær bruger.

    Derfor skal det besluttes, hvorvidt ejendommen skal overdrages til Børn og Uddannelsesudvalget, samt hvilken driftsøkonomi der budgetmæssigt skal tilgå den nye bygning.

    Kultur, Miljø og Erhverv foreslår driftsbudgettet sammensat af bidrag fra

    • driftsbesparelse fra de fraflyttede bygninger i Nygade 23B-C og 23D,
    • driftsandel fra Kallemosens bygningsdrift, hvor Ungeindsatsen fraflytter med udgangen af året,
    • den afledte driftspulje under Økonomiudvalget.

    Økonomi og afledt drift

    Der er på investeringsoversigten 2017-2021 på projektbeskrivelsen beregnet 2,2 mio. kr. hvert år fra 2018 til afledt drift. Beløbet er baseret på UC SYDs forbrugstal og deres anvendelse af ejendommen.

    Beløbet dækker udgifter til el, vand og varme, renovation, forsikring, rottebekæmpelse og jordflytning, vedligehold indvendigt og udvendigt, rengøring og vinduespolering, vedligehold grønne arealer og snerydning samt abonnementer til alarm og varmestyringsanlæg (CTS).

    Kommunale Ejendomme har sammen med Ung Aabenraa opstillet et nyt driftsbudget baseret på Ung Aabenraas og Ungeindsatsens anvendelse af ejendommen, se bilag 1.

    Det nye driftsbudget indeholder, ud over ovenstående driftselementer også lønudgifter til en servicemedarbejder svarende til 1/2 årsværk. Endelig budgetteres med udgifter til trinvis indfasning af automatisk brandalarmanlæg(ABA) over 10 år og en brandcelleopdeling af bygningen, som er et krav for opnåelse af byggetilladelse. Det betyder, at de samlede udgifter for drift af Dronning Margrethes Vej beregnes til i alt 2,450  mio. kr./år.

    Af de 2,450 mio. kr. tilstilles de 2,048 mio. kr. Ung Aabenraa og Ungeindsatsen som en årlig driftsbevilling for Dronning Margrethe Vej 13, og de 0,402 mio. kr. til udvendig vedligehold tilstilles ”bygningsvedligeholdelsespuljen” under Teknik- og Miljøudvalget.

    For året 2018 regnes med 5/12 af beløbet til drift - korrigeret for indvendig og udvendig vedligeholdelse i 2018.

    Som finansieringsforslag til driftsudgifterne til Dronning Margrethesvej 13 foreslås:

    1. Ved 10. klasses fraflytning fra Nygadebygningerne til Dronning Margrethesvej vil Kultur og Fritidsudvalget overdrage andelen af denne bygningsmassens driftsbudget (67% af Nygadebygningerne)  til Økonomiudvalget.

    2. Ved flytning af Ungeindsatsen fra Kallemosen til Dronning Margrethesvej overdrages fra Økonomiudvalget, der har budgettet på Kallemosen, andelen af bygningsmassens driftsbudget (ca.9 %) til Børne- og Uddannelsesudvalget.

    3. Yderligere finansiering kan ske af budget fra afledt driftspuljen under Økonomiudvalget.

    I tabel 1.1 ses de bevillingsmæssige konsekvenser for drift af Dronning Margrethes Vej.

    Tabel 1.1 Bevillingsmæssige konsekvenser.

    Udvalg

    Tilgang Budget

    5 mdr. i 2018

    2019

    og frem 

    BUD

    Tilgang driftbudget Dr. Margrehtesvej

    690

    2.048

    TMU

    bygningsvedligeholdelsespuljen
    Udvendig vedligehold Dr. Margrethesvej

    402

    I ALT, tilgang drift  Dr. Margrehtesvej

    690

    2.450

    Finansiering

    ØU

    Overført fra Nygadebygningerne, FM

    -340

    -827

    ØU

    Overført fra Kallemosen

    0

    -153

    ØU

    Overført  fra bygningens tomgangsbudget 2018

    -140

    ØU

    Overført fra Afledt driftspuljen

    -210

    -1.470

    ØU

    I ALT, finansiering Dr. Margrehtesvej

    690

    2.450

    Indstilling

    Kultur, Miljø og Erhverv indstiller,

    at ejendommen Dronning Margrethes Vej 13 overdrages fra Økonomiudvalget til Børn og Uddannelsesudvalget med Ung Aabenraa som bygningsansvarlig enhed,

    at der gives en tillægsbevilling i 2018 på 0,690 mio. kr. og en rammekorrektion i 2019 og frem på 2,048 mio. kr. til Børne- og uddannelsesudvalget, finansieret af Økonomiudvalget, jf. tabel 1.1, og

    at der gives en rammekorrektion i 2019 og frem på 0,402 mio. kr. til Teknik og Miljøudvalget, finansieret af Økonomiudvalget, jf. tabel 1.1,

    at Økonomiudvalget fortsat kan anvise yderligere brugere til bygningen under den givne driftsramme.

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt, idet udgiftsniveauet revurderes efter 1 års bygningsdrift.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/4750, Sagsinitialer: jtf

    Sagsfremstilling

    Formålet med denne sag er behandling af forslag om flytning af enhederne Hjemmeplejen og Sygeplejen, afdeling Nord, fra eksternt privat lejemål i H P Hanssens Gade 23 til kommunens ejendom Nygade 23 B-D, Aabenraa.

    Hjemmeplejen og Sygeplejen henhører under Social- og Sundhedsudvalgets ansvarsområde.

    Sagen er afledt af Økonomiudvalgets beslutning den 20. februar 2018 og 22. maj 2018 om fremtidig anvendelse af Dronning Margrethes Vej 13, hvorved Nygade 23B-D blev ledig pr. 1. august 2018.

    En flytning af Hjemmeplejen og Sygeplejen, afdeling Nord, vil være en strategisk og økonomisk beslutning, der vil understøtte kommunens arealstrategi om bedre udnyttelse af egne ejendomme.

    Kommunale Ejendomme har undersøgt de areal- og indretningsmæssige forhold på Nygade 23B-D. Her vil være plads til Hjemmeplejen og Sygeplejen med tilhørende administration på adressen. Ud over Hjemme- og Sygeplejen fra H P Hanssens Gade vil der i begrænset omfang være areal tilbage for anvendelse til andre funktioner eller til udvidelse af funktionerne fra H P Hanssens Gade 23.

    Særlige forhold:

    1. Det er nødvendigt med udarbejdelse og godkendelse af en ny lokalplan for området. Den eksisterende lokalplan tillader ikke anvendelse til kontorformål.
    1. Bygningerne i Nygade 23B-D er bevaringsværdige og udgør en del af den gamle bykerne i Aabenraa. Dette kan kræve godkendelse af Byrådet ved ændring af bygningernes arkitektoniske udtryk og materialevalg.
    1. En beslutning om anvendelsesændring fra undervisningsformål til kontor, samt bade- og omklædningsfaciliteter for Hjemmeplejen og Sygeplejen, medfører ombygningsomkostninger. Ombygning skal ske i henhold til bygningsreglement 2018.
    1. Parkeringsforholdene ved Nygade 23B-D muliggør parkering af tjenestebiler, mens anden parkering skal henvises til offentlige p-pladser i området.

    Beslutningen vil medføre reduktion af lejeudgifter, idet funktionerne flyttes fra eksterne lejemål til kommunens egne bygninger. Besparelsen kan over 9 år tilbagebetale ombygningsomkostningerne.

    Processen vil forventelig betyde, at indflytning kan ske ultimo 2019/primo 2020.

    Planmæssige forhold

    Ejendommen er omfattet af lokalplan M98 og ligger indenfor planens delområde D. Anvendelsesbestemmelserne for delområde D er følgende:

    ”Delområde D må anvendes til almene og offentlige formål, som kulturcenter, undervisning og dertil knyttede friarealer”.

    Det fremgår af lokalplanens formålsbestemmelser, at området som omfatter ”Nygade skole” skal sikres som kulturcenter.

    Såfremt der skal indrettes kontorlokaler for hjemme- og sygeplejen, vil der skulle udarbejdes en ny lokalplan, idet anvendelsen til kontorformål ikke er i overensstemmelse med lokalplanens anvendelses- og formålsbestemmelser.

    Økonomi og afledt drift

    Social og Sundhed havde i 2017 en årlig lejeudgift på H P Hanssens Gade 23 på 1,066 mio. kr. De årlige aconto udgifter til afledt drift og forsyning udgør 358.000 kr. Der er tale om døgnbenyttelse.

    Kommunale Ejendomme har til arbejdsformål udarbejdet en indretningsplan, der endnu ikke har været igennem brugerinddragelse. Indretningsplanen er baseret på viden om nuværende faciliteter på H P Hanssens Gade 23. Med baggrund i materialet er der beregnet et overslag på de samlede ombygningsomkostninger. De samlede udgifter til indretning af Nygade 23B-D til ny anvendelse som skitseret, inkl. rådgivning, myndighedsbehandling, administrationsvederlag, ny lokalplan, og uforudsete udgifter anslås til 8,86 mio. kr. ekskl.moms.

    I forbindelse med fraflytning fra lejemålet H P Hanssens Gade 23 er der forpligtigelser om istandsættelse ved fraflytning. Kommunale Ejendomme har vurderet omfanget til højest at skulle udgøre arbejder for 0,615 mio. kr.

    Flytteudgiften ved at udflytte af lejemålet og flytte ind i Nygade 23B-D er opgjort til 0,3 mio. kr.

    Høring/udtalelse

    Sagen berører et større antal medarbejdere i Social og Sundhed, som ved beslutning skal flytte arbejdssted. Derfor medfører sagen høring i MED-organisationen.

    Indstilling

    Kultur Miljø og Erhverv indstiller,

    at forslaget om flytning af enhederne i Hjemme- og Sygeplejen, afdeling Nord, fra H P Hanssens Gade 23 principgodkendes og bringes i høring i MED-organisationen i Social- og Sundhedsforvaltningen i perioden fra beslutning i Økonomiudvalget og 2 uger frem,

    at indretning og ombygning for 8,86 mio. kr. finansieres af kassen i 2018, idet mindreudgiften til husleje på 1 mio. kr. årligt tilgår kassen.

    at de bevillingsmæssige konsekvenser indarbejdes i en senere sag, og

    at der kan udarbejdes ny lokalplan og et projekt for ombygning til ny anvendelse, jf. sagsfremstillingen,

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/28319, Sagsinitialer: swi

    Sagsfremstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv har igennem længere tid oplevet et særdeles stort pres på de administrative ressourcer. Der er på stort set alle forvaltningens områder betydelige krav og ønsker, som forvaltningen ikke  kan honorere med de ressourcer, som er til rådighed.

    Baggrunden for og karakteren af de nævnte krav og ønsker er i sagens natur varieret, men situationen kan kort beskrives således, at forvaltningens ressourcer generelt ikke er gearet til dels de ambitioner, som byrådet siden 2012 har formuleret og forfulgt i Sund Vækst og Vækstplan 2018, dels den nuværende højkonjunktur, som kan aflæses direkte i aktiviteten i forvaltningen.

    Herudover er der den generelle og på mange måder positive tendens til, at kommunens planer og projekter i stigende grad udvikles i samarbejde med borgere og lokalsamfund, som har betydet, at der er kommet en efterspørgsel og forventning om dialog og yderligere samarbejde/samskabelse med kommunen. Det betyder at medarbejderens rolle i samspillet med borgerne veksler fra ”myndighedsperson” til understøttende, faciliterende, udviklende og guidende i målet om at skabe rammerne for det gode liv i byerne og de enkelte lokalsamfund. Denne arbejdsform kræver væsentligt flere personaleressourcer.

    Antallet af anlægsprojekter og behovet for medarbejdertid er samtidig stigende og vil stige yderligere fra 2018 som følge af yderligere midler til diverse projekter. Det er ikke bare den samlede anlægssum, men også antallet af projekter som har betydning for det samlede tidsforbrug. Økonomisk små projekter er ikke relativt mindre tidskrævende end økonomisk tunge projekter.

    I forvaltningens budget er der årligt regnet med en indtægt fra byggesagsgebyrer. Erfaringen og analyser har vist, at indtægten er beregnet 700.000 kr. for højt.

    I bilag 1 er der mere systematisk redegjort for udfordringerne.

    Presset på forvaltningens ledere og medarbejdere er nu så stort, at det er nødvendigt med en væsentlig omprioritering. Der er to muligheder, som kan tages i brug hver for sig eller i en kombination: tilførsel af yderligere ressourcer eller tilpasning af opgavemængden. Med hensyn til tilpasning af opgavemængden er der følgende udfordringer og opmærksomhedspunkter:

    · En væsentlig del de konstaterede områder, hvor ressourcerne er utilstrækkelige, er myndighedsområder, hvor forvaltningen i dag enten sker på et absolut minimumsniveau eller endda har et efterslæb, som det er vanskeligt at forsvare

    · Datacenter-projekterne har lagt, lægger og vil fortsat lægge beslag på mange ressourcer i forvaltningen

    · Der er stort politisk pres fra landbrugets side mht., at kommunen skal håndtere og løse de overfladevand-problemer, som landbruget har pga. de seneste års store regnmængder

    · Byrådet lægger med bl.a. Sund Vækst og Vækstplanen et forholdsvist højt ambitionsniveau

    Nogle af de udfordringer, der er nævnt i Bilag 1, er udtryk for velbegrundede ønsker om et serviceniveau, og andre af udfordringerne kan man politisk forholde sig til i hvor høj grad de skal imødekommes. I begge tilfælde bør der være en opmærksomhed på, at serviceniveauet herefter vil svare til ressourcerne, og at Byrådets, Økonomiudvalgets og de stående udvalgs ambitionsniveau tilpasses dette.

    Byrådet har tidligere givet midlertidige bevillinger til ansættelse af planlægningsmedarbejdere. Disse bevillinger, som rækker til midlertidig ansættelse af 5 medarbejdere, udløber til dels i år og resten i 2020. Der er tale om specialiserede medarbejdere, som der er stor efterspørgsel på, hvorfor medarbejderne nu naturligvis overvejer deres situation. Ligeledes har Byrådet tidligere givet en midlertidig bevilling til ansættelse af en medarbejder til godkendelse af husdyrbrug. Bevillingen udløber i 2019, men behovet vil efter al sandsynlighed bestå.

    Forvaltningen foretager løbende omprioriteringer af personaleressourcerne for at kunne imødekomme udviklingen inden for de forskellige sagsområder og for at kunne opruste eller opgradere, hvor der er ønsker eller lovkrav om det. Ønsket om at skabe vækst og udvikling har i forvaltningen således betydet en prioritering af ressourcerne til særligt planlægning og anlægsprojekter, hvorfor allokeringen af ressourcer til myndighedsbehandling har været forholdsvis nedprioriteret.

    Som det fremgår af Bilag 1 er det samlede behov for tilførsel/omprioritering af ressourcer således:

    (Mio. kr.)

    2019

    2020

    2021

    2022 og frem

    Samlet behov

    8,173

    7,423

    8,723

      6,873

    TMU*

    -0,100

    -0,100

    -0,100

     -0,100

    I alt

    8,073

    7,323

    8,623

      6,773

    *Teknik og Miljøudvalget har den 8. august 2018 i to sager besluttet ved omprioritering at finansiere 0,8 mio. kr. i 2018 og 0,1 mio. kr. i 2019-23.

    Forvaltningen foreslår herudover, at modellen for administrationsbidrag fra anlægsprojekter ændres fra 5% til 50.000 kr. + 5% i erkendelse af, at opstartsomkostningerne til små projekter er lige store som til store projekter. Herved vil der kunne finansieres en medarbejder svarende til ca. 0,500 mio. kr.

    Desuden foreslår forvaltningen, at der fremover også indføres et administrationsbidrag på områdefornyelsesprojekterne. Erfaringen viser, at der bruges ca. 1/3 årsværk på en plan for de mindre byer. Med udgangspunkt i budgetterne for de områdefornyelser, som endnu ikke er programlagt og dermed økonomisk disponeret, foreslår forvaltningen, at der indføres et administrationsbidrag på 15%. Herved vil der set over perioden 2019-23 kunne genereres i alt 5,4 mio. kr. svarende til 1,08 mio. kr. pr. år. Da det samlede behov for midler til planlægning i denne periode imidlertid er 10,1 mio., er der således behov for yderligere 4,7 mio. kr. svarende til 0,94 mio. kr. pr. år. Hermed vil forvaltningen kunne opretholde den nuværende bemanding til planlægning. Opretholdes bemandingen ikke, vil det få betydning for f.eks. antallet af nye lokalplaner.

    Mindreindtægten på 700.000 kr. fra byggesagsgebyrer foreslås finansieret af Økonomiudvalgets lov- og cirkulærepulje.

    Ved en omprioritering af 0,750 mio. kr. fra de samlede midler på konto 6 vil der bl.a. kunne finansieres en medarbejder til erhvervspilot-funktionen.

    Kultur, Miljø & Erhverv vil desuden som bidrag til en samlet løsning ved omprioritering af personaleressourcer fra sekretariat, erhvervsservice,  kultur/folkeoplysning og driftsplanlægning kunne finansiere  medarbejdere svarende til 1,0 mio. kr.

    Herefter kan behovet opgøres således:

    (Mio. kr.)

    2019

    2020

    2021

    2022 og frem

    Samlet behov

    8,173

    7,423

    8,723

      6,873

    TMU*

    -0,100

    -0,100

    -0,100

     -0,100

    I alt

    8,073

    7,323

    8,623

      6,773

    Ændret adm. bidrag - anlæg

    -0,500

    -0,500

    -0,500

    -0,500

    Nyt adm. bidrag - områdefornyelse

    -1,080

    -1,080

    -1,080

    -1,080

    Omprioritering konto 6

    -0,750

    -0,750

    -0,750

    -0,750

    Omprioritering KME

    -1,000

    -1,000

    -1,000

    -1,000

    Byggesagsgebyr

    -0,700

    -0,700

    -0,700

    -0,700

    Rest

    4,043

    3,293

    4,593

    2,743

    Forvaltningen har således i samarbejde med Staben anvist ca. 4 mio. kr./år. Det fremgår af det andet skema i Bilag 1, hvordan forvaltningen forudsætter, at dette beløb prioriteres i forhold til de nævnte udfordringer. Der er naturligvis mulighed for politisk at prioritere anderledes.

    De udfordringer, som herefter udestår 4,043 mio. kr. , er dem, der er beskrevet i note 5,6,8,9, 10, 12 og 14  jf. bilag.

    Af disse udfordringer betragter forvaltningen følgende som de mest presserende, svarende til ca. 2,3 mio. kr. i 2019:

    (Mio. kr.)

    note

    Funktion

    2019

    2020

    2021

    2022 og frem

    5

    Myndighed

    Grundvandsmedarbejder

    0,473

    0,223

    0,223

    0,223

    6

    Myndighed

    konsulent

    1,000

    0

    0

    0

    8

    Myndighed

    Landbrugsmedarbejder

    0

    0,500

    0,500

    0,500

    9

    Myndighed

    Vandløbsmedarbejder

    0,500

    0,500

    0,500

    0,500

    10

    Myndighed

    Konsulent

    0,350

    0,350

    0,350

    0

    Netto-behov

    2,323

    1,573

    1,573

    1,223

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at modellen for administrationsbidrag fra anlægsprojekter ændres som beskrevet,

    at der indføres en model for administrationsbidrag fra områdefornyelsesprojekter som beskrevet,

    at indtægtskravet vedr. byggesagsgebyrer reduceres med 0,700 mio. kr., idet reduktionen finansieres af Økonomiudvalgets lov- og cirkulærepulje, og

    at spørgsmålet om finansiering af det resterende behov (2,323 mio. kr. i 2019) medtages i forhandlingerne om budget 2019.

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/26410, Sagsinitialer: kkf

    Sagsfremstilling

    Det fremgår af Aabenraa Kommunes finanspolitik, at økonomiudvalget halvårligt (efter 2. kvartal samt i forbindelse med regnskabsafslutningen) orienteres om status på kommunens finansielle portefølje på såvel aktiv- som passivsiden.

    Aabenraa Kommunes rådgiver har fremsendt en rapport over passivsiden pr. ultimo 2. kvartal 2018. Heri fremgår, at Aabenraa Kommunes langfristede gæld pr. 30.6.2018 udgjorde 613 mio. kr. Heraf er 100 % optaget i danske kroner og af den samlede gæld er 44 % variabelt forrentet. Denne fordeling ligger indenfor finanspolitikkens risikomodel.

    Aabenraa Kommune har to aftaler om formuepleje, som bliver forvaltet efter de af Økonomiudvalget i finanspolitikken fastlagte investeringsrammer.

    Aabenraa Kommunes finansielle rådgivere har fremsendt  statusrapporter for investeringerne. Danske Capital har forvaltet en kapital på ca. 200 mio. kr. Kommunens investering er primært placeret i obligationer. Det samlede afkast over de første 7 måneder viser en indtægt på 1,160 mio. kr. svarende til 0,56 %.

    Sydbank har siden medio juni 2018 forvaltet en kapital på 75 mio. kr. Kommunens investering er primært placeret i obligationer. Det samlede afkast frem til udgangen af juli viser en indtægt på 0,010 mio. kr. svarende til 0,01 %.

    Dette ligger over alternativet, der er at placere midlerne som bankindlån (hvor renten er negativ).

    Staben henleder opmærksomheden på, at der er en sammenhæng, således at lavere renteindtægter af formuen i et vist omfang modsvares af lavere renteudgifter på den variabelt forrentede del af gælden.

    Indstilling

    Staben indstiller,

    at orienteringen tages til efterretning.

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/719, Sagsinitialer: GES

    Sagsfremstilling

    Denne sag indeholder en udmøntning af Lov- og Cirkulærepuljen, der er indarbejdet som en pulje under Økonomiudvalget i basisbudget spillerum 3.

    Økonomiaftalen indeholder en regulering af kommunernes bloktilskud for ændret lovgivning, som medfører kommunale mer- eller mindre udgifter (Lov- og Cirkulæreprogrammet).

    Der udmøntes alene ændringer i basisbudget 2019-2022, mens ændringer, der vedrører 2018, behandles i bevillingskontrollen pr. 30. september 2018.

    I retningslinjerne for tekniske korrektioner budget 2019-2022 fremgår, at fagudvalgene kompenseres med 95 % af reguleringen for Aabenraa Kommune i forbindelse med nye opgaver. De resterende 5 % placeres i en central pulje under Økonomiudvalget.

    Såfremt der reguleres for bortfald af opgaver, reduceres fagudvalgenes budgetter med 100 % af reguleringen for Aabenraa Kommune.

    I de vedhæftede bilag er udvalgenes reguleringsbeløb specificeret, og de enkelte lovændringer er beskrevet. Disse bliver indarbejdet i basisbudgettet.

    I denne sag er ”kun” medtaget L&C-programmets indvirkning på serviceudgifter, idet overførselsudgifterne indgår i sagen i forbindelse med udmøntning af økonomiaftalen.

    Økonomi og afledt drift

    Reguleringerne for Lov- og Cirkulæreprogrammet, på serviceudgifter, udmøntes i bevillingsoversigten jf. nedenstående oversigt og indarbejdes i basisbudgettet:

    Udvalg

    2019

    2020

    2021

    2022

    Økonomiudvalget

    1.262

    1.124

    1.052

    1.052

    Arbejdsmarkedsudvalget

    0

    0

    0

    0

    Børne- og Uddannelsesudvalget

    229

    4.290

    6.774

    6.774

    Social- og Sundhedsudvalget (inkl. Aktivitetsbestemt medfin.)

    1.415

    1.415

    1.306

    1.306

    Teknik- og Miljøudvalget

    146

    146

    0

    0

    I ALT - serviceudgifter

    3.052

    6.975

    9.132

    9.132

    Tilførsel til 5 % pulje

    434

    931

    1.142

    1.142

    I ALT

    3.486

    7.906

    10.274

    10.274

    Pulje Økonomiudv. jf. spillerum 3

    -3.486

    -7.906

    -10.274

    -10.274

    NETTOVIRKNING

    0

    0

    0

    0

    - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt

    Indstilling

    Staben indstiller,

    at udmøntningen af Lov- og Cirkulæreprogrammet for 2018- 2022, netto 0, godkendes.

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/719, Sagsinitialer: LNY

    Sagsfremstilling

    I denne sag behandles program for byrådets budgetseminar den 3. og 4. september, der afvikles på Sandbjerg Gods.

    Formålet med budgetseminariet er at indhente tilkendegivelser og skabe ejerskab for byrådsmedlemmerne til budget 2019-2022 med henblik på, at Økonomiudvalget på mødet den 11. september 2018 kan udarbejde et samlet budgetforslag til byrådets 1. behandling.

    De stående udvalg har før sommerferien udarbejdet budgetbidrag på deres respektive områder. Der er udarbejdet bidrag til omprioriteringskatalog i form af reduktionsforslag.
    Byrådet har på temamødet den 27. juni drøftet input til udvidelsesforslag. Disse input er opsamlet i en oversigt på hhv. drift og anlæg for de enkelte partigrupper. 

    På driftssiden er der i budgetbidraget ikke afsat puljer fra økonomiaftalen til prioritering. Eventuelle udvidelser kan alene ske ved omprioritering indenfor driftsbudgettet jf. den økonomiske politik.

    På anlægssiden har de stående udvalg foretaget en vurdering af betalingsplaner for de projekter, der er på investeringsoversigten samt udarbejdet forslag til de projekter, der indeholdt fejl og mangler i den nuværende investeringsoversigt.
    Disse ændringer er ikke indarbejdet i spillerum 4 og er således en prioriteringsopgave til budgetseminaret sammen med de forslag, som partigrupperne har drøftet på temamødet.

    Anlægsrammen er fra økonomiaftalen hævet med 13 mio. kr. i 2019. Der resterer således en anlægspulje på 13 mio. kr. i 2019 samt en ikke disponeret anlægspulje i 2020 på 4,5 mio. kr. og i 2021 på 47,3 mio. kr.

    Byrådet har på minibudgetseminaret den 14. august 2018 fået en gennemgang af økonomiaftalens konsekvenser for Aabenraa kommune samt en status på budgetbalancen.
    Der er ikke foretaget en gennemgang af udvalgenes budgetbidrag, herunder de omprioriteringsforslag, der er fremsendt.

    Opgaven på budgetseminaret anbefales at være følgende på driftssiden:

    • At skabe finansiering i 2019 til øvrige ønsker/udfordringer, der skal indlægges i budgettet, således at budgetrammen fra 2019 ikke udfordres yderligere.

    Opgaven på anlægssiden anbefales at være følgende:

    • Prioritere den disponible anlægspulje for årene 2019-2021, men ikke 2022.
    • Omprioritere eksisterende projekter mellem år, således de netto giver nul i året og mellem årene.

    I vedlagte bilag er der udarbejdet et forslag til program for budgetseminaret.
    I programmet anbefales det, at driftssiden prioriteres på dag 1, og anlægssiden prioriteres på dag 2.
    I slutningen af dag 1 laves en kort gennemgang af status på anlægsrammen samt gives en opsamling på de anlægssager, som de stående udvalg har drøftet på de seneste udvalgsmøder, men som følge af budgetprocessen ikke indgår i budgetmaterialet.

    Der vil blive udarbejdet et prioriteringsark til den politiske omprioritering af drift og et prioriteringsark til prioritering af anlægsprojekter, der vil ligge klar til budgetseminaret.
    Der vil være administrativ bistand til rådighed til håndtering af prioriteringsarket under budgetseminaret, hvis det ønskes.

    Materialet til brug for budgetseminaret vil være tilgængeligt på iPad, under udvalget ”Budgetseminar” og bestå af følgende materiale/bilag:

    1. Budgetnotat med bilag, der indeholder en beskrivelse af budgetbidraget og dets ændringer.
    2. Generelle bemærkninger, der indeholder de overordnede forudsætninger for basisbudgettet.
    3. Omprioriteringskatalog – reduktionsforslag driftsrammen.
    4. Udvidelsesforslag fra byrådets temamøde, opdelt partivis på hhv. drift og anlæg.
    5. Nuværende investeringsoversigt og projektbeskrivelser.
    6. Fejl og mangler på anlægsprojekter 2019-2022.
    7. Oversigt over betalingsforskydninger på anlæg 2018-2022.
    8. Specielle bemærkninger fordelt på udvalgsniveau og politikområder, der specifikt forklarer indholdet for budgetforudsætninger i basisbudgettet.

    Der vil blive udarbejdet en budgetmappe, der kan afhentes i dueslaget i Byrådssekretariatet fra den 28. august.

    Ændringer som følge af tilskuds- og låneansøgninger vil først være kendt ultimo august og indgå i spillerummet, som vises på budgetseminaret.

    Indstilling

    Staben indstiller,

    at udkast til program for budgetseminaret den 3. og 4. september godkendes.

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 17/7605, Sagsinitialer: MJESS

    Sagsfremstilling

    Udviklingsperspektiv Ålandet forelægges til godkendelse.

    Processen fandt sted fra oktober 2017 til maj 2018. Byens borgere, virksomheder og foreninger har, via offentlige workshops og arbejdsgruppemøder, haft mulighed for at udtrykke og prioritere deres ønsker.

    Navnet Ålandet er bestemt af områdets borgere, som et samlet navn for Bylderup og Burkal Sogne.

    Visioner, strategier og temaer for Ålandet

    Udviklingsperspektiv Ålandet tager afsæt i visionen: ”Det gode hverdagsliv på landet” og i strategien ”Fremtidssikring og udvikling af de vigtigste tilbud i Ålandet”. På baggrund heraf er der defineret fire indsatsområder, hvortil der er defineret en række indsatser og idéer, der ønskes nærmere undersøgt.

    Der er især blevet arbejdet med de frivillige og foreningslivets organisering i området, da hovedfokus har været at styrke samarbejdet inden for området.

    Indsatsområder:

    1. Samarbejde: Skabe et solidt fundament og bruge kræfterne smartere.

    2. De gode hverdagstilbud: Fastholde og udvikle hverdagstilbudene, da det er vigtige for hverdagslivet.

    3. Natur og Kultur: Fremme naturoplevelserne ved at skabe bedre tilgængelighed til disse og sætte fokus på Grænsekulturen.

    4. Bosætning og Erhverv: Skabe bedre forhold for turismen og lave en byforskønnelse, således Ålandets image træder stærkere frem. 

    Planmæssige forhold

    Udviklingsperspektivet er ikke et juridisk bindende dokument. Der skal foretages særskilte undersøgelses- og planlægningsprocesser ved realisering af planens forslag.

    Økonomi og afledt drift

    Udviklingsperspektivet indeholder ikke midler til realisering af projekter. Projektfinansiering skal efterfølgende søges ved relevante puljer og fonde, både kommunale og eksterne.

    Høring/udtalelse

    Udviklingsperspektivet blev præsenteret på et velbesøgt borgermøde i Bylderup-Bov den 28. maj 2018 og var i offentlig høring fra den 29. maj 2018 til den 26. juni 2018.

    Der er ikke indkommet høringssvar i høringsperioden.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at Udviklingsperspektiv Ålandet godkendes.

    Beslutning Vækstudvalget for Land og By den 09-08-2018

    Anbefales godkendt.

    Afbud: Michael Christensen.

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Anbefales godkendt.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

    Lars Kristensen deltog ikke i sagens behandling.

  • Udskriv
    Sagsid.: 17/22339, Sagsinitialer: mjh

    Sagsfremstilling

    Der skal i denne sag tages stilling til om Ny Grønningen skal opføres med Aabenraa Kommune som bygherre for både serviceareal og boliger.

    Støttede almene boliger kan alene opføres af følgende bygherrer: Boligforeninger, Kommuner, Regioner og Selvejende institutioner.

    Pensionsselskaber eller private investorer kan kun opføre ældre-/plejelignende boliger. Disse boliger kan herefter enten lejes ud på almindelige vilkår efter lejelovens regler til lejere eller udlejes samlet til kommunen.

    Opføres boligerne i kommunalt regi eller boligforeningsregi, vil der i begge tilfælde være de samme udgifter til generel styring og tilsyn med opgaven.

    Vælger kommunen selv at være bygherre, skal der etableres en bygherreorganisation til generel styring og tilsyn med opførelsen. Opgaver i den forbindelse kan i vidt omfang varetages af eksterne rådgivere, og udgiften hertil kan indeholdes i den finansieringsberettigede anskaffelsessum for boligerne.

    Administrationen af lejemålene kan varetages af kommunen, da vi har den fornødne ekspertise til håndteringen af udlejningen, ejendommens drift m.v.

    Fordelene ved at bygge som kommunal bygherre er følgende:

    • Lavere låneomkostninger, da der ikke beregnes låneomkostninger samt stempelafgift af lånet.
    • Lavere administrationsbidrag, som beboerne skal betale på lånet.
    • Lavere kommunale udgifter til boligydelser som følge af den mindre bruttohusleje.
    • Kommunens udgift til grundkapital bliver lavere som følge af den lavere anskaffelsessum.
    • Kommunalt opførte bygning kan nedlægges og sælges i det tilfælde, hvor de bliver utidssvarende, eller behovet ikke længere er der.
    • Momsfordele i form af ingen moms på administrationshonoraret, vicevært, pedeller og rengøringspersonale i kommunalt regi. Ingen momspligt på salg af grund ved etablering på kommunal grund. Kommunen kan anmelde momsudgifterne til servicearealerne til kommunale momsudligningsordning.
    • Ved ombygninger eller forbedringer skal kommunen ved opførelse i eget regi ikke nå til enighed med en boligforening.

    Ulemperne ved at bygge som kommunal bygherre er følgende:

    • Behov for traditionel bygherreorganisation.
    • Projektet belaster den kommunale bogføring.
    • Overskridelse af den maksimale støtteberettigede anskaffelsessum finansieres af kommunen og ikke en boligforening.

    Ovenstående vurderinger og indstillingen er baseret på BDO Consulting Bygge & Anlæg, Bygherrerådgivning (2016).

    Økonomi og afledt drift

    I forbindelse med budgetvedtagelsen 2018-2021er der afsat et rådighedsbeløb på 26,112 mio. kr. til bygning af et nyt plejehjem i Tinglev. Plejehjemmet skal erstatte det nuværende plejehjem, Grønningen.

    I forudsætningen for anlægget står, at Aabenraa Kommune er bygherre på servicearealet, og at et boligselskab skal være bygherre på boligdelen. Boligerne opføres i henhold til Lov om Almene Boliger.

    Der er således som budgetforudsætning afsat:

    • 11,2 mio. kr. til servicearealudgifter
    • 5,9 mio. kr. til grundkapitalindskud forudsat indskudsprocent på 10% (2018 niv.)
    • 9,0 mio. kr. til indfrielse af lån.

    Opføres det samlede byggeri, inkl. boliger, af Aabenraa Kommune som bygherre, medfører det automatisk låneadgang til boligdelen. Boligudgiften påvirker ikke den kommunale låne­ramme eller opgørelsen af den kommunale anlægsramme.

    Indstilling

    Social & Sundhed indstiller,

    at Ny Grønningen opføres med Aabenraa Kommune som bygherre.

    Beslutning Social- og Sundhedsudvalget den 06-06-2018

    Anbefales godkendt.

    Økonomiopstilling tilknyttes sagen.

    Supplerende sagsfremstilling

    Jf. udvalgets beslutning er der tilknyttet et økonominotat til sagen samt en rapport fra BDO.

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

    Lars Kristensen deltog ikke i sagens behandling.

  • Udskriv
    Sagsid.: 18/7821, Sagsinitialer: ekc

    Sagsfremstilling

    Borgerservice arbejder løbende på udvikling af den fremtidige Borgerservice i takt med ændringer i efterspørgsel og udviklingen i teknologi.  Tilgængelighed er et centralt tema for opfattelsen af service i Borgerservice. Tidsbestilling er en digital  mulighed for at øge tilgængeligheden i Borgerservice. Borgerservice ønsker at gribe denne mulighed og udnytte denne digitale teknologi helt i tråd med intentionen i Aabenraa Kommunes Vækststrategi 2018-2030, hvor netop digitalisering er et af 4 spor.


    Medarbejderne har været inddraget i tilblivelsen af vision og prioritering. Herunder deltaget i dialog om de faglige udfordringer, om udvikling af sammenhæng til kommunens øvrige strategier, om de fysiske rammer og krav til samme, bl.a. i forbindelse med EU-dataforordning og awareness om informations-sikkerhed mm.

    For Borgerservice er tilgængelighed vigtigt. Det er vigtigt for borgere, virksomheder og øvrige samarbejdspartnere. Tilgængelighed skal forstås i bred forstand. Tilgængelighed omhandler således både spørgsmål om åbningstider, om vore kanaler; digitale, telefon, fysisk ekspeditionsfaciliteter, e-mail, digitalselvbetjening,  etc. Tilgængelighed omfatter tillige spørgsmål om medarbejdernes faglighed, herunder tilgang til borgeren eller den samarbejdspartner, der er tale om.  Også på dette område ses en bevægelse imod i højere grad at fungere som samarbejdspartner for borgerne mere end alene som en myndighedsudøver og som serviceleverandør.

    Borgerservice foretager omkring 42.000 borgerekspeditioner hvert år med borgere, der møder fysisk op. I dag kan borgerne i spidsperioder opleve ventetid på op til 45 min. pga. kø. Med tidsbestilling kan ventetiden principielt helt undgås og antallet af spidsperioder kan reduceres, og ventetider nedsættes dramatisk og i de fleste tilfælde helt forsvinde.

    Tidsbestillingssystemet vil også skabe mere tid og rum for medarbejderne. Tid og rum, der blandt andet skal anvendes til at hjælpe de borgere, der har brug for ekstra hjælp om de er digitale eller ej.

    En lang række kommuner har indført tidsbestilling på flere områder for at optimere sagsbehandlingen og reducere ventetiden.  Som kommune er der 3 muligheder:

    1) Kommuner kan fortsætte som i dag

    2) Der kan etableres obligatorisk tidsbestilling

    3) Der kan etableres Semi-obligatorisk tidsbestilling.

    Semi-obligatorisk tidsbestilling ved Borgerservice

    Mindst  42 kommuner har allerede indført tidsbestilling som mulighed. 11 af disse har obligatorisk tidsbestilling. Det vil sige, at borgere kun kan blive betjent ved forudgående tidsbestilling. Resten af kommunerne  har det, som vi kalder Semi-obligatorisk tidsbestilling. Her kan borgere bestille tid eller, som det er i dag, fortsat møde op og afvente, at der bliver tid til ekspeditionen. Borgerne kan bestille tiden enten ved digitalselvbetjening, ved telefonisk henvendelse, men kan også møde op og der vælge at få en tid, f.eks. til senere samme dag.

    Det er denne Semi-obligatoriske tidsbestilling, som Borgerservice i Aabenraa Kommune anbefaler og aktuelt planlægger at etablere.

    Indførelsen af tidsbestilling betyder, at borgerne får en endnu bedre service.

    Ved at indføre tidsbestilling på alle områder i Borgerservice får borgerne nu mulighed for selv at vælge, hvornår de inden for almindelig åbningstid ønsker at blive ekspederet eller få deres sag behandlet og dermed undgå at stå i kø.

    Medarbejderne har samtidig bedre mulighed for at være velforberedte til mødet med borgeren, da de ved, hvad henvendelsen drejer sig om, og hvem der kommer.

    Ved bestilling af en tid vil borgeren få oplyst, hvilke papirer og informationer der er nødvendige for gennemførelse af ekspeditionen. Ligeledes vil borgeren få oplyst, hvis henvendelsen indholdsmæssig enten bør ske til en anden myndighed,  eller der findes en relevant digital selvbetjeningsløsning. Begge forhold vil medvirke til, at væsentlig flere borgere undgår at skulle møde frem. Ved først nævnte forhold endda at møde frem flere gange, fordi de ved første fremmøde ikke medbragte alle de nødvendige papirer mv.

    Dagen inden aftalen modtager borgeren som en særlig service en påmindelse om mødetiden.

    Tidsbestillingen vil således være en fordel for eksempel travle børnefamilier, der slipper for ventetiden, når de skal have lavet pas til sommerferien og en fordel generelt for alle borgere, idet de vil nyde godt af at slippe for ventetid og af at møde velforberedte medarbejdere med det samme.

    Fortsat Borgerservice for alle

    I december 2012 blev det obligatorisk for alle borgere at bruge digitalselvbetjening på en lang række områder. Målsætningen for kommunernes digitalisering af kommunikationen med borgerne er, at 80 procent af alle ansøgninger og anmeldelser sker via selvbetjening.

    Alligevel viser undersøgelser, at der på landsplan er cirka 20 procent af borgerne, der ikke er klar til at bruge de digitale løsninger. Disse borgere vil også fremover blive hjulpet i Aabenraa, hvor der fortsat tilbydes personlig betjening på rådhuset samt hjælp via Hotline Syddanmark på selvbetjening.

    For ikke digitale borgere har Aabenraa Kommune som nævnt tilbuddet om telefonisk tidsbestilling via tlf. 73767676. Fordelen ved at bestille tid via tlf. er, at Borgerservice  kan vejlede borgerne både i forhold til, hvad de skal medbringe, men også i forhold til, at de i nogle tilfælde kan spare turen til rådhuset, fordi forespørgslen kan klares via telefonen.

    Derudover er der som nævnt fortsat mulighed for at møde personligt op og få først ledige tid.

    Tidsbestilling vil  blive etableret område for område startende med de mest vægtige, som er pas og kørekort.

    Profilering af tidsbestilling

    Aabenraa Borgerservice vil informere og profilere muligheden for tidsbestilling. Det vil ske via dagblade, Ruden,  Facebook, Aabenraa.dk, Borger.dk, telefonen, og hvor det ellers kan være relevant.

    Høring/udtalelse

    På seniorrådsmøde den 20. august 2018 er Seniorrådet hørt om indførelse af tidsbestilling ved Aabenraa Borgerservice

    Et enigt Seniorråd kan tilslutte sig forslaget om etablering af Semi-obligatorisk tidsbestilling i Borgerservice.

    Indstilling

    Jobcenter og Borgerservice indstiller,

    at indførelse af mulighed 3 (semi-obligatorisk tidsbestilling) til borgerekspeditioner i Borgerservice i Aabenraa Kommune godkendes.

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

    Lars Kristensen deltog ikke i sagens behandling.

  • Udskriv
    Sagsid.: 16/37070, Sagsinitialer: hwj

    Sagsfremstilling

    Børne- og Uddannelsesudvalget besluttede på mødet den 29. maj 2018, at flytning af Fjordskolen sker samlet til sommeren 2019, hvilket betyder at lokalerne på Skolevænget 33 og Posekærvej 8, Aabenraa, fraflyttes på dette tidspunkt.

    Der skal derfor træffes beslutning om, hvorvidt der på Børne- og Uddannelsesudvalgets område er alternative anvendelsesmuligheder for bygningerne, eller om de skal overdrages til Økonomiudvalget.

    Børn og Skole har ikke forslag til alternative anvendelsesmuligheder for bygningerne på Børne- og Uddannelsesudvalgets område.

    Aabenraa Kommune har den 25. juni 2018 fået en henvendelse fra UC Syd, der for ca. et år siden tog deres nye campusområde i anvendelse. UC Syd konstaterer, at de på trods af, at de udvidede den oprindelige dimensionering af deres campus med ca. 500 m², nu er presset på pladsmangel. UC Syd har fundet løsninger for efterårssemesteret i 2018, men overvejer alternative løsninger for 2019. I den forbindelse er UC Syd interesseret i at anvende bygningerne på Skolevænget 33, da disse ligger tæt på UC Syds campus og er indrettede til undervisningsformål.

    UC Syd’s 1. prioritet i forhold til en anvendelse er fra 1. januar 2019, men UC Syd er også indstillet på, hvis det først er muligt at anvende bygningerne på et senere tidspunkt – f.eks. sommeren 2019 – er de også interesseret i det.

    Indstilling

    Børn og Skole indstiller,

    at ejendommene Skolevænget 33, Aabenraa og Posekærvej 8, Aabenraa overdrages til Økonomiudvalget, når bygningerne fraflyttes.

    Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalg den 07-08-2018

    Anbefales godkendt.

    Afbud: Erik Uldall Hansen

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Godkendt.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

    Lars Kristensen deltog ikke i sagens behandling.

  • Udskriv
    Sagsid.: 17/7938, Sagsinitialer: HHEN
  • Udskriv
    Sagsid.: 18/903, Sagsinitialer: JFH
  • Udskriv
    Sagsid.: 18/1112, Sagsinitialer: kae

    Beslutning Økonomiudvalget den 22-08-2018

    Intet.

    Afbud: Povl Kylling Petersen og Kim Brandt.

    Lars Kristensen deltog ikke i sagens behandling.