Beslutningsprotokol

Sagsfremstilling

Dagsorden Teknik- og Miljøudvalget.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2012

Punkt 110 blev udsat.

Dagsordenen godkendt.

Sagsfremstilling

Byrådet godkendte den 12. oktober 2011 Aabenraa Kommunes konkurrenceudsættelsespolitik. En politik, der opstiller Aabenraa Kommunes generelle mål for konkurrenceudsættelse af kommunale driftsopgaver (IKU).

Målene er fastsat på baggrund af, at Aabenraa Kommunes IKU i 2010 var 23,2 % og at den daværende regering og KL indgik en hensigtserklæring om, at kommunerne skulle opnå en IKU på 31,5 % i 2015. Den siddende regering har efterfølgende meldt ud, at den ikke har et specifikt måltal for kommunernes fremtidige konkurrenceudsættelse. Byrådet besluttede på mødet den 30 .maj 2012, at der ikke længere er et fast måltal.

Samtidig er det i effektiviseringsstrategien for 2011-2014 forudsat, at der opnås en effektiviseringsgevinst på 1 mio. kr. ved at konkurrenceudsætte kommunale tjenesteydelser, udover den effektiviseringsgevinst der er indarbejdet i forbindelse med konkurrenceudsættelse af Vej og parkområdet. Den forventede effektiviseringsgevinst ved konkurrenceudsættelse af Vej og parkområdet er:

2012	2013	2014	2015
2,4 mio.	2,7 mio.	3,4 mio.	3,7 mio.

I indstillingen til Byrådet fremgik det:

at der på baggrund af konkurrenceudsættelsespolitikken udarbejdes en konkret plan for konkurrenceudsættelse.

De enkelte udvalg skal således konkretisere hvilke områder, der skal medtages i en plan for konkurrenceudsættelse.

På Teknik- og Miljøudvalgets budgetområde er stort set alle driftsområder allerede konkurrenceudsat. Det drejer sig om

• Drift af vejene (Delområde 1 er udliciteret. Delområde 2 og 3 udbydes over de næste 2 år med kontraktstart i 2013 og 2014.)
• Gadelys
• Trafiksignalanlæg
• Mindre anlægsarbejder som opfølgning på trafiksikkerhedsplan og hastighedsplan
• Belægninger
• Bygværker
• Vintertjeneste
• Vedligeholdelse af vandløb
• Naturforvaltningsprojekter

Der er på den baggrund ikke yderligere områder indenfor Teknik- og Miljøudvalgets budgetområde der potentielt kan konkurrenceudsættes.

Indstilling

Teknik & Miljø indstiller,

at der ikke udarbejdes en konkret plan for konkurrenceudsættelse idet der potentielt ikke er yderligere områder der kan konkurrenceudsættes.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2012

Godkendt.

Sagsfremstilling

Teknik & Miljø - Ejendomme har i slutningen af 2011- starten af 2012 foretaget en gennemgang af kommunens ejendomme med henblik på, at vurdere samtlige bygningers udvendige vedligeholdelsestilstand og udarbejdelse af flerårige vedligeholdelsesplaner for hver enkelt bygning.

Kommunen har i alt ca. 250 ejendomme med et samlet etageareal på ca. 337.000 m².

Alle bygningsdele, tilstandsvurderinger og vedligeholdelsesplaner er inddateret i kommunens bygningsregister Caretaker.

Bygningsgennemgangen har omfattet en visuel besigtigelse, men der er ikke foretaget konstruktive indgreb i bygningsdele og installationer for vurdering af skjulte komponenter. I stedet er der, til de ved eftersynet konstaterede behov, tillagt erfaringsmæssigt forventede udgifter til energimæssige og tekniske tiltag, skjulte konstruktioner, miljømæssige påbud og renovering af afløbssystemer.

I vedlagte rapport gives en samlet økonomisk oversigt over vedligeholdelsestilstanden for kommunens ejendomme og budgetbehovet i perioden 2013 - 2016. Den endelige rapport indeholder også en udvalgsopdelt oversigt over vedligeholdelsesbehovet for hver enkelt ejendom i årene 2012 - 2016.

Rapporten har været forelagt Direktionen den 8. juni 2012 til efterretning.

Økonomi og afledt drift

Det samlede efterslæb på vedligeholdelsen konstateret ved bygningseftersyn, var i 2008 på ca. 48,6 mio. kr., i 2009 på ca. 60 mio. kr. og i 2010 på ca. 76 mio. kr. I 2010 bevirkede en ekstra indsat med anlægs- og kvalitetsfondsmidler, samt at tiden var gunstig for tilbudspriser, at efterslæbet efterfølgende faldt til ca. 56,7 mio. kr. i 2011. I 2012 er efterslæbet igen steget til 61,4 mio. kr.

I rapporten lægges der op til, at efterslæbet kan indhentes over 4 år fra 2013 og frem med ca. 28 mio. kr. Behovet vil efterfølgende falde til et niveau på ca. 20-22 mio. kr. pr. år.

Oversigt over driftsmidler for 2013, jævnfør budget 2012:

Teknik- og Miljøudvalget administrerer ca. 16 mio. kr.

Behovet for mer likviditet er nu, set over 4 år fra 2013 og frem følgende: 28 mio. kr. - 16 mio. kr. = 12 mio. kr. pr. år.

Rapporten afspejler det faktuelle behov. Ændringer vil blive indarbejdet i takt med at ejendommene renoveres eller forsvinder fra kommunens ejendomsportefølje, som følge af ny struktur på Børn og Skoleområdet, samt Sundhed og Omsorgs området.

Indstilling

Teknik & Miljø indstiller,

at rapporten tages til efterretning.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2012

Taget til efterretning.

Der udarbejdes en status over tilgang og afgang af arealer.

Bilag

Bygningsvedligeholdelse 2012 - 2016 - rapporten (Løbenr.: 169444/12)
Bygningsvedligeholdelse 2012 - 2016 (Løbenr.: 169446/12)

Sagsfremstilling

Baggrund

Med baggrund i Lov om fremme af energibesparelser af 2005, skal der i de kommunale ejendomme igangsættes en række energibesparende foranstaltninger.

Notat af 14. september 2010 om Energimærker og tilbagebetalingstid behandlet på direktionens møde den 17. september 2010.

Teknik & Miljø har i forbindelse med gennemførelse af pulje 1 opnået en række erfaringer.

Den nye energiaftale af 22. marts 2012 sætter endnu mere fokus på dette område.

Økonomiudvalgets beslutning på møde den 8. maj 2012 i Børn- og Skoleforvaltningens sagsnr. 12/19865 om finansiering ved låneoptagning til energibesparende foranstaltninger.

Teknik & Miljø vil her fremlægge en ny strategi for, hvorledes realiseringen af energibesparende foranstaltninger i de kommunale ejendomme kan gennemføres.

Indhold

Strategien, som er beskrevet nærmere i vedlagte notat, indeholder følgende emner til drøftelse og vedtagelse:

1. Konklusion.

2. Ny energiaftale.

3. Organisering.

4. Princippet for anvendelsen af 10 mio. kr. puljen. Kaldet Pulje 1 i notatet.

5. Princippet for anvendelsen af 4 x 5 mio. kr. puljen. Kaldet Pulje 2 i notatet.

6. Børn- og Skoleforvaltningens sag om finansiering ved låneoptagning til energibesparende foranstaltninger. Kaldet Pulje 3 i notatet.

7. Ny strategi for gennemførelse af energibesparende foranstaltninger.

8. Proceduren for gennemførelsen.

9. Overordnet plan for energibesparende foranstaltninger.

10. Økonomi og afledt drift.

Sammenfatning

Teknik & Miljø står over for nogle udfordringer.

Den nye energiaftale af 22. marts 2012 stiller yderligere krav til gennemførelse af energibesparende foranstaltninger, samt omlægning til vedvarende energi. Dette kan ikke med den nuværende strategi løses.

De vedtagne budgetter for investeringer og besparelser blev fastlagt på grundlag af energimærkerne, som har vist sig at være fejlbehæftede og mangelfulde.

De første energibesparende foranstaltninger er gennemført, og erfaringerne herfra har vist, at selv ved gennemførelse af de lavthængende frugter kan de fastlagte kriterier for besparelser og hermed tilbagebetalingstider ikke overholdes.

Det er Teknik & Miljøs vurdering, at når denne erfaring føres over på pulje 2 for energibesparende foranstaltninger, kan der, med de fastlagte kriterier, kun anvendes 10 mio. kr. af de afsatte 20 mio. kr., og de budgetterede årlige besparelser bliver betydelig lavere.

Energibesparende foranstaltninger bliver nu gennemført efter tre forskellige puljer, hvilket er uhensigtsmæssigt og vanskelig / ikke realiserbar.

Forudsætningerne for kriterierne i pulje 1 (10 mio. kr.) er en tilbagebetalingstid på gennemsnitlig 5 år, og institutionen beholder besparelsen. Ved den nuværende pulje 2 (4 x 5 mio. kr.) er den gennemsnitlige tilbagebetalingstid 8 år, og institutionen afleverer besparelsen. Ved pulje 3 (Børn- og Skoleforvaltningen) er tilbagebetalingstiden i princippet uendelig, og driftsudgiften til energiforbrug i den fremtidige tildeling til området skal revurderes.

Der er således besluttet en pulje gældende for et specifikt forvaltningsområde, som åbner en ladeport, når vi snakker energibesparende foranstaltninger, og som indebærer en stor risiko for at Teknik & Miljøs pulje 2 udhules.

Med de øgede krav til gennemførelse af energibesparende foranstaltninger og anvendelse af vedvarende energi sammenholdt med den kendsgerning, at de fastlagte kriterier for gennemførelse af pulje 2 ikke kan opfyldes, skal Teknik & Miljø anbefale, at der besluttes en ny ensartet strategi for gennemførelse af energibesparende foranstaltninger.

Sagen blev behandlet på Direktionens møde den 8. juni 2012.

Lovgrundlag

Lov om fremme af energibesparelser af 2005.

Bekendtgørelse nr. 1238 af 15. december 2011 om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v.

Økonomi og afledt drift

Der er i investeringsoversigten 2012 afsat en anlægspulje på 5 mio. kr. under Teknik- og Miljøudvalget til energibesparende foranstaltninger.

Der er i investeringsoversigten for overslagsårene 2013 – 2015 afsat en anlægspulje på 5 mio. kr. pr. år. Denne anlægspulje foreslås hævet fra 5 mio. kr. pr. år til 10 mio. kr. pr. år i 2013 - 2015.

Anlægspuljen på samlet 35 mio. kr. finansieres ved låneoptagning til energibesparende foranstaltninger.

Efterhånden som projekterne gennemføres i samarbejde med institutionerne, nedsættes institutionens driftsbudget permanent med et beløb svarende til besparelsen minus 25 % af den reelle besparelse (reel besparelse = besparelsen – låneydelsen). Beløbet nedskriver Teknik- og Miljøudvalgets negativ. Det første år med den andel, som svarer til den årlige nedsættelse gange de resterende kvartaler. Herefter sker den permanent pr. 1. januar med det fulde beløb.

Indstilling

Teknik & Miljø indstiller,

at pulje 2 øges med 15 mio. kr. til 35 mio. kr., finansieret ved låneoptagelse til energibesparende foranstaltninger. (Belaster ikke lånerammen),

at projekter besluttes gennemført ud fra en prioriteringsfaktor < 75 % af levetiden,

at institutionen af den opnåede besparelse efter betaling af ydelsen på lånet beholder 25 %, og

at det besluttes om denne model skal anvendes på de 3 puljer. Herved er der kun en model.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2012

Udsættes.

Bilag

Strategi for gennemførelse af energibesparende foranstaltninger (Løbenr.: 173657/12)
Bilag 1 - 3 pengestrømme (Løbenr.: 150773/12)
Notat af 14. september 2010 (Løbenr.: 150780/12)
Ny energistrategi - Aftale 22.03.12 (Løbenr.: 150927/12)
Ny energistrategi - 18.04.12 (Løbenr.: 150924/12)

Sagsfremstilling

Teknik- og Miljøudvalget besluttede på mødet den 6. juni 2012 at udsætte sagsbehandlingen til næste møde.

Aabenraa Kommunes nuværende leasingkontrakt med et privat selskab, vedrørende levering af lys, udløb med udgangen af 2011 og er i henhold til kontraktmulighederne forlænget indtil udgangen af 2012 og kan hvis nødvendigt forlænges endnu 1 år.

Teknik & Miljø har, på baggrund af ovennævnte, fået udarbejdet et notat der beskriver de forskellige udbudsformer der findes indenfor området, således man på bedst mulig måde kan træffe beslutning om hvilken udbudsform Aabenraa Kommune skal arbejde videre med i fremtiden, herunder hvilken lyskilde kommunen vil satse på, (se bilag)

LED lyskilder er i rivende udvikling og er nu på højde med lydkvaliteten i de mere traditionelle lyskilder som f.eks. metalhalogenlyskiler, som er i brug dags dato.

LED armatur har dog nogle børnesygdomme som man kunne undgå, ved at vente med at installere LED armatur i samtlige master, til et senere tidspunkt.

Aabenraa Kommune har p.t. LED armatur i Rødekro, hvor de problemer der har været med belysningen har kunnet løses ved en udskiftning indenfor garantien.

Ud fra notatet og rådgivers anbefalinger er der 3 gangbare løsningsmodeller for den fremtidige drift og vedligehold af gadebelysningen i Aabenraa Kommune.

Løsningsforslag

Løsningsforslag 1 - Udbud af drift og vedligehold

Et traditionelt udbud hvor kommunen udarbejder en kontrakt med et privat selskab om drift og vedligeholdelse af armatur og master. Kommunen har udover udgiften til drift og vedligehold, udgifter til el samt de løbende renoveringer eller udskiftninger af gadebelysningsanlægget.

Renovering og udskiftninger kan dog indarbejdes som anlægsoptioner i kontrakten, således at kommunen har mulighed for at få udskiftet belysningsanlægget over en given periode.

Denne udbudsmodel betyder, at Aabenraa Kommune har fuld råderet over sit belysningsanlæg, fuld kontrol over hvor og hvilke lamper der skal skiftes og hvilke lamper der ønskes opsat og frem for alt i hvilken udskiftningstakt kommunen kan få foretaget i henhold til kommunens økonomiske formåen.

Ulempen er at der skal skaffes økonomi udover den daglige økonomi til renoveringer og udskiftning af anlæggene.

Et traditionelt udbud kan udarbejdes internt af kommunens medarbejdere.

En drift og vedligeholdelseskontrakt løber typisk i 4 år med option på forlængelse med 1 år ad gangen i op til 2 år.

Løsningsforslag 2 - ESCO aftale

Der kan også vælges en ESCO aftale. En ESCO aftale er en aftale hvor kommunen indgår en kontrakt med et privat selskab som så driver kommunens belysningsanlæg samt foretager energibesparende renoveringer af kommunes belysningsanlæg. Det private selskabs finansieringer af renoveringsomkostningerne finansieres helt eller delvis af de drifts besparelser der opnås ved udskiftning af de eksisterende anlæg.

Fordelen ved en ESCO aftale er, at kommunen får renoveret og opdateret sit belysningsanlæg og finansieringen af renoveringen foretages af det private selskab. Derudover ved kommunen hvilken udgift man har til gadebelysning de næste mange år og når anlægget overdrages efter kontraktperioden er belysningsanlægget kendt og veldokumenteret.

Ulempen ved en ESCO aftale er, at kommunen ikke har fuld kontrol over sit anlæg og kun kan komme med ønsker til det private selskab vedr. opsætning af mastetyper, armatur m.m.. Det kan betyde, at kommunen kan være nød til at gå på kompromis med kvalitet, æstetik, design og dermed i sidste ende ikke vil have indflydelse på hvorledes torve, pladser, gågade samt vejbelysning skal have af udtryk.

Det private selskab vil typisk opsætte de lamper og master de kan få en god pris på og som giver dem den størst mulige energibesparelse som kan finansiere anlægsudgiften.

Et ESCO udbud er ofte et stort og meget åbent udbud hvor der er uklarheder omkring udbuddet, anlægget og løsningsmulighederne som selskabet vil vælge og Aabenraa Kommune er inden udbuddet nød til at kende det eksisterende belysningsanlægs værdi, både ved indgåelsen af kontrakten og ved kontraktens ophør for at sikre at anlæggets værdi ikke bliver forringet i kontraktperioden.

Da et ESCO udbud er et meget komplekst udbud er det en opgave som ikke kan løses inden for kommunens rammer, hvorfor der skal indgås en kontrakt med en ekstern rådgiver til løsningen af denne opgave.

En ESCO kontrakt løber typisk i 10-15 år, hvor kommunen binder sig for et fast årligt vederlag som indeksreguleres en gang årligt.

Løsningsforslag 3 - Kontraktforlængelse med et år

Den nuværende kontrakt kan i henhold til kontraktgrundlaget forlænges yderligere et år. På dette tidspunkt kan børnesygdommene ved LED teknologien være reducerede og der kan være et bedre erfaringsgrundlag som grundlag for valg af udbudsform for Aabenraa Kommune.

I løsningsforslag 1 og 2 er der i henhold til Lånebekendtgørelsen § 2 mulighed for at låne til de energi-besparende renoveringer herunder udskiftning af lyskilder/anlæg m.m. som der skal foretages.

Lovgrundlag

Vejreglerne

Reglerne om EU udbud

Lånebekendtgørelsen

Indstilling

Teknik & Miljø indstiller,

at løsningsforslag 1 vælges, og

at Teknik & Miljø bemyndiges til at igangsætte arbejdet med udbudsmaterialet i overensstemmelse hermed, således at en kontrakt med et privat selskab kan indgås pr. 1. januar 2013.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 06-06-2012

Udsættes til næste møde.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2012

Udvalget beslutter Løsningsforslag 3, Kontraktforlængelse med 1 år, i henhold til tilbud fra SE, uden serieudskiftning.

Bilag

Rapport vedr. udbudsformer til vejbelysningsanlæg - april 2012 (Løbenr.: 169605/12)

Sagsfremstilling

Der har været afholdt åstedsforretning den 21. maj 2012 vedrørende arealerhvervelse til en ny vej fra Hærvejen til Rise Bygade.

Der var en berørt lodsejer og der blev indgået forlig med denne lodsejer.

Lovgrundlag

Lov om offentlige veje §43: Når almenvældet kræver det, kan vedkommende vejbestyrelse iværksætte ekspropriation til offentlig vej- og stianlæg.

Planmæssige forhold

Lokalplan LP041.

Økonomi og afledt drift

Udgifterne til erstatning, som foreslået, kan afholdes inden for den givne bevilling.

Indstilling

Teknik & Miljø indstiller,

at der træffes ekspropriationsbeslutning, som angivet i protokol for åstedsforretning den 21. maj 2012, og

at det indgåede forlig med lodsejeren tiltrædes.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2012

Godkendt.

Bilag

Oversigtskort (Løbenr.: 338108/11)
Protokol fra åstedsforretningen 21. maj 2012 (Løbenr.: 173711/12)

Sagsfremstilling

Krydset mellem Skibbroen og Nyvej er udpeget som sort plet, da der i en 5-årig periode er registreret 4 personskadeulykker med personbiler, som svinger ind foran bagfrakommende knallerter.

Derfor foreslår Vej & Park at ombygge krydset for at forhindre dette ulykkesbillede. Det foreslås at forlægge svingbanen med 1 meter, anlægge en overkørbar helle mellem ligeudsporet og svingbanen og forlænge hellen til tankstationen. Dette vil reducere hastigheden og skabe større fokus på de bagfrakommende bløde trafikanter.

Se skitse af projektet i bilaget.

Lovgrundlag

Vejlovens § 10.

Det påhviler vejbestyrelsen at holde deres offentlige veje i den stand, som trafikkens art og størrelse kræver. Vejbestyrelsen bestemmer hvilke arbejder, der skal udføres på deres veje og afholder de udgifter, der er forbundet med sikring og andre forbedrende foranstaltninger, anlæg, drift og vedligeholdelse af disse veje, medmindre andet er bestemt.

Økonomi og afledt drift

Der er på det skattefinansierede område for Teknik- og Miljøudvalgets investeringsplan for 2012-2015 afsat 0,3 mio. kr. i 2012 til at fjerne den sorte plet i krydset Skibbroen/Nyvej.

Indstilling

Teknik & Miljø indstiller,

at projektet med ombygning af krydset Skibbroen/Nyvej godkendes, og

at der meddeles en anlægsbevilling på 0,3 mio. kr. til ombygning af krydset Skibbroen/Nyvej.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2012

1. at Godkendt.
2. at Anbefales godkendt.

Bilag

Skitse af forslag - pdf (Løbenr.: 186475/12)

Sagsfremstilling

På mødet fremlægger Teknik & Miljø baggrund og principper for udarbejdelse af en plan for fodgængerfelter samt forslag til borgerinddragelse.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2012

Orienteringen taget til efterretning.

På Teknik- og Miljøudvalgets næste møde forelægges sag om tidsplanen for gennemførelsen af offentliggørelsen.

Sagsfremstilling

-/-

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2012

Intet.

Sagsfremstilling

-/-

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2012

Der blev orienteret om følgende:

1. Ny strategi for gennemførelse af energibesparende foranstaltninger.

2. Henvendelse om kommunal overtagelse af driften på Den Røde Komet.

Miljø & Natur:

1. Økonomiaftalen mellem Staten og Kommunerne for så vidt angår klimatilpasning og natur- og vandplaner. Notat blev udleveret.

2. Status vedr. 10 meter randzoner langs vandløb.

Orientering taget til efterretning.

Sagsfremstilling

-/-

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 13-06-2012

Intet.