Beslutningsprotokol

Beslutning Økonomiudvalget den 10-08-2021

Godkendt.

Afbud: Erwin Andresen.

Beslutning Økonomiudvalget den 10-08-2021

• Henvendelse vedr. kunststofbane i Løjt.
• Status vedr. sag om Jollehavn.
• Overnatning på plejehjem.

Afbud: Erwin Andresen.

Sagsfremstilling

I denne sag orienteres om Brand & Redning Sønderjylland budget for 2022-2025.

Beredskabskommissionen har på mødet den 22. juni vedtaget budgettet for 2022.

Jf. vedtægterne har Beredskabskommissionen kompetence til at vedtage budgettet, hvorfor budgettet på Aabenraa Kommunes drifts- og anlægsbidrag alene fremlægges som en efterretningssag. 

Det fremsendte budget viser et driftsbudget på i alt 34,151 mio. kr. og et anlægsbudget på i alt 3,686 mio. kr.

Budgettet er fremskrevet med KL’s pris- og lønfremskrivning.

Udgifterne finansieres af et drift- og anlægsbidrag fra de 3 ejer-kommuner Tønder, Haderslev og Aabenraa.

Ifølge vedtægterne hæfter kommunerne for eventuelle merforbrug for Brand & Redning Sønderjylland.

Aabenraa kommunes andel udgør i alt 14,650 mio. kr. og heraf udgør driftsbidraget 13,223 mio. kr. og anlægsbidraget udgør 1,427 mio. kr.

Brand & Redning Sønderjyllands budget for 2022 svarer til det beløb, der er indarbejdet i spillerum 4 i Aabenraa Kommunes budgetbidrag for 2022-2025.

Indstilling

Staben indstiller,

at drifts- og anlægsbudgettet for Brand & Redning Sønderjylland for 2022 – 2025 tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget den 10-08-2021

Godkendt.

Afbud: Erwin Andresen.

Bilag

Sagsfremstilling

Det fremgår af Aabenraa Kommunes finanspolitik, at Økonomiudvalget halvårligt (efter 2. kvartal samt i forbindelse med regnskabsafslutningen) orienteres om status på kommunens finansielle portefølje på såvel aktiv- som passivsiden.

Aabenraa Kommunes rådgiver har fremsendt en rapport over passivsiden pr. ultimo 2. kvartal 2021. Heri fremgår, at Aabenraa Kommunes langfristede gæld pr. 30. juni 2021 udgjorde 624 mio. kr. Heraf er 100 % optaget i danske kroner og af den samlede gæld er 60 % variabelt forrentet. Denne fordeling ligger inden for finanspolitikkens risikomodel.

Aabenraa Kommune har to aftaler om formuepleje af henholdsvis 200 og 75 mio. kr., som bliver forvaltet efter de af Økonomiudvalget i finanspolitikken fastlagte investeringsrammer.

Aabenraa Kommunes finansielle rådgivere har fremsendt statusrapporter for investeringerne.

Afkastet har været påvirket af den finansielle uro afledt af COVID-19, som medførte markante kursfald på aktiemarkederne i første kvartal. I 2. kvartal er sket en betydelig genopretning, hvorfor det samlede afkast af investeringerne i første halvår 2021 udgør +1,347 mio. kr.

Afkastet kan sammenholdes med alternativet, der er at placere midlerne som bankindlån (hvor renten er negativ).

Danske Bank forvalter en kapital på 219,9 mio. kr. pr. 30/6-2021. Kommunens investering er primært placeret i obligationer. Det samlede afkast over de første 6 måneder viser et afkast på 0,912 mio. kr. svarende til +0,42 %.

Sydbank forvalter en kapital på 77,4 mio. kr. pr. 30/6-2021. Kommunens investering er primært placeret i obligationer. Det samlede afkast frem til udgangen af juni viser et afkast på 0,435 mio. kr. svarende til +0,57 %.

Staben henleder opmærksomheden på, at der er en sammenhæng, således at lavere renteindtægter af formuen i et vist omfang modsvares af lavere renteudgifter på den variabelt forrentede del af gælden.

Indstilling

Staben indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget den 10-08-2021

Godkendt.

Afbud: Erwin Andresen.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag skal der tages stilling til, hvordan whistleblowerordningen skal etableres i Aabenraa Kommune.

Baggrunden er, at Folketinget har vedtaget lov om beskyttelse af whistleblowere, som træder i kraft den 17. december 2021.

Ifølge loven forpligtes alle arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte, herunder kommunerne, til at etablere en intern whistleblowerordning.
 

Loven finder anvendelse på indberetninger om overtrædelser af EU-retlige regler eller om alvorlige lovovertrædelser eller indberetninger om et i øvrigt alvorligt forhold vedrørende danske regler.

Loven indeholder bestemmelser om sagsbehandlingen i forbindelse med modtagne indberetninger, herunder at whistlebloweren skal have en kvittering for modtagelse af indberetningen og at whistlebloweren inden for 3 måneder fra bekræftelse af indberetningen skal orienteres om opfølgningen på indberetningen og begrundelsen herfor.

Ifølge loven skal en whistleblowerordning udformes, etableres og drives på en sådan måde, der sikrer fortrolighed om identiteten på whistlebloweren, den/de personer indberetningen om handler, og enhver tredjemand, der er nævnt i indberetningen.

Loven beskytter den, der foretager indberetningen, og whistlebloweren må ikke udsættes for nogen form for repressalier på grund af indberetningen.

Beslutning om, hvordan whistleblowerordning etableres og anvendes

Alle kommuner skal have en ordning, og den upartiske undersøger kan enten være en intern enhed i kommunen, placeres hos en anden kommune, overlades til et fællesskab af flere kommuner eller forankres hos en tredjepart.

Byrådet skal i forbindelse med etableringen tage stilling til, hvor ordningen skal etableres, herunder om der kan ske både mundtlig og skriftlig indberetning, om den kun skal modtage indberetninger fra ansatte i kommunen, eller om eksterne også skal kunne indberette, og om det skal være muligt at foretage en anonym indberetning.

Forvaltningen foreslår, at enheden placeres hos en ekstern tredjepart, således at der sker skriftlig indberetning via en digital portal, som kan tilgås af såvel ansatte som eksterne, men at der ikke skal kunne ske anonyme indberetninger.

Det er forvaltningens opfattelse, at etablering af whistleblowerenheden hos en ekstern tredjepart øger tilliden til, at der bliver fulgt op på indberetninger om lovovertrædelser i forvaltningen, og at risikoen for brud på fortroligheden om whistleblowerens og de berørte personers identitet mindskes. 

Det er også forvaltningens opfattelse, at etablering af whistleblowerordning hos enkelte ansatte eksempelvis ansatte i personaleafdelingen, en borgervejleder, et særligt nedsat udvalg med repræsentanter fra forskellige dele af forvaltningen eller hos enkelte jurister ikke i tilstrækkelig grad sikrer den ønskede armslængde til forvaltningen, og at det i sig selv kan være med til at skabe mistillid til ordningen.

Når forvaltningen foreslår, at enheden etableres hos en ekstern tredjepart, ses der ikke at være behov for anonymitet, da der på den måde er skabt den fornødne armlængde til forvaltningen, ligesom forvaltningen også har noteret sig oplysningerne i lovforslaget om, at oplysninger fra anonyme henvendelser som hovedregel ikke kan indgå som en del af det bevismæssige grundlag for en indgribende afgørelse.

Når tredjeparten modtager en indberetning, som skal undersøges nærmere, foreslås det, at kontakten ind i kommunen placeres hos vicekommunaldirektøren, alternativt hos kommunaldirektøren, hvis indberetningen vedrører vicekommunaldirektøren eller det område, som henhører under pågældende.

Der lægges op til, at ordningen evalueres efter et år, senest i første kvartal 2023. Det giver mulighed for at afsøge alternativer i takt med, at alle kommuner gør sig deres erfaringer.

Oplæg til proces

Forvaltningen foreslår, at Økonomiudvalget drøfter sagen i sit møde den 10. august, og sender den i høring i HMU, så HMU kan behandle den i sit møde den 21. september, og således at Økonomiudvalget og Byrådet kan tage endelig stilling til sagen i sine møder henholdsvis den 5. oktober og 13. oktober 2021.

Økonomi og afledt drift

Udgiften til en whistleblowerordning, der placeres hos en ekstern 3. mand må forventes at ligge i omegnen af 60.000-100.000 kr. det første år, som blandt andet skal anvendes til udarbejdelse af dokumentation for indholdet af ordningen i Aabenraa Kommune, implementering af ordningen, etablering og/eller licens til webbaseret indberetningsportal, udgifter til drift af portalen, og betaling for sagsbehandling af indberetningerne eksempelvis i form af medgået tid eller som en abonnementsordning.

Udgiften afholdes under Økonomiudvalgets ramme.

I Økonomiaftalen for 2021 indgår sagen sm en DUT-sag, og kommunen modtager i den forbindelse 66.000 kr. i 2022 og 24.000 kr. de efterfølgende år til finansieringen.

Indstilling

Direktionen indstiller,

at Aabenraa Kommune antager en ekstern tredjepart til at varetage opgaverne med sagsbehandling og opfølgning vedrørende kommunens interne whistleblowerordning,

at der etableres en digital indberetningsportal i samarbejde med den eksterne tredjepart,

at såvel ansatte som andre kan foretage indberetning til whistleblowerordningen,

at der ikke kan ske anonym indberetning,

at ordningen evalueres efter et år senest i første kvartal i 2023,

at udgiften til etablering og drift af ordningen afholdes under Økonomiudvalgets ramme, og

at beskrivelsen af grundlaget for whistleblowerordningen forelægges Økonomiudvalget til orientering.

Beslutning Økonomiudvalget den 10-08-2021

Godkendt.

Afbud: Erwin Andresen.

Sagsfremstilling

Aabenraa kommune er 1. juni 2021 gennem brev fra Social- og Indenrigsministeren gjort opmærksom på, at der på baggrund af Finansloven for 2021 er etableret en pulje til kommunale borgerrådgivere.

Puljen til kommunale borgerrådgivere har til hensigt at styrke borgernes relation til kommunerne og øge borgernes retssikkerhed. Puljen skal give flere kommuner mulighed for at ansætte borgerrådgivere til bl.a. at rådgive og vejlede borgerne i kontakten med kommunen og føre tilsyn med kommunens administration. Der er i alt afsat 135 mio. kr. til puljen i perioden 2021-2024. Puljen har ansøgningsfrist den 11. august 2021 kl. 12.00.

Der gælder følgende krav for at opnå tilskud fra ansøgningspuljen:

-         Borgerrådgiveren skal være formelt uafhængig af den kommunale forvaltning, og borgerrådgiverfunktionen skal derfor oprettes eller være etableret efter § 65 e i lov om kommunernes styrelse.

-         Borgerrådgiveren skal have en fagligt relevant uddannelse, der understøtter borgerrådgiverens evne til at værne om borgerens retssikkerhed, f.eks. som jurist eller socialrådgiver.

-         Borgerrådgiveren skal kunne varetage opgaver både vedrørende rådgivning og vejledning af borgerne og vedrørende tilsyn med kommunens administration.

-         Borgerrådgiveren skal som led i tilsynet med kommunens administration kunne udarbejde en årlig rapport til kommunalbestyrelsen og komme med anbefalinger om de skridt, som borgerrådgiverens konstateringer måtte give anledning til.

-         Borgerrådgiveren skal som led i tilsynet med kommunens administration kunne foretage generelle undersøgelser, stikprøver eller udtagelse af bestemte sagskategorier til gennemgang.

Aabenraa kommune har siden 2017 haft en borgervejleder. Etableringen af en borgervejlederfunktion var et resultat af budgetforliget for budget 2017-2020 og dækkede over en 2 årig forsøgsperiode. Ved vedtagelsen af budget 2019-2022 blev ordningen gjort permanent, idet der er afsat 0,25 mio. kr. årligt. 

Borgervejlederen i Aabenraa kommune er en del af kommunens forvaltning og er forankret i Sekretariatet for Jobcenter og Borgerservice og varetages gennem en halv fuldtidsstilling.

Borgervejlederen har til hovedopgave at vejlede borgere, som henvender sig. Baggrunden kan være meget forskellig og dækker både over frustrerede borgere, borgere der konkret skal vejledes eller blot savner en uvildig person at tale med. Borgervejlederfunktionen bidrager til opsamling af erfaringer og vidensdeling om potentielle barrierer og udfordringer i dialogen med borgere. Alle borgere henvender sig anonymt, men der foretages en registrering af henvendelsen med henblik på at uddrage læring. Alle henvendelser til borgervejleder er omfattet af tavshedspligten. Borgervejlederen er i kontakt med under 1 procent af alle nyoprettede sager på et år og mindre end 0,4 procent af alle igangværende sager. Der udarbejdes en årlig rapport, som samler op på henvendelser til borgervejlederen.

Spørgsmålet om en borgerrådgiver har været drøftet ved budgetlægningen som ændringsforslag de seneste 3-4 år. Forslaget har ikke haft opbakning blandt forligsparterne og derfor ikke været en del af de budgetforlig som er indgået.

Det er forvaltningens vurdering, at borgervejlederen varetager en række af de opgaver, som også indgår i beskrivelsen af en borgerrådgiver især omkring vejledning, oplysning og ikke mindst formidling af læring på baggrund af de løbende henvendelser fra borgere.

Det er endvidere forvaltningens vurdering, at såfremt der skal etableres en borgerrådgiverfunktion efter styrelseslovens §65 med finansiering fra den statslige pulje, så vil det være på bekostning af den nuværende borgervejlederfunktion som vil ophøre ved årets udgang. Det er vurderingen, at den nuværende borgervejlederfunktion ikke har kompetencer til at løfte opgaven omkring at føre tilsyn med kommunens administration, som er en væsentlig forudsætning i beskrivelsen af krav til en borgerrådgiver.  

Forvaltningen gør endvidere opmærksom på, at en borgerrådgiver ikke er bisidder i konkret sagsbehandling og heller ikke fungerer som en selvstændig klageinstans.

Lovgrundlag

§65 i lov om kommunernes styrelse

Planmæssige forhold

Ministeriet er forespurgt om mulighed for dispensation for ansøgningsfristen, idet et tilsagn vil forudsætte medfinansiering og dermed prioritering i kommunen. Der er meddelt afslag og ansøgningsfristen er således 11. august 2021.

Økonomi og afledt drift

Der er afsat 30 mio. kr. i 2021 og 35 mio. kr. årligt i årene 2022-24. Midlerne skal anvendes i de pågældende år. Efter 2024 vil en videreførelse af en borgerrådgiverfunktion være en ren kommunal udgift.

Det anslås at en borgerrådgiver vil koste ca. 700.000 kr. om året.

Forholdsmæssigt vil der være ca. 350.000 kr. pr. kommune og et tilsagn om støtte fra puljen bliver alene medfinansiering.

Høring/udtalelse

Handicaprådet har rettet henvendelse til Borgmesteren med anmodning om, at Aabenraa Kommune søger puljen.

Indstilling

Staben indstiller,

at puljen til medfinansiering og etablering af borgerrådgiverfunktion ikke søges, og

at funktionen som borgervejleder fastholdes i Aabenraa Kommune.

Beslutning Økonomiudvalget den 10-08-2021

Godkendt, idet

6 stemmer for (I, O, V)

4 stemmer imod (A, C)

Socialdemokraterne stemmer imod med begrundelse om at ansættelse af en borgerrådgiver gennem mange år har været et ønske hos flere partier, samt ikke mindst hos Handicaprådet. Vi finder det derfor uforståeligt, end ikke at ville ansøge om finansiering af statslige midler.

Afbud: Erwin Andresen.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag skal der tages stilling til forslag til reviderede generelle salgsbetingelser for erhvervsjord og heraf afledt bemyndigelse til forvaltningen Plan, Teknik & Miljø.

Formålet med det reviderede forslag er at imødekomme nogle af de problemstillinger, som har vist sig siden sidste revidering af salgsbetingelserne ultimo 2019.

Ud fra de opsamlede problemstillinger er der i forslaget arbejdet med følgende:

1. Under overskriften Reservation
   Mulighed for at reservere mod betaling for en længere periode end i de nuværende salgsbetingelser, men samtidig en opsigelsesadgang af reservationen, hvis en anden virksomhed afgiver et ubetinget købstilbud på det reserverede areal.
   Herudover er vilkår for reservation tydeliggjort.
2. Under overskriften Byggepligt og tilbageskødning
   En justering af bebyggelsesprocenten, der forslås nedsat fra 25 % til 15 % af den retlige byggemulighed, som der skal være meddelt ibrugtagningstilladelse til efter senest 3 år fra overtagelsesdagen.
   Byggepligten, herunder byggeprocent, kan fraviges i særlig tilfælde.
3. Under overskriften Videresalg
   Der foreslås en justering afledt af bebyggelsesprocenten i afsnittet om byggepligt og tilbageskødning.

Ad 1 - Reservation

Muligheden for at reservere en ejendom gratis i 3 måneder er en rigtig god erhvervsservice, hvor potentielle købere har muligheden for at få afdækket, om arealet kan anvendes til det formål de ønsker. Det er dog også væsentligt, at der skabes bindinger ved længere reservationsperiode, således at seriøsiteten hos køberne underbygges. Endelig skal det være muligt at annullere reservationsperioden i det omfang, der kommer et andet ubetinget købstilbud på arealet, dog således, at den køber der har reserveret arealet får en mulighed for at købe arealet inden for 30 dage.

Forvaltningen foreslår et grundgebyr for anden og tredje reservationsperiode uanset arealets størrelse, hvor grundgebyret efter gratisperioden for anden reservationsperiode er på 10.000 kr. og for tredje periode er på 30.000 kr. Begge grundgebyrer tillægges 3/12 af 5 % af den fastsatte udbudspris for arealet. Ved køb af reserveret erhvervsjord, der er sket betaling af reservationsgebyr for, modregnes reservationsgebyret i købesummen.

Det vil således være muligt at reservere op til 9 måneder, hvor der dog i de sidste 6 måneder skal betales reservationsgebyr.

Af bilag 3, kan der for forskellige arealstørrelse ses en oversigt over, hvad reservationer i henholdsvis 3, 6 og 9 måneder vil koste i reservationsgebyr.

Ad 2 - Byggepligt og tilbageskødning

For at undgå situationen, hvor der opkøbes arealer, der blot lægger hen, er det relevant at arbejde med en byggepligt og tilbageskødningsklausul.

Det har vist sig, at den nuværende bebyggelsesprocent på 25 % af den retlige byggemulighed inden for en forholdsvis kort periode udfordrer os, i særdeleshed der, hvor der ønskes køb af areal til sammenlægning. Her kan der eksempelvis være bebygget 75 % på det areal, der sammenlægges til, og hvor ønsket om at erhverve tilstødende areal eksempelvis er for at kunne udvide med P-plads, manøvreplads eller lignende. Under forudsætning af at køb til sammenlægning med en etableret virksomheds areal er begrundet i et konkret og aktuelt behov for udviklingsmulighed for etablerede virksomhed, vil kravet, om byggepligt kunne fraviges.

En anden udfordring er, hvor arealet anvendes til servicevirksomheder (eksempelvis tankanlæg), der ikke har brug for en stor bygningsmasse for at drive virksomhed.

Det vil dog fortsat være muligt, ved særligt attraktive arealer, eksempelvis facadearealer mod motorvejen, at sætte bebyggelsesprocenten højere end det, der fremgår af de generelle betingelser.
Fravigelse af byggepligten sker i forbindelse med udbud af erhvervsjorden.

Forslaget til de reviderede generelle salgsbetingelser er vedhæftet, som bilag 1, hvor der er taget udgangspunkt i de nuværende generelle salgsbetingelsers overskrifter og tekst, som bliver sammenholdt med forslaget til reviderede generelle salgsbetingelser og med forvaltningens bemærkninger hertil.

Der er endvidere vedhæftet bilag 2, som viser, hvordan de generelle salgsbetingelser vil se ud, hvis forslaget til revidering godkendes.

Bemyndigelse

Godkendes det reviderede forslag til generelle salgsbetingelser for erhvervsjord, foreslår forvaltningen, afledt af tilretningen om fravigelse ved sammenlægning under overskriften Byggepligt og tilbageskødning, at forvaltningen bemyndiges til, at kunne sælge til sammenlægning, hvis salgsprisen maksimalt udgør 0,1 mio. kr.

Bemyndigelsen vil gøre handelsprocessen mere fleksibel for mindre arealer og vil være med til at aflaste det politiske niveau.

Indstilling

Plan, Teknik & Miljø indstiller,

at der godkendes en første reservationsperiode på 3 måneder, som er gratis,

at der godkendes en yderligere adgang til reservation i 2 x 3 måneder mod betaling af et reservationsgebyr,

at reservationsgebyr for anden reservationsperiode udgør et grundgebyr på kr. 10.000 samt 5 % af den fastsatte udbudspris for arealet ganget med 3/12,

at reservationsgebyr for tredje reservationsperiode udgør et grundgebyr på kr. 30.000 samt 5 % af den fastsatte udbudspris for arealet ganget med 3/12,

at betalt reservationsgebyr modregnes i købesummen, hvis en reservation konverteres til et køb,

at bebyggelsesprocenten for den retlige byggemulighed nedsættes til 15 %, men med mulighed for at fravige ved udbud af erhvervsjorden,

at kravet om bebyggelsesprocent kan fraviges, hvis et areal ønskes købt til sammenlægning med etableret virksomhed og er begrundet i et konkret og aktuelt behov for udviklingsmulighed,
at de generelle salgsbetingelse tilrettes med ovenstående, og

at forvaltningen bemyndiges til at sælge til sammenlægning med en salgspris på maksimalt 0,1 mio. kr.

Beslutning Økonomiudvalget den 10-08-2021

Anbefales godkendt.

Afbud: Erwin Andresen.

Bilag

Sagsfremstilling

For at godkende beslutningsprotokollen skal hvert medlem underskrive ved at trykke på

”godkend”.

Beslutning Økonomiudvalget den 10-08-2021

-