Beslutningsprotokol

Beslutning Økonomiudvalget den 05-02-2019

Godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-02-2019

• Tilbagemelding på dialogmøde mellem Økonomiudvalget og HMU

Sagsfremstilling

I 2016 blev den nuværende økonomiske politik godkendt efter grundig dialog med Økonomiudvalget. Den nuværende økonomiske politik gældende for 2017-2020 afspejler ønsket om en robust økonomisk politik, der både fastholder den ansvarlige økonomiske kurs, men samtidig underbygger målsætningen om at være vækstparat og dermed udnytte de muligheder, som opstår. En afgørende præmis i overvejelserne om indholdet i en ny økonomisk politik er, at det er Byrådet i Aabenraa, der fastsætter serviceniveauet og prioriterer i Aabenraa Kommune, hvilket den økonomiske politik skal afspejle.

Den nuværende økonomiske politik kan fortsætte 1 år endnu og danne grundlag for budgetlægningen for 2020. Der er imidlertid en række forhold, som indikerer, at det kunne være hensigtsmæssigt at få udarbejdet en ny eller justeret økonomisk politik for den kommende periode. Det handler kort sagt om den generelle økonomiske situation for kommunerne, herunder ikke mindst den usikkerhed som er forbundet med de årlige tilskud og den manglende reform af udligningsmodellen. Derudover har den nuværende økonomiske politik skabt grundlag for en konsolidering af kassebeholdningen, men samtidig skubber vi en anlægspukkel i en anseelig størrelse foran os.

Økonomiudvalget har på sit møde den 21. januar haft en indledende drøftelse omkring en ny økonomisk politik for 2020-2023 med afsæt i den nuværende økonomiske situation og mulige scenarier for håndteringen heraf.

På den baggrund præsenteres et udkast til en økonomisk politik gældende for 2020-2023, der først og fremmest sikrer grundlaget for fortsat vækst, men også formår at bidrage til en kontrolleret økonomisk nedbremsning, hvis det bliver aktuelt som følge af et stød til indtægtssiden.

Indstilling

Staben indstiller,

at udkast til økonomisk politik 2020-2023 drøftes med henblik på endelig godkendelse på et kommende møde

Beslutning Økonomiudvalget den 05-02-2019

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag behandles garantioverførsel af driftsbevillinger fra 2018 til 2019 i henhold til Retningslinjer for dialogbaseret aftalestyring.

Retningslinjerne fastsætter, at garantioverførslen makimalt kan udgøre 4% af bruttoudgiftsbudgettet, mens merforbrug overføres fuldt ud.

De ansøgte garantioverførsler udgør følgende (i 1.000 kr.):

 + = mindre forbrug  - = merforbrug

Regnskabsresultatet for de aftalestyrede enheder viser et samlet mindre forbrug på 5,93 mio. kr. i 2018  mod 28,5 i 2017.  Overførslen fra 2017 til 2018 udgjorde 18,69 mio. kr., og der er på den baggrund tale om en nedsparring på de aftalestyrede enheder  i løbet af 2018 på i alt 12,8 mio. kr.

I 2018 søges 4,98 mio. kr. overført til 2019.

Der er 88 aftalestyrende enheder, heraf har 55 mindre forbrug, hvoraf 6 har et mindre forbrug ud over 4% på i alt 0,9 mio. kr. som tilfalder kassen.

33 aftalestyrende enheder har merforbrug, heraf får 16 institutioner tillagt et rentetillæg, som følge af merforbrug i 3 år i træk eller merforbrug over 4%. Rentetillægget udgør 0,49 mio.kr. som tilføres likvide midler.

Fra 2017 er der 5 afviklingsplaner - 3 planer følges, mens Hjordkær skole og Lyreskovskolens afviklingsplan, ikke er fulgt.

Der er udarbejdet en ny afviklingsplan for Lyreskovskolen (A6) med forslag til forlængelse på 1 år til 2021. Forvaltningen anbefaler planen godkendt.

For Hjordkær skole og Tinglev skole, er der ikke udarbejdet en afviklingsplan, idet der henvises til enkeltsag.

I 2018 er udarbejdet  5 nye afviklingsplaner (A1-A5). De respektive anbefaler planerne godkendt. Planerne behandles i de stående udvalg i februar.

Indstilling

Staben indstiller,

at der meddeles en tillægsbevilling til budget 2019 på 5,048 mio. kr., jf. foranstående oversigt og vedhæftede bilag, der finansieres via de likvide midler i 2019, og

at der meddeles en negativ tillægsbevilling til budget 2019 på 0,497 mio. kr., vedr. rentetillæg jf. vedhæftede bilag, der tilføres de likvide midler i 2019.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-02-2019

Anbefales godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Dialogbaseret aftalestyring bygger på, at det politiske niveau fastsætter mål og budget for servicetilbud i kommunen, og at institutioner og forvaltningsenheder har frit råderum indenfor dialogbaserede fastlagte mål samt økonomiske rammer.

Det fremgår af retningslinjerne for aftalestyring, at lederen er ansvarlig for, at den aftalestyrende enheds nettodriftsbevilling overholdes og udnyttes til opfyldelse af politiske mål, vedtagne krav samt gældende lovgivning for området.  Lederen har ansvaret for løbende, at følge op på enhedens budget og aktivt handle for at sikre budgettets overholdelse.

Ved opgørelse af regnskabet for 2018 konstateres det for Hjordkær og Tinglev skoler, at der i forhold til den aftalestyrede ramme er et merforbrug på henholdsvis 11,6% (2,228 mio. kr. ) og 16,8% (3,445 mio. kr.), hvor der ifølge regelsættet  ”Dialogbaseret Aftalestyring”  alene accepteres et merforbrug på 4 %, inden der skal etableres en afviklingsplan.  Hjordkær skole fik i 2017 godkendt en afviklingsplan, som med udgangen af 2018 ikke er fulgt.

For begge skoler gælder, at de hidtidige ledere enten er fratrådt eller fratræder i den nærmeste fremtid. Dette betyder, at der skal ansættes nye ledere på de to skoler.

Direktionen har drøftet sagen og vurderet at der er tale om en ekstraordinær situation og vurderer at det kan være vanskeligt at rekruttere nye ledere såfremt de økonomiske udfordringer ikke nedbringes. 

Med henblik på at give de nye ledere et rimeligt afsæt for at håndtere udfordringen, anbefales det, at der sker en nedskrivning af de 2 skolers økonomiske udfordring således, at der ved indgangen til budget 2019 alene er et merforbrug på lidt under 4 %.  Dermed vil opgaven for de 2 nye ledere være at udarbejde en plan for at sikre et budget i balance, og at dette merforbrug kan afvikles på normale vilkår indenfor 3 år, som er den normale tidsramme for en afviklingsplan.

Det anbefales at tilpasse budgettet på de 2 skoler med i alt 4,273 mio. kr. og opgaven for den nye leder vil være at udarbejde en plan for afvikling af et merforbrug på 0,6 mio. kr. på Hjordkær skole og 0,8 mio. kr. på Tinglev skole jf. nedenstående.:

- = merforbrug

På den baggrund anbefales det, at Hjordkær og Tinglev skoler i forbindelse med regnskabsafslutningen for 2018 justeres med i alt 4,273 mio. kr. der kan henføres til   

· mindreforbrug over 4% samt rentetillæg jf.  garantioverførselssagen der tilgår kassen på i alt   1,37 mio. kr., samt

· mindreforbrug på øvrige områder udenfor overførselsadgang som tilgår kassen på i alt 2,903 mio. kr. 

Indstilling

Børn og skole samt Staben indstiller,

at garantioverførslen fra 2018 til 2019 for Hjordkær og Tinglev skoler ned justeres med henholdsvis 1,628 mio. kr. og 2,645 mio.kr., og

at der meddeles tillægsbevilling på 4,273 mio. kr. i 2019 finansieret af de likvide aktiver

Beslutning Økonomiudvalget den 05-02-2019

Anbefales godkendt.

Sagsfremstilling

I denne sag skal der tages stilling, om Aabenraa Kommune vil godkende, at Ensted Idrætsanlæg (EI red.) optager realkreditlån for færdiggørelse af udvidelse.

Anlægsbudgettet for udvidelse af EI var forventet 7,4 mio. kr. I det forventede anlægsbudget var det forudsat, at der for en stor del af anlæggets vedkommende kunne refunderes moms. EI har i november modtaget svar fra Skattestyrelsen, der ikke vurderer at aktiviteterne er momspligtige, hvilket gør at momsen i forbindelse med byggeriet ikke kan refunderes. På den baggrund er det forventede budget overskredet, hvorfor EI har behov for at få tilført kapital for at kunne færdiggøre udvidelsen.

EI har afsøgt lånemarkedet for finansiering af budgetoverskridelsen og har modtaget lånetilbud fra LR Realkredit på 1,250 mio. kr. til dækning af overskridelsen og indfrielse af nuværende kreditforeningslån med en restgæld på ca. 0,4 mio. kr. En forudsætning for at EI kan optage lån er, at kommunen godkender låneoptagelsen. Indfrielse af nuværende lån på 0,4 mio. kr. er en forudsætning for, at driften efterfølgende hænger sammen for EI.

Kommunen har i forbindelse med udvidelse af EI tidligere godkendt at stille kommunegaranti på 5,6 mio. kr., at de nye faciliteter er tilskudsberettiget fra tilskudsmodellen for idrætsfaciliteter samt at grund til udvidelse overdrages vederlagsfrit.

Økonomi og afledt drift

EI er en selvejende institution, hvor kommunen er primær bruger. På den baggrund er låneoptagelsen omfattet af lånebekendtgørelsens regler. Heraf fremgår det at uanset om det er kommunen eller den selvejende institution selv, der optager lån, skal kommunen deponere eller alternativt modregne låneoptagelsen i kommunens lånerammeopgørelse.

Kommunen har udisponeret låneramme for 2019, da der i forbindelse med budgetvedtagelsen ikke er budgetteret med fuld låneoptagelse i forhold til de lånetilsagn kommunen har modtaget i økonomiaftalen fra juni 2019.

EI’s øgede låneoptagelse vil ikke medføre yderligere tilskud fra kommunen ud over den tidligere beslutning om, at de nye faciliteter indgår i tilskudsmodellen for idrætsfaciliteter.

Afdrag på lån er indregnet i EI’s budget for 2019 og i overslagsårene 2020 og 2021, hvor der for alle års vedkommende forventes et overskud.

Indstilling

Staben og Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at lånoptagelse på 1,25 mio. kr. godkendes forudsat, at nuværende realkreditlån med restgæld på 0,4 mio. kr. indfries, og

at der disponeres op til 0,85 mio. kr. af lånerammen i 2019.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 29-01-2019

Anbefales godkendt.

Afbud: Jonas Niclas Haase. Signe Bekker Dhiman.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-02-2019

Anbefales godkendt, idet der disponeres 0,85 mio. kr. af lånerammen.

Sagsfremstilling

Styrelsen for International Rekruttering og Integration (SIRI) har rettet henvendelse til Aabenraa Kommune med henblik på at indgå en aftale om, at etablere sig på rådhuset i relation til Aabenraa Kommunes Borgerservice.

SIRI løser en række opgaver omkring EU-ophold, opholdsdokumenter og familiesammenføringer efter EU-reglerne. Målgruppen er hovedsageligt studerende, udlændinge i beskæftigelse, som ønsker at studere eller arbejde i Danmark på forskellige ordninger.  Derudover varetages opgaver som optagelse af biometri samt tilbagerejsetilladelse til Schengen fra 3.verdenslande.

Opgaverne har indtil nu været varetaget i Statsforvaltningens decentrale enheder herunder også i Aabenraa. Med nedlæggelsen af Statsforvaltningen og etableringen af Familieretshuset og Familieretten er der opstået et behov for at placere opgaverne et andet sted rent fysisk fra den 1. april 2019. 

Baseret på antallet af henvendelser de senere år forventer SIRI at skulle foretage omkring 5.000 ekspeditioner årligt. Til sammenligning har Borgerservice i Aabenraa Kommune ca. 40.000 henvendelser årligt.

Det er forvaltningens opfattelse, at et samarbejde og en sam-lokalisering med SIRI giver rigtig god mening i forhold til en samlet og koordineret ekspedition af borgere i Aabenraa Kommune.  En udvikling i samarbejdet giver tilsvarende gode muligheder for at levere en samlet bedre service, ikke mindst i forhold til virksomheder, der opererer med udenlandske medarbejdere med specifikke kompetencer.

SIRI har udtrykt behov for at kunne ekspedere borgere via 2 ekspeditionsfaciliteter og arbejdspladser i 15 timer hver uge fordelt på 2-3 dage.

Borgerservice Aabenraa har stillet som forudsætning, at SIRI’s åbningstid ligger indenfor rammerne af åbningstiden i Borgerservice, samt at henvendelser til SIRI sker efter tidsbestilling svarende til det som indført i Borgerservice Aabenraa. Det betyder, at borgere, der søger sig betjent, skal bestille tid via internet eller telefon. Borgerne kan dog også ved konkret at møde fysisk op, ”trykke sig hen” til den første ledige tid på dagen.

Der indgås en samarbejdsaftale, der inkluderer en lejeaftale, herunder adgang til personalefaciliteter som adgang til kantine, opkobling på IT-netværk, telefon mv. Huslejen fastsættes på baggrund af en markedspris tillagt diverse overhead omkostninger til kontorhold, netværk, varme og el. 

Indstilling

Jobcenter og Borgerservice indstiller,

at der indgås en samarbejdsaftale med SIRI om sam-lokalisering med Borgerservice på Aabenraa Rådhus fra 1. april 2019

Beslutning Økonomiudvalget den 05-02-2019

Godkendt.