Beslutningsprotokol

Beslutning Økonomiudvalget den 06-04-2021

Godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 06-04-2021

Orientering om kommende sag vedr. Aabenraa Havn.

Sagsfremstilling

I henhold bestemmelserne i kasse- og regnskabsregulativet skal Intern Revision en gang årligt afrapportere til Direktion og Økonomiudvalget i form af konklusioner vedrørende arbejdet med de centrale og decentrale tilsyn.

Bilag 1 indeholder afrapporteringen for 2020, hvori der redegøres for resultaterne af Intern Revisions tilsyn i 2020, samt der gives en kort status på udvalgte driftsopgaver i 2020.

Forslag til revisionsplan for Intern Revision i 2021 fremgår af bilag 2.

Decentrale tilsynsbesøg

Intern Revision har i 2020 foretaget tilsynsbesøg på i alt 28 institutioner/afdelinger og 2 afdelinger på Rådhuset på Skelbækvej. 

Intern Revision har i forbindelse med de gennemførte tilsynsbesøg ikke konstateret mistanke om svig eller andre uregelmæssigheder. Der er i 2020 konstateret et forhold der giver anledning til opfølgning i 2021. Forholdet vedrører, at der ikke er udført ledelsestilsyn i 2020.

Fokusområder 2020

Der har i 2020 været udpeget følgende fokusområder for Intern Revision:

• Opfølgning på bemærkninger fra 2019
• Opfølgning på forretningsgange i forbindelse med salg af grunde.
• Opfølgning på forretningsgange vedr. kontrolindsatsen for socialt bedrageri
• Hjemmeplejen (udsat fra 2019)
• Økonomisk ledelsestilsyn
• Opfølgning på bogføring og økonomisk ledelsestilsyn i perioden for COVID-19
• Opfølgning i relation til Prisme
• Revision af Kasse- og regnskabsregulativet (udsat fra 2019)
• Revision af Retningslinjer for administration af borgermidler samt administrationsaftalen
• Fysiske betalingskort (fortsat fra 2019)
• Opfølgning på julegaver til personalet indkøbt i 2019
• Administration af sager vedr. udsatte borgere
• Kontrol af hjemtagelse af energiafgifter
• Opfølgning på områder, hvor andre offentlige myndigheder har konstateret besvigelser

Der henvises til bilag 1 for nærmere beskrivelse af de enkelte områder

Herudover er der foretaget kontrol af momsanmeldelser over for momsudligningsordningen for årene 2015-2019. Gennemgangen på relevante udgiftsområder i årene 2015-19 viste, at der er grundlag for en efterregulering på samlet 3,696 mio. kr. i yderligere momsrefusion.

Øvrige opgaver i 2020

I forbindelse med behandling af rapportering fra Intern revision for 2019 blev der efterlyst oplysninger om andre kommuners erfaringer omkring svig, bedrageri mm.

Der er samlet et notat med beskrivelse af de forskellige forhold, der indgik i grundlaget for sagen om kontrolniveau, som blev behandlet i Økonomiudvalget 8. december 2020. Udvalgte temaer er efter konkret vurdering medtaget på revisionsplanen for 2021.

Intern Revision har i 2020 været involveret i en række driftsopgaver samt øvrige opgaver:

-         Undervisning og support af brugere i ledelsestilsyn og finans-modul

-         Udarbejdelse af årsregnskabet

-         Udbud af ekstern revisionsopgave

-         Ny aktuar-beregning af tjenestemandspensionsforpligtelsen

-         Feriemidler vedr. overgangen til ny ferielov

Intern Revisions øvrige opgaver i 2020, og resultaterne heraf, er nærmere beskrevet i vedlagte bilag 1.

Revisionsplan 2021:

Fokusområder

Der er udvalgt følgende fokusområder for Intern Revision i 2021:

-         Opfølgning på forhold med bemærkninger fra 2020

-         Økonomisk ledelsestilsyn (fortsat)

-         Serviceeftersyn af afstemninger på lønområdet

-         Begravelseshjælp

-         Udbetaling til foreninger mm.

-         Pantsikring af kommunens investering i anlægsaktiver tilhørende selvejende institutioner

-         Manuelle processer omkring refusionsopgørelse til eks. fagforeninger m.fl.

-         Controlling ift. kontering

Indsatserne er uddybet i bilag 2.

Tilsynsbesøg i 2021

I 2021 planlægges med 4 besøg i afdelinger i forvaltninger, 37 tilsynsbesøg på decentrale enheder og 1 besøg i ved hovedkassen i Borgerservice. Hertil kommer 3 besøg på decentrale enheder, som mangler fra 2020.

Indstilling

Staben indstiller,

at afrapporteringen fra Intern Revision for 2020 og revisionsplanen for 2021 tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget den 06-04-2021

Taget til efterretning.

Bilag

Sagsfremstilling

Kontrolgruppens årsrapport omfatter en beskrivelse af aktiviteter og resultater ved Aabenraa Kommunes kontrolgruppe i perioden 1.1.2020 – 31.12.2020.

Gennem en helhedsorienteret sagsbehandling afslører og ikke mindst forebygger Kontrolgruppen, at der sker uretmæssige udbetalinger af forskellige sociale ydelser.

Aabenraa Kommunes Kontrolgruppe består af 2 medarbejdere. Gruppen er organisatorisk placeret ved JB-sekretariatet i Jobcenter og Borgerservice og refererer til Borgerservicechefen.

Kontrolgruppens mål har i 2020 været at mindske socialt bedrageri på følgende kommunale indsatsområder:

• Økonomisk friplads, Sygedagpenge, Kontanthjælp, Fleksjob (ny ordning), Adressesager.

Derudover arbejder Kontrolgruppen i begrænset omfang med andre ydelser som Udbetaling Danmark overtog myndighedsansvaret for i 2013. Efter at Udbetaling Danmark har overtaget udbetalingen af andre ydelser, har Aabenraa Kommunens Kontrolgruppe samarbejdet  med Helhedsorienteret Kontrol i Hillerød (UDK) om at løse de sager, hvor kommunens kendskab til borgeren og nærområdet er en forudsætning for at få sagen oplyst tilstrækkeligt.

I tabellen nedenfor er angivet en oversigt over de fremadrettede besparelser og tilbagebetalingskrav arbejdet har medført i 2018, 2019 og 2020.

Tabel: Provenu:

Provenuet i ovenstående tabel vedrører sager, der har medført tilbagebetalingskrav og fremadrettede besparelser, der beregnes over en 12 måneders periode regnet fra tidspunktet for ophørt udbetaling af uberettiget ydelse. Denne beregning anvendes af alle kommuner efter anbefaling af KL.

Kontrolgruppen har ikke deltaget i aktioner sammen med SKAT eller andre eksterne myndigheder. Bl.a. på grund af nedprioritering af dette samarbejde fra SKATs side i forbindelse med omlægning af kontrolarbejdet der.

Der er i 2020 afsluttet 130 sager, heraf er de 25 sager blevet oplyst og herefter sendt til Udbetaling Danmark, hvor myndighedsansvaret vedr. disse udbetalinger er placeret. I følge opgørelse fra Udbetaling Danmark for 2020 har de ultimo behandlet 10 af disse sager med et samlet provenu på 305.000 kr., som ikke er medtaget på ovenstående opgørelse.

Kontrolgruppen vurderer, at der særligt i 2018 har været enkelte økonomisk tunge sager, hvor 2019 og 2020 har ligget på et mere gennemsnitligt niveau.

Antallet af kontrolsager har været stigende og umiddelbart upåvirket af Covid19. Som en konsekvens af pandemien, har det dog været vanskeligt at få afholdt samtalerne med borgere, men det er dog lykkedes.

Gennemsnitligt betragtet arbejder Kontrolgruppen kontinuerligt over året i 150 til godt 200 sager. Ved indgangen til 2020 var antallet af sager 198,  og ved indgangen til 2021 var antallet af sager 266.

Indstilling

Jobcenter og Borgerservice indstiller,

at Aabenraa Kommunes Årsrapport 2020 fra Kommunens Kontrolgruppe tages til orientering.

Beslutning Økonomiudvalget den 06-04-2021

Taget til orientering.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag fremlægges HR-regnskabet for 2020. Formålet med regnskabet er at give en status på HR-området i Aabenraa Kommune som arbejdsplads og dermed give inspiration til drøftelser på området. HR-regnskabet 2020 består af to kapitler. Kapitel 1 er en talmæssig beskrivelse af udviklingen i medarbejdersammensætningen, sygefraværet, lønudviklingen m.v. Kapitel 2 er temakapitlet, som i år er en opfølgning på HR

Regnskab 2018 temakapitel om sygefravær og ligeledes indeholder en status på de 6 initiativer, der er iværksat med henblik på at nedbringe sygefraværet til 2013 niveau.

2020 har naturligvis i høj grad været præget af Covid-19. Det har derfor været imødeset med spænding, hvorvidt Covid-19 afspejles i sygefraværet.

Hovedkonklusionerne i kapitel 1 er:

• Både sygefraværet og fraværet generelt er uændret i forhold til 2019, henholdsvis 5.2% og 7,8%
  • Det sygefravær, der kan relateres til Covid-19 er opgjort til at udgøre 1.916 t., altså under et årsværk. Dette udgør 0,03% af det samlede sygefravær, og har således ingen effekt på det samlede sygefravær.
• Der er sket en stigning på 41 fuldtidsansatte fra 2019 til 2020.
• Antallet af ansatte på særlige vilkår (i december måned, 2020) er faldet fra 455 i 2019 til 430 i 2020.
• Andelen af 60+ årige er steget med 1%-point, fra 13,2%-point i 2019 til 14,2%-point i 2020, mens andelen af under 30 årige er faldet fra 14,7%-point i 2019 til 13,9%-point i 2020.
• Der er ansat 7 ledere (niveau 1, 2 og 3) færre i 2020 end i 2019, selvom antallet af fultidsansatte er steget.
• Der har været en lidt større personaleomsætning i 2020 (16,4%) end i 2019 (16,1%) – dette er alene sket i Social- & Sundhedsforvaltningen.
• Der er sket et fald i antallet af anmeldte arbejdsulykker (arbejdsulykker, nærved-ulykker og krænkende handlinger) fra 1.884 i 2019 til 1.721 i 2020. Det antallet af nærved-ulykker, der er faldet, mens antallet af arbejdsulykker og krænkende handlinger er steget.
• Bruttolønudviklingen i Aabenraa Kommune er steget med 2,4%-point fra 2019 til 2020. Dette er en større stigning end i Tønder og Sønderborg Kommune, men en lavere stigning end i Haderslev Kommune. 

Hovedkonklusionerne i kapitel 2, som er temakapitlet, er:

• Opfølgningen på 2018 HR-regnskabet viser, at der har været en mindre stigning i langtidssygefraværet (sygefravær over 14 dage). Stigningen kan henføres til Børn og Kultur, Social & Sundhed og Jobcenter og Borgerservice, mens udviklingen i Staben og Plan, Teknik & Miljø har været faldende.
• Af de 6 største faggrupper, er det kun ansatte inden for Administration, IT m.fl. hvor der har været tale om et fald, mens der har været tale om en stigning inden for faggrupperne på social- og sundhedsområder, skole- og daginstitutionsområdet.

Temakapitlet omhandler endvidere en opfølgning på de 6 initiativer, som Økonomiudvalget har iværksat med henblik på at nedbringe sygefraværet til 2013-niveau. Opfølgningen viser:

• Initiativ 1: Investering af sygedagpenge ved graviditetsgener. Der er i alt omkonteret 2 mio. kr. til den centrale pulje, heraf leverer Social & Sundhed 1,2 mio. kr., mens Børn og Kultur leverer 0,6 mio. kr. Disse beløb er fordelt på henholdsvis 41 og 23 medarbejdere ud af de i alt 69 medarbejdere.
• Initiativ 2: Decentrale måltal. 62 arbejdspladser, svarende til 56,9% af arbejdspladserne i Aabenraa Kommune, har taget i mod tilbuddet om vejledning i processen ved fastlæggelse og opfølgning på at arbejde med måltal.
• Initiativ 3: Struktureret samarbejde med Jobcenteret. Der er gennemført 119 sygefraværssamtaler, hvor repræsentanter fra Jobcenteret har deltaget. Fast-track ordningen (hvor lederen har mulighed for at få hjælp fra Jobcenteret og Personalekontoret til at få den sygemeldte medarbejder hurtigere tilbage i job) har været anvendt 1 gang i 2020.
• Initiativ 4: Struktureret opfølgning på sygefravær fra Personaleafdelingen. Personaleafdelingen har deltaget i alt 288 sygefraværssamtaler fordelt på 198 medarbejdere. Samtalerne har især vedrørt medarbejdere med sygefravær over 14 dage (146 medarbejdere), men samtalerne i 52 tilfælde vedrørte medarbejdere med drypvis fravær (3 fraværsperioder inden for 6 måneder).
• Initiativ 5: Udbygge trivselsordningen med flere ressourcer til erhvervspsykolog. Det har været muligt at få psykologisk vejledning til at afklare arbejdsrelaterede forhold. I 2020 er der sket et stigning på godt 60% i individuelle forløb med deltagelse af en psykolog. Ordningen er efter godkendelse i HMU justeret med virkning fra 2021. Justeringen vedrører primært visitationen til ordningen.
• Initiativ 6: Undervisning af leder, tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter i håndteringen af sygefravær. Initiativet vedrører primært afholdelse af kurset ”Rundt om sygefravær”. Kurset har i 2020 haft deltagelse af 288 medarbejdere, hvoraf de 189 er ledere. 

HR-regnskabet blev behandlet i HMU den 23. marts 2021.

Indstilling

Staben indstiller,

at HR-regnskabet 2020 tages til orientering

Beslutning Økonomiudvalget den 06-04-2021

Taget til orientering.

Bilag

Sagsfremstilling

For at godkende beslutningsprotokollen skal hvert medlem underskrive ved at trykke på

”Godkend”.

Beslutning Økonomiudvalget den 06-04-2021

Godkendt.