Beslutningsprotokol

Sagsfremstilling

-

Beslutning Økonomiudvalget den 02-05-2017

• Orienteret om implementering af politireformen, herunder om ændret bygningsanvendelse.

Afbud: Bent Sørensen.

Sagsfremstilling

Denne sag vedrører den første detaljerede bevillingskontrol i 2017 pr. 31.03.2017.

Forvaltningen har foretaget en vurdering af det økonomiske resultat pr. 31.03.2017 i forhold til drifts- og anlægsbudgetterne. Der er i den forbindelse foretaget en vurdering af evt. tillægsbevillings- og rammekorrektionsbehov samt finansiering heraf.

Bevillingskontrolsagerne vedr. Økonomiudvalget forelægges ikke særskilt for Økonomiudvalget men indgår i den samlede forelæggelse for alle udvalg.

En samlet oversigt samt konklusion af bevillingskontrollen fremgår af bilag i2N side 1 og 2.

Nærværende sag vedrører omplaceringer indenfor eget udvalg samt forelæggelse af økonomiske oversigter.

Omplaceringer indenfor eget udvalg:

• Besparelsespuljen (restpulje) på 0,544 mio. kr. i 2017 og 1,2 mio. kr. fra og med 2018 søges finansieret af Indkøbs- og udbudspuljen.
• Merudgifterne vedr. Udbetaling Danmark og URS søges finansieret af Indkøbs- og udbudspuljen.
• Merudgiften på 0,250 mio. kr. vedr. arbejdsskader søges finansieret af mindreudgiften på fleksjobpuljen.
• Den ikke udmøntede besparelse vedr . facility management på 2,5 mio. kr. søges finansieret af  indtægten fra momsrefusion på hjælpemidler på 3,3 mio. kr.

Herudover søges indtægterne fra restbeløb vedr. momsrefusion hjælpemidler på 0,8 mio. kr., indtægter ved ændring beskatningsgrundlag på statsskove på 3,7 mio. kr., indtægter fra garantiprovision på 2,672 mio. kr. samt tilretning vedr. renter og afdrag på 0,966 mio. kr., i alt 8,138 mio. kr. tilført en budgetværnspulje under Økonomiudvalget til at imødekomme udfordringer på bl.a. social og sundhedsområdet samt usikkerheden omkring indtægten på 10 mio. kr. på investeringsoversigten for 2018.

Økonomiske oversigter:

Vedhæftede bilag viser udvalgets samlede ansøgninger opdelt på de 4 bevillingskontrolsager (bilag i3) samt en økonomisk oversigt med udvalgets resultat pr. 31.03.2017 (bilag i4).

Indstilling

Direktionen indstiller,

at omplaceringer indenfor eget udvalg, jf. bilag, godkendes,

at de økonomiske oversigter tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget den 02-05-2017

Godkendt.

Afbud: Bent Sørensen.

Bilag

Bilag i2 - Budgetomplaceringer mellem politikområder indenfor eget udvalg pr. 31.3.2017 (Løbenr.: 142693/17)
Bilag i2N Noter til budgetomplaceringer mellem politikområder indenfor eget udvalg pr. 31.3.2017 (Løbenr.: 142695/17)
Bilag i3 Samlet oversigt over de 4 bevillingskontrolsager pr. 31.3.2017 (Løbenr.: 142691/17)
Bilag i4 - Økonomisk rapportering til udvalget (Løbenr.: 70164/17)

Sagsfremstilling

Som konsekvens af, at vicekommunaldirektøren pr.1. juni 2017 tiltræder som kommunaldirektør, er der behov for at tage stilling til genbesættelse snarest muligt.

Der er brug for en ny direktør for blandt andet at betjene Arbejdsmarkedsudvalget, men også for at sikre forankring af arbejdsmarkedsområdet med den øvrige organisation samt sikre den strategiske udvikling af området.

Den hidtidige sammenhæng mellem arbejdsmarkedsområdet og stabsområderne herunder især økonomiområdet har vist sig at være en god kombination. Det foreslås derfor, at der opslås en stilling som Stabs- og arbejdsmarkedsdirektør.

Der lægges ikke op til organisationsændringer, der berører fagforvaltningerne i denne forbindelse. Det vil være hensigtsmæssigt at kende udfaldet af eventuelle ændringer i udvalgsstrukturen efter valget i november 2017 før en eventuel justering. Det vil tillige være hensigtsmæssigt, at den nye direktør kan deltage i en eventuel reorganiseringsproces.

Vicekommunaldirektøren vurderer, at Byråds- og direktionssekretariatet med fordel refererer til kommunaldirektøren. Det skyldes, at det rekrutteringsmæssigt er nemmere, hvis ikke denne profil også skal dækkes, samt ikke mindst, at opgaverne i sekretariatet knytter sig til op til den politiske betjening og organisationsudviklingen.

Vicekommunaldirektøren har sonderet konsulentmarkedet og anbefaler, at konsulenthuset Lundgaard vælges til at løse opgaven med at bistå i rekrutteringen. Det har indgået, at konsulenthuset kan bistå i en proces, hvor der til Byrådets møde i juni kan træffes en afgørelse. Dermed vil den nye direktør kunne komme ind i budgetprocessen på et meget hensigtsmæssigt tidspunkt. Det kræver dog, at første samtalerunde afholdes lørdag den 10. eller søndag den 11. juni. Det er derfor en fordel, hvis konsulenthuset har erfaring med Aabenraa Kommunes organisation. Det har Lundgaardkonsulenterne, da de dels har løst tilsvarende rekrutteringsopgaver for Aabenraa og dels har hovedkvarter i Aabenraa.

Der skal nedsættes et indstillingsudvalg. Det foreslås, at der udpeges formand og næstformand fra de to udvalg den nye direktør får sin primære rolle i forhold til, dvs. Økonomiudvalget og Arbejdsmarkedsudvalget. Derudover foreslås det, at indstillingsudvalget  udgøres af kommunaldirektøren, en repræsentant for direktionen, en afdelingschef fra hver af de to direktørområder som vedkommende får ansvaret for, samt 2-3 personalerepræsentanter.

Indstilling

Kommunaldirektøren indstiller,

at stillingen som Stabs- og arbejdsmarkedsdirektør genbesættes,

at Lundgaardkonsulenterne bruges som konsulenthus på opgaven,

at tids- og procesplanen som er vedlagt godkendes, og

at der nedsættes et indstillingsudvalg som beskrevet i dagsordensteksten.

Beslutning Økonomiudvalget den 02-05-2017

Godkendt.

Philip Tietje deltog ikke i sagens behandling.

Afbud: Bent Sørensen.

Bilag

Tilbud - tids- og procesplan (Løbenr.: 150463/17)

Sagsfremstilling

Aabenraa Byråd udpeger i forbindelse med sin konstituering efter et kommunalvalg bl.a. byrådsmedlemmer til 52 råd, nævn og bestyrelser mv.

I god tid inden Kommunalvalget 2017 bør det afklares, hvilke råd, nævn og bestyrelser mv. Aabenraa Kommune fortsat har enten en strategisk eller en anden klar interesse i at udpege byrådsmedlemmer til. Også principielle overvejelser om udpegning af byrådsmedlemmer og stringens i form af ensartet udpegning til samme typer råd, nævn og bestyrelser mv. bør indgå i afklaringen.

Endelig bør også byrådsmedlemmernes egen evaluering af loyalitetskonflikter, tidsforbrug og manglende værdi i deltagelsen i råd, nævn og bestyrelser mv. indgå.

Økonomiudvalget har drøftet spørgsmålet på møder den 11. oktober og 1. november 2016 samt 10. januar 2017. Der var enighed om at reducere antallet af råd, nævn og bestyrelser mv, hvortil der udpeges byrådsmedlemmer samt evt. at reducere antallet af byrådsmedlemmer i råd, nævn og bestyrelser mv., hvor deltagelsen er lovpligtig.

Dertil var der enighed om, at vedlagte oversigt over råd, nævn og bestyrelser mv., som primært byrådsmedlemmer i denne byrådsperiode er udpeget til, i sin opbygning er et anvendeligt grundlag for en beslutning (se bilag).

Den 10. januar 2017 besluttede Økonomiudvalget at sende spørgsmålet om ophør af udpegning af byrådsmedlemmer i høring hos de råd, nævn og bestyrelser, hvor det anbefales, at udpegningen bør ophøre.

Principielle overvejelser om udpegning af byrådsmedlemmer

Byrådsmedlemmer har det overordnede tilsyn med og beslutningskompetencer ift. større beslutninger om kommunale institutioner mv. og skal i den forbindelse varetage kommunens overordnede interesser.

Derfor er det principielt en udfordring, hvis byrådsmedlemmer samtidig er medlemmer af f.eks. en institutionsbestyrelse, hvor man forventes at varetage netop den institutions specifikke interesser. Her kan netop opstå nogle af de loyalitetskonflikter, som byrådsmedlemmer oplever iflg. evalueringen af Arbejdsvilkår (se nedenfor).

Samtidig vil stringensen i udpegninger øges, hvis man konsekvent vælger en bestemt type råd, nævn eller bestyrelser mv. fra f.eks. skolebestyrelser.

Byrådsmedlemmernes evaluering af deltagelse i råd, nævn og bestyrelser mv.

”Evalueringen af Arbejdsvilkår for Byrådsmedlemmer 2016”, som blev gennemført i forsommeren, påpeger, at kun 23 procent af byrådsmedlemmerne mener, at deres deltagelse i råd, nævn og bestyrelser mv. har stor værdi.

Derudover påpeger undersøgelsen, at kun 31 procent af byrådsmedlemmerne ikke oplever, at byrådsmedlemmer har loyalitetskonflikter i deres arbejde i råd, nævn og bestyrelser mv.

For det tredje viser ”Evalueringen af Arbejdsvilkår for Byrådsmedlemmer 2016”, at dobbelt så mange byrådsmedlemmer (62 procent) vurderer deres tidsforbrug på byrådsarbejdet som enten for højt eller til tider for højt mod kun 30 procent i 2013.

Fokus på strategisk interesse i oversigt over råd, nævn og bestyrelser mv.

Med ovenstående udgangspunkt har forvaltningen udarbejdet en justeret oversigt over råd, nævn og bestyrelser mv., hvortil Byrådet har udpeget primært byrådsmedlemmer, men i nogle tilfælde også andre politisk udpegede eller forvaltningsrepræsentanter (vedlagt som bilag).

Oversigten omfatter 29 råd, nævn og bestyrelser mv., hvor der synes at være enten en åbenlys strategisk eller en anden klar borgernær, politisk eller økonomisk interesse i fortsatte udpegninger. Specifikt hvad angår Handicaprådet kan antallet af udpegede byrådsmedlemmer dog reduceres.

Ingen åbenlys strategisk eller anden klar borgernær, politisk eller økonomisk interesse i udpegninger (21)

I en anden gruppe af råd, nævn og bestyrelser mv. tilsiger hverken en åbenlys strategisk eller anden klar borgernær, politisk eller økonomisk interesse for Aabenraa Kommune, at byrådsmedlemmer udpeges dertil.

Samtidig er der for en del af disse potentielle uhensigtsmæssigheder og loyalitetskonflikter, når byrådsmedlemmer deltager.

Derfor lægges der op til, at byrådsmedlemmer med fordel erstattes af enten andre politisk udpegede eller forvaltningsrepræsentanter i disse råd, nævn og bestyrelser mv. I et mindre antal råd, nævn og bestyrelser mv. vil Byrådets udpegninger helt kunne ophøre.

Det vil i nogle tilfælde kræve ændring af vedtægter, retningslinjer eller lignende, hvor muligt med effekt fra byrådsperioden 2018-21.

Hvor det er relevant, vil de enkelte udvalg kunne drøfte alternative dialogmøder, som sikrer informationsudveksling med de berørte råd, nævn og bestyrelser mv.

Sammenfatning af indkomne høringssvar

Forvaltningerne og Staben har modtaget i alt 20 høringssvar (se bilag med kommenterede høringssvar). 

Der er opbakning til ophør af udpegning til 6 råd, nævn og bestyrelser mv. Det drejer sig om Ejerforeningen Møllemærsk og fire ud af fem legatbestyrelser, forudsat at de administrative ressourcer ved efterfølgende vedtægtsændringer står i rimeligt forhold til formålet. Dertil er der opbakning til ophør af udpegning af byrådsmedlemmer til Børnehandicapkontaktrådet, koblet med en opfordring til at indtænke området i Handicaprådets sammensætning.

Vedrørende 5 råd, nævn og bestyrelser er der ikke modtaget høringssvar eller øvrige indsigelser. Det drejer sig om Hegnssynet, Vurderingsmænd – Mark-og Vejfredsloven, Repræsentantskabet for Danske Diakonhjem og Fonden til bevarelse af Postmestergårdens Have. I alle tilfælde antages det, at der ikke er indvendinger mod et ophør af udpegningen af byrådsmedlemmer.

Hertil medregnes Vand- og Naturrådet, som i hele landet omdannes til Vandråd, hvortil ingen byrådsmedlemmer skal udpeges.

Vedrørende 11 råd, nævn og bestyrelser fraråder man i høringssvarene et ophør af udpegning af byrådsmedlemmer, og helt generelt med henvisninger til værdien af gensidig informationsudveksling og muligheden for at sikre politikernes kendskab til området.

I ingen af disse høringssvar tages der stilling til spørgsmålene om potentielle loyalitetskonflikter for byrådsmedlemmer, stringens i udpegninger, arbejdspres mv.

Af forvaltningernes kommentarer til høringssvarene fremgår det enten, at den efterspurgte informationsudveksling/-samarbejdet sikres ad andre kanaler (Kontaktråd for institutioner under Handicap & Psykiatri, Den Blå Oase) eller det fastholdes, at der ikke er lovkrav el. lign. om udpegelse (Meritten, Ungdomsskolen/Ung Aabenraa).

Endelig fremhæves det i forvaltningernes kommentarer, at der ved ophør af udpegninger skabes ensartethed i forhold til lignende institutioner i to tilfælde (Fjordskolen, Ungdomsskolen/Ung Aabenraa).

I denne gruppe af høringssvar, som ønsker fortsat udpegning, medtælles de tre kollegier, hvortil Byrådet ikke siden 2013 har udpeget byrådsmedlemmer efter en beslutning i Økonomiudvalget.

Hvilke råd, nævn og bestyrelser mv. er IKKE medtaget i gennemgangen og oversigten?

Medtaget i Forvaltningens gennemgang er IKKE råd, nævn og bestyrelser mv., hvor et lovkrav udløser udpegning af et eller flere byrådsmedlemmer.

Medtaget er heller IKKE såkaldte §60 selskaber (Beredskabskommissionen, Taxinævnet, Mod-tagestation Syddanmark).

Heller IKKE råd, nævn og bestyrelser mv., hvor udpegningen af byrådsmedlemmer foregår i fællesskab af de sønderjyske kommuner (EUC, VUC, Det Sønderjyske Koordinationsudvalg, Destination Sønderjylland), er medtaget.

Indstilling

Staben indstiller,

at Byrådets udpegninger til 29 råd, nævn og bestyrelser mv. af åbenlys strategisk eller anden klar borgernær, politisk eller økonomisk interesse fortsætter uændret jf. anbefalingerne,

at antallet af udpegede byrådsmedlemmer reduceres i Handicaprådet jf. høringssvar,

at udpegningen af byrådsmedlemmer til de resterende 21 råd, nævn og bestyrelser mv. uden åbenlys strategisk eller anden klar borgernær, politisk eller økonomisk interesse ophører jf. anbefalingerne,

at udvalgene, hvor det er relevant, drøfter mulige dialogmøder til informationsudveksling med råd, nævn og bestyrelser mv.,

at forvaltningen iværksætter arbejdet for de nødvendige vedtægtsændringer i de tilfælde, hvor ophør besluttes, og

at borgmesteren bemyndiges til at vurdere, om de administrative ressourcer for gennemførelse af ændringerne står mål med formålet.

Beslutning Økonomiudvalget den 02-05-2017

Genoptages på næste økonomiudvalgsmøde.

Philip Tietje og Svend Hansen Tarp deltog ikke i sagens behandling.

Afbud: Bent Sørensen.

Bilag

Kommenterede høringssvar råd, nævn og bestyrelser mv. (Løbenr.: 132900/17)
Oversigt udpegninger råd, nævn og bestyrelser mv. 22.11.2016 (Løbenr.: 343919/16)

Sagsfremstilling

I denne sag skal årsrapport for Aabenraa Havn 2016 godkendes.

Årets nettoomsætning var på 24,4 mio. kr., hvilket er en stigning på 6,5% i forhold til 2015.

Årets resultat af primær drift er på 2,2 mio. kr. Resultat af finansielle poster er 2,2 mio. kr., hvorfor årets resultat  ender på 4,4 mio. kr.

Egenkapitalen udgør 221,9 mio. kr. pr. 31. december 2016.

Ernst & Young, Godkendt Revisionspartnerselskab har revideret regnskabet, og der er givet en blank revisionspåtegning.

Havnebestyrelsen har den 20. april 2017 godkendt årsrapporten og taget revisionsprotokollen til efterretning.

Indstilling

Staben indstiller,

at årsrapporten 2016 godkendes, og
at revisionsprotokollen vedr. årsrapport 2016 tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget den 02-05-2017

Anbefales godkendt.

Philip Tietje og Svend Hansen Tarp deltog ikke i sagens behandling.

Afbud: Bent Sørensen.

Bilag

Revisionsprotokol Aabenraa Havn 2016 - underskrevet (Løbenr.: 148462/17)
Årsrapport Aabenraa Havn 2016 - underskrevet (Løbenr.: 148461/17)

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget behandlede den 7. juni 2016 sagen om Monopolbrud (KOMBIT) og salg af KMD ejendomme og godkendte ved den lejlighed den udarbejdede businesscase til indarbejdelse i budget 2017.

Det er imidlertid sket det, at hele programmet er blevet forsinket af, at leverandøren (KMD) ikke har leveret som aftalt, hvilket udfordrer businesscasen.

Dette betyder at de leverancer som KMD skulle have leveret til KOMBIT og kommunerne ifølge kontrakten om støttesystemerne (STS) på nuværende tidspunkt, er mindst 14 mdr. forsinket. KOMBIT forventer derudover, at de faglige systemer til kontanthjælp og sygedagpenge samt overblikssystemet SAPA bliver tilsvarende 15½ måned forsinket.

KMD har tilsvarende meldt ud, at de også forventer at blive 15½ måned forsinket i forhold til tidsplanen til UDK for det nye pensionssystem.

KL og KOMBIT er i gang med at vurdere de samlede økonomiske konsekvenser, ligesom KOMBIT forbereder et nyt udbud på STS.

Forsinkelserne betyder ekstra omkostninger til monopolbrudsprogrammet fordi projekterne skal køre i længere tid ligesom ibrugtagning af de nye systemer , der skulle give en gevinstrealisering, forsinkes.

KL, KOMBIT og UDK stiller krav til KMD om kompensation til kommunerne for de indtrufne forsinkelser.

Som konsekvens heraf skal businesscasen revurderes når de endelige tidsplaner kendes. Usikkerheden er imidlertid stadigvæk så stor, at mere sikre udmeldinger afventes før revurderingen foretages. Det ligger imidlertid fast, at forsinkelsen vil påføre Aabenraa Kommune merudgifter alt efter hvilken kompensation der forhandles med KMD.

Økonomi og afledt drift

I forhold til businesscasen forventes en forskydning på manglende besparelse på ca. 1 mio. kr.

Forskydningen er indarbejdet i bevillingskontrollen.

Indstilling

Staben indstiller,

at redegørelsen tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget den 02-05-2017

Godkendt.

Philip Tietje og Svend Hansen Tarp deltog ikke i dette punkt.

Afbud: Bent Sørensen.