Beslutningsprotokol

tirsdag den 5. maj 2020 kl. 15:30

Mødested: Byrådssalen, Skelbækvej
Udvalg: Økonomiudvalget
Medlemmer: Thomas Andresen, Kirsten Nørgård Christensen, Philip Tietje, Lars Kristensen, Erwin Andresen, Ejler Schütt, Arne Leyh Petersen, Karsten Meyer Olesen, Povl Kylling Petersen, Jan Riber Jakobsen, Erik Uldall Hansen
Bemærkninger:
Udskriv hele dagsordnen
  • Udskriv
    Sagsid.: 20/480, Sagsinitialer: kae

    Beslutning Økonomiudvalget den 05-05-2020

    Godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 20/480, Sagsinitialer: kae

    Beslutning Økonomiudvalget den 05-05-2020

    Orientering om:

    • Status på genforeningsfestligheder i relation til COVID-19
    • Status på udligningsreform
  • Udskriv
    Sagsid.: 20/11908, Sagsinitialer: alg

    Sagsfremstilling

    For 12. gang er der udarbejdet et HR-regnskab. Formålet med regnskabet er at give en status

    på HR-området i Aabenraa Kommune som arbejdsplads og dermed give inspiration til

    drøftelser på området. HR-regnskabet 2019 består af to kapitler. Første kapitel beskriver

    medarbejdersammensætningen, fravær, personaleomsætning, arbejdsmiljø og lønforhold.

    Kapitel 2 omhandler rekrutteringssituationen i Aabenraa Kommune. Desuden er der en række

    bilag med HR-oplysninger på kommune-, forvaltnings-, afdelings- og institutionsniveau.

     

    Hovedkonklusioner i tal:

    • Antallet af helårsansatte er steget med 28 fuldtidsstillinger fra 2018 til 2019.
    • Aabenraa Kommune tager fortsat et større socialt ansvar for at styrke ledige borgers tilknytning til arbejdsmarkedet end omegnskommunerne i gennemsnit, men andelen af ansatte på særlige vilkår i Aabenraa Kommune er faldende, mens andelen i omegnskommunerne vokser.
    • Kvinderne udgjorde ved udgangen af 2019 80 % af samtlige ansatte.
    • Andelen af ansatte i aldersgruppen 60-69-årige er fortsat stigende fra 2018 til 2019, mens andelen af ansatte i aldersgruppen 40-49-årige fortsat er faldende.
    • Anciennitetsfordelingen blandt de ansatte er uforandret i forhold til 2018 undtaget medarbejdergruppen med en anciennitet mellem 0-2 år og over 25 år, som er steget med 1 % -point fra 2018 til 2019. Ved udgangen af 2019 var der ansat 223 ledere, hvilket er en stigning med 10 ledere fra 2018.
    • Sygefraværet i Aabenraa Kommune er faldet med 0,1 %-point fra 2018 til 2019, mens fravær vedrørende barn er steget med 0,1 %-point. Sygefraværet for ansatte på særlige vilkår er faldet med 0,4 %-point siden 2018.
    • Antallet af reaktioner fra Arbejdstilsynet er steget fra 4 reaktioner til 18 reaktioner  i 2019. I 2019 vedrørte 10 af reaktionerne det psykiske arbejdsmiljø.
    • I 2019 blev der registeret 1.884 anmeldelser af arbejdsulykker, nærved-ulykker og krænkende handlinger, hvilket er en stigning på 70 % siden 2017. Den største andel af anmeldelser udgjorde nærved-ulykker 60%, mens andelen af arbejdsulykker er faldet og udgjorde 26 %. Derudover har det fra juli 2019 været muligt at indberette krænkende handlinger, som i 2019 udgjorde 14 % af alle indberetningerne.
    • Fra 2018 til 2019 steg netto- og bruttolønnen med 1,5 % for ansatte i Aabenraa Kommune. Aabenraa Kommune har den højeste nettolønsfremskrivning mellem 2018 til 2019, men fortsat den laveste lokale lønandel blandt de sønderjyske kommuner.

     

    Rekrutteringssituationen i Aabenraa Kommune

    • Antallet af stillingsopslag i Aabenraa Kommune er steget fra 295 opslag i 2016 til 439 opslag i 2019, hvilket svarer til en stigning på 49 %. Stigningen i antallet af stillinger fra 2016 til 2019 er primært koncentreret på nogle få faggrupper: SOSU-assistenter, kontoruddannede, ledere og pædagoger.
    • Rekrutteringssituationen i Sydjylland er i 2. halvår 2019 forbedret blandt samtlige faggrupper undtaget social- og sundhedsassistenter. I 2019 blev 13 % af alle opslag i Aabenraa Kommune kun delvis eller ikke besat, hvilket svarer til 55 opslag og betyder, at en række faggrupper har haft rekrutteringsudfordringer.
    • 76 % af alle delvis/ikke besatte opslag i 2019 vedrører faggrupperne: SOSU-assistenter, socialrådgivere/socialformidlere, syge-/sundhedsplejersker, lærere, ledere og kontoruddannede. Blandt SOSU-assistenterne, syge-/sundhedsplejersker og ledere er det lave antal kandidater, der søger stillingerne med til at understøtte rekrutteringsudfordringerne samtidig med at efterspørgslen efter disse faggrupper er høj. Selvom antallet af stillinger er faldet samtidig med at antallet af kandidater, der søger stillinger er steget, har det ikke har været muligt at besætte 32 % af alle opslag vedrørende socialrådgivere/-formidlere. En lignede udvikling gør sig gældende for lærere, hvor det ikke har været muligt at besætte eller kun delvist besætte 16 % af opslagene, selvom antallet af ansøgere er steget i gennemsnit. En fællesnævner for disse grupper er, at andelen af interne ansøgere er forholdsvis lav sammenlignet med andre faggrupper og at andelen er faldende. Rekrutteringssituationen blandt kontoruddannede er kendetegnet ved en stigning i antal stillinger fra 2018 til 2019, en stigende personaleomsætning og et fald i kandidater, der søger. Det er uvist om udviklingen er en begyndende tendens, der vil forværre rekrutteringssituationen.
    • Fastholdelse og tiltrækning er afgørende værktøjer for faggrupper med rekrutteringsudfordringer. Blandt faggrupperne SOSU-assistenter, ledere og kontoruddannede ligger personaleomsætningen i Aabenraa Kommune over den i omegnskommunerne. For disse faggrupper vil et øget fokus på fastholdelse kunne afhjælpe rekrutteringssituationen.

    Indstilling

    Staben indstiller,

    at HR-regnskabet 2019 tages til efterretning.

    Beslutning Økonomiudvalget den 05-05-2020

    Godkendt.

  • Udskriv
    Sagsid.: 20/10645, Sagsinitialer: kkf

    Sagsfremstilling

    I henhold bestemmelserne i kasse- og regnskabsregulativet skal Intern Revision en gang årligt afrapportere til Direktionen i form af konklusioner vedrørende arbejdet med de centrale og decentrale tilsyn.

     

    Bilag 1 indeholder afrapporteringen for 2019, hvori der redegøres for resultaterne af Intern Revisions tilsyn i 2019 samt gives en kort status på udvalgte driftsopgaver i 2019.

    Forslag til fokusområder for Intern revision i 2020 fremgår af bilag 2.

     

    Decentrale tilsynsbesøg

    Intern Revision har i 2019 foretaget tilsynsbesøg på i alt 25 institutioner/afdelinger og 2 afdelinger på Rådhuset på Skelbækvej.

     

    Intern Revision har i forbindelse med de gennemførte tilsynsbesøg ikke konstateret mistanke om svig eller andre uregelmæssigheder. Der er i 2019 givet 2 indskærpelser i forbindelse med tilsynsbesøg.

     

    Fokusområder 2019

    Der har i 2019 været udpeget følgende fokusområder for Intern Revision:

     

    Opfølgning på de 8 indskærpelser fra 2018

    -         Der er foretaget opfølgning på bemærkninger fra 2018. Alle indskærpelser er kontrolleret rettet.

     

    Administration for borgere med større bankbeholdninger søges løst via involvering af pårørende eller udpegning af værge – dette berører flere institutioner. Intern Revisoin vil indgå i dialog med institutionerne i 2020, hvor det er relevant med henblik på, at der kun administreres borgermidler op til 15.000 kr.

     

    Hjemmeplejen

    -         Området er udsat til 2020

     

    Autismecenter Syd (inkl. Indtægtsdækket virksomhed)

    -         Revision af området gav ikke anledning til bemærkning. Vi har påset at der føres en forsvarlig praksis på institutionen.

     

    Hjernecenter Syd

    -         Revision af området gav anledning til én bemærkning af væsentlighed. Revisionen påviste mangler i forhold til god regnskabsføring af beboerkasser jf. Kasse- og Regnskabsregulativet. Der foretages uanmeldt kasseeftersyn i 2020.

     

    Økonomisk Ledelsestilsyn

    -         Den gennemførte kontrol viste behov for instruktion/yderligere undervisning i brug af ledelsestilsynsmodulet i Prisme. I slutningen af regnskabsåret 2019 kan der spores en effekt af denne indsats.

     

    Funktionsadskillelse i Prisme

    -         Påset at antallet af personer med rettigheder som systemadministratorer begrænses mest muligt, og at udbetalinger til disse brugere er dokumenteret.

     

    Momsafregning vedrørende kantiner

    -         Opgaven overføres til 2020

     

    Fysiske betalingskort

    -         Gennemgang af brug af betalingskort er på begyndt i 2019 og afsluttes i 2020

     

    Udsatteområdet

    -         Der er identificeret, at de nuværende forretningsgange omkring hjælp til udsatte borgere, herunder udførelse af betalinger for disse borgere, muliggør besvigelser, samt at medarbejdere ved Aabenraa Kommune kan risikere at blive udsat for beskyldning om besvigelser. Der er efterlyst en mere sikker måde at håndtere disse forhold på, hvilket Intern Revision vil søge afklaret i 2020

     

    Revision af kasse- og regnskabsregulativet

    -         Opgaven er udsat til 2020

     

    Salg af fast ejendom (udsat fra 2018)

    -         Der er foranlediget udarbejdet en forretningsgang for de økonomiske procedurer ved salg af fast ejendom. I 2020 følges op på implementeringen heraf.

     

    Forretningsgang i forbindelse med indsats mod socialbedrageri (udsat fra 2018)

    -         Gennemgang af området viste, at kommunikation mellem kontrol-gruppen og myndighedsområder i forhold til evt. tilbagebetalingskrav ikke fungerede hensigtsmæssigt. Der er aftalt at forvaltningen udarbejder en forretningsgang. I 2020 følges op på implementeringen heraf.

     

     

    Øvrige opgaver i 2019

    Intern Revision har i 2019 været involveret i en række driftsopgaver samt øvrige opgaver:

    • implementering af ny økonomisystem, herunder opsætning af ledelsestilsyn
    • Undervisning og support af brugere i nyt økonomisystem, herunder også i ledelsestilsyn
    • Forretningsgang omkring registrering og udlevering af udstyr fra IT-afdelingen
    • Udarbejdelse af årsregnskabet.

     

    Intern Revisions øvrige opgaver i 2019, og resultaterne heraf, er nærmere beskrevet i vedlagte bilag 1.

     

    Fokusområder i 2020 (revisionsplan)

    Der er udvalgt følgende fokusområder for Intern Revision i 2020:

    • opfølgning på forhold fra 2019
    • udførelse af økonomisk ledelsestilsyn,
    • funktionsadskillelse i Prisme,
    • momsafregning vedrørende kantiner,
    • anvendelse af fysiske betalingskort,
    • forretningsgange på udsatteområdet,
    • revision af kasse- og regnskabsregulativet,
    • bogføring og ledelsestilsyn i perioden påvirket af COVID 19
    • momsanmeldelser til udligningsordningen 2015-19
    • energiafgifter
    • opfølgning på områder, hvor andre offentlige myndigheder har konstateret besvigelser
    • julegaver til personale i 2019
    • opfølgning på hjemtagelse af energiafgifter

     

    Indsatserne er uddybet i bilag 2.

     

    Tilsynsbesøg i 2020

     

    I 2020 er der i lighed med 2019 planlagt med i alt ca. 30 tilsynsbesøg. Hertil kommer 3 besøg, som mangler fra 2019.

    Tilsynsbesøgene vil især være målrettet daginstitutioner/skoler og afdelinger på rådhuset,  således at målsætningen om tilsyn hvert andet år kan opfyldes.

    Indstilling

    Staben indstiller,

    at afrapportering 2019 og revisionsplan 2020 tages til orientering.

    Beslutning Økonomiudvalget den 05-05-2020

    Godkendt.

     

  • Udskriv
    Sagsid.: 20/13977, Sagsinitialer: AKPA

    Sagsfremstilling

    Som led i udviklingen af Nørreportkvarteret i Aabenraa har kommunen købt ejendommene Nørreport 5-19 samt Ramsherred 1 med planer om at gennemførelse af et byudviklingsprojekt med private investorer. For at realisere kommunens planer og hensigter for området, traf Byrådet i december 2019 beslutning om at indgå en samarbejdsaftale  med en privat ejendomsudvikler. Aftalen omhandler udvikling af et kommercielt bæredygtigt projekt for området, der skal stå færdigt i 2022 indeholdende et kommunalt sundhedshus, hotel og restaurant, boliger samt parkering.

     

    Disse udviklingsplaner bliver naturligt også påvirket af den delvise nedlukning af samfundet grundet COVID-19 og de deraf følgende konsekvenser for blandt andet operatører og investorer inden for hoteldrift og –etablering, som er en bærende del af udviklingsprojektet. Den seneste tilbagemelding fra den private ejendomsudvikler er således, at det for nuværende ikke er realistisk at tiltrække investorer og operatører til etablering af et udviklingsprojekt i området, der kræver, at den nuværende situation bedres afgørende. Dermed sættes det aktuelle udviklingsprojekt reelt på pause, da det dermed repræsenterer en reel udfordring for projektets gennemførbarhed inden for den aftalte tidsramme.

     

    For at fastholde momentum i byudviklingen og skabe forudsætninger for at etablere et kommercielt bæredygtigt projekt i området, giver den nuværende situation derfor anledning til at revidere den aktuelle plan for udvikling af de kommunalt ejede ejendomme ved Nørreport.

    Der lægges derfor op til en revidering, der konkret omhandler at sætte den kommunalt ejede del af udviklingsprojektet i form af et sundhedshus på pause i en kortere årrække, og fremrykke nedrivning af de kommunalt ejede ejendomme Nørreport 5-19 samt Ramsherred 1 finansieret af de til sundhedshuset afsatte anlægsmidler på 30 mio. kr.

     

    En pausering af de oprindelige planer fra 2017 for etablering af et kommunalt sundhedshus i området giver mulighed for en opdateret analyse af behov for funktioner i et moderne sundhedshus i en form, der forbliver tidssvarende på den anden side af en forventet reform af sundhedsvæsenet med de eventuelle opgaveforskydninger til det nære sundhedsvæsen, det må medføre. Dette vil indebære en dialog med Region Syddanmark som partner i de oprindelige planer samt en henvendelse til Sundheds- og Ældreministeriet om mulighederne for minimum en toårig forlængelse af anvendelse af de tildelte puljemidler på ca. 6,7 mio. kr. til etablering af sundhedshus i nyt format samt ca. 3,3 mio. kr. til etablering af et digitalt sundhedshus ligeledes i nyt format.

     

    Fremrykning af nedrivning af de kommunalt ejede ejendomme før end oprindeligt planlagt skal bidrage til at fastholde udviklingsprocessen for området og forberede mulighederne for kommercielt bæredygtige projekter med private investorer, når markedet vender. Denne fremrykning forudsætter, at der fra de til sundhedshuset afsatte anlægsmidler kanaliseres midler til finansiering af nedrivning og midlertidige foranstaltninger i størrelsesordenen 11 mio. kr. (overslag).

     

    Denne revidering af planen for udvikling af området vil ligeledes indebære, at der indledes en dialog med RealDania. Dialogen vil omhandle ændringerne og den eventuelle betydning heraf for placering og tidsplan for byrumsforløb i området, hvortil der er meddelt støtte på 9,1 mio. kr. med henblik på at fastholde tilsagn om støtte på trods af konsekvenserne af den givne situation

    Indstilling

    Byråds- og Direktionssekretariatet indstiller,

    at orientering om status fra den private ejendomsudvikler tages til efterretning,

    at de afsatte anlægsmidler til sundhedshuset tilbageføres til Økonomiudvalget,

    at der fra disse anlægsmidler afsættes anlægsmidler til nedrivning af de kommunalt ejede ejendomme Nørreport 5-19 samt Ramsherred 1,

    at orientering om dialog med Sundheds- og Ældreministeriet om muligheder for fastholdelse af bevilget støtte til etablering af sundhedshus og digitalt sundhedshus tages til efterretning, og

    at orientering om dialog med RealDania om reviderede planer for området og fortsat tilsagn om støtte til etablering af byrumsforløb tages til efterretning

     

     

    Beslutning Økonomiudvalget den 05-05-2020

    Anbefales godkendt.

    Beslutning Byrådet den 27-05-2020

    Godkendt.

     

     

    Afbud: Signe Bekker Dhiman.

  • Udskriv
    Sagsid.: 19/63056, Sagsinitialer: MMHO

    Sagsfremstilling

    I denne sag skal der tages stilling til udbudsform i projektet – Bylderup Skole, renovering/udbygning af skolens gamle bygning fra 1950’ erne.

     

    Udvalg til styring af kommunale byggeprojekter har behandlet sagen 24. april og anbefaler Økonomiudvalget at følge indstillingen.

     

    Bylderup Skole ønsker en tilbygning på ca. 110 m2, hertil skal der ske en ombygning/renovering af eksisterende - ca. 120 m2 - klasselokaler, inklusiv etablering af ventilationsanlæg.

     

    Formålet er, at skolens undervisningsfaciliteter opgraderes til at imødekomme nutidens undervisningsformer, og at skolens indgangsparti opnår et imødekommende og venligt udtryk.

     

    Skolen forestiller sig en tilbygning, der strækker sig langs eksisterende bygningers facader ind mod gården, placeret i det sydlige hjørne. Tilbygningen tænkes at åbne sig op mod det eksisterende gangareal og skal indrettes til at huse forskellige undervisningsformer. Et ”multirum” der kan favne både individuel fordybning, gruppearbejder, bevægelse m.m. Dette vil bibringe bedre muligheder for, at undervisningen i højere grad kan understøttes af et tidsvarende undervisnings- og læringsmiljø.

     

    Valg af udbudsform

    Kultur, Miljø & Erhverv har vurderet forskellige udbudsformer i forhold til byggeprojektets art og omfang. Det anbefales at vælge udbudsformene:

     

    • Totalrådgivning – med efterfølgende udbud i fagentreprise efter tilbudsloven.

     

    • Fagentreprisen udbydes i begrænset (indbudt) licitation til entreprenørerne, ligeledes efter tilbudsloven.

     

    Kriterier

    Tildelingskriteriet ved rådgiverudbuddet anbefales som ”laveste %-sats af

    håndværkerydelserne”, laveste pris.

     

    Tildelingskriteriet ved fagentrepriseudbuddet anbefales som ”laveste pris”.

     

     

    Økonomi og afledt drift

    Der er i budget 2020-2023 afsat 3.474 mio. kr. i 2020 og 1.315 mio. kr. i 2021 til ”Bylderup Skole renovering/udbygning”, bevillingen blev frigivet i Byrådet den 18. december 2019.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at tildelingskriteriet i totalrådgivningsudbuddet er laveste pris – opgjort i en procentsats af

    håndværkerudgiften, og

    at tildelingskriteriet laveste pris anvendes ved fagentreprisen.

     

    Beslutning Økonomiudvalget den 05-05-2020

    Godkendt.

     

  • Udskriv
    Sagsid.: 19/57265, Sagsinitialer: MMHO

    Sagsfremstilling

    I denne sag skal der tages stilling til udbudsform i projektet – Ravsted Børneunivers, udvidelse

    af gymnastiksal.

     

    Udvalg til styring af kommunale byggeprojekter har behandlet sagen den 24. april 2020 og anbefaler Økonomiudvalget at følge indstillingen.

     

    Ravsted Børneunivers ønsker, at en eksisterende sceneopbygning og to mindre og

    utilstrækkelige redskabsrum i forbindelse med skolens gymnastiksal fjernes for at få et større

    og mere anvendeligt gulvareal. I den forbindelse vil det være nødvendigt at udskifte salens

    gulvbelægning.

    Som erstatning for de fjernede redskabsrum og som udvidelse af kapaciteten ønskes opført en

    tilbygning.

    Der vil være en del mindre følgearbejder i forbindelse med projektet, såsom lukning af et

    eksisterende dørhul, en ny dør mm.

     

    Valg af udbudsform

    Kultur, Miljø & Erhverv har vurderet forskellige udbudsformer i forhold til byggeprojektets art

    og omfang.

     

    Det anbefales at vælge udbudsformene:

     

    • Totalrådgivning – med efterfølgende udbud i fagentreprise efter tilbudsloven.

     

    • Fagentreprisen udbydes i begrænset (indbudt) licitation til entreprenørerne, ligeledes efter tilbudsloven.

     

    Kriterier

    Tildelingskriteriet ved rådgiverudbuddet anbefales som ”laveste %-sats af

    håndværkerydelserne”, laveste pris.

    Tildelingskriteriet ved fagentrepriseudbuddet anbefales som ”laveste pris”

    Økonomi og afledt drift

    Der er i budget 2020-2023 afsat 1.882 mio. kr. i 2020 til ”Ravsted Børneunivers –

    gymnastiksal”, bevillingen blev frigivet i Byrådet den 18. december 2019.

    Indstilling

    Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

    at tildelingskriteriet i totalrådgivningsudbuddet er laveste pris – opgjort i en procentsats af

    håndværkerudgiften, og

    at tildelingskriteriet laveste pris anvendes ved fagentreprisen.

    Beslutning Økonomiudvalget den 05-05-2020

    Godkendt.

     

  • Udskriv
    Sagsid.: 20/10771, Sagsinitialer: kae

    Sagsfremstilling

    Fox & Hounds (Hotel Europa), H. P. Hanssens Gade 10, 6200 Aabenraa, søger om udvidet åbningstid til kl. 3 på følgende dage/nætter:

    • natten efter fredag i forbindelse med J-dag, som er den første fredag i november måned,
    • natten mellem fredag/lørdag og lørdag/søndag i november og december måned frem til den 22. december samt
    • natten efter den 25. december.

     

    I den oprindelige ansøgning søgte forretningsstedet om udvidet åbningstid til kl. 4, men i forbindelse med høringen af ansøger frafaldt ansøger kl. 4 og har meddelt, at der ønskes udvidet åbningstid til kl. 3 de pågældende dage, hvis der ikke bliver stillet vilkår om anvendelse af dørmænd i den udvidede åbningstid.

     

    Herefter har ansøgningen været sendt til fornyet høring hos Syd- og Sønderjyllands Politi, der har indhentet en ny udtalelse hos lokalpolitiet.

     

    Politikredsen har lagt vægt på, at der i den forløbne periode ikke umiddelbart ses at have været ordensmæssige problemer på stedet og sammenholdt med, at der nu lukkes en time tidligere, kan politiet herefter give samtykke til, at der meddeles tilladelse til udvidet åbningstid til kl. 03.00 på følgende dage/nætter:

     

    • natten mellem fredag/lørdag og lørdag/søndag og
    • natten efter den 25. december,

     

    under forudsætning af, at der fastsættes følgende yderligere vilkår for forretningsstedets alkoholbevilling:

    At der opsættes videoovervågning af indgangsområder og udvalgte dele af restaurationen, samt at optagelser opbevares i mindst 14 dage med henblik på eventuel udlevering til politiet.

    At alle ansatte med publikumskontakt skal godkendes af politiet.

    At restaurationens personale skal bære en form for uniformering på de dage, hvor der er meddelt tilladelse til udvidet åbningstid, som alene må benyttes på stedet.

     

    Indstilling

    Byråds- og Direktionssekretariatet indstiller,

    at der meddeles udvidet åbningstid til kl. 3 natten mellem fredag/lørdag og lørdag/søndag og

    natten efter den 25. december,

    at der stilles ovennævnte yderligere vilkår for forretningsstedets alkoholbevilling, og

    at den udvidede åbningstid tidsmæssigt følger alkoholbevillingen, som udløber 24. maj 2024.

     

    Beslutning Økonomiudvalget den 05-05-2020

    Godkendt.