Beslutningsprotokol

Sagsfremstilling

-

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

- Støtteerklæring til Flensborg Byråd.

- Jubilæumsfestens budget.

- Als/Fyn forbindelse.

- Linieføring.

- Meritten – møde den 22. maj 2017.

- Orienteret om status på prækvalifikation af anlægsprojektet Hærvejsskolen.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Sagsfremstilling

Årsberetningen for 2016 blev foreløbigt godkendt og afgivet til kommunens eksterne revision E&Y på Byrådets møde den 29. marts 2017.

Revisionen har den 8. maj 2017 afgivet beretning nr. 13 om revision af årsregnskabet 2016.

Beretningen er udsendt til Byrådets medlemmer den 8. maj 2017.

Revisionsberetning nr. 13 om revision af årsregnskabet 2016:

Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger.

Revisionen konkluderer, at

”Vedtages årsregnskabet i den foreliggende form, og fremkommer der ikke under Byrådets behandling og vedtagelse af årsregnskabet yderligere oplysninger, som kan påvirke årsregnskabet, vil vi afgive en påtegning på årsregnskabet uden forbehold eller supplerende oplysninger.”

I forhold til vurderingen af kommunens økonomi, konkluderer revisionen, at

”Det er vores opfattelse, at Aabenraa Kommune fører en meget stram og betrykkende økonomistyring, der skal sikre budgetoverholdelse.”

”Det er vores vurdering, at Aabenraa Kommune er meget opmærksom på behovet for, at driften skal generere et økonomisk råderum til afdrag på lån og til ikke-låneberettigede anlæg, og at kommunen har en god likviditet.”

Forvaltningsrevision:

Ud over den finansielle revision udfører kommunens eksterne revision også en løbende forvaltningsrevision, hvor det vurderes om Byrådets og udvalgenes beslutninger, samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt.

I 2016 har revisionen til den løbende forvaltningsrevision udvalgt: Anlægsstyring.

I den forbindelse konkluderer revisionen, at

”Kommunen har generelt forelagt anlægsregnskaber for afsluttede anlægsprojekter i 2016 i overensstemmelse med kommunens retningslinjer og gældende lovgivning. Sagsgennemgangen har dog vist, at regnskabet i flere tilfælde først godkendes længe efter, at projektet i al væsentlighed er afsluttet. I forbindelse med bevillingskontrol foretages dog en vurdering af, hvorvidt det enkelte projekt er afsluttet. Der foretages kun afslutning af anlægsprojekter i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet.

Kommunen anvender ensartede skabeloner både i budgetlægningsfasen (projektskemaer), ved bevillingskontroller og i forbindelse med afslutningen af årsregnskabet og aflæggelse af anlægsregnskaber over 2 mio. kr. Vi har dog forstået, at projektskabelonerne opdateres til budgetår 2018.”

Revisionen har følgende anbefalinger:

• ”At Aabenraa Kommunes udarbejdede styringsværktøjer og skabeloner, som planlagt, anvendes mere systematisk i alle anlægsprojekter fra budgetår 2018.
• For at lette de administrative processer er der vores anbefaling, at Aabenraa Kommune overvejer, hvorvidt der skal ske frigivelse af rådighedsbeløb til projektering ved vedtagelse af budget. Hermed sikres en hurtigere og smidigere opstart af projekter.
• Det er endvidere vores anbefaling, at regnskabsaflæggelsen generelt sker hurtigst muligt efter afsluttet anlægsprojekt.”

Staben har drøftet anbefalingerne med revisionen og vil komme med forslag hertil i efteråret.

Indstilling

Staben indstiller,

at  revisionsberetning nr. 13 for året 2016 godkendes og

at årsberetningen for 2016 godkendes endeligt

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Forvaltningsrevison Aabenraa Kommune - anlægsstyring (Løbenr.: 166110/17)
2017_Revisionsberetning nr 13 til årsregnskabet for 2016 (Løbenr.: 166089/17)
2017_Påtegning Aabenraa Kommune 2016. (Løbenr.: 166086/17)

Sagsfremstilling

Aabenraa Kommunes eksterne revision Ernst & Young har fremsendt revisionsberetning nr. 12 om revision af de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion m.v. vedr. regnskabsåret 2016.

Revisionen har givet anledning til én revisionsbemærkning. Revisionsbemærkningen er ikke af en så væsentlig karakter, at den vil komme til udtryk i revisionspåtegningen af kommunens endelige restafregninger af statsrefusion for 2016.

Revisionsbemærkningen vedrører økonomisk opfølgning efter aktivlovens § 10 og vedrører flere udbetalingsområder. I en række sager er den lovpligtige økonomiske opfølgning ikke foretaget.

Der er iværksat initiativer med henblik på at sikre, at den økonomiske opfølgning fremadrettet bliver foretaget rettidigt. Forvaltningen har i en redegørelse beskrevet de iværksatte initiativer. Redegørelsen fremgår af nedenstående.

Redegørelse:

For at sikre at alle adviser jfr. Aktivlovens § 10 bliver behandlet rettidigt dvs. indenfor en måned, er alle sagsbehandlere vejledt, og det er kontrolleret, at alle er sat rigtigt op i it-systemet.

Kontorleder foretager ugentligt kontrol af, hvad der er af ubehandlede adviser og deltager i ugentlige møder.

Herudover foretages der hver måned et skærpet ledelsestilsyn, hvor der udtages 50 sager til kontrol vedr. rettidigheden på behandling af adviser – herunder også aktivlovens § 10.

Der er indskærpet overfor medarbejderne, at opfølgningen er en opgave, der skal prioriteres.

På baggrund af de udfordringer der har været med at få foretaget den lovpligtige økonomiske opfølgning i alle sager efter aktivlovens § 10, er der fra den 1. maj 2017 sket en opnormering på området med hhv. én medarbejder samt én fagligkoordinator. Dette betyder bl.a., at den enkelte sagsbehandler nu fremadrettet får et mindre sagsantal, og dermed mere tid til at udføre opgaverne.

Indstilling

Jobcenter og Borgerservice indstiller,

at forvaltningens redegørelse godkendes, og

at revisionsberetning nr. 12, hvad angår Arbejdsmarkedsudvalgets områder, tages til orientering.

Beslutning Arbejdsmarkedsudvalget den 08-05-2017

Anbefales godkendt.

Kim Brandt deltog ikke i sagens behandling.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Revisionsberetning nr 12, sociale omårder 2016_ Aabenraa kommune (Løbenr.: 162655/17)

Sagsfremstilling

Trafik-,  Bygge- og Boligstyrelsen har den 24. april 2017 fremsendt decisionsskrivelse vedr. gennemgang af kommunens revisionsberetning for 2015.

En decisionsskrivelse er ministeriers og styrelsers tilbagemelding på kommunens revisionsberetning.

Trafik,- Bygge- og Boligstyrelsen har gennemgået den del af beretningen, der vedrører ydelser og tilskud efter bekendtgørelse nr. 1617 af 15/12/2016, der omfatter visse områder inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministeriets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets og Undervisningsministeriets ressortområder og bekendtgørelse nr. 811 af 23/06/2016, der omfatter visse områder efter lov om byfornyelse og udvikling af byer.

Trafik,- Bygge- og Boligstyrelsen har ikke yderligere bemærkninger til revisionsberetningen.

Indstilling

Staben indstiller,

at decisionsskrivelsen fra Trafik.- bygge- og boligstyrelsen vedr. revisionsberetning for 2015 tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Decisionsskrivelse for 2015. - Trafik,- Bygge- og Boligstyrelsen (Løbenr.: 150241/17)

Sagsfremstilling

Pr. 1. januar 2016 blev beredskabsopgaverne i Haderslev, Tønder og Aabenraa Kommuner overdraget til Brand & Redning Sønderjylland (BRSJ), der er organiseret som et kommunalt fællesskab jf. §60 i den kommunale styrelseslov.

Iflg. pkt. 15.5 vedtægterne for BRSJ aflægges regnskabet for beredskabskommissionen og fremsendes herefter til de tre kommunalbestyrelser.

Regnskabet for 2016 viser et lille overskud på beredskabsområdet på 0,011 mio. kr. , hvor der var budgetteret med et underskud på 0,640 mio. kr. På det indtægtsdækkede område er der realiseret et overskud på 0,117 mio. kr. hvilket ligger markant under det budgetterede overskud på 0,640 mio. kr. Samlet et overskud på 0,128 mio. kr. mod et budgetteret resultat på 0 kr.

På anlægssiden har der i 2016 været nettoudgifter 1,231 mio. kr. mod budgetterede anlægsudgifter på 3,300 mio. kr.

Iflg. vedtægternes punkt 16.5 efterreguleres betalingerne af drift- og anlægsbidrag mellem BRSJ og kommunerne. Det er således praksis med mindre der træffes anden beslutning, hvilket Beredskabskommissionen har gjort. Det fremgår af det vedlagte referat fra Beredskabskommissionens behandling af regnskab 2016, at kommissionen har besluttet at overføre de ikke forbrugte drifts- og anlægsmidler til 2017, dels med henvisning til at BRSJ får behov for at øge likvide beredskab grundet mellemfinansiering som følge af deltagelse i et Interreg-projekt (EU-projekt, hvor indtægterne kommer senere end udgifterne afholdes), samt med henvisning til, at mindre-forbruget på anlæg primært skyldes, at anlægsprojekterne ikke er afsluttet ved udgangen af 2016.

Udover regnskabet er der udarbejdet protokollater fra BRSJ´s revision: Tiltrædelsesprotokollatet samt protokol for revisionen af regnskab 2016. Revisionen har ingen bemærkninger til regnskabet for 2016.

Indstilling

Staben indstiller,

at regnskabet for BRSJ samt Beredskabskommissionens beslutning herom tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Revisionsprotokollat (Løbenr.: 131983/17)
Revisortiltrædelse (Løbenr.: 131980/17)
Årsregnskab 2016 (Løbenr.: 131977/17)
BRSJ_Årsberetning 2016 (Løbenr.: 131974/17)
Referat fra møde i Beredskabskommissionen den 27. marts 2017 (Løbenr.: 131971/17)

Sagsfremstilling

Bevillingskontrollen pr. 31. marts 2017 behandles i fire selvstændige sager. Denne sag indeholder et samlet overblik over de bevillingsmæssige ændringer.

Det er årets første bevillingskontrol. I 2017 forventes et træk på de likvide midler på 0,669 mio. kr. Samlet set over perioden 2017 til 2021 har bevillingskontrollen ingen likviditetsvirkning.

De enkelte udvalg har behandlet omplaceringer indenfor eget bevillingsområde. En samlet oversigt over disse omplaceringer fremgår af bilag 1. Yderligere oplysninger vedrørende denne del af bevillingskontrollen kan findes under dagsordenspunkterne i de respektive udvalg. Udvalgsbeslutninger i forlængelse heraf, fremgår af bilag 2 i nærværende sag.

Bilag 3 viser en økonomisk oversigt pr. 31. marts 2017 med udvalgsopdelte forventninger til regnskab 2017.

Økonomi og afledt drift

Samlet set ansøges om følgende bevillingsmæssige ændringer:

Område (beløb i 1.000 kr.)	TB 2017	RK 2018	RK 2019	RK 2020	RK 2021	2017-2020 i alt
Indtægter:
Skatter og tilskud	1.730	-1.730	0	0	0	0
Udgifter:
Serviceudgifter (incl. Akt. bestemt medfin.)	-1.061	1.732	159	814	-1.644	0
Overførselsudgifter (incl. Forsikrede ledige)	0	0	0	0	0	0
Renteudgifter	0	0	0	0	0	0
Driftsudgifter i alt	0	0	0	0	0	0
Anlæg	0	0	0	0	0	0
Anlæg – jordforsyning	0	0	0	0	0	0
Anlæg i alt	0	0	0	0	0	0
Resultat i alt	669	2	159	814	-1.644	0
Låneoptagelse	0	0	0	0	0	0
Afdrag	0	0	0	0	0	0
Finansforskydninger	0	0	0	0	0	0
Ændringer i likvide midler i alt	669	2	159	814	-1.644	0

+ = TB med træk på de likvide midler og - = negativ TB med tilførsel til de likvide midler

Ansøgningerne om bevillingsændringer er nærmere uddybet i de tre sideløbende sager vedrørende bevillingskontrollen.

Ændringerne i 2017 skyldes primært:

• Betalingsforskydninger, bl.a. afledt af Monopolbrud.
• Ændret beskatningsgrundlag på statsskove og momskontering på hjælpemidler.
• Tilførsel på 10,000 mio. kr. til Social- og Sundhedsudvalget til imødegåelse af udfordringer i forhold til Sygeplejen og Hjemmeplejen.

Indstilling

Staben indstiller,

at den samlede oversigt over de bevillingsmæssige ændringer i 2017 m.v. tages til orientering.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Bilag 1 Samlet oversigt over de 4 bevillingskontrolsager pr. 31.3.2017 (Løbenr.: 158104/17)
Bilag 2 Udvalgsbeslutninger (indstillinger) ved behandling af bevillingskontrollen 31.03.2017 (Løbenr.: 167561/17)
Bilag 3 - Øk. oversigt pr. 31.3.2017 med forventning til regnskab 2017 (Løbenr.: 158202/17)

Sagsfremstilling

Bevillingskontrollen pr. 31. marts 2017 behandles i fire selvstændige sager. Denne vedrører anlæg.

Der søges på nuværende tidspunkt ikke om tillægsbevillinger på skattefinansierede anlæg. Alle anlægsprojekter er kommenteret med en egen note i bilag A2. Herudover er vedhæftet en ajourført betalingsplansoversigt for 2017 i bilag A3.

Det korrigerede budget til skattefinansierede anlægsprojekter udgør pr. 31. marts 2017 242,400 mio. kr. I henhold til betalingsplansoversigt forventes bruttoanlægsforbruget i 2017 at udgøre ca. 165 mio. kr. (ekskl. indtægter og jordforsyning). Det vil sige, at der på nuværende tidspunkt er en forventning om, at 77,195 mio. kr. vil skulle søges overført til 2018.

Eventuelle betalingsforskydninger på anlæg medtages først i bevillingskontrollen pr. 30.09.2017.

Økonomi og afledt drift

Bevillingskontrollen pr. 31. marts 2017 udviser følgende ønsker (beløb i 1.000 kr.):

Udvalg *)	TB i 2017	RK i 2018	RK i 2019	RK i 2020	RK i 2021
Økonomiudvalg	0	0	0	0	0
Arbejdsmarkedsudvalg	0	0	0	0	0
Børn- og Uddannelsesudvalg	0	0	0	0	0
Kultur- og Fritidsudvalg	0	0	0	0	0
Social- og Sundhedsudvalg	0	0	0	0	0
Teknik- og Miljøudvalg	0	0	0	0	0
Vækst- og Udviklingsudvalg	0	0	0	0	0
Anlæg i alt	0	0	0	0	0
Jordfors. – Økonomiudvalg	0	0	0	0	0
Jordforsyning – Vækst- og Udviklingsudvalg	0	0	0	0	0
Jordforsyning i alt	0	0	0	0	0
ALT I ALT	0	0	0	0	0

*) + = budgetforhøjelse/trækkes på de likvide midler og - =

budgetreduktion/tilføres de likvide midler.

Indstilling

Staben indstiller,

at information om de enkelte anlægsprojekter tages til orientering, og

at betalingsplansoversigten tages til orientering.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Bilag A1 Oversigt over tillægsbevillinger - anlæg pr. 31.3.2017 (Løbenr.: 157569/17)
Bilag A2 Noter til anlæg, skattefinansieret og jordforsyning pr. 31.3.2017 (Løbenr.: 157577/17)
Bilag A3 - Betalingsplan for skattefin. anlægsprojekter i 2017 (Løbenr.: 157596/17)

Sagsfremstilling

Bevillingskontrollen pr. 31. marts 2017 behandles i fire selvstændige sager. Denne vedrører tillægsbevillinger på driften, som er finansieret af andre udvalg/bevillingsområder (netto 0).

Økonomi og afledt drift

Bevillingskontrollen pr. 31. marts 2017 udviser følgende ønsker om tillægsbevillinger finansieret af andre udvalg/bevillingsområder (beløb i 1.000 kr.):

Udvalg *)	TB 2017	RK 2018	RK 2019	RK 2020	RK 2021	2017-2021 i alt
Skatter og generelle tilskud i alt	-710	312	312	312	312	538
Renteudgifter	0	0	0	0	0	0
Afdrag	0	0	0	0	0	0
Økonomiudvalg	1.120	-592	-592	-592	-592	-1.248
Social- og Sundhedsudvalg	-160	-224	-116	-41	-41	-582
Arbejdsmarkedsudvalg	-1.399	103	103	103	103	-987
Børn- og Uddannelsesudvalg	3.939	1.995	1.779	1.629	1.629	10.971
Kultur- og Fritidsudvalg	-14	-44	-44	-44	-44	-190
Teknik- og Miljøudvalg	-3.138	-324	-324	-324	-324	-4.434
Vækst- og Udviklingsudvalg	-1	-1	-1	-1	-1	-5
Social- og Sundhedsudvalg Aktivitetsb. Medfinans.	0	0	0	0	0	0
Social- og Sundhedsudvalg Overførselsudgifter	0	0	0	0	0	0
Arbejdsmarkedsudvalg Overførselsudgifter	1.429	-134	-26	49	49	1.367
Arbejdsmarkedsudvalg Forsikrede ledige	0	0	0	0	0	0
Børn- og Uddannelsesudvalg Overførselsudgifter	-1.066	-1.091	-1.091	-1.091	-1.091	-5.430
I ALT	0	0	0	0	0	0
Låneoptagelse	0	0	0	0	0	0
ALT I ALT	0	0	0	0	0	0

*) + = budgetforhøjelse/trækkes på de likvide midler og - = budgetreduktion/tilføres de likvide midler

Tillægsbevillingsansøgningerne omfatter primært:

• Integrationspuljen placeret under Økonomiudvalget som udmøntes blandt relevante udvalg. Puljen udgør i 2017 1,070 mio. kr.
• Teknisk korrektion til Børne- og Uddannelsesudvalget på 2,113 mio. kr. grundet ændret elevtal på efterskoler.
• Ændring i fordelingen af udgiften til forsikringspræmier vedrørende bygning/løsøreforsikring blandt institutioner og afdelinger. 
• En række mindre omplaceringer, der fremgår af vedhæftede bilag.

Netto foretages en omplacering på 0,363 mio. kr. fra serviceudgifter til overførselsudgifter i 2017.

Tillægsbevillingsansøgningerne, der finansieres af andre udvalg/bevillingsområder, påvirker ikke kassebeholdningen, idet disse for hvert af årene i perioden fra 2017 til 2021 netto giver nul.

Tillægsbevillingsansøgningerne er uddybet i vedhæftede bilag.

Indstilling

Staben indstiller,

at ansøgningerne om tillægsbevillinger, finansieret af andre udvalg/bevillingsområder i 2017 (netto 0), jf. foranstående og vedhæftede bilag, godkendes, og

at rammekorrektionerne i 2018 – 2021 (netto 0), jf. foranstående og vedhæftede bilag, godkendes.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Bilag B1 Tillægsbevillinger finansieret af andre udvalg pr. 31.3.2017 (Løbenr.: 157291/17)
Bilag B2 Noter til tillægsbevillinger finansieret af andre udvalg pr. 31.3.2017 (Løbenr.: 157294/17)

Sagsfremstilling

Bevillingskontrollen pr. 31. marts 2017 behandles i fire selvstændige sager. Denne sag vedrørende ansøgninger om tillægsbevillinger med påvirkning af kassebeholdningen.

Samlet søges om tillægsbevillinger i 2017 på 0,669 mio. kr., der finansieres via de likvide midler. Tillægsbevillingen i 2017 modsvares af rammekorrektioner i overslagsårene, og derfor har bevillingskontrollen ingen likviditetsvirkning set for hele perioden 2017 til 2021.

Økonomi og afledt drift

Bevillingskontrollen pr. 31.03.2017 udviser følgende ansøgninger til tillægsbevillinger (i 1.000 kr.):

Udvalg *)	TB 2017	RK 2018	RK 2019	RK 2020	RK 2021	2017-2021 i alt
Skatter/tilskud, renter/ afdrag, låneoptagelse og finansforskydninger i alt	1.730	-1.730	0	0	0	0
Økonomiudvalg	-11.061	1.732	159	814	-1.644	-10.000
Social- og Sundhedsudvalg	10.000	0	0	0	0	10.000
Arbejdsmarkedsudvalg	0	0	0	0	0	0
Børn- og Uddannelsesudvalg	0	0	0	0	0	0
Kultur- og Fritidsudvalg	0	0	0	0	0	0
Teknik- og Miljøudvalg	0	0	0	0	0	0
Vækst- og Udviklingsudvalg	0	0	0	0	0	0
Serviceudgifter i alt	-1.061	1.732	159	814	-1.644	0
Social- og Sundhedsudvalg Overførselsudgifter	0	0	0	0	0	0
Arbejdsmarkedsudvalg Overførselsudgifter	0	0	0	0	0	0
Arbejdsmarkedsudvalg Forsikrede ledige	0	0	0	0	0	0
Børn- og Uddannelsesudvalg Overførselsudgifter	0	0	0	0	0	0
Overførselsområdet i alt	0	0	0	0	0	0
ALT I ALT	669	2	159	814	-1.644	0

*) + = budgetforhøjelse/trækkes på de likvide midler og - = budgetreduktion/tilføres de likvide midler

Ændringerne vedrører primært:

• Social- og Sundhedsudvalget tilføres 10,000 mio. kr. til imødegåelse af udfordringer ift. Sygeplejen og Hjemmeplejen.
• Betalingsforskydning afledt af udskydelse af Monopolbruddet med ét år.
• Forskydning af afdrag på den langfristede gæld som følge af låneomlægning.
• Budgettet til medarbejderfesten i 2019 indgår i finansiering af jubilæumsfesten i 2017.

Tillægsbevillingsansøgningerne er uddybet i vedhæftede bilag.

Indstilling

Staben indstiller,

at ansøgningerne om tillægsbevillinger på 0,669 mio. kr. i 2017, jf. foranstående og vedhæftede bilag, der finansieres via de likvide midler, godkendes, og

at ansøgningen om rammekorrektion i 2018-2021, jf. foranstående og vedhæftede bilag godkendes.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Økonomiudvalget accepterer, at Social- og Sundhedsudvalget kan aflevere et budgetbidrag, som ikke er i balance. Det accepteres, at der er en ubalance på ældreområdet på 10 mio. kr. og 8 mio. kr. på handicap/psykiatriområdet ved aflevering af budgetbidraget i juni. Samtidig skal udvalget ikke bidrage til omprioriteringskataloget.

Ubalancen løses efter sommerferien som led i budgetforhandlingerne og med input fra bl.a. KLK-rapporten.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Bilag T1 Oversigt over tillægsbevillinger, drift pr. 31.3.2017 (Løbenr.: 157092/17)
Bilag T2 Noter til tillægsbevillinger, drift pr. 31.3.2017 (Løbenr.: 157088/17)

Sagsfremstilling

Aabenraa Byråd udpeger i forbindelse med sin konstituering efter et kommunalvalg bl.a. byrådsmedlemmer til 52 råd, nævn og bestyrelser mv.

I god tid inden Kommunalvalget 2017 bør det afklares, hvilke råd, nævn og bestyrelser mv. Aabenraa Kommune fortsat har enten en strategisk eller en anden klar interesse i at udpege byrådsmedlemmer til. Også principielle overvejelser om udpegning af byrådsmedlemmer og stringens i form af ensartet udpegning til samme typer råd, nævn og bestyrelser mv. bør indgå i afklaringen.

Endelig bør også byrådsmedlemmernes egen evaluering af loyalitetskonflikter, tidsforbrug og manglende værdi i deltagelsen i råd, nævn og bestyrelser mv. indgå.

Økonomiudvalget har drøftet spørgsmålet på møder den 11. oktober og 1. november 2016 samt 10. januar 2017. Der var enighed om at reducere antallet af råd, nævn og bestyrelser mv, hvortil der udpeges byrådsmedlemmer samt evt. at reducere antallet af byrådsmedlemmer i råd, nævn og bestyrelser mv., hvor deltagelsen er lovpligtig.

Dertil var der enighed om, at vedlagte oversigt over råd, nævn og bestyrelser mv., som primært byrådsmedlemmer i denne byrådsperiode er udpeget til, i sin opbygning er et anvendeligt grundlag for en beslutning (se bilag).

Den 10. januar 2017 besluttede Økonomiudvalget at sende spørgsmålet om ophør af udpegning af byrådsmedlemmer i høring hos de råd, nævn og bestyrelser, hvor det anbefales, at udpegningen bør ophøre.

Principielle overvejelser om udpegning af byrådsmedlemmer

Byrådsmedlemmer har det overordnede tilsyn med og beslutningskompetencer ift. større beslutninger om kommunale institutioner mv. og skal i den forbindelse varetage kommunens overordnede interesser.

Derfor er det principielt en udfordring, hvis byrådsmedlemmer samtidig er medlemmer af f.eks. en institutionsbestyrelse, hvor man forventes at varetage netop den institutions specifikke interesser. Her kan netop opstå nogle af de loyalitetskonflikter, som byrådsmedlemmer oplever iflg. evalueringen af Arbejdsvilkår (se nedenfor).

Samtidig vil stringensen i udpegninger øges, hvis man konsekvent vælger en bestemt type råd, nævn eller bestyrelser mv. fra f.eks. skolebestyrelser.

Byrådsmedlemmernes evaluering af deltagelse i råd, nævn og bestyrelser mv.

”Evalueringen af Arbejdsvilkår for Byrådsmedlemmer 2016”, som blev gennemført i forsommeren, påpeger, at kun 23 procent af byrådsmedlemmerne mener, at deres deltagelse i råd, nævn og bestyrelser mv. har stor værdi.

Derudover påpeger undersøgelsen, at kun 31 procent af byrådsmedlemmerne ikke oplever, at byrådsmedlemmer har loyalitetskonflikter i deres arbejde i råd, nævn og bestyrelser mv.

For det tredje viser ”Evalueringen af Arbejdsvilkår for Byrådsmedlemmer 2016”, at dobbelt så mange byrådsmedlemmer (62 procent) vurderer deres tidsforbrug på byrådsarbejdet som enten for højt eller til tider for højt mod kun 30 procent i 2013.

Fokus på strategisk interesse i oversigt over råd, nævn og bestyrelser mv.

Med ovenstående udgangspunkt har forvaltningen udarbejdet en justeret oversigt over råd, nævn og bestyrelser mv., hvortil Byrådet har udpeget primært byrådsmedlemmer, men i nogle tilfælde også andre politisk udpegede eller forvaltningsrepræsentanter (vedlagt som bilag).

Oversigten omfatter 29 råd, nævn og bestyrelser mv., hvor der synes at være enten en åbenlys strategisk eller en anden klar borgernær, politisk eller økonomisk interesse i fortsatte udpegninger. Specifikt hvad angår Handicaprådet kan antallet af udpegede byrådsmedlemmer dog reduceres.

Ingen åbenlys strategisk eller anden klar borgernær, politisk eller økonomisk interesse i udpegninger (21)

I en anden gruppe af råd, nævn og bestyrelser mv. tilsiger hverken en åbenlys strategisk eller anden klar borgernær, politisk eller økonomisk interesse for Aabenraa Kommune, at byrådsmedlemmer udpeges dertil.

Samtidig er der for en del af disse potentielle uhensigtsmæssigheder og loyalitetskonflikter, når byrådsmedlemmer deltager.

Derfor lægges der op til, at byrådsmedlemmer med fordel erstattes af enten andre politisk udpegede eller forvaltningsrepræsentanter i disse råd, nævn og bestyrelser mv. I et mindre antal råd, nævn og bestyrelser mv. vil Byrådets udpegninger helt kunne ophøre.

Det vil i nogle tilfælde kræve ændring af vedtægter, retningslinjer eller lignende, hvor muligt med effekt fra byrådsperioden 2018-21.

Hvor det er relevant, vil de enkelte udvalg kunne drøfte alternative dialogmøder, som sikrer informationsudveksling med de berørte råd, nævn og bestyrelser mv.

Sammenfatning af indkomne høringssvar

Forvaltningerne og Staben har modtaget i alt 20 høringssvar (se bilag med kommenterede høringssvar). 

Der er opbakning til ophør af udpegning til 6 råd, nævn og bestyrelser mv. Det drejer sig om Ejerforeningen Møllemærsk og fire ud af fem legatbestyrelser, forudsat at de administrative ressourcer ved efterfølgende vedtægtsændringer står i rimeligt forhold til formålet. Dertil er der opbakning til ophør af udpegning af byrådsmedlemmer til Børnehandicapkontaktrådet, koblet med en opfordring til at indtænke området i Handicaprådets sammensætning.

Vedrørende 5 råd, nævn og bestyrelser er der ikke modtaget høringssvar eller øvrige indsigelser. Det drejer sig om Hegnssynet, Vurderingsmænd – Mark-og Vejfredsloven, Repræsentantskabet for Danske Diakonhjem og Fonden til bevarelse af Postmestergårdens Have. I alle tilfælde antages det, at der ikke er indvendinger mod et ophør af udpegningen af byrådsmedlemmer.

Hertil medregnes Vand- og Naturrådet, som i hele landet omdannes til Vandråd, hvortil ingen byrådsmedlemmer skal udpeges.

Vedrørende 11 råd, nævn og bestyrelser fraråder man i høringssvarene et ophør af udpegning af byrådsmedlemmer, og helt generelt med henvisninger til værdien af gensidig informationsudveksling og muligheden for at sikre politikernes kendskab til området.

I ingen af disse høringssvar tages der stilling til spørgsmålene om potentielle loyalitetskonflikter for byrådsmedlemmer, stringens i udpegninger, arbejdspres mv.

Af forvaltningernes kommentarer til høringssvarene fremgår det enten, at den efterspurgte informationsudveksling/-samarbejdet sikres ad andre kanaler (Kontaktråd for institutioner under Handicap & Psykiatri, Den Blå Oase) eller det fastholdes, at der ikke er lovkrav el. lign. om udpegelse (Meritten, Ungdomsskolen/Ung Aabenraa).

Endelig fremhæves det i forvaltningernes kommentarer, at der ved ophør af udpegninger skabes ensartethed i forhold til lignende institutioner i to tilfælde (Fjordskolen, Ungdomsskolen/Ung Aabenraa).

I denne gruppe af høringssvar, som ønsker fortsat udpegning, medtælles de tre kollegier, hvortil Byrådet ikke siden 2013 har udpeget byrådsmedlemmer efter en beslutning i Økonomiudvalget.

Hvilke råd, nævn og bestyrelser mv. er IKKE medtaget i gennemgangen og oversigten?

Medtaget i Forvaltningens gennemgang er IKKE råd, nævn og bestyrelser mv., hvor et lovkrav udløser udpegning af et eller flere byrådsmedlemmer.

Medtaget er heller IKKE såkaldte §60 selskaber (Beredskabskommissionen, Taxinævnet, Mod-tagestation Syddanmark).

Heller IKKE råd, nævn og bestyrelser mv., hvor udpegningen af byrådsmedlemmer foregår i fællesskab af de sønderjyske kommuner (EUC, VUC, Det Sønderjyske Koordinationsudvalg, Destination Sønderjylland), er medtaget.

Indstilling

Staben indstiller,

at Byrådets udpegninger til 29 råd, nævn og bestyrelser mv. af åbenlys strategisk eller anden klar borgernær, politisk eller økonomisk interesse fortsætter uændret jf. anbefalingerne,

at antallet af udpegede byrådsmedlemmer reduceres i Handicaprådet jf. høringssvar,

at udpegningen af byrådsmedlemmer til de resterende 21 råd, nævn og bestyrelser mv. uden åbenlys strategisk eller anden klar borgernær, politisk eller økonomisk interesse ophører jf. anbefalingerne,

at udvalgene, hvor det er relevant, drøfter mulige dialogmøder til informationsudveksling med råd, nævn og bestyrelser mv.,

at forvaltningen iværksætter arbejdet for de nødvendige vedtægtsændringer i de tilfælde, hvor ophør besluttes, og

at borgmesteren bemyndiges til at vurdere, om de administrative ressourcer for gennemførelse af ændringerne står mål med formålet.

Beslutning Økonomiudvalget den 02-05-2017

Genoptages på næste økonomiudvalgsmøde.

Philip Tietje og Svend Hansen Tarp deltog ikke i sagens behandling.

Afbud: Bent Sørensen.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt med den justering, at der udpeges et bestyrelsesmedlem til Fjordskolens bestyrelse, som udpeges frem til afslutning af flytning af Fjordskolen,

4. at suppleres med, at bestyrelsen opfordres til at bede om møder med udvalgenes formandsskaber, når de ser det relevant.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Kommenterede høringssvar råd, nævn og bestyrelser mv. (Løbenr.: 132900/17)
Oversigt udpegninger råd, nævn og bestyrelser mv. 22.11.2016 (Løbenr.: 343919/16)

Sagsfremstilling

I denne sag skal der træffes beslutning om godkendelse af etableringen af et fælles sønderjysk huslejenævn, beboerklagenævn og nævnssekretariat i samarbejde med Haderslev, Sønderborg og Tønder kommuner.

På opdrag fra Det Sønderjyske Koordinationsudvalg, har en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra de fire sønderjyske kommuner udarbejdet et oplæg til fælles bolignævn og nævnssekretariat. Oplægget er godkendt på koordinationsudvalgsmødet den 15. marts 2017, hvor det samtidig blev besluttet, at de fire kommuner gennemførte særskilt høring og beslutningsproces i eget regi.

Baggrunden for oplægget er ønsket om at sikre en forsat højt kvalitet i opgaveløsningen og faglig bæredygtighed. Samling af bolignævnene og nævnssekretariat i én fælles enhed vil både sikre den størst mulige ekspertise og erfaring i behandlingen af huslejenævns- og beboerklagenævnssager, skabe et godt fagligt miljø og gode rammer for rekruttering og vidensdeling, sikre en ensartet sagsbehandling på tværs af kommunerne og give mulighed for at indhøste synergieffekter ved samling af administrationen.

For nærmere detaljer vedrørende etableringen og sagsbehandlingen henvises til vedhæftede oplæg med tilhørende aftaleudkast.

På baggrund af høringssvar foreslås det at tilrette oplægget, så nævnsmøder ikke alene afholdes i Tønder, men også kan afholdes i de øvrige tre kommuner i samarbejdet, herunder opstart af nævnsmøder på konkrete lejemål, alt afhængig af hvilke sager der er til behandling, behovet for besigtigelser og eventuelt personligt foretræde for nævnet. Forslaget forudsætter, at alle fire kommuner forpligter sig til at stille lokaler til rådighed for nævnsmøderne.

I dag har kommunerne hver deres husleje- og beboerklagenævn, hvortil udpegning sker i forbindelse med samme fireårige periode, som for Byrådet. Nævnene består af tre medlemmer, hvor formanden skal være jurist og beskikkes af statsforvaltningen efter indstilling fra Byrådet. De to øvrige medlemmer udpeges af byrådet efter indstilling fra henholdsvis de større udlejerforeninger og de større lejerforeninger i kommunen.

Godkendes oplægget vil det træde i kraft den 1. januar 2018.

Økonomi og afledt drift

Aabenraa Kommune har i 2017 et budget til de to bolignævn på sammenlagt ca. 0,171 mio. kr., hvoraf honoraret til formanden udgør 0,055 mio. kr. pr. bolignævn.

Ud over dette beskæftiger ca. 0,7 medarbejder sig med opgaven, hvilket er udgift på ca. 0,280 mio. kr.

Det vil sige, at kommunen i 2017 har en samlet budgetteret udgift til bolignævnene og nævnssekretariat på 0,451 mio. kr.

Der er udarbejdet et udkast til budget for samling af huslejenævn og beboerklagenævn samt nævnssekretariat, hvor der er taget udgangspunkt i Aabenraa kommunes budget for 2016 inklusiv honorering af nævnsmedlemmer, samt normering af fælles nævnssekretariat med to årsværk.

På baggrund af budgetudkastet, fordelt på nævnssager i 2016, giver det følgende udgiftsfordeling:

· Aabenraa Kommune (96 sager) ca. 0,302 mio. kr.

· Haderslev Kommune (69 sager) ca. 0,227 mio. kr.

· Sønderborg Kommune (90 sager) ca. 0,298 mio. kr.

· Tønder Kommune (42 sager) ca. 0,141 mio. kr.

Opmærksomheden henledes på, at udgiftsfordelingen varierer alt efter, hvor mange sager der behandles for den enkelte kommune jf. aftaleudkast, hvor der opereres med basisomkostninger og variable omkostninger.

Ved etableringen af et fælles bolignævn og nævnssekretariat vil der på denne baggrund være en besparelse for Aabenraa Kommune på ca. 0,149 mio. kr., når medarbejderressourcerne tilpasses til, at opgaven ikke længere varetages i kommunens regi.

Høring/udtalelse

Der er blevet gennemført høring af de for Aabenraa Kommune relevante udlejerrepræsentanter og lejerrepræsentanter.

Ved høringsperiodens afslutning var der indkommet fire høringssvar fra:

1. Salus Boligadministration (udlejerrepræsentant)

2. Udlejerforeningen Sønderjylland (udlejerrepræsentant)

3. Danske Lejere (lejerrepræsentant)

4. LLO Danmark (lejerrepræsentant)

Generelt for høringssvarene er, at Udlejerforeningen Sønderjylland udtaler sig imod en sammenlægning af bolignævnene og ønsker nuværende struktur bibeholdt. Danske Lejere udtaler sig imod en sammenlægning af huslejenævnene, men ikke imod en sammenlægning af beboerklagenævn og nævnssekretariat. Salus Boligadministration udtaler sig positivt i forhold til oplægget, men henleder opmærksomheden på placeringen af nævnsmøderne. LLO Danmark udtaler sig også positivt i forhold til oplægget, men ser også udfordringer i det - blandt andet i forhold til besigtigelse af lejemål.

Høringssvar imod eller emner som der i høringssvar er henledt opmærksomhed på i forhold til oplægget er opsamlet i bilaget behandling af høringssvar, hvor Kultur, Miljø & Erhverv har kommenteret på dette.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at etableringen af et fælles sønderjysk huslejenævn, beboerklagenævn og nævnssekretariat som skitseret i oplægget til samarbejdsaftale godkendes, dog med den justering, at nævnsmøder kan afholdes i hver af de fire sønderjyske kommuner.

Supplerende oplysning

Tønder Kommune har sagt ja under forudsætning af,  alle siger ja.

Haderslev Kommune har sagt, at de ønsker at fastholde den nuværende ordning for nævnene.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Oplæg om fælles sønderjysk Huslejenævn og Beboerklagenævn til høring (Løbenr.: 118687/17)
Bilag 3 Udkast til budget for fælles bolignaevn og sekretariat (Løbenr.: 172979/17)
Behandling af høringssvar (Løbenr.: 172990/17)
Høringssvar fra Salus Boligadministration (Løbenr.: 173021/17)
Høringssvar fra Udlejerforeningen Sønderjylland (Løbenr.: 158374/17)
Høringssvar fra Danske Lejere (Løbenr.: 158405/17)
Høringssvar fra LLO Danmark (Løbenr.: 173007/17)

Sagsfremstilling

For at styrke og understøtte kommunens branding og bosætning, foreslås det, at der opstilles et antal digitale pyloner langs stærkt trafikerede vejstrækninger/indfaldsveje i og udenfor Aabenraa by og centerbyer. Der er tale om elektroniske lystavler, der giver informationer om events, arrangementer, uddannelses- og jobmuligheder mv. i kommunen.  Forslaget skal give arrangører og kommunen nye eksponeringsmuligheder, bl.a. overfor pendlere.

På nuværende tidspunkt er der mulighed for at eksponere et arrangement overfor trafikanter via blå tavler, der manuelt monteres under byskilte. Dermed eksponeres et arrangement af gangen med risiko for, at andre samtidige arrangementer bliver overset. Kommunen får jævnligt henvendelser fra aktører, der tager det for givet, at der er etableret pyloner, eller som ærgrer sig over, at ”den blå tavle” er optaget.

Økonomi

Der er i budget 2017 afsat 1 mio. kr. til branding af Aabenraa Kommune som arbejdssted. Disse midler foreslås anvendt til at igangsætte opstilling af et antal digitale pyloner i kommunen. Sidenhen kan yderligere pyloner prioriteres.

Ved anskaffelse af pyloner forventes en udgift på estimeret 0,250 mio. kr.  pr. pylon.  Hertil kommer løbende driftsudgifter. Det bevirker, at der på nuværende tidspunkt forventeligt vil kunne opstilles 4-5 pyloner.

Der findes forskellige muligheder i forhold til anskaffelse. Enten kan kommunen selv anskaffe pylonerne og også selv drifte dem, eller alternativt sætte hele opgaven i udbud og lade en ekstern anskaffe og drifte dem, eller en blanding af de to nævnte metoder. Det afklares efterfølgende, hvilken model der er mest hensigtsmæssig.

Placering

For at få den største effekt af pylonerne foreslås det, at placeringen af pyloner som udgangspunkt sker ved de mest trafikerede veje for derved at opnå maksimal eksponering.  Endvidere vil det være hensigtsmæssigt at placere pyloner både i Aabenraa By, men også centerbyer, for på den måde at kunne honorere forskellige behov.

Ved placeringen tages højde for plan- og trafikmæssige hensyn.

Det anbefales, at Vækst- og Udviklingsudvalget fastsætter de nærmere detaljer om annoncering, driftsform og placering.

Indstilling

Staben indstiller,

at Aabenraa Kommune opstiller digitale pyloner til brug for oplysning om bl.a. events og arrangementer, uddannelses- og jobmuligheder,

at pylonerne opstilles med 2-3 i/eller omkring Aabenraa by og 1-2 ved centerbyer,

at etableringen af pylonerne finansieres af puljen til rekrutteringssamarbejde, og

at nærmere detaljer om driftsform, annoncering og placering delegeres til Vækst- og Udviklingsudvalget.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Sagsfremstilling

Byrådet godkendte den 21.09.2016 at sælge del af matr. nr. 136b Holbøl – areal 9.790 m2 - til den selvejende institution Grænseegnens Friskole, til brug for opførelse af en Multihal.

Købesummen blev berigtiget ved et rente- og afdragsfrit lån til den selvejende institution Grænseegnens Friskole på 568.310 kr., som blev tinglyst på ejendommen.

I pantebrevet blev der indføjet en klausul om, at Aabenraa Kommune kun har pligt til at rykke for et kreditforeningslån på 2 mio. kr.

Grænseegnens Friskole har nu oplyst, at de ønsker at kommunens pantebrev skal respektere at rykke for i alt 2,250 mio. kr. i form af et pantebrev til Nykredit på 1,5 mio. kr. samt et ejerpantebrev til Frøs Sparekasse på 0,750 mio. kr.

Grænseegnens Friskole havde som udgangspunkt kun budgetteret med, at kommunen skulle rykke for 2 mio. kr.

Den yderligere låntagning på 0,250 mio. kr. skyldes, at Grænseegnens Friskole har fået tilladelse til montering af solceller og jordvarmeanlæg i Multihallen, hvilket har fordyret projektet. Frøs Sparekasse er positiv overfor dette tiltag og er derfor villige til at finansiere dette.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at Aabenraa Kommune accepterer, at kommunens pantebrev rykker for 2,250 mio. kr. i stedet for de i pantebrevet anførte 2 mio. kr., og

at Grænseegnens Friskoleafholder alle omkostninger i forbindelse med rykningen.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Oversigtskort - del af matr. nr. 136 b Holbøl (Løbenr.: 143127/16)

Sagsfremstilling

Koppen I/S, Brystrupvej 3, Hellevad, 6230 Rødekro, søger om udvidet åbningstid til forretningsstedet Koppen, Brystrupvej 3A, Hellevad, 6230 Rødekro.

Der søges om udvidet åbningstid til kl. 5.00 i forbindelse med Hellevad Open Air 2017, det vil sige:

• fredag den 28. juli - natten mellem fredag/lørdag og
• lørdag den 29. juli – natten mellem lørdag/søndag

Syd- og Sønderjyllands Politi giver samtykke til det ansøgte under forudsætning af, at der stilles følgende supplerende vilkår for forretningsstedets  alkoholbevilling for ovenstående dage med tilladelse til udvidet åbningstid:

• At restaurationens personale bærer en form for uniformering, som alene må benyttes på stedet, når den pågældende er på arbejde.
• At der senest fra kl. 24.00 og frem til lukketid, på de dage hvor der er meddelt tilladelse til udvidet åbningstid, skal anvendes autoriserede dørmænd eller personale fra autoriseret vagtvirksomhed til adgangskontrol.
• At udskænkning af alkohol indstilles kl. 05.00, og at virksomheden holder lukket mellem kl. 06.00 – 09.00 på de dage, hvor der er meddelt tilladelse til udvidet åbningstid.

Endvidere gælder vilkårene i alkoholbevillingen, som er fastsat af Aabenraa kommune den 1. november 2016.

Høring/udtalelse

Kommunens industriteam har ingen bemærkninger til, at åbningstiden udvides på de nævnte dage/nætter.

Indstilling

Staben indstiller,

at der meddelelse tilladelse til udvidet åbningstid til kl. 5.00 fredag den 28. juli - natten mellem fredag/lørdag og lørdag den 29. juli – natten mellem fredag/lørdag.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Sagsfremstilling

I denne sag anmodes om at give bemyndigelse til forhandling med en privat lodsejer, om arealerhvervelse til anlæg af offentlig vej, og til at ekspropriere arealerne om nødvendigt.

I forbindelse med privat byggemodning ved Fladhøj er der behov for ændre forløbet af den offentlige vej, hvorved den kommer til at krydse private arealer. Der føres et kort stykke offentlig vej fra Fladhøjvej og ind til skolecykelstien, hvor den private fællesvej til byggemodningsområdet fortsætter. Der bliver dermed sammenhæng mellem den offentlige vej Fladhøjvej og det offentlige stisystem til skolen. Ændring af vejforløbet betyder at der skal eksproprieres et mindre areal, skønsvist 50-100 m2, fra en privat ejendom.

Den kommende, forøgede trafikmængde på Fladhøjvej betyder også, at kommunen laver en sideudvidelse af vejen, hvilket fremgår af investeringsplanen for 2017.

På vedlagte skitse er de private arealer markeret med grønt, og det er en del af disse der berøres af ekspropriationen.

Anlægget af vej betyder, at den eksisterende sti fra Fladhøjvej skal forlægges, så den fremover forløber lige nord for den nye adgangsvej. Stiens placering giver også behov for ekspropriation af et mindre areal helt ude ved Fladhøjvej.

Lovgrundlag

Vejloven

§ 8. Det er vejmyndighedens ansvar at holde sine offentlige veje i den stand som trafikkens art og størrelse kræver.

Stk. 2: Vejmyndigheden bestemmer, hvilke arbejder der skal udføres på dens veje, og afholder de udgifter, der er forbundet med sikring og andre forberedende foranstaltninger, anlæg, drift og vedligeholdelse af disse veje, med mindre andet er aftalt mellem vejmyndigheden og en anden vejmyndighed eller en fysisk eller juridisk person eller er bestemt efter denne lov.

Ekspropriationsprocessen, som skal sikre de nødvendige arealer til anlægget, følger vejlovens kap. 10.

Planmæssige forhold

Det nye boligområde nord for Hærvejsskolen er beskrevet med lokalplan nr. 81 – Boliger ved Fladhøjvej, Rødekro.

Mod syd, og langs den nye vejtilslutning, grænser lokalplanområde nr. 81 op til lokalplanområde nr. 90 – Hærvejsskolen, Rødekro. Skolen skal udvides.

Lokalplanerne medfører en forøget trafikmængde på bl.a. Fladhøjvej.

Økonomi og afledt drift

Ekspropriationen finansieres via eksisterende driftsramme under politikområdet Vejtrafik.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at forvaltningen bemyndiges til at optage forhandlinger med den private lodsejer, med henblik på at opnå forlig via frivillig aftale, og

at der foretages ekspropriation af de nødvendige arealer, hvis der ikke kan opnås forlig via frivillig aftale.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 03-05-2017

Anbefales godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Skitse af vejtilslutning og private arealer ved Fladhøjvej (Løbenr.: 144644/17)

Sagsfremstilling

I denne sag skal vedtægter for Den Selvejende Institution Valdemarshus godkendes.

Den Selvejende Institution Valdemarshus afholdte den 29. marts 2017 stiftende generalforsamling med henblik på nedsættelse af bestyrelse og udarbejdelse af vedtægter. Vedtægter fremgår af vedlagte bilag.

Etableringen af DSI Valdemarshus viderefører og videreudvikler de hidtidige § 79 aktiviteter (forebyggende og aktiverende tilbud for ældre og handicappede) i Padborg området under andre rammer. Formålet med omstruktureringen er at styrke selvstændigheden og engagement mest muligt for de frivillige.

Aktivitetscentret Valdemarshus har hidtil været et kommunalt tilbud. Overgang til driftsoverenskomst med DSI Valdemarshus indebærer nedlukning af det kommunale tilbud Valdemarshus Sundheds- og Aktivitetscenter; herunder ophør af samarbejdet med Brugerrådet. Det betyder bl.a., at husets inventar m.v. samt opsparede midler i medfør af tilbuddets § 79 aktiviteter er kommunens ejendom.

Vedtægterne er fremkommet på baggrund af dialog mellem DSI Valdemarshus og Aabenraa Kommune. Social & Sundhedsforvaltningen anbefaler at vedtægter godkendes.

Efterfølgende Byrådets evt. godkendelse af vedtægterne vil der blive indgået en driftsoverenskomst mellem Aabenraa Kommune og DSI Valdemarshus. Driftsoverenskomsten forventes at være gældende pr. 1. juni 2017.

Indstilling

Social & Sundhed indstiller,

at vedtægter for DSI Valdemarshus godkendes.

Beslutning Social- og Sundhedsudvalget den 03-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Karina T. Rogat.

Svend Hansen Tarp deltog ikke i punktets behandling.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Brugerrådet Valdemarshus Sundheds- og Aktivitetscenter - Endelige vedtægter (Løbenr.: 153360/17)

Sagsfremstilling

På Byrådsmødet den 25. maj 2016 blev der givet godkendelse til renoveringsprojektets skema B for Lejerbo Tinglev’s afdeling 466-0, der er beliggende Jernbanegade 10 – 36, Hovedgaden 7 -9 og Stationsvej 2 i Tinglev.

Af sagsfremstillingen fremgik det, at der kunne forventes en kapitaltilførselssag på et senere tidspunkt, hvor kommunens andel ville være 1/5 svarende til 0,161 mio. kr. af en samlet kapitaltilførsel på 0,805 mio. kr. Tallene havde baggrund i Landsbyggefondens (LBF) foreløbige beregning af kapitaltilførselsbehov.

LBF har nu opgjort behovet for kapitaltilførsel til afdelingen endeligt, og der viser sig et større behov end først beregnet. Kapitaltilførslen er endeligt opgjort til 2,630 mio. kr., hvoraf den kommunale andel er 1/5, hvilket svarer til 0,526 mio. kr.

Der er primært tale om dækning af afdelingens opsamlede underskud, som følge af tomgang, da den samlede kapitaltilførsel skal dække afdelingens opsamlede underskud pr. 30. april 2015 på 1,886 mio. kr., afdelingens forventede underskud for regnskabsåret 2015/2016 på 0,752 mio. kr. og omkostninger på 0,027 mio. kr. Herfra skal trækkes afdelingens afvikling på opsamlet underskud på 0,035 mio. kr.

Økonomi og afledt drift

Kommunens 1/5 af kapitaltilførslen på 0,526 mio. kr. af den samlede kapitaltilførselssag på 2,630 mio. kr., skal betragtes som et ekstraordinært grundkapitaltilskud, da lånet er rente- og afdragsfrit.

Der er udisponeret 0,298 mio. kr. afsat på grundkapitaltilskudsmidlerne, og der forventes ikke fuld disponering på de afsatte midler til grundkapitaltilskud i 2017. På den baggrund anbefales det, at rådighedsbeløb herfra i 2017 kan finansiere kommunens andel af kapitaltilførslen.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at kommunens deltagelse i kapitaltilførsel godkendes, og

at kommunens andel på 0,526 mio. kr. af kapitaltilførselssag finansieres af rådighedsbeløbet fra grundkapitaltilskud i 2017.

Beslutning Vækst- og Udviklingsudvalget den 11-05-2017

Anbefales godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Supplerende notat om juridisk forpligtelse og sagens forløb (Løbenr.: 146582/17)

Sagsfremstilling

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede den 11. januar 2016, at igangsætte en proces med henblik på at revidere Kultur- og Fritidspolitikken. På baggrund af en evaluering af de seneste års indsatser besluttede Kultur- og Fritidsudvalget at arbejde med følgende overskrifter: 

Kultur & Fritid på tværs

Stjerner at se op til

Fede Fællesskaber

Land, Vand og By

I løbet af processen viste det sig hensigtsmæssigt dels at samle Kultur- og Fritidspolitikken og Bibliotekspolitikken i én fælles politik, og dels at ændre ”Kultur & Fritid på tværs” til ”Samarbejde på tværs”, og gøre denne overskrift til politikkens overordnede tema, som strækker sig på tværs af de tre indsatsområder.

Fra august til oktober 2016 gennemførte forvaltningen en borgerinddragende proces, hvor en tænketank på ca. 60 repræsentanter fra forskellige foreninger, institutioner, erhvervsliv og forvaltninger gav input til politikkens form og indhold. Processen har i høj grad formet det udkast til Kultur- og Fritidspolitik, som var i offentlig høring i perioden 15. november til 15. december 2016.

Resultater af høringsproces

I høringsperioden indkom der 10 høringssvar.  Kopi af høringssvarene og forvaltningens bemærkninger hertil, kan ses i bilag. Høringssvarene har givet anledning til en større justering af tekst og grafisk layout med det formål at,

a) vægte kultur og fritid, køn og aldersgrupper ligeligt i tekst og billede

b) kommunikere politikken kortfattet, indbydende og levende

c) tydeliggør det tværfaglige samarbejde med naturområdet.

Desuden har høringen givet anledning til en ændring af overskriften ”Fede Fællesskaber til Aktive Fællesskaber”.

For at imødekomme ønsket om at kommunikere politikken kortfattet, indbydende og levende vil politikken primært blive kommunikeret via visuelt markante plakater med en kort tekst til ophængning i klubhuse, supermarkeder og biblioteker med henvisning til, at hele politikken kan læses på kommunens hjemmeside.

Teksten i den fulde udgave af politikken er forkortet ca. 20 % i forhold til høringsteksten og gjort lettere læsbar, både hvad angår tekstens skriftstørrelse og sværhedsgrad.

Billederne i den fulde udgave er søgt ligeligt fordelt på alle aldersgrupper, køn samt på kultur og fritid.

I forbindelse med politikkens vedtagelse starter en ny borgerinddragende proces, idet de konkrete indsatser vil blive udarbejdet sammen med tænketanken og dens bagland (se bilaget Procesplan).

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at Kultur- og Fritidspolitikken 2017 godkendes.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 08-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jette Julius Kristiansen

Beslutning Økonomiudvalget den 23-05-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Jan Riber Jakobsen og Bent Sørensen.

Bilag

Indstillingsnotat (Løbenr.: 8765/17)
Procesplan (Løbenr.: 150436/17)