Beslutningsprotokol

Beslutning Økonomiudvalget den 11-01-2022

Godkendt.

Beslutning Økonomiudvalget den 11-01-2022

• Status på planlagt kick off-seminar og nytårsreception
• Status på forventet regnskab 2021
• Status på COVID-19

Sagsfremstilling

Jf. Styrelsesvedtægten fra 1. januar 2022 varetager Økonomiudvalget

den umiddelbare forvaltning af de anliggender, der er underlagt det i medfør af styrelseslovens §§ 18 og 21 og kapitel V, herunder:

Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af løn- og personaleforhold inden for ethvert af kommunens administrationsområder.

Økonomiudvalget fastsætter regler for borgmesterens og administrationens behandling af personalesager.

Økonomiudvalget varetager kommunens økonomiske planlægning og udarbejder forslag til årsbudget. Økonomiudvalget samordner kommuneplanlægningen og andre strategiske planlægningsopgaver.

Økonomiudvalget varetager de overordnede strategiske og planlægnings- og udviklingsopgaver, herunder

• udarbejdelse af Vækststrategi 
• ejerstrategier
• strategisk byudvikling og byomdannelse for Aabenraa by
• beredskabsplanlægning.

Økonomiudvalget fastlægger de fælles planforudsætninger og bistår de stående udvalg med tilvejebringelse af det nødvendige grundlag for udvalgenes planlægningsopgaver. Økonomiudvalget fastsætter generelle forskrifter for planernes tilvejebringelse. Økonomiudvalget drager omsorg for udarbejdelse af økonomiske konsekvensvurderinger af de udarbejdede planforslag og foretager indstilling til byrådet om planforslagene. Økonomiudvalgets erklæring indhentes om enhver sag, der vedrører kommunens planlægningsopgaver, inden sagen forelægges byrådet til beslutning.

Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af

• køb, salg og pantsætning af fast ejendom
• forsikringer
• indkøb og udbud, generelle erhvervspolitiske forhold
• samarbejder over landegrænser
• kommunale samarbejder (strategisk niveau)
• IT, kommunikation og branding
• alkoholbevillinger og udvidede åbningstid
• veteranindsats
• whistleblowerordning
• drift af kommunale ejendomme, som ikke ved byrådets beslutning er henlagt under andre udvalg
• valg af udbudsform og tildelingskriterier ved større byggeopgaver.

Økonomiudvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til byrådet om kommunens kasse- og regnskabsregulativ, jf. styrelseslovens § 42, stk. 7.

Økonomiudvalget udarbejder projektforslag, forprojekt og hovedprojekt for bygge- og anlægsarbejder vedrørende kommunale bygninger og anlæg, som ikke ved denne vedtægt eller byrådets beslutning er henlagt under noget andet udvalgs område.

Økonomiudvalget forhandler i fornødent omfang med et stående udvalg inden iværksættelsen af foranstaltninger af væsentlig betydning for det pågældende udvalg.

Økonomiudvalget fastsætter regler om

• indberetninger fra den kommunale administration med henblik på udvalgets udøvelse af budget- og bevillingskontrol, jf. § 15
• i hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres
• samordning af kommunens indkøbs- og udbudsfunktioner og
• arkivmæssige forhold.

 Økonomiudvalget fører tilsyn med,

• at forvaltningen af de økonomiske midler sker i overensstemmelse med byrådets beslutninger og i øvrigt på forsvarlig måde

• at forvaltningen af kommunens kasser og kommunens regnskabsføring er forsvarlig
• at de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides uden byrådets samtykke
• løn- og ansættelsesforhold for personale i selvejende institutioner som kommunen har overenskomst med, jf. styrelsesloven
• at selvforvaltende områder overholder de af byrådet fastsatte regler for selvforvaltning og økonomisk decentralisering
• arealer og bygninger, som hører under Økonomiudvalgets område og
• at kommunens arkivalier opbevares på betryggende måde.                 

Økonomiudvalget løser sine opgaver i møder. De formelle rammer herfor er fastsat i Styrelsesloven. Forvaltningen giver et kort oplæg om formalia vedrørende:

• Dagsorden/udvalg
• Habilitet
• Standsningsret
• Tavshedspligt
• Forvaltningens bistand

Derudover planlægges en overordnet introduktion af økonomiudvalgets opgaver over de følgende møder med udgangspunkt i følgende emner.

• Penge (Økonomisk politik, Økonomiske procedurer og budget/regnskab, Finansiel politik)
• Personale (Løn og personaleforhold, Personalepolitikker, Sygefravær, Samarbejde med HMU)
• Planlægning (Vækststrategi, ejer-strategier, strategisk byudvikling, beredskabsplanlægning)
• Øvrige (IT sikkerhed, alkoholbevillinger, Udbud etc.)

Indstilling

Staben indstiller,

at gennemgangen af opgaver tages til orientering.

Beslutning Økonomiudvalget den 11-01-2022

Taget til orientering.

Bilag

Sagsfremstilling

I denne sag skal Økonomiudvalget drøfte emner til Byrådets temamøder i 1. halvår 2022.

Byrådets temamøder

Byrådet afholder et månedligt temamøde umiddelbart inden Byrådsmødet med undtagelse af

juli og august, således at der i udgangspunktet afholdes ti temamøder pr. år, fordelt med seks temamøder i 1. halvår og fire i 2. halvår. Imidlertid er temamødet i Byrådet den 26. januar 2022 reserveret til institutionstur for nyt Byråd, hvorfor der i udgangspunktet skal identificeres en bruttoliste med temaer til fem møder.

Bilag 1 viser emnevalget for Byrådets temamøder i perioden 2016-2021. Set over hele perioden tegner der sig ikke noget entydigt mønster i, hvilke temaer der dagsordensættes. Vækststrategien, Vækstplanen og Datacenterstrategien dominerede dagsordenen i 2018, mens 2019-temamøderne adresserede en bred vifte af forskellige emner med alt fra Byrådets arbejdsvilkår og FN’s verdensmål til udvidelse af Museum Sønderjylland. I 2020 og 2021 har den aktuelle Covid-19-situation betydet aflysning af flere temamøder, mens de afholdte temamøder bl.a. omhandlede Strategi for Bæredygtig Udvikling i Aabenraa Kommune, Bosætningsstrategien og kommunens rolle i det nære sundhedsvæsen.

Forslag til Byrådets temamøder i 2022

Konkrete forslag til de fem temamøder i 1. halvår 2022 fremgår af nedenstående:

Temamødet den 23. februar 2022: Eksterne samarbejdspartnere (Aabenraa Havn, Arwos, Business Aabenraa, Brand & Redning Sønderjylland, Udviklingsråd Sønderjylland og Region Sønderjylland-Schleswig)

Med henblik på at forberede det nye Byråds arbejde med de kommunale selskaber og eksterne samarbejdspartnere som Brand & Redning Sønderjylland præsenteres Byrådet for disse aktører i form af korte præsentationer og mulighed for opfølgende spørgsmål.

Temamødet den 30. marts 2022: Regnskab 2021, budgetprocedure 2023 og DK2020

I lighed med tidligere år præsenteres Byrådet for regnskabet for det forgangne år og orientering om budgetprocessen for det kommende år på temamødet i marts. På dette temamøde præsenteres Byrådet endvidere for status på arbejdet med DK2020 partnerskabet, herunder inddragelse af Byrådet i arbejdet med udvikling af en klimahandleplan, som viser vejen til netto nul-udledning for kommunen som geografisk område senest i 2050, og hvordan kommunen vil tilpasse sig klimaforandringerne. Temamødet kan ses som et led i processen frem mod Byrådets vedtagelse af klimahandleplanen og efterfølgende international certificering.

Temamødet den 27. april 2022: Fornyelse af Sund Vækst Vækststrategien og ny ejerstrategi for Aabenraa Havn

På dette temamøde inddrages Byrådet i arbejdet med en ny Vækststrategi. Temamødet ligger i forlængelse af kick-off seminaret den 20.-21. januar 2022 og den efterfølgende interviewrunde med byrådets medlemmer, der netop omhandler fornyelse af Vækststrategien. Vækststrategien forventes forelagt Byrådet til vedtagelse i løbet af 2022. Byrådet præsenteres endvidere for et oplæg om en ny ejerstrategi for Aabenraa Havn inkl. spørgsmål til drøftelse.

Temamødet den 25. maj 2022: Fornyelse af Sund Vækst Vækststrategien, sammenhæng med kommuneplan og oplæg om kommunikation.

Dette temamøde anvendes til fortsatte drøftelser af vækststrategien, ligesom temamødet kan bruges til sonderende drøftelser med Byrådet om Aabenraa Kommunes kommuneplan. Endelig introduceres Byrådet til kommunikation som en del af introduktionsforløbet for det nye Byråd.

Temamødet den 29. juni 2022: Økonomiaftalen mellem KL og regeringen

Det sidste temamøde inden sommerferien har de senere år været allokeret til, at Byrådet præsenteres for økonomiaftalen mellem KL og regeringen. Endvidere planlægges der et supplerende tema, der konkretiseres i løbet af 1. halvår 2022. 

Økonomiudvalget forelægges emner til Byrådets temamøder i 2. halvår 2022 inden sommerferien 2022.

Indstilling

Byråds- og Direktionssekretariatet indstiller,
at de skitserede emner til temamøder i Byrådet til 1. halvår 2022 godkendes.

Beslutning Økonomiudvalget den 11-01-2022

Godkendt.

Bilag

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget mødes to gange årligt med det øverste samarbejdsorgan, HMU. Det andet møde, som ligger i august, bruges hovedsageligt til at drøfte spørgsmål og emner i relation til budgettet. Det foreslås, at mødet afvikles som normalt i ca. 1,5 time, og der dernæst afsluttes med en fælles frokost ved mindre borde, hvor flere kan indgå i dialogen, og hvor der kan være en mere formløs dialog.

Konkret foreslås det, at mødet afholdes den 23. august kl. 10.30 til kl. 12. Herefter er der fælles frokost i gæstekantinen. Som konsekvens heraf foreslås det, at økonomiudvalgsmødet flyttes fra kl. 15.30 til kl. 12.30 samme dag.

Indstilling

Byråds- og Direktionssekretariatet indstiller,

at der afholdes dialogmøde med HMU den 23. august kl. 10.30-12, og

at økonomiudvalgsmødet den 23. august afholdes 12.30-14.30.

Beslutning Økonomiudvalget den 11-01-2022

Godkendt.

Sagsfremstilling

 For at godkende beslutningsprotokollen skal hvert medlem underskrive ved at trykke på ”Godkend”.

Beslutning Økonomiudvalget den 11-01-2022

Protokollen er godkendt.