Beslutningsprotokol

Sagsfremstilling

-

Beslutning Økonomiudvalget den 03-05-2016

• Anonyme anmeldelser – praksis.

• Orienteret om henvendelse fra Museum Sønderjylland.

Sagsfremstilling

Befordringsgodtgørelse til politikere, er for størstedelens vedkommende reguleret enten i den kommunale styrelseslov eller særlovgivningen.

Det er dog konstateret, at der er områder, som kræver, at byrådet aktivt beslutter, at der skal ydes befordringsgodtgørelse. Det drejer sig om følgende møder:

· Forhandlinger med andre myndigheder

· Repræsentativt arbejde

· Studieture

· Besigtigelser

· Borger/orienteringsmøder

· Møder med administrationen, borgmester og udvalgsformænd

· Formaliseret mødeforberedelse, deltagelse i faste formøder

· Tilsynsforretninger

· Institutionsbesøg, virksomhedsbesøg

· Deltagelse i ansættelsesudvalg

· Deltagelse ved indvielse af institutioner, mærkedage for institutioner, herunder første spadestik og jubilæer for institutioner og samarbejdspartnere.

For at skabe ensartede rammer for alle byrådsmedlemmer uanset hvor de bor i kommunen, anbefales det, at der ydes befordringsgodtgørelse til de møder, hvor byrådet kan beslutte at give det jf. listen ovenfor. Således understøttes alle byrådspolitikkernes arbejdsvilkår på en hensigtsmæssig måde i forhold til varetagelse af deres hverv, hvor ovenstående række af møder må anses som værende en væsentlig forudsætning for en god opgavevaretagelse. Dette vil også være  i overensstemmelse med den praksis, vi har haft for udbetaling af befordringsgodtgørelse indtil nu.

Tabt arbejdsfortjeneste

Samme retningslinjer gælder i det omfang, der måtte være politikere, der ønsker at få udbetalt tabt arbejdsfortjeneste frem for fast vederlag.

Økonomi og afledt drift

Udgifter til befordringsgodtgørelse kan holdes inden for det afsatte budget.

Indstilling

Staben indstiller,

at der udbetales befordringsgodtgørelse til de nævnte møder, og

at samme retningslinjer gælder for vurdering af tabt arbejdsfortjeneste.

Beslutning Økonomiudvalget den 03-05-2016

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Folketingsvalgloven er blevet ændret. Sagen sættes på dagsordenen nu for at være på forkant, da et folketingsvalg ofte udskrives med kun tre ugers varsel.

Ved det seneste folketingsvalg behandlede byrådet sagen i december 2014, mens valget fandt sted i juni 2015. Fremover vil sager vedr. valg blive forelagt byrådet allerede ved 1. byrådsmøde i byrådsperioden. 

Ændringerne i loven er:

• Udvidet åbningstid: Afstemningsstederne skal åbne en time før – altså kl. 08.00. Valghandlingen slutter fortsat kl. 20.00. Formålet er at yde en bedre service overfor borgerne og undgå kø om aftenen.
• Frist for at brevstemme: Fristen er rykket fra 2. hverdag til 3. hverdag (lørdag inkl.) før valgdagen. Det sker af hensyn til administrationen, der havde svært ved at nå at behandle brevstemmerne. 

Diæter                                 

Byrådet kan selv beslutte om valgbestyrelsen, valgstyrere og tilforordnede vælgere skal have diæt, og i givet fald hvor meget.

Ved det seneste folketingsvalg var diæten 405 kr. og 810 kr. for hhv. under fire timers arbejde og over fire timers arbejde. Diætsatsen forhøjes hvert år med 5 kr. pr. 1. januar. Diæterne kan højest være 2.050 kr. pr. dag i 2016.

Byrådssekretariatet anbefaler, at diætsatserne hæves til 900 kr. for over fire timers arbejde, da åbningstiden er forlænget med en time. Diætsatsen for under fire timers arbejde foreslås fastholdt til 410 kr. i 2016 stigende med 5 kr. årligt. Udgiften på ca. 14.000 kr. afholdes inden for valgbudgettet.

Frist for at brevstemme i eget hjem

Byrådet kan vælge, hvornår man senest skal ansøge om at brevstemme i eget hjem. Det kan dog senest være 3. sidste hverdag (lørdag inkl.) før valgdagen.

Hvis fristen sættes til 3. sidste dag før valgdagen, giver det visse udfordringer. Det vil nemlig betyde, at vælgeren skal ansøge om at stemme i eget hjem samme dag som brevstemmeafgivning lukker ifølge loven. Administrationen vil altså blot have få timer til at koordinere og indkalde valgtilforordnede, der skal besøge vælgerne. 

Byrådssekretariatet anbefaler, at fristen for at ansøge om at stemme i eget hjem sættes til 4. sidste hverdag (lørdag inkl.) før valgdagen.

Hvor kan man brevstemme

Vælgerne kan brevstemme på borgerservicecentrene på Aabenraa Rådhus og Bov bibliotek. Derudover kan byrådet beslutte, at man også skal kunne brevstemme andre steder – fx på biblioteker og mobile afstemningssteder.

Byrådssekretariatet anbefaler, at vælgerne kan brevstemme på kommunens biblioteker i Bov, Rødekro og Tinglev – inden for bibliotekernes betjente åbningstid. Det er en god service over for vælgerne, at der er forholdsvis kort afstand til et brevafstemningssted.

Indstilling

Byrådssekretariatet indstiller,

at valgbestyrelsen, valgstyrere og tilforordnede får 900 kr. for over fire timers arbejde, mens der for under fire timers arbejde gives samme diætsats som hidtil, tillagt den årlige stigning, 

at fristen for at ansøge om at brevstemme i eget hjem fastsættes til 4. sidste hverdag (lørdag inkl.) før valget, og

at der kan brevstemmes på kommunens biblioteker i Bov, Rødekro og Tinglev inden for betjent åbningstid.

Beslutning Økonomiudvalget den 03-05-2016

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Denne sag vedrører den første detaljerede bevillingskontrol i 2016 pr. 31.03.2016.

Forvaltningen har foretaget en vurdering af det økonomiske resultat pr. 31. marts 2016 i forhold til drifts- og anlægsbudgetterne. Der er i den forbindelse foretaget en vurdering af evt. tillægsbevillings- og rammekorrektionsbehov samt finansiering heraf.

Bevillingskontrolsagerne vedr. Økonomiudvalget forelægges ikke særskilt for Økonomiudvalget men indgår i den samlede forelæggelse for alle udvalg.

Dog indgår kun sagen ”tillægsbevillinger finansieret af andre udvalg”, idet der ikke er tillægsbevillingsansøgninger til drift eller anlæg.

Nærværende sag vedrører omplaceringer indenfor eget udvalg samt forelæggelse af økonomiske oversigter.

Omplaceringer indenfor eget udvalg:

Der søges omplaceret mellem politikområderne Fast ejendom, Politisk organisation, Administrativ organisation, Erhvervsservice, Brand & Redning samt Generelle reserver.

Omplaceringerne vedrører bl.a. følgende:

• Det øgede tilskud til Brand & Redning finansieres af Lov- og cirkulærepuljen under Generelle reserver.
• Overførslen fra 2015 til 2016 på 0,850 mio. kr. vedr. administrationsbygninger omplaceres til henholdsvis Fast ejendom (Storegade 30 og gl. rådhus Bov) samt til Brand & Redning.
• Merudgiften til arbejdsskader på 2,980 mio. kr.  finansieres af udbudspuljen, forsikringspræmier, driftssikring boligbyggeri og fra fleksjobpuljen.

Herudover er der bl.a. merudgifter som følge af manglende lejeindtægter vedr. Gl. rådhus i Bov, merudgifter til studietur for politikere, merindtægter som følge af forlængelse af lejeaftale vedr. Bolderslev midtpunkt og flytning af udgiften til medarbejderfest fra 2016 til 2017. Samlet udgør disse en mindreudgift/merindtægt på 0,670 mio. kr. i 2016, en  mindreudgift/merindtægt på 1,092 mio. kr. i 2017 og på 0,830 mio. kr. fra 2018.

Det foreslås, at mindreudgifterne/merindtægterne i 2016-2020 omplaceres til  besparelsespuljen vedr. Facility management.

Herefter udgør de samlede omplaceringer 0 kr. i alle årene.

Økonomiske oversigter:

Vedhæftede bilag viser udvalgets samlede ansøgninger opdelt på de 4 bevillingskontrolsager (bilag i3) samt en økonomisk oversigt med udvalgets resultat pr. 31. marts 2016 (bilag i4).

Indstilling

Direktionen indstiller,

at omplaceringen indenfor eget udvalg, jf. bilag, godkendes, og

at de økonomiske oversigter tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget den 03-05-2016

Godkendt.

Bilag

Bilag i2 Budgetomplaceringer mellem politikområder indenfor eget udvalg (Løbenr.: 82375/16)
Bilag i2N Noter til budgetomplaceringer mellem politikområder indenfor eget udvalg (Løbenr.: 82380/16)
Bilag i3 Samlet oversigt over de 4 bevillingskontrolsager (Løbenr.: 82381/16)
Bilag i4 - Økonomisk rapportering til udvalget (Løbenr.: 82428/16)

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget har besluttet at gennemføre en undersøgelse af brugernes tilfredshed med den administrative betjening. Undersøgelsen blev gennemført i uge 9-12. Hovedkonklusionen er, at brugerne er meget tilfredse med den betjening, de har fået.

967 borgere deltog i undersøgelsen, og deres besvarelse vedrører ni forskellige afdelinger - se tabel 1 i bilag ”Resultat af brugerundersøgelse”. 340 besvarelser er indkommet via telefon, mens 627 er indkommet efter personligt møde med sagsbehandler – se tabel 2. 

Tre afdelinger har fået færre end 10 besvarelser. Disse er blevet sorteret fra, da det er vanskeligt at sige noget generelt ud fra så få besvarelser. Det drejer sig om Kultur, Plan & Fritid (3 svar), Job & Integration (6 svar) og Dagtilbud (7 svar).

Kriterier for vurdering af resultat

Borgerne blev bedt om at besvare, hvor enige de var i seks udsagn på en skala fra 1 til 7, hvor 7 var ”Meget enig” og 1 var ”Meget uenig”.

Der anvendes samme målestok som ved undersøgelsen i 2009. Her betragtes besvarelser over 6 som meget tilfredsstillende, mens svar mellem 4-6 er tilfredsstillende.

Den gennemsnitlige score

Den gennemsnitlige score for alle seks spørgsmål ligger mellem 6,3 og 6,7, hvilket er meget tilfredsstillende.

Den laveste score får udsagn 1 vedr. hvor let, det var at komme i kontakt med en medarbejder, der kunne hjælpe. Den højeste score var til udsagn 3, om medarbejderen talte et let forståeligt sprog – se tabel 3.

Sammenligning mellem afdelinger

Tabel 4 viser, hvordan svarene fordeler sig mellem de forskellige afdelinger. Her kan man se, at enkelte afdelinger har fået en score lige under 6, hvilket svarer til et tilfredsstillende niveau. Den laveste score er 5,8. Det rykker ikke ved billedet af det samlede billede, der er meget tilfredsstillende.

Sammenligning med undersøgelse i 2009

Tabel 5 viser udviklingen over tid fra 2009, hvor undersøgelsen senest blev gennemført. Spørgeskemaet er blevet ændret, derfor er det udelukkende tre udsagn, der kan vise udviklingen. Det drejer sig om:

· Spørgsmål 1: Det var let at komme i kontakt med en medarbejder, der kunne hjælpe mig.

· Spørgsmål 2: Medarbejderen var venlig og imødekommende.

· Spørgsmål 6: Alt i alt er jeg tilfreds med den betjening, jeg har fået hos Aabenraa Kommune.

Her kan man se, at scoren er steget markant på alle tre udsagn:

Spørgsmål	2016	2009
Let kontakt	6,3	6,1
Venlig og imødekommende	6,7	6,5
Let forståeligt sprog	6,7	-
Fik oplysninger	6,5	-
Oplyst hvordan jeg kommer videre	6,6	-
Alt i alt tilfredshed	6,5	6,2

Konklusion

Undersøgelsen viser, at borgerne er meget tilfredse med den betjening, de får. Den gennemsnitlige score for alle seks spørgsmål er over 6, og ingen afdeling har fået et markant dårligere resultat end gennemsnittet.

Når man sammenligner med resultatet i 2009, kan man se, at scoren er steget markant på alle tre udsagn.

Resultatet er således meget tilfredsstillende.

Indstilling

Staben indstiller,

at resultatet afbrugerundersøgelsen tages til orientering.

Beslutning Økonomiudvalget den 03-05-2016

Godkendt.

Bilag

Spørgeskema (Løbenr.: 108519/16)
Resultat af brugerundersøgelse (Løbenr.: 108761/16)

Sagsfremstilling

I budgetforliget i september 2015 blev det aftalt, at der udarbejdes en analyse af betalingen for skolers anvendelse af kommunale svømmehaller og idrætshaller.

I vedlagte bilag er der udarbejdet en oversigt over hvilken timepris, der betales for skolernes benyttelse af svømmehaller og idrætshaller. Der er ligeledes listet timeprisen for kommunale skolers benyttelses af selvejende haller. Oversigten viser ligeledes, hvor budgettet til betaling af hallejen er placeret.

Svømmehaller:

De kommunale skoler kan, indenfor en given timeramme, som hovedregel benytte den lokale svømmehal ”gratis”, idet skolernes benyttelse heraf er indarbejdet i svømmehallernes budget. Undtaget fra denne overordnede regel er de skoler, som benytter Tinglev Svømmehal (Tinglev Skole, Bylderup Skole, Bolderslev Skole og Ravsted Børneunivers), idet disse, jf. gammel aftale, betaler for anvendelsen ud af eget budget (p.t. er satsen 210 kr. pr. time). Endvidere dækkes udgiften for Felsted Skoles benyttelse af Bov Svømmehal af budget under fællesudgifter for skoler på Børn og Uddannelsesudvalgets budget, jf. gammel aftale.

Private skolers benyttelse af de kommunale svømmehaller sker enten efter lokal aftale mellem skolen og svømmehallen eller efter den timepris, der er fastsat i takstbilaget i budgettet.

Kommunale skoler har således ikke en ensartet model for benyttelse af svømmehaller, ligesom der er prisforskel for benyttelse mellem kommunale og private skoler.

Idrætshaller:

De kommunale skoler kan, indenfor en given timeramme, som hovedregel benytte den lokale idrætshal ”gratis”, idet skolernes benyttelse heraf er indarbejdet i den respektive hals budget (gælder ved de kommunale idrætshaller).
De kommunale skolers benyttelse af selvejende idrætshaller beror på en benyttelsesaftale, der laves  årligt i november. Timeafregningen i denne aftale er forskellig fra hal til hal. Budgettet til kommunale skolers benyttelse af selvejende haller er placeret i Kultur og Fritidsudvalget jf. beslutning i Byrådet i juni 2014.

I byer uden idrætshal, dette omfatter Varnæs Skole, Ravsted Børneunivers, Hellevad Børneunivers og Hovslund Børneunivers,  benytter disse skoler udelukkende egen gymnastiksal. Varnæs Skole lejer sig endvidere ind hos Sundeved Efterskole 1 – 2 gange ugentligt.

Private skolers benyttelse af de kommunale haller er fastsat i takstbilaget i budgettet.  De private skolers benyttelse af selvejende haller aftaler prisen mellem den selvejende institution og den private skole.

Kommunale skoler har således en ensartet model for benyttelse af idrætshaller, idet ingen skoler betaler for benyttelse ud af eget budget, men budgettet er derimod placeret enten direkte i den enkelte hals basisbudget eller afregnes fra fællesbudget med forskellig timepris til en selvejende hal. Udtagen herfor at de skoler, der ligger i byer uden idrætshal.

Endvidere er der prisforskel for benyttelse af haller mellem kommunale og private skoler.

Analysen sendes til orientering i Økonomiudvalget, Kultur og Fritidsudvalget samt Børn og Uddannelsesudvalget, hvor den anbefales at  indgå i den analyse, som Kultur, Miljø og Erhvervsforvaltningen har igangsat, via en ekstern konsulent, som skal afdække benyttelsen og tilskudsrammer for idrætsfaciliteterne i kommunen.

Indstilling

Staben indstiller,

at sagen tages til orientering.

Beslutning Økonomiudvalget den 03-05-2016

Godkendt.

Økonomiudvalget ønsker et oplæg til harmonisering af betaling for anvendelse af haller og svømmehaller.

Bilag

Skolers betaling for benyttelse af idræts- og svømmehaller (Løbenr.: 104176/16)

Sagsfremstilling

I dette dagsordenspunkt skal der tages beslutning om retningslinjer og sagsgange for tomme ejendomme og opsagte lejemål, som Aabenraa kommune måtte eje eller indgå i aftaler for.

Det er nødvendigt med en vedtagelse af retningslinjer, så bl.a. de økonomiske konsekvenser ved at købe/flytte/afhænde ejendomme bliver tydeliggjort og administrationen ensrettes. I 2014 og 2015 er flere ejendomme sendt til økonomiudvalget primært for enten salg eller nedrivning. Med administrationens fokus på arealforvaltning og strukturændringer på bl.a. skole- og dagtilbudsområdet, så forventes flere ejendommes flytninger at skulle håndteres.

Retningslinjer og sagsgange for tomme ejendomme.

Når bygninger ændrer anvendelse påvirkes bygningsdriften. Det kan være i en periode eller for bestandigt. En ændret anvendelse kan være, at brugerne benytter bygningens rammer anderledes eller at bygningen forlades med henblik på salg eller nedrivning.

I vedlagte bilag er der redegjort for arbejdsgange for opgaveløsningen. Der er tale om opdatering af arbejdsgange, som nyligt er tiltrådt af Direktionen.

Retningslinjerne beskriver procedurer for, hvordan de stående udvalg skal agere ved mulighed for ændret bygningsanvendelse. Der lægges op til, at sådanne beslutninger skal fremadrettet altid godkendes af Økonomiudvalget. Det gælder også anvendelsesændringer inden for eget udvalgsområde.

Ligeledes er også beskrevet et grundlag for at opgøre et tomgangsbudgets størrelse samt en tjekliste for overdragelsesforretning mellem den overdragende forvaltning og Grundsalg og Kommunale Ejendomme, som er de to enheder i Kultur, Miljø og Erhverv, der håndterer ejendomssager for Økonomiudvalget.

Hvis et budget til en ejendoms administration, drift og vedligeholdelse overføres til Økonomiudvalget, skal et tomgangsbudget svares herfra. Tomgangsbudget til bygningens tomgangsdrift tildeles og overføres.

Arealforvaltning og incitamentsstruktur

Udarbejdelsen af retningslinjerne hænger sammen med fokus på effektiv arealanvendelse og mulighed for besparelser afledt heraf. Derfor er det nødvendigt at kigge på incitament og metoder for, hvordan gevinster kan høstes på en ensartet og retfærdig måde.

Derfor introduceres en model, som skal bringes i anvendelse for udarbejdelsen af alle fremtidige beslutningsgrundlag om købe/leje/afhænde forhold. Det understreges, at tidligere beslutninger om fordeling ikke ændres som konsekvens af en godkendelse af nærværende retningslinjer.

Når en ejendom eller dele heraf ikke længere er nødvendige at anvende for at løse en given kerneopgave, skal den overdrages til Økonomiudvalget.

Med overdragelsen skal der ske en fordeling af driftsbudgettet med 75% som effektiviseringsgevinst afledt af arealoptimering og 25% til decentralt budget. Udgangspunktet for fordeling sker ved en baselineberegning baseret på de sidste 2 års driftsbudget for ejendommens administration, drift og vedligehold. Personale indgår ikke i fordelingen, og eventuelle rationaler på det område forbliver decentralt.

Lejet bygningsareal, der opsiges som følge af anviste nye kommunalt ejede arealer, skal ligeså følge fordelingsprincippet.

Hvis en ejendom, der overdrages til Økonomiudvalget, skal i tomgangsdrift, så finansieres denne drift af gevinster fra arealoptimering, dvs. af Økonomiudvalgets andel. Når tomgangsdriften ophører, falder udgiften retur til arealoptimeringspuljen som en permanent gevinst.

Ovenstående medfører permanente reduktioner i driftsramme, når de enkelte aftaler træder i kraft.

Indstilling

Kultur, Miljø og Erhverv indstiller,

at retningslinjenfor overdragelse af ejendomme til Økonomiudvalget fremadrettet skal følges, og at tidligere beslutninger om fordeling af driftsmidler går forud for retningslinjerne,

at ændret anvendelse af kommunale ejendomme – herunder også ændringer inden for et fagudvalgsområde - altid skal godkendes af Økonomiudvalget,

at en fordeling på 75/25 af ejendommes driftsbudgetter - jf. sagsfremstillingens tekst - skal ligge til grund for udarbejdelse af fremadrettede beslutningsgrundlag,

at ejendomme, der overgår til Økonomiudvalget til tomgangsdrift, altid tilknyttes et budget, der modsvarer det beregnede tomgangsdriftsbudget jf. principperne i sagsfremstillingens bilag,

at tomgangsbudgettet opretholdes i Økonomiudvalgets budget for Facility management og tilfalder som effektivisering, når driften ophører i udvalgets regi, og

at Kommunale Ejendomme og Grundsalg i Kultur, Miljø & Erhverv fortsat varetager de praktiske forhold for Økonomiudvalget i forbindelse med overdragelse af bygninger til salg, udlejning, nedrivning eller tomgangsdrift.

Beslutning Økonomiudvalget den 03-05-2016

Godkendt.

Bilag

Retningslinjer i forbindelse med Aabenraa kommunes salg af egne ejendomme - bilag 1_12042016 (Løbenr.: 106419/16)