Beslutningsprotokol

Sagsfremstilling

-

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

- Borgerorienteringsmøde i Bolderslev

- Pressemøde vedr. Genforeningsparken

- 17.4. udvalgsarbejde vedr. anlæg afsluttet

- Cementfabrik/producent på Enstedværkets grunde

- Status på trafikplan vedr. Kassø

- Kich-off seminar for nyt byråd

- Forvaltningen orienterede om udvalgets problemstillinger vedr. udligning samt finanslov

Sagsfremstilling

Byrådet godkendte den 6. december 2017 en ny styrelsesvedtægt.

Ændringerne medfører en mindre ændring af de i budget 2018-2021 godkendte bevillinger.

Ændringerne til det godkendte budget 2018-2021 er alene flytning af budgetter mellem udvalg og der er således ingen ændring af de likvide aktiver.

Ændringerne udgør følgende:

• Serviceudgifterne vedr. ”Andre sundhedsudgifter” (dødsboudlæg, begravelseshjælp, kørselsgodtgørelse) flyttes fra Social- og Sundhedsudvalget til Arbejdsmarkedsudvalget
• Overførselsudgifterne vedr. ”Personlige tillæg” samt ”boligstøtte” flyttes fra Social- og Sundhedsudvalget til Arbejdsmarkedsudvalget
• Navnet på Vækst og Udviklingsudvalget ændres til Vækstudvalget for land og by

Bevillingsændringerne medfører ikke en ændring af den administrative organisation og opgavefordeling. De opgaver der flyttes bevillingsmæssigt til et andet udvalg er fortsat placeret i samme forvaltning som hidtil.

Vedlagt som bilag er oversigt over driftsændringer, godkendt bevillingsoversigt og ny bevillingsoversigt incl. ændringer som følge af ny styrelsesvedtægt.

Indstilling

Staben indstiller,

at bevillingsoversigten incl. ændringer, som følge af ny styrelsesvedtægt, godkendes.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Formålet med denne sag er, at evaluere budgetprocessen samt komme med input til den kommende budgetproces for 2019-2022.

Resultatet af drøftelserne indarbejdes i et forslag til de økonomiske procedurer, der skal gælde i 2018 for budget 2019.

Forslaget behandles i direktionen og HMU i januar 2018 og økonomiudvalget i februar 2018.

Staben har følgende refleksioner og vurderinger i forhold til processen:

• At det er en styrke, at der er en økonomisk politik, der danner grundlaget for de økonomiske processer.
• At omprioriteringskataloget viste sig at have en værdi, som et reelt prioriteringskatalog, herunder blev udfordringen på Social- og Sundhedsudvalgets område også håndteret.
• At prioriteringsarket i excel fungerer som redskab i den politiske prioriteringsproces.
• At det er lykkedes at få en høj grad af involvering fra de stående udvalg i udarbejdelsen af budgetbidrag for eget område, samt at de stående udvalg på alle områder leverede et budgetbidrag i balance eller som aftalt til den udmeldte ramme.
• At processen vedrørende høring af de høringsberettigede organer fungerer, og at det giver en god høringsproces, at høringen sker med afsæt i økonomiudvalgets budgetforslag.
• At det lykkedes at få skabt et overblik forud for den politiske prioriteringsproces på anlægsudfordringer som havde konsekvenser for 2018 budgettet.
• At der igangsættes en omfangsrig proces med beskrivelse af anlægsønsker, der langt overgår de rammer der er afsat.
• At processen vedrørende udarbejdelse af driftsinvesteringsforslag resulterede i et forslag.
• At processen for dialog med samarbejdspartnere og institutionsbestyrelser vurderes at fungere.
• At der har været de fornødne antal tema- og budgetseminar møder og de fungerede efter hensigten.
• At det bør overvejes at ændre afviklingsformen for orienteringsmøder for borgerne i august.
• At processen vedr. håndtering af ændringsforslag fungerer.
• At der var kort tid mellem budgetseminaret og økonomiudvalgets møde til udarbejdelse af budgetforslag og forhandling af budgetforlig.
• At stedet for afvikling af budgetseminaret var velfungerende.
• At spillerummene giver mulighed for løbende at følge budgetbalancen, målopfyldelsen i forhold til den økonomiske politik samt de ændringer der indarbejdes i budgettet.

Direktionen vurderer, at budgetprocessen og afvikling af          budgetseminaret var meget vellykket.

Sagen indeholder en opsummering af de enkelte delelementer i processen samt en række spørgsmål, der kan tages afsæt i, i drøftelsen af processen.

De oplistede spørgsmål er følgende:

1. Giver spillerumsoversigter og de forskellige versioner det fornødne overblik over de ændringer, der indarbejdes, samt sammenhæng til målopfyldelse i den økonomiske politik?

2. Kommer vi nok på forkant med håndtering af driftsudfordringer?

3. Kommer vi nok på forkant med håndtering af anlægsudfordringer?

4. Skal proceduren for udarbejdelse af anlægsønsker ændres, så den i højere grad afspejler det der er råd til i rammeudmeldingen?

5. Er det løbende materiale og rammerne til behandling i udvalgene tilstrækkelige?

6. Er prioriteringsarket til budgetseminaret som redskab anvendeligt?

7. Skal budgetanalyser, der skal indgå i den politiske prioritering i august, besluttes samtidigt med de økonomiske procedurer i februar?

8. Er der forhold til de høringsberettigede organer der skal ændres?

9. Har der været det fornødne antal møder og information om budgettets status og indhold i forbindelse med de enkelte temamøder, minibudgetseminarer og budgetseminarer?

Indstilling

Staben indstiller,

at proceduren vedrørende budgetprocessen evalueres med henblik på at give input til den kommende budgetproces, der skal afvikles i 2018.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Byrådet kan bestemme at yde udvalgsvederlag til medlemmer af Økonomiudvalg og stående udvalg samt til formand i § 17, stk. 4-udvalg.

Summen af de årlige udvalgsvederlag og vederlag til udvalgsformænd og næstformænd kan maksimalt udgøre 305 % af vederlaget til borgmesteren.

Det er i styrelsesvedtægten besluttet at formænd for de 6 stående udvalg skal have 17 % i vederlag og formanden for Børn - og Ungeudvalget skal have 10 %. Endvidere er besluttet, at næstformændene i de 6 stående udvalg skal have 7,86 % af borgmesterens vederlag og næstformanden i børn- og ungeudvalget skal have 4,6 % af borgmesterens vederlag.

Det beløb der er fordelt til de enkelte udvalg, skal fordeles ligeligt mellem udvalgsmedlemmerne. Ved fordelingen ses bort fra udvalgets formand og næstformand, idet disse modtager vederlag i h.t. styrelsesvedtægten.

Der kan ydes udvalgsvederlag til medlemmer af følgende udvalg:

• Økonomiudvalget
• Teknik- og Miljøudvalget
• Vækstudvalget for land og by
• Børne- og Uddannelsesudvalget
• Social- og Sundhedsudvalget
• Arbejdsmarkedsudvalget
• Kultur- og Fritidsudvalget

Der er udover formænd og næstformænd, 10 medlemmer af Økonomiudvalget og 5 medlemmer af de stående udvalg.

Den nuværende vederlæggelse til udvalgsmedlemmer, er fastsat til 2,86% af borgmesterens vederlag. Fordelingen har været ligelig uanset udvalg. Det anbefales at vederlæggelsen til udvalgsmedlemmer fortsat udgør 2,86% af borgmesterens vederlag.

Således vil der stadig inden for rammen på 305 % være mulighed for at vederlægge formænd  i § 17, stk. 4 udvalg. Vederlæggelse i § 17,stk. udvalg, træffes der beslutning om ved nedsættelse af de særlige udvalg.

Vedlæggelse af 1. viceborgmester

Byrådet kan beslutte, at der skal ydes vederlag til 1. og evt. 2. viceborgmester.

Vederlaget fastsættes som en procentdel af borgmesterens vederlag og kan udgøre maksimalt 10 % af borgmester-vederlaget.

Vælger man at vederlægge 2. viceborgmester, må den samlede vederlæggelse for de to viceborgmestre maksimalt udgøre 10 % af borgmestervederlaget.

Indstilling

Byråds- og direktionssekretariatet indstiller,

at udvalgsvederlag for medlemmer af økonomiudvalg og de stående udvalg fastsættes til 2,86% af borgmesterens vederlag, og

at vederlag til 1. viceborgmester udgør 5% af borgmesterens vederlag.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Et medlem fra Økonomiudvalget har ønsket sagen om byrådets IT-udstyr genoptaget.

Anledningen til at genoptage sagen, er, fordi man ønsker en ny drøftelse af, om det afgående byråd skal have mulighed for at købe deres udstyr.

Økonomiudvalget besluttede den 12. september, at det afgående byråd ikke skulle have mulighed for at tilbagekøbe deres udstyr.

I indeværende periode, har byrådsmedlemmerne fået en iPad, cover/tastatur og en printer. Herudover har udvalgsformænd fået en telefon. Endelig er der enkelte byrådsmedlemmer, der har fået en bærbar stillet til rådighed.

Køb af udstyr

Skal det afgående byråd have mulighed for at købe deres IT-udstyr forudsætter det, at udstyret sælges til markedspris. Det oprindelige udstyr har efter 4 år en begrænset markedspris. Det vurderes eksempelvis, at oprindelig Ipad og printer har en værdi til 500 kr. I det der har været løbende udskiftning af udstyr, vil nyere udstyr vurderes særskilt. Vurderinger kan ses i vedhæftede bilag

Til information kan oplyses, at medarbejdere ved fratræden ikke kan købe brugt IT-udstyr.

Indstilling

Byråds- og Direktionssekretariatet indstiller,

at der tages stilling til, om det afgående byråd kan købe udstyr til markedspris.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-09-2017

1. at model 2 vælges med mulighed for byrådsmedlemmer kan vælge bærbar derudover.
2. at det afgående byråd tilbydes ikke at købe udstyr.
3. at godkendt.
4. at godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Det afgående byråd tilbydes at købe IT udstyr til markedspris.

Bilag

Sagsfremstilling

I forbindelse med Fjordskolens flytning til Åbjerg 8, Kruså er der foretaget et udbud af om- og tilbygningsarbejderne i form af et begrænset udbud i fagentreprise.

De samlede indkomne og billigste priser ved licitationen viste sig at være 12 mio. kr. højere end det kalkulerede beløb afsat til håndværkerudgifterne.

Efter forhandling med entreprenøren har det ikke været muligt at reducere i licitationsresultatet.

Det har været nødvendigt at indarbejde yderligere myndighedskrav til brandsikring, således at byggeriets omfang er øget, hvilket vil afspejle sig i pris og tidsplan for byggeriet.

Dette betyder at der vil være behov for en tillægsbevilling til anlægsbevillingen på 12 mio. kr.

Overskridelsen skyldes, at håndværkerydelserne i forbindelse med opfyldelsen af de skærpede myndighedskrav har vist sig at være dyrere end først antaget, samt at de konjunkturbestemte faktorer ved prisdannelsen også har været større end beregnet.

Overskridelsen af det kalkulerede beløb afsat til håndværkerudgifterne medfører, at kontraheringen med de lavestbydende må udskydes, og dermed også opstarten af byggeriet. Alt i alt vil disse omstændigheder betyde at tidsplanen for byggeriet må ændres. Så snart det eksakte tidspunkt for opstarten af byggeriet kendes, kan der udarbejdes en detaljeret tidsplan for byggeprocessen.

Økonomi og afledt drift

Der er på nuværende tidspunkt givet en anlægsbevilling på i alt 42,25 mio. kr. til om- og tilbygning af Åbjerg8 i Kruså, Fjordskolen.

Indregnet licitationsresultatet udgør det samlede projekt 54,25 mio. kr.

Indstilling

Børn og Skole indstiller,

at rådighedsbeløbet til projekt Fjordskolen forhøjes med 12,0 mio. kr. i 2017 finansieret af kassebeholdningen,

at der meddeles et tillæg til anlægsbevilling til projekt Fjordskolen på i alt 12 mio. kr., således at den samlede anlægsbevilling udgør 54,25 mio. kr., 

at rådighedsbeløbet på 12,0 mio. kr. i 2017 frigives.

Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalg den 05-12-2017

Anbefales godkendt.

Imod stemte Gert Nordklitgaard (Ø) med følgende begrundelse: Det er en tåbelig beslutning at flytte skolen, både pædagogisk og økonomisk set. Man kender fortsat ikke den samlede økonomi for udvendige og indvendige indretninger og istandsættelser af bygningerne i Kruså.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Imod stemte Povl Kylling Petersen (A) og Kim Brandt /A) med følgende begrundelse: Manglende kendskab til de samlede omkostninger i projektet.

Bilag

Sagsfremstilling

Produktionsskolen Meritten har den 23. november 2017 fremsendt en ansøgning om:

• Ekstraordinært tilskud på 750.000 kr.
• Huslejefritagelse for lokalerne i Bov, der er opsagt med virkning fra udgangen af 2018.

Ansøgningen er begrundet i Merittens økonomiske situation efter at Meritten købte Produktionsskolen EFA-Syds aktiver pr. 1. januar 2017.

Derudover har Meritten oplevet et faldende elevtal i 2017.

Ifølge ansøgningen forventer Produktionsskolen Meritten på grund af sammenlægningsomkostningerne et betydeligt underskud i 2017. Skolen vurderer dog, at der er foretaget tilpasninger således at driften nu er stabiliseret, på trods af det lave elevtal.

På grund af Merittens økonomiske situation har det ikke været muligt for skolen at opnå en kassekredit ved et pengeinstitut, hvilket udfordrer likviditeten.

Skolen vurderer at de ansøgte midler er afgørende for om skolen kan opretholde driften i 2018.

Loven om produktionsskoler giver kommunalbestyrelsen hjemmel til at yde tilskud til en produktionsskole ud over grundtilskuddet. 

Byrådet har tidligere, den 28. juni 2017, besluttet at give produktionsskolen Meritten et ekstraordinært driftstilskud på 0,478 mio. kr. i 2017, svarende til grundtilskuddet til produktionsskoler til delvis dækning af fusionsomkostninger.

Regeringen har indgået en aftale om etablering af en ny uddannelse, Den Forberedende Grunduddannelse (FGU),  pr. 1. august 2019.  Uddannelsen skal erstatte en række af de nuværende forberedende tilbud, herunder produktionsskoletilbud. 

Ifølge tidsplanen for implementering af FGU vil de nye institutioner blive oprettet pr. 1. september 2018, og medarbejdere der skal overdrages til de nye institutioner vil bliver udpeget.

Det foreslås at produktionsskolen Meritten får et ekstraordinært tilskud i 2018, svarende til grundtilskuddet for perioden indtil de nye FGU institutioner oprettes.

Grundtilskuddet i 2018 udgør 0,491 mio. kr., hvilket svarer til 0,327 mio. kr. for 8 måneder.

Produktionsskolen Meritten har endvidere ansøgt om huslejefritagelse for lokalerne Visherredsvej 3, Bov. Det anbefales at denne ansøgning imødekommes, og Børne- og Uddannelsesudvalget overdrager  ejendommen til Økonomiudvalget.

Huslejen i 2018 for Visherredsvej 3, Bov udgør  0,313 mio. kr.

Indstilling

Børn og Skole indstiller,

at Produktionsskolen Meritten tildeles et ekstraordinært tilskud i 2018 på 0,327 mio. kr., finansieret af kassebeholdningen.

at Produktionsskolen Merittens ansøgning om huslejefritagelse i 2018 på 0,313 mio. kr. godkendes finansieret af kassebeholdningen, og

at ejendommen Visherredsvej 3, Bov overdrages til Økonomiudvalget.

Beslutning Børne- og Uddannelsesudvalg den 05-12-2017

Procedurespørgsmål vedr. inhabilitet:
Eivind Underbjerg Hansen (V) og Gert Nordklitgaard (Ø) blev erklæret inhabile i sagen.

1.–2. at anbefales godkendt.
Imod stemte Kaare Solhøj Dahle (UP) med følgende begrundelse: Han har sympati for udfordringerne med faldende elevtal og sikringen af medarbejderne, men har ikke tillid til at projektet er levedygtigt.

3. at anbefales godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Ejler Schütt (O) blev erklæret inhabil i sagen.

1. – 2. at anbefales godkendt.

3. at godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Sagen er tidligere behandlet i byrådet den 16. december 2015. Byrådet meddelte en anlægsbevilling på 6,0 mio. kr. til pumpestationen og frigav 0,750 mio. kr. til projektering og udbud.

Der ønskes nu frigivet anlægsmidler til afslutning af projektet. Samtidig ønskes afsat midler til afledt drift.

Udover det fysiske anlæg skal der, jf. projektbeskrivelsen i Budget 2016-2019, udarbejdes et juridisk-administrativt grundlag for driften af pumpestationen, herunder regulativer for de tilhørende vandløb.

Som følge af projektjusteringer, lavere licitationsresultat samt færre ekstraudgifter er anlægget blevet billigere end tidligere forudsat. Den overskydende del af anlægsbevilling og rådighedsbeløb tilføres kassen.

Økonomi og afledt drift

Der er givet en anlægsbevilling til projektet på 6,0 mio. kr., hvoraf der er frigivet 0,750 mio. kr. til projektering og udbud. Projektet forventes at have en samlet pris på 5,050 mio. kr. Der ønskes derfor en frigivelse af rådighedsbeløb på 4,3 mio. kr. Overskydende del af anlægsbevillingen og rådighedsbeløb på 0,950 mio. kr. tilføres kassen.

Da ejerskabet af pumpestationen har været uafklaret i en årrække, har der ikke været afsat midler til drift af pumpestationen med tilhørende anlæg. Dette er håndteret ved et merforbrug på driften på 0,334 mio. kr. i 2014 samt en étårig driftsudvidelse på 0,100 mio. kr. i 2016. Fra 2017 og frem er der ikke afsat budgetmidler til pumpestationens drift.

Drift og vedligeholdelse af pumpestationen har de seneste år været holdt på et absolut minimum til el, tilsyn samt uopsættelige reparationer af pumper og bygning, hvilket har været et alt for lavt niveau i forhold til driftssikkerheden, pumpens betydning for området taget i betragtning. Der har ikke været ført regelmæssigt tilsyn med anlægget, og området fremstod fysisk nedslidt.

Pumpestationens betydning stiger i takt med investeringerne i udviklingen af området, herunder til Arena Aabenraa og dræning af Dyrskuepladsen. Af hensyn til især driftssikkerhed og passende vedligeholdelse af anlæg, bygning og nærmeste omgivelser forventes derfor forøgede udgifter til drift og vedligeholdelse.

Rådgiver har i forbindelse med projekteringen anslået omkostninger til tilsyn og drift til 0,544 mio. kr.
Forvaltningen har kvalificeret beregningen af fremtidig drift og vedligeholdelse på 0,300 mio. kr., hvoraf udgifter til el og service samt rensning af riste og kanal udgør i alt 0,176 mio. kr., mens udgifter til tilsyn og reparationer anslås til 0,124 mio. kr.

Høring/udtalelse

Projektet er udarbejdet i dialog med Arwos.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at der frigives et rådighedsbeløb på 4,3 mio. kr. til projektet ”Pumpestation Dr Margrethes vej”,

at der gives en negativ tillægsbevilling på 0,950 mio. kr. til henholdsvis anlægsbevilling og rådighedsbeløb til projektet ”Pumpestation Dr Margrethes vej”, som tilføres kassen, og

at politikområdet ”Sikring af alsidig natur” under Teknik- og Miljøudvalget tilføres 0,300 mio. kr. til afledt drift i 2018 og frem, som finansieres af puljen vedrørende afledt drift under Økonomiudvalget.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 06-12-2017

Anbefales godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Byrådet anmodes om at frigive anlægsbevilling til et nyt, nordvendt tilslutningsanlæg til motorvejen ved Bodumvej, samt til anlæg af en shunt ved den østlige rundkørsel ved motorvejstilslutning 70 Aabenraa N. Se vedlagte kortbilag.

Anlægsbevillingen skal dække Aabenraa Kommunes andel af den samlede forventede anlægsudgift på 46,4 mio. kr. idet Staten ved Vejdirektoratet vil betale maksimalt 22,4 mio. kr.

Projektet indgår i Aabenraa Kommunes vækstplan, og tjener både til at aflaste det eksisterende tilslutningsanlæg 70 Aabenraa N, samt at skabe udviklingsmuligheder for erhvervsområderne ved Egelund og Brunde. Desuden forbedres tilkørselsmulighederne til sygehuset.

Tidsplan for projektet:

2017-2018: Projektering

December 2017: Informationsmøde

Uge 25/2018: Arealerhvervelsesforretning

Medio 2018: Opstart af anlægsarbejder

Medio 2019: Anlæg åbnes for trafik

Nærmere beskrivelse - tilslutning ved Bodumvej

Der bygges nordvendte ramper. Den vestlige rampe (frakørsel) tilsluttes Bodumvej med en rundkørsel, mens den østlige rampe (tilkørsel) etableres som et T-kryds. Der etableres baner og stier til cyklisterne og hele anlægget dimensioneres til modulvogntog. Derudover etableres en ny samkørselsplads.

Nærmere beskrivelse - shunt ved 70 Aabenraa N

Det eksisterende anlæg udbygges med en ”shunt” uden om den østlige rundkørsel, til brug for sydfra kommende trafik der skal mod Aabenraa. Det vil forøge rundkørslernes kapacitet så køerne på motorvejen reduceres væsentligt.

Hele tilslutningsanlægget ved Aabenraa N ombygges til at kunne rumme modulvogntog.

Med bidrag fra Aabenraa Kommune sørger Vejdirektoratet for analyser og projektering, mens ekspropriation, udbud og anlægsstyring alene ligger hos Vejdirektoratet.

Økonomi og afledt drift

Anlægsudgifterne til projektet er vurderet til 46,4 mio. kr. Staten har afsat 22,4 mio. kr. til projektet, og kommunen skal dække det resterende beløb.

Der er i Aabenraa Kommune afsat i alt 24 mio. kr. i rådighedsbeløb til projektet, hvilket er opgjort i tabel 1.1.

Der er frigivet anlægsbevilling på 0,100 mio. kr. i 2009 og 0,350 mio. kr. i 2010, i alt 0,450 mio. kr. Der ønskes derfor et tillæg til anlægsbevillingen på resterende 23,550 mio. kr.

Efter færdiggørelse skal Aabenraa Kommune sørge for driften af rundkørsel, samkørselsplads, belysning, cykelbaner og stier. Den afledte driftsudgift udgør 0,15 mio. kr./år.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at der gives et tillæg til anlægsbevilling til projektet ”Motorvejstilslutning ved Bodumvej” på 23,550 mio. kr.,

at det afsatte rådighedsbeløb på 23,550 mio. kr. frigives jf. Tabel 1.1., og

at politikområdet ”Drift af veje og parker” under Teknik- og Miljøudvalget tilføres 0,15 mio. kr. til den afledte drift, når projektet er afsluttet, finansieret af puljen ”afledt drift” under Økonomiudvalget.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 06-12-2017

Anbefales godkendt med den tilføjelse,

at et eventuelt mindreforbrug på projektet anvendes til trafikale forbedringer i tilknytning til projektet, målrettet modulvogntog og trafiksikkerhed.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Forvaltningens indstilling anbefales godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

På den godkendte investeringsoversigt til budget 2018-2021 er der afsat 1,0 mio. kr. i 2018 til Velfærdsteknologi. Hertil kommer, at der i forbindelse med bevillingskontrollen pr. 30. september 2017 blev godkendt  overførsel af et uforbrugt rådighedsbeløb på 1,0 mio. kr. fra 2017 til 2018. 

Midlerne skal finansiere løsninger indenfor velfærdsteknologi og digitalisering på social- og sundhedsområdet.

Indstilling

Social & Sundhed indstiller,

at der meddeles en anlægsbevilling på 1,0 mio. kr. finansieret af det afsatte rådighedsbeløb på 1,0 mio. kr. i 2018 og

at bevillingen frigives.

Beslutning Social- og Sundhedsudvalget den 05-12-2017

1. og 2. at anbefales godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Byrådet anmodes her om at frigive midler til færdiggørelse af Campusalle. Der er pt. frigivet 6,574 mio. kr. og projektet er skønnet til at koste i alt 11,589 mio.kr.

UC Syd bidrager med 1,250 mio. kr. til projektet. 

Vejprojektet blev igangsat i august 2017 og forventes færdiggjort i december med reetableringsarbejder primo 2018.

Økonomi og afledt drift

Der er i 2017 afsat et rådighedsbeløb på 11,589 mio. kr. til Campusalle, hvoraf de 2,5 mio. kr. er søgt overført til 2018 i bevillingskontrollen 30. september 2017. Der er en frigivet anlægsbevilling på 6,574 mio. kr. Der ønskes tillæg til anlægsbevilling på 5,015 mio. kr. finansieret af det resterende rådighedsbeløb. 

Afledt drift udgør 0,060 mio. kr. pr år.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at der gives et tillæg til anlægsbevilling på 5,015 mio. kr. i form af en udgiftsbevilling på 6,265 mio.kr. og en indtægtsbevilling på 1,250 mio.kr. til projektet Campusalle, således den samlede anlægsbevilling udgør 11,589 mio.kr., og

at bevillingen finansieres af det afsatte rådighedsbeløb,  som hermed frigives,

og

at der til afledt drift, og ved projektets afslutning, tilføres politikområdet ”Drift af veje og parker” under Teknik- og Miljøudvalget 0,060 mio. kr. i 2018 og frem, finansieret af puljen til afledt drift under Økonomiudvalget.

Beslutning Vækst- og Udviklingsudvalget den 07-12-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Erwin Andresen.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

Billedkunstrådet i Aabenraa Kommune har som formål at arbejde med kunstnerisk udsmykning, at indkøbe kunstværker og at formidle og iværksætte billedkunstneriske aktiviteter.

Rådet har udarbejdet en visions- og handleplan for kunstnerisk aktivitet i kommunen i perioden 2016-2019 bestående af seks indsatsområder: Arkitekturguide, Arkitekturens Dag, Åbent Atelier, Åben Kunstdag, Kunst i det offentlige rum samt Medudvikling af Art Week.

Rådet har til indsatsområdet Kunst i det offentlige rum lagt en plan for, hvordan rådets midler skal bruges. Midlerne ønskes frigivet til følgende to projekter:

• Udsmykning af det gamle rådhus i Aabenraa

Der er udskrevet en konkurrence med tre kunstner, der har indleveringsfrist 15. februar 2018. Der nedsættes en bedømmelsesudvalg bestående af den politiske følgegruppe til renoveringen rådhuset, 3 medlemmer af billedkunstrådet og sekretariatschefen for Byråds- og direktionssekretariatet.

• Renovering af vandkunsten på Mutter Stahlboms Plads

Da der ikke i budgetlægningen blev afsat tilstrækkelige midler til kommunes udendørs kunstværker, har billedkunstrådet prioriteret dette værk, der forventes at kunne genindvies i juni 2018. 

Økonomi og afledt drift

Rådet har afsat i alt 0,800 mio. kr. til udsmykning af Det gamle Rådhus. Heraf honoreres hver af de tre kunstnere, der deltager i konkurrencen med 0,040 mio. kr. for skitsearbejdet. Det vindende værk skal udføres indenfor en ramme af 0,600 mio. kr., mens der reserveres 0,080 mio. kr. til diverse udgifter.

Der er følgende puljer afsat til og disponeret af Billedkunstrådet i hhv. drifts- og anlægsbudgettet.

Tabel 1.1: drifts- og rådighedsbeløb til Billedkunstrådets puljer

Der er i 2017 afsat pulje på 0,3 mio. kr. under Kultur- og Fritidsudvalgets serviceramme til projekter i Billedkunstrådet samt rådighedsbeløb på 0,937 mio. kr.  Den afsatte driftspulje samt de uforbrugte rådighedsbeløb på anlæg ønskes samlet til finansiering af de to anlægsprojekter.

Driftspuljen søges derfor overført til anlæg til medfinansiering af projekt ”Vandkunst på Mutter Stahlboms Plads”, der samlet udgør 0,437 mio. kr.

Der ønskes et anlægsprojekt ”kunst på Det gamle Rådhus” på i alt 0,800 mio. kr. til kunst på Det gamle Rådhus. 

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller at,

at driftspuljen på 0,300 mio. kr. til Billedkunstrådet i 2017 overføres til rådighedsbeløb under anlæg til renovering af Vandkunst,

at der gives en anlægsbevilling på 0,800 mio. kr. til projekt ”Kunst på Det gamle Rådhus”, finansieret af de afsatte rådighedsbeløb til Billedkunstrådet som frigives, og

at der gives en anlægsbevilling på 0,437 mio. kr. til projekt ”Vandkunst på Mutter Stahlboms Plads”, finansieret af restrådighedsbeløbet fra Billedkunstrådet, som frigives. 

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 04-12-2017

Anbefales godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

På den godkendte investeringsoversigt til budget 2018-2021 er der afsat et rådighedsbeløb på 1,5 mio. kr. i 2018 til etablering/ombygning af lokaler til Daghjem på Rise Parken.

Rådighedsbeløbet skal dække de nødvendige omkostninger i 2018 til etablering af nye lokaler på ca. 100 m2, inkl. omkostninger til rådgivning, således at lokalerne bedst muligt kan benyttes af målgruppen, der på en række punkter har anderledes behov end de nuværende lokaler/plejeboliger kan opfylde.

Social & Sundhed har i samarbejde med Kultur, Miljø & Erhverv igangsat udarbejdelse af en tids- og procesplan samt forslag til etablering af lokaler i overensstemmelse med retningslinjerne for anlæg i Aabenraa Kommune og indenfor den afsatte ramme.

Indstilling

Social & Sundhed indstiller,

at der meddeles en anlægsbevilling på 1,5 mio. kr. finansieret af det afsatte rådighedsbeløb på 1,5 mio. kr. i 2018 og

at bevillingen frigives.

Beslutning Social- og Sundhedsudvalget den 05-12-2017

1. og 2. at anbefales godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Nr. Hostrup Hus ansøger om en kommunegaranti på 1,0 mio. kr. i forbindelse med deres byggeprojekt af et multiaktivitetshus.

Der er estimeret et anlægsbudget på 5,6 mio. kr. for byggeprojektet. Finansiering sker ved egenfinansiering på ca. 2,275 mio. kr., lån hos private og tilskud fra fonde på ca. 1,325 mio. kr., bank- og realkreditlån på 1,0 mio. kr. samt et anlægstilskud fra Aabenraa Kommune på 1,0 mio. kr., som er godkendt i forbindelse med godkendelse af budget 2018. Det er dog en forudsætning for optagelse af bank- og realkreditlån, at der stilles kommunegaranti for lånet.

Der er opstillet et drifts- og likviditetsbudget for første år efter ibrugtagning, som viser et likviditetsoverskud på 0,022 mio. kr. For indtægterne i budgettet udgør kommunalt tilskud til multiaktivitetshuset 0,110 mio. kr. Der er i det kommunale budget for 2018 afsat 0,105 mio. kr. til at dække den budgetterede indtægt fra Nr. Hostrup Ungdomsforenings for leje af lokaler i byggeriet. Likviditetsbudgettet er baseret på et 10-årigt lån.

For nærmere specificering af anlægsbudget samt drifts- og likviditetsbudget henvises til bilag.

Økonomi og afledt drift

En godkendelse af kommunegarantien vil have indflydelse på kommunens låneramme. Kommunegarantien vil dog kunne disponeres inden for den udisponerede låneramme for 2018.

Der skal ikke betales garantiprovision jf. beslutning i sagen om ”Principper for provision af garantier til almennyttige kulturelle formål.”, der er behandlet på Byrådets møde den 29. november 2017.

Drifts- og likviditetsbudgettet for Multiaktivitetshusets første år er behæftet med nogen usikkerhed. Der skal ikke forrykkes meget i forhold til indtægterne i budgettet før der ikke er overskud mere.

Med en kommunegaranti er der mulighed for at der i stedet for bank- og realkreditlån kan optages lån hos Kommunekredit. Erfaringsmæssigt er det på fordelagtige vilkår. Endvidere kan en ændring af lånets løbetid også være en mulighed for at opnå en mindre udgift end de nuværende 0,171 mio. kr., der er budgetteret som renter og afdrag på realkreditlån. Dette kan give en positiv effekt på drifts- og likviditetsbudgettet.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at der gives tilsagn om kommunegaranti på 1,0 mio. kr. for bank- og realkreditlån af den udisponerede låneramme for 2018.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 04-12-2017

Anbefales godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Folketingets Ombudsmand har 28. november 2017 bedt Aabenraa Kommune om en udtalelse om kommunens fortolkning og anvendelse af afsnittet om ytringsfrihed i kommunens kommunikationspolitik.  Herunder en udtalelse om de oplyste indkaldelser af medarbejdere til samtale i anledning af deres ytringer om. bl.a. flytning af Fjordskolen.

Forvaltningen har udarbejdet en redegørelse om de faktuelle forhold, som besvarer de spørgsmål Foletingets Ombudsmand har rejst overfor kommunen herunder redegør for de enkelte samtaler og baggrunden for at afholde dem.

Kommunens vurdering

Det er Forvaltningens opfattelse, at både kommunikationspolitikken og de konkrete samtaler ikke har tilsidesat de ansattes ytringsfrihed. Begrundelsen herfor er, at kommunikationspolitikken ikke sætter begrænsninger for hvad en ansat kan udtale sig om som privat person ej heller hvor og hvornår den ansatte må udtale sig.

I forhold til de konkrete samtaler er der givet vejledning til de ansatte om, hvordan de sikrer sig, at det fremgår, at de udtaler sig på egne vegne, samt en opfølgning på at man som ansat ikke kan ytre sig med urigtige oplysninger inden for eget arbejdsområde. Dette mener kommunen ikke er i strid med offentlige ansattes ytringsfrihed.

Redegørelsen er vedlagt til orientering.  Af hensyn til personfølsomme oplysninger, er 2 af bilagene til redegørelsen lukkede.

Drøftelse i HMU

Udmøntningen af kommunikationspolitikken blev drøftet i HMU den 5. december.  

Det fremgår af referatet, at der i HMU fortsat er opbakning til Aabenraa Kommunes kommunikationspolitik. Det samlede HMU påtager sig ansvar for, at kommunikationspolitikkens skelnen mellem at udtale sig på egne vegne og udtale sig på vegne af myndigheden har været uklar for medarbejdere i Aabenraa Kommune. Som følge deraf igangsættes en vejledningsproces med udgangspunkt i de tvivlsspørgsmål, som kan opstå.

Indstilling

Byråds- og direktionssekretariatet indstiller,

at redegørelsen tages til orientering.  

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag skal tages stilling til, om man ønsker at overgå til elektronisk afstemning under byrådsmøderne.

En elektronisk afstemning har flere fordele. Den giver mulighed for at videreformidle afstemningsresultatet til de der sidder hjemme og følger med på KommuneTv samt tilhørerne i salen på storskærm. Den er med til at sikre korrekt registrering af medlemmernes tilkendegivelser. Endelig samler den afstemningsresultatet i et elektronisk referat, som vil kunne smidiggøre publicering af dagsorden.

KommuneTv har udviklet en elektronisk afstemningsløsning, hvor byrådsmedlemmerne direkte fra deres iPad kan stemme elektronisk. Afstemningsløsningen er en integreret del af e-dagsordenssystemet og let tilgængelig under hvert enkelt punkt på dagsordenen.

Løsningen er udviklet i en tæt samarbejde med Aabenraa Kommune, og det er derfor forvaltningens vurdering, at løsningen er let at administrere og at løsningen nemt kan  håndtere forskellige scenarier eksempelvis, ”hurtige” afstemninger hvor alle er enige, at man trykker ”forkert”, har ændringsforslag, ikke lige er tilstede, Ipadden løber tør for strøm ol.

Da der starter en ny byrådsperiode med 11 nye medlemmer i januar måned, er det en god mulighed for også at integrere en ny måde at afvikle afstemninger på. Der vil naturligvis være en indkøring, hvor afstemningen til det første og eventuelt andet møde tager en anelse længere tid, men så er det opfattelsen, at det enkelte medlem vil anse det for umiddelbart at bruge.  

Hvis Aabenraa Kommune overgår til elektronisk afstemning i januar måned, vil vi være den første kommune i landet der gør dette via iPad. Det vil således også understøtte den overordnede retning om, at Aabenraa Kommune ønsker at gøre sig klar til en digital verden.

Løsningen kan også bruges i udvalgene.

Økonomi og afledt drift

Løsningen er en abonnement ordning og koster 0,021 mio. kr. årligt. Beløbet kan finansieres af budgettet afsæt til politisk organisering.

Indstilling

Byråds- og Direktionssekretariatet indstiller,

at byrådet overgår til elektronisk afstemning fra januar 2018.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

En række virksomheder i kommunen oplever udfordringer med at tiltrække kvalificeret arbejdskraft. For at styrke virksomhedernes konkurrenceevne på dette område besluttede økonomiudvalget på mødet den 20. juni 2017 at afholde en karrieremesse i 2017.

Karrieremesse 2017 blev afholdt den 31. oktober i Arena Aabenraa. 2.200 elever og studerende var tilmeldt til besøg hos de 66 stande, der repræsenterer 56 virksomheder og uddannelser. Derudover besøgte jobsøgende  karrieremessen.

Formålet med karrieremessen var, at vise bredden i det lokale jobmarked og dermed styrke kendskabet til de lokale job- og uddannelsesmuligheder.

Dette punkt er en opsamling på karrieremessen med henblik på en vurdering af en eventuel gentagelse og formen herpå. Opsamlingen er baseret på tilbagemeldinger fra virksomheder og uddannelser, der har deltaget med en stand, folkeskolerne samt projektgruppen, der har udformet konceptet.

Tilbagemeldingerne viser,

· At 94% af de deltagende virksomheder og uddannelser oplevede, at karrieremessen levede op til deres forventninger. Deres forventning var primært, at skabe øget synlighed omkring deres virksomhed/uddannelse og samtidig udvide deres netværk med virksomheder og uddannelsser i området. 

· 98% af de deltagende virksomheder og uddannelser ønsker at deltage igen på en karrieremesse i 2018. Folkeskolerne ønsker ligeledes at deltage i karrieremessen i 2018. Både fra virksomheder og skolerne er der en række forslag til forbedringer, som skal indarbejdes i konceptet for karrieremessen, hvis den gentages.

Med afsæt i tilbagemeldingerne er det forvaltningens anbefaling, at:

· At karrieremessen gentages i 2018 den sidste tirsdag i oktober måned

· At karrieremessen gennemføres i tidsrummet 9-16:30

· At der forsat er fokus på at vise de mange forskellige karrieremuligheder frem i det lokale erhvervsliv ift. brancher og virksomhedsstørrelser

· At det er gratis at deltage med en stand for virksomheder og uddannelser

· At der gøres plads til yderligere 20 stande

· At formen gentages med oplæg og besøg i intervaller, og der udvikles speakers corner

· At markedsføringen intensiveres ift. den åbne del i tidsrummet 15-16:30

· At de besøgende i tidsrummet 9-15 er elever fra folkeskolen og ungdomsuddannelserne

· At der arbejdes på at styrke forberedelsen hos eleverne på ungdomsuddannelserne

Økonomi og afledt drift

Der er anvendt 0.2 mio. kr. afsat til temaet ”ufaglært til faglært/ opkvalificering” til gennemførelse af karrieremessen i 2017.  Prisen for en stand har været 1000 kr. Derudover er der anvendt midler til markedsføring, leje af Arena Aabenraa, buskørsel samt oplægsholder.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at evalueringen tages til efterretning

at Business Aabenraa udarbejder koncept for karrieremesse 2018 til godkendelse i økonomiudvalget primo 2018

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

KL’s bestyrelse har vedtaget en ny fælleskommunal indkøbsstrategi ”Indkøb handler om velfærd”. Den nye fælleskommunale indkøbsstrategi er formuleret på baggrund af bred dialog med kommunerne, herunder bl.a. en gruppe med 21 indkøbschefer og en baggrundsgruppe med otte kommunaldirektører.

Med den nye fælles strategi lægges der op til, at kommunerne arbejder med at effektivisere og videreudvikle indkøbsopgaven inden for fem temaer:

• Styrket samarbejdet på indkøbsområdet
• Digitalisering af manuelle arbejdsgange
• Professionalisering af indkøbsadfærden i hele organisationen
• Bedre indkøb af tjenesteydelser
• Sikre at kommuners indkøb er bæredygtigt og understøtter fremtiden velfærdsteknologiske løsninger.

Udover strategien er der udarbejdet en handlingsplan, der beskriver og uddyber en række fælles initiativer, som skal hjælpe kommunerne til at realisere potentielle gevinster.

Kommunens udbudsenhed har gennemgået både strategiens temaer og handlingsplanens initiativer. Langt hen ad vejen kan handlingsplanernes initiativer allerede opfyldes i dag.

Vedlagte gennemgang af strategiens temaer belyser dette yderligere.

Indstilling

Staben indstiller,

at redegørelse for status i Aabenraa i relation til fælleskommunal indkøbsstrategi tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Udbudsenheden fremlægger nedenstående udbudsplan for 2018 bestående af udbudsplanen for varer, tjenesteydelser og IT.

Udbudsplanen for varer, tjenesteydelser og IT, er prioriteret ud fra følgende punkter:

• Nye identificerede muligheder for udbud.
• Gennemførelse af genudbud.
• Flest mulige udbud i samarbejde med Haderslev og Tønder Kommuner.
• Gennemførelse af udbud på områder hvor forvaltningerne har efterspurgt centrale aftaler, eller hvor Udbudsenheden har vurderet, at der er et stort besparelsespotentiale.
• Derudover tilslutning til de udbud, der identificeres i handlingsplan for den fælleskommunale indkøbsstrategi, herunder tilslutning til fællesaftaler mellem stat, region og kommuner, hvor dette giver mening i Aabenraa Kommune kontekst (disse er ikke kendt endnu, og fremgår derfor ikke i planen).

Der er i planen anvist nye mulige emner. Disse skal undersøges nærmere i 2018, hvorfor hverken volumen eller prisniveau er kendt.

Det er i udbudsplanen angivet hvilke udbud, der forventes gennemført selvstændigt af Aabenraa Kommune, og hvilke der forventes gennemført i udbudssamarbejdet med Haderslev og Tønder Kommuner (SUS), og hvilke der gennemføres af eksterne som KL, SKI eller Kombit.

Indkøbsvolumen for de områder hvor der er planlagt udbud i 2018 samt igangsatte og endnu ikke afsluttede udbud for 2017 modsvarer et årligt indkøbsvolumen på ca. 40 - 45 mio. kr. For 2018 estimeres en indkøbsvolumen på ca. 16,7 mio. hvor der for endnu ikke afslutte udbud for 2017 forventes en indkøbsvolumen på 27,1 mio.

Når udbudsresultaterne foreligger, vil evt. påviste prisbesparelser blive fordelt i henhold til principperne i Indkøbs- og Udbudspolitikken, hvor 25 % af besparelsen fastholdes i de decentrale budgetter.

Indstilling

Staben indstiller,

at udbudsplanen 2018 godkendes.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Denne sag handler om delegation af kompetence til forvaltningen til køb af ejendomme under Pulje til Landsbyfornyelse.

Puljen kaldes populært for ”Nedrivningspuljen” og fungerer efter bestemmelser i byfornyelsesloven. Puljen giver Aabenraa Kommune mulighed for at opkøbe ejendomme med nedrivning for øje. Det er typisk ejendomme, der i forvejen er ganske nedrivningsmodne, og som administrationen modtager henvendelser på fra lokalområderne, ejendomsmæglere, kuratorer eller andre, der kan se fordele af bygningens fjernelse. Alternativet til kommunens opkøb er ofte, at ejendommen står forladt eller udlejes til beboelse af f.eks. spekulanter på området.

Udgangspunktet er, at køb og salg af ejendom skal besluttes i byrådet, men i sager afledt af ”Pulje til landsbyfornyelse” har forvaltningen brug for at kunne handle ganske hurtigt i sager med tvangsauktioner og kuratorer.

Forvaltningen har indtil nu erhvervet enkelte ejendomme på tvangsauktion. Forløbene omkring en tvangsauktion har tydeliggjort behovet for, at kunne agerer hurtigt. Det er vanskeligt hvis man skal afvente en beslutning i byrådet.

Forvaltningen der administrerer ”Pulje til landsbyfornyelse”, anbefaler derfor, at der gives bemyndigelse til forvaltningens direktør om at kunne erhverve ejendomme, der opfylder følgende kriterier:

1. falder inden for Pulje til Landsbyfornyelses anvendelsesbestemmelser,
2. erhverves med nedrivning for øje,
3. den samlede sum til erhvervelse ikke overstiger kr. 0,150 mio. kr. pr. køb.

Kommunen opnår derved bedre muligheder for at kunne erhverve ejendomme på auktioner eller i forhandling, på de opstående købsmuligheder,  der falder under nedrivningspuljens anvendelsesbestemmelser.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at forvaltningens direktør bemyndiges til at kunne gennemføre opkøb af ejendomme inden for virkeområdet af ”Pulje til Landsbyfornyelse” og op til en samlet erhvervelsessum på 0,15 mio. kr. pr. ejendom.

Beslutning Vækst- og Udviklingsudvalget den 07-12-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Erwin Andresen.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

I denne sag skal der træffes beslutning om godkendelse af den nye generelle beredskabsplan for Aabenraa Kommune.

Baggrund

Byrådet skal i hver valgperiode godkende en ny generel beredskabsplan for Aabenraa Kommune. Beredskabsplanen anvendes til at sikre styring ved ekstraordinære hændelser, der sætter kommunens normalbillede under pres.

Ændringer

I den nye beredskabsplan er der foretaget en del redaktionelle ændringer. Opbygningen af planen er ændret med henblik på at skabe større overskuelighed. Planen er bygget op over de af Beredskabsstyrelsens anviste principper, og lever dermed op til de formelle krav. Til planen er forskellige bilag, som løbende vil blive justeret efter behov.

Roller og ansvar

Beredskabsplanen vedrører den lokale administrative/politiske ansvarsfordeling i forbindelse med forskellige kriser og den praktiske håndtering ift. nedsættelse af krisestab m.m. Både ”traditionelle” beredskabskriser, oversvømmelser, storbrande, større forureningstilfælde og sundhedskriser samt cyberkriser m.m. Det vil sige typer af kriser, der er forskelligt forankret i vores organisation. De mange potentielle krisetyper betyder samtidige, at Brand & Redning Sønderjylland ikke nødvendigvis er en del af håndteringen af alle krisetyper, og at Aabenraa Kommune i givet fald selv opererer efter kriseplanen på egen hånd.

Ansvaret for planen og udfoldelse heraf er placeret i Kultur, Miljø & Erhverv. For at tilpasse planen til organisationen, vil det derfor også være hensigtsmæssigt, at Kultur, Miljø & Erhverv får kompetence til at foretage denne tilpasning.

Øvelser

I udkastet til den generelle beredskabsplan er der beskrevet, at der hvert andet år afholdes forskellige øvelser. Ansvarlig for afholdelse af øvelser er Aabenraa Kommunes kontaktudvalg for beredskabsplaner. Det forventes i 2018, at der afholdes en øvelse vedrørende cyperangreb.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller

at den generelle beredskabsplan godkendes, og

at Kultur, Miljø & Erhverv bemyndiges til at tilpasse beredskabsplanen i forhold til organisationen.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Byrådet skal i denne sag godkende sundhedsberedskabsplan 2018-2021. Byrådet skal ifølge bekendtgørelse nr. 971 af 28. juni 2016 om planlægning af sundhedsberedskabet godkende en plan for sundhedsberedskabet i hver valgperiode.

Planen skal ses i sammenhæng med den generelle beredskabsplan for Aabenraa Kommune.

Sundhedsberedskabsplanen er udarbejdet med baggrund i ’Vejledning til regioner og kommuner om planlægning af sundhedsberedskabet’ fra 2017 i et samarbejde med Haderslev Kommune, Tønder Kommune og Brand & Redning Sønderjylland. Processen har været tilrettelagt af Brand & Redning.

Sundhedsberedskabsplanen skal sikre en effektiv varetagelse af Social & Sundheds ansvar og opgaver i en ekstraordinær situation ved en større beredskabshændelse ved at udvide og omstille sin behandlings-, pleje- og støtte kapacitet ud over det daglige beredskab.

Social & Sundheds overordnede operative opgaver indenfor sundhedsberedskabet er:

· Modtage, pleje og behandle ekstraordinært udskrevne patienter fra sygehuse samt andre syge og smittede i eget hjem, herunder samarbejde med de praktiserende læger.

· Varetage hygiejniske foranstaltninger, forebygge og behandle infektioner og epidemiske sygdomme.

· Pleje- og støtteopgaver i relation til særlige situationer f.eks. ekstremt vejrlig eller CBRNE-hændelser f.eks. drikkevandsforurening.

· Tilvejebringe ekstra hjælpemidler og relevant medicinsk udstyr.

· Yde omsorg til tilskadekomne, syge og handicappede, herunder krisestøtte og social assistance.

· Deltage ved oprettelse af Evakuerings- og Pårørende Center (EPC) og evt. at udsende kriseteams hertil

· Bistå Region Syddanmark ved massevaccination, herunder sikre information om situationen og forholdsregler til institutioner i kommunen.

· Sikre opretholdelse af kommunens øvrige kritiske funktioner på sundhedsområdet.

Sundhedsberedskabet skal være i stand til at omstille aktiviteterne, så de tilpasses situationen, og samtidig være i stand til at løse de daglige opgaver så normalt som muligt.

Sundhedsberedskabsplanen er en sektorplan for Social & Sundhedsforvaltningen. Den dækker alle driftsområder i Social & Sundhed for at sikre, at alle borgere og medarbejdere har samme vilkår ved en ekstraordinær hændelse.

Sundhedsberedskabsplanen er baseret på følgende principper:

· Sektoransvarsprincippet, der indebærer at myndigheden, der har ansvaret for en funktion i det daglige, også har ansvaret ved hændelser og krisesituationer.

· Lighedsprincippet, som betyder at de daglig organisatoriske forhold benyttes i videst mulig omfang ved en hændelse eller i en krisesituation.

· Nærhedsprincippet, som indebærer, at sundhedsberedskabsopgaverne løses så tæt på borgeren som muligt.

· Handlingsprincippet, som indebærer, at i en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er det mest hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning.

· Samarbejdsprincippet, der indebærer, at myndigheder og andre aktører har et selvstændigt ansvar for at samarbejde og koordinere med andre myndigheder og organisationer.

Sundhedsberedskabsplanen er bygget op omkring krisestyringens seks kerneopgaver jævnfør Beredskabsstyrelsen.

De seks kerneopgaver er:

1. Aktivering og drift af krisestyringsorganisationen
2. Informationshåndtering
3. Koordination af handlinger og ressourcer
4. Krisekommunikation
5. Den operative indsats
6. Genopretning

Sundhedsberedskabsplanen er opdelt i 2 dele. Første del indeholder kerneopgaverne 1, 2, 3, 4 og 6. Anden del indeholder den operative indsats.

Del 2, den operative indsats, er handlingsorienteret og indeholder indsatsplaner og actioncards, der ikke er offentlig tilgængelige. Del 2 skal ses i sammenhæng med de instrukser og procedurer, der er udarbejdet lokalt for de enkelte institutioner.

Høring/udtalelse

Sundhedsberedskabsplan 2018-20121har været til høring til i Sønderborg Kommune, Tønder Kommune og Haderslev Kommune, i Region Syddanmark og hos Brand & Redning Sønderjylland.

Høringssvarerne har ikke givet anledning til ændringer i indholdet i sundhedsberedskabsplanen.

Sundhedsberedskabsplan 2018-2021 har været til rådgivning i Sundhedsstyrelsen.

Rådgivningen har ikke givet anledning til ændringer i indholdet i sundhedsberedskabsplanen.

Indstilling

Social & Sundhed indstiller,

at sundhedsberedskabsplan 2018-2021 godkendes.

Beslutning Social- og Sundhedsudvalget den 05-12-2017

Anbefales godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Salus Boligadministration har på vegne af boligforeningen fremsendt ansøgning om godkendelse af skema B for renoveringsprojektet.

På Byrådets møde den 29. juni 2016 blev skema A for renovering af Aabenraa Andelsboligforenings afdeling 16, beliggende på Hjelmrode i Aabenraa godkendt. Ved godkendelse blev det besluttet at stille kommunegaranti for anskaffelsessummen på både den støttede og ustøttede del, afdelingens fritagelse for indbetaling til dispositionsfonden og deltagelse i kapitaltilførselssag.

Renoveringen indeholder overordnet udskiftning af tag, nedløb, isolering, nye facader, nye døre og vinduer, nye trapper og kældernedgange. Bygningerne er slidte og har en del skader, og det betragtes som

nødvendigt at renovere, da afdelingen skal sikres en god klimaskærm.

Den samlede anskaffelsessum for den støttede del af anskaffelsessummen for renoveringsarbejdet er i Skema B identisk med skema A. Anskaffelsessummen fordeler sig således fra skema A til skema B:

Anskaffelsessummen for den ustøttede del af renoveringsarbejdet er faldet med 0,001 mio. kr. fra godkendelse i forbindelse med skema A til denne ansøgning og fordeler sig således:

Anskaffelsessummen for den ustøttede del på 5,283 mio. kr. reduceres gennem kapitaltilførsel på 1,0 mio. kr., et tilskud fra egen trækningsret på 0,320 samt et investeringstilskud fra fællespulje på 0,960. Således udgør den samlede anskaffelsessum for den ustøttede del 3,003 mio. kr.

Renoveringsprojektet vil medføre en huslejestigning på 868 kr. pr. måned, hvilket svarer til ca. 545 kr. pr. m2 pr. år. Den fremtidige husleje vil på den baggrund ligge i et niveau på ca. 5.900 kr. pr. måned pr. lejemål. I de første fire år modtager afdelingen huslejestøtte med 1/4 fra boligorganisationen og 3/4 fra Landsbyggefonden. Fra det femte år til det 14. år aftrappes huslejestøtten med 9 kr. pr. m2 pr. år, hvilket vil svare til en huslejestigning lige omkring 2 % pr. år.

Økonomi og afledt drift

For anskaffelsessummen i skema B på 51,380 mio. kr., skal der stilles kommunegaranti, hvor Landbyggefonden stiller regaranti for 50 %.

For anskaffelsessummen på den ustøttede del på 3,003 mio. kr. forventes det også, at der skal stilles kommunegaranti.

Garantibeløbet kan ikke opgøres før byggeriet er udført og ejendommen værdisat, hvorfor garantien først kendes, når garantierklæring fremsendes af långiver.

Ifølge lånebekendtgørelsen henregnes garantier for almene boliger ikke i kommunens låntagning, og der kan ikke opkræves provision for garantier til almene boliger.

Ved behandlingen af skema A godkendte kommunen, at den ville deltage i en kapitaltilførsel i forbindelse med renoveringsprojektet med en andel på 0,200 mio. kr., hvilket er 1/5 af den samlede kapitaltilførsel på 1,0 mio. kr. Der forventes stadig at kommunens andel udgør 0,200 mio. kr. af kapitaltilførslen.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at Skema B godkendes.

Beslutning Vækst- og Udviklingsudvalget den 07-12-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Erwin Andresen.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Forslag til Kommuneplantillæg nr. 14 - Kollund Naturunivers fremlægges med henblik på offentlig høring i 4 uger.

Vækst- og Udviklingsudvalget besluttede på mødet den 28. september 2017, at godkende igangsættelse af et kommuneplantillæg for en mindre del af (1 ha) området, der tidligere har fungeret som planteskole nær Nørrevej 45b, Kruså – nord for Kollund.

Kommuneplantillægget er udarbejdet på baggrund af et ønske fra en lokal initiativgruppe under Bov Lokalråd, som vil omdanne området til et rekreativt område til fritidsformål.

Planmæssige forhold

Området er i dag hverken omfattet af lokalplan eller kommuneplanramme.

Der udlægges et nyt rammeområde 3.9.0017.F., der udlægger området til rekreative formål.

Kommuneplantillægget udlægger området til rekreative formål, og giver mulighed for, at der inden for området gennem landzonetilladelse, kan ansøges om opførelse af en servicebygning, parkeringsforhold, petanquebane, bålhytte samt shelters.

Den ændrede anvendelse er blevet screenet for eventuelle miljøkonflikter. I screeningen er der lagt særlig vægt på: Lugtgener, luftforurening, landbrugsjord, trafikale forhold, trafiksikkerhed og ekstern støj (virksomhedsstøj).   

Ingen af ovenstående emner vurderes at udgøre en væsentlig negativ indvirkning på de planlagte aktiviteter. Den ændrede anvendelse vurderes ligeledes ikke, at udgøre nogen væsentlig negativ indvirkning på miljøet. På baggrund af screeningen, vurderes det derfor, at der ikke skal udarbejde en miljøvurdering.

Høring/udtalelse

Kommuneplantillægget med det nye rammeområde har været i forudgående idehøring fra den 3. – 31. oktober 2017. I perioden indkom der ikke noget forslag eller ideer.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at forslag til Kommuneplantillæg nr. 14 – Kollund Naturunivers godkendes og efterfølgende sendes i offentlig høring i 4 uger, og

at der ikke udarbejdes miljøvurdering af planforslaget og at dette offentliggøres sammen med forslaget.

Beslutning Vækst- og Udviklingsudvalget den 07-12-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Erwin Andresen.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Kim Brandt deltog ikke i behandlingen af denne sag.

Bilag

Sagsfremstilling

Aabenraa Kommune ønsker at give mulighed for at etablere boliger ved området ved indkørslen fra Gammel Tinglevvej til Sejsbjerg i Stubbæk på baggrund af en stigende efterspørgsel efter boliggrunde i området. Arealet er kommunalt ejet.

Vækst- og Udviklingsudvalget godkendte igangsætning af lokalplanlægning for området på mødet den 7. september 2017.

Den gældende Lokalplan S12 for området udlægger arealet til offentlig og privat service, hvilket ikke er foreneligt med ønsket om boliger i området, hvorfor der er udarbejdet et forslag til Lokalplan nr. 106.

Lokalplanforslaget giver mulighed for at etablere tæt-lav eller åben-lav  boliger i tråd med det større boligområde ved Sejsbjerg, som lokalplanområdet vil blive en del af.

Forvaltningen anbefaler i den forbindelse, at lokalplanområdet overføres til samme kommuneplanramme som det eksisterende boligområde ved Sejsbjerg, hvorfor der er udarbejdet forslag til Kommuneplantillæg nr. 10 i forbindelse med Lokalplan nr. 106.

Planmæssige forhold

Kommuneplan 2015

Området er beliggende i kommuneplanramme 1.4.001. C (Stubbæk Bymidte), der udlægger området til centerområde i form af butiksformål, lokalcenter, boligområde med mulighed for liberale erhverv, offentlig og privat service, hotel og restaurant, mindre ikke generende erhverv miljøklasse 1-3, butikker til lokalforsyning.

Forvaltningen foreslår, at området omfattes af kommuneplanramme 1.4.002. B – Stubbæk – Sejsbjerg, der er gældende for de resterende dele af boligområdet ved Sejsbjerg. Rammen udlægger området til boligområde i form af blandet boligområde med mulighed for etage-, tæt-lav og åben-lav boliger. Dertil kan området anvendes til offentlige formål og anlæg til områdets forsyning og erhverv, der ikke ændrer områdets karakter som boligområde, i miljøklasse 1-2.

Bebyggelsesprocenten er maks. 30 ved åben-lav og 40 ved tæt-lav bebyggelse. Bygningshøjden må højst være 8,5 m, og der må højst opføres 2 etager.

Miljøvurdering

Der er foretaget screening af planforslagene jf. Lov om miljøvurdering af planer og programmer og af konkrete projekter (VVM). Det er på baggrund heraf vurderet, at der ikke skal udarbejdes miljørapport i forbindelse med planerne.

Høring/udtalelse

Der er indkaldt idéer og forslag forud for udarbejdelse af forslag til Kommuneplantillæg nr. 10. Der indkom ét forslag under høringen fra syv omkringliggende naboer. Forslaget indeholdt et ønske om etablering af en gangsti mellem de eksisterende parceller på Sejsbjerg 7-11 og lokalplanområdet. Det pågældende areal er udlagt til sti i den gældende Lokalplan S12 for området og er desuden ikke omfattet af Lokalplan nr. 106. Udlægget til sti fastholdes således med forslag til Lokalplan nr. 106 og Kommuneplantillæg nr. 10.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at forslag til Kommuneplantillæg nr. 10 vedtages og udsendes i offentlig høring i 4 uger,

at forslag til Lokalplan nr. 106 vedtages og udsendes i offentlig høring i 4 uger, og

at der ikke udarbejdes miljøvurdering af planerne og at denne afgørelse offentliggøres sammen med planforslagene.

Beslutning Vækst- og Udviklingsudvalget den 07-12-2017

Anbefales godkendt.

Afbud: Erwin Andresen.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

Anbefales godkendt.

Kim Brandt deltog ikke i behandlingen af denne sag.

Bilag

Sagsfremstilling

I opfølgningsrapporten for KIL pr. 31. oktober 2017 har det vist sig, at den forventede besparelse på KIL projektet ikke kan forventes at blive nået.

Siden projektets vedtagelse i Arbejdsmarkedsudvalget i juni 2016 til juni 2017 har Aabenraa i sammenligning med de øvrige sønderjyske jobcentre, haft den bedste udvikling i andelen af langtidsledige. Udviklingen har ligeledes i de seneste 5 år været positiv.

Udviklingen i andelen af langtidsledige i forhold til bruttoledige personer på a-dagpenge i sammenligning med de øvrige sønderjyske jobcentre har været positiv. Aabenraa har fra at have den største andel af langtidsledige i januar 2013, udviklet sig til i januar 2017, at have den laveste andel.

297 borgere har afsluttet forløbet i KIL projektet, heraf er 221 borgere igen tilmeldte jobcenteret. Af de 221 gentilmeldte er 171 borgere, svarende til 77 %, tilmeldt som dagpengemodtagere. De resterende borgere er på anden forsørgelse, primært kontanthjælp og sygedagpenge svarende til 23 %.

Jobcenteret har gennemgået 159 aktuelle sager. I denne gennemgang har man vurderet hvilke kendte barrier borgerne har. Det viser sig at være et meget bredt spektrum af problemer, der gør sig gældende, fra motoriske problemer over kognitive til psykiske problemstillinger. Det kan ikke konstateres ved gennemgangen af målgruppen, at der er nogen signifikante indikatorer så som alder eller køn.

I forbindelse med gennemgangen af sagerne har jobcenteret vurderet, at 45 borgere, svarende til 28 % ikke vurderes at stå til rådighed. Det er selvfølgelig jobcenterets egen vurdering, da kompetencen alene ligger hos a-kasserne. Men det er et emne jobcenteret vil tage op med det lokale A-kasseudvalg.

Det kan konstateres, at en stor del af målgruppen i KIL udgøres af borgere, der har en marginal tilknytning til arbejdsmarkedet, idet de er periodevis beskæftiget, og derved opnår en genindplacering i dagpengesystemet. Ligeledes er der en del af målgruppen, der ender på anden forsørgelse, herunder kontanthjælp i jobcenteret.

Fremtidig KIL indsats:

Projektet har vist sig ikke, at have det besparelsespotentiale som det var forventet ved projektets opstart. Årsagerne ligger i den faldende ledighed, der medfører, at andelen af borgere med andre udfordringer end ledigheden tilsvarende stiger. Denne gruppe af borgere har en høj grad af tilbagefald til dagpenge samt kontanthjælp og er vanskelige, at sikre en varig selvforsørgelse.

Med den nye viden, som projektet har, anbefaler forvaltningen, at projektet i sin nuværende form nedlægges. Men det anbefales samtidig, at den forebyggende indsats for, at nedbringe langtidsledigheden og udfald fra dagpenge til kontanthjælp bliver en del af den fremtidige investeringsstrategi job og uddannelsesparate kontanthjælpsmodtagere.

Økonomi og afledt drift

Uddrag af opfølgningsrapport på KIL pr. 31. okt. 2017

Som det fremgår af ovenstående tabel viser nettogevinsten, at KIL er langt fra det forventede forbrug. Det er som udgangspunkt på selve investeringen (køb af indsatser) på Arbejdsmarkedsudvalgets område, samt på selve besparelsen, hvor det faktiske forbrug ikke følger det forventede.

Økonomiske konsekvenser af en evt. nedlæggelse

De økonomiske konsekvenser ved evt. nedlukning af KIL fremgår af vedlagte notat.

En evt. nedlukning af KIL vil betyde, at besparelsen som er indregnet i budgetterne ikke kan indfries. Tabellen i notatet viser, at der er indregnet en nettogevinst på 1,027 mio. kr. i 2018, 0,698 mio. kr. i 2019 og 1,135 mio. kr. i 2020-2021.  

Forvaltningen forventer, at de forventede merudgifter for 2017 vil kunne afholdes indenfor de eksisterende budgetrammer via det afsatte budgetværn under Arbejdsmarkedsudvalgets bevillingsområde Forsikrede ledige.

I forhold til budget 2018-2021 forventer forvaltningen at kunne finansiere de forventede merudgifter indenfor det eksisterende budget via det afsatte budgetværn under Arbejdsmarkedsudvalgets bevillingsområde Forsikrede ledige.  

Forvaltningen anbefaler, at de bevillingsmæssige konsekvenser medtages ved bevillingskontrollen pr. 31. marts 2018.

Indstilling

Jobcenter og Borgerservice indstiller,

at kommunal investeringsstrategi til nedbringelse af langtidsledigheden på det forsikrede område (KIL) nedlægges,

at de bevillingsmæssige konsekvenser medtages ved bevillingskontrollen pr. 31.03.2018, og

at den forebyggende indsats til nedbringelse af langtidsledigheden og udfald fra dagpenge til kontanthjælp bliver en del af fremtidige investeringsstrategi for job og uddannelsesparate kontanthjælpsmodtagere.

Beslutning Arbejdsmarkedsudvalget den 04-12-2017

1. og 2. at anbefales godkendt.

3. at godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

1. og 2. at anbefales godkendt.

Kim Brandt deltog ikke i behandlingen af denne sag.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag skal der tages stilling til, om Aabenraa Kommune vil stille nødvendig jord vederlagsfrit til rådighed for udvidelse af Ensted Idrætsanlæg og samtidig anerkende, at de nye faciliteter er tilskudsberettigede ud fra tilskudsmodellen for idrætsfaciliteter.

Ansøgning om vederlagsfri jord er, sammen med stilling af kommunegaranti, tidligere behandlet i Økonomiudvalget den 22. august 2017, hvor det blev besluttet at lade sagen indgå på budgetseminaret 2017.

Der er et estimeret anlægsbudget for projektet på 7,4 mio. kr., hvoraf der skal stilles kommunal garanti for 5,6 mio. kr. Den øvrige anlægsfinansiering søges fremskaffet via egenkapital, fonde, indsamlinger og sponsorater. Ud over dette er der søgt om vederlagsfri overdragelse af jord fra kommunen.

Udvidelse af Ensted Idrætsanlæg indeholder en udvidelse med et fleksibelt møderum på ca. 95 m2, et aktivitetsrum på ca. 200 m2, et multirum på ca. 160 m2, et nyt handicaptoilet samt handicapvenligt indgangsparti med overdækning på 45 m2.

Lovgrundlag

Der kan stilles vederlagsfrit jord til rådighed i henhold til ”Bekendtgørelse om offentligt udbud ved salg af kommunens henholdsvis regionens faste ejedomme”, hvorefter kommune har mulighed for at sælge eller overdrage en ejendom eller et areal til en forening, som kommunen lovligt kan yde anlægsstøtte til, uden forudgående offentligt udbud.

I henhold til Kommunalfuldmagten har en kommune mulighed for at overdrage en ejendom eller et areal vederlagsfrit til en forening, hvis det er en forening som kommunen kan yde støtte til – se vedhæftede bilag for yderligere uddybning.

Økonomi og afledt drift

Ved Byrådets 2. behandling af budget 2018-2021 den 11. oktober 2017, blev der disponeret 5,6 mio. kr. af den udisponerede låneramme på 27,4 mio. kr. til en kommunegaranti vedr. udvidelse af Ensted Idrætsanlæg.

Ensted Idrætsanlæg skal ikke betale garantiprovision af den kommunale garanti jf. beslutning i sagen om ”Principper for provision af garantier til almennyttige/kulturelle formål.”, der er behandlet på Byrådsmødet den 29. november 2017.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at der meddeles, at der i 2018 er reserveret midler til at Enstedhallen indgår i tilskudsmodellen under kategorien Lokal Hal, når byggeriet er realiseret,

at kommunen stiller den nødvendige jord til projektet vederlagsfrit til rådighed under forudsætning af, at Ensted Idrætsanlæg afholder alle omkostninger i forbindelse med overdragelsen,

at der stilles en kommunegaranti på 5,6 mio. kr. til Ensted Idrætsanlæg, og

at tilsagnene bortfalder såfremt der ikke foreligger et konkret projekt den 1. september 2018.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 04-12-2017

1. at godkendt.

2.+3.+ 4. at anbefales godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 12-12-2017

2. – 4. at anbefales godkendt.

Kim Brandt deltog ikke i behandlingen af denne sag.

Bilag