Beslutningsprotokol

Sagsfremstilling

Godkendelse af dagsorden til ekstraordinært møde i Teknik- og Miljøudvalget, onsdag den 21. marts 2018.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at dagsordenen godkendes.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 21-03-2018

Godkendt.

Sagsfremstilling

I denne sag skal der tages beslutning om ændring af styringsformen, der ligger til grund for Kultur, Miljø & Erhvervs udmøntning af service på udvalgte politikområder under Teknik- og Miljøudvalget. Styreformen er i dag en Bestiller-Udfører-Modtager model, kaldet BUM.

Der er til sagen bilagt en beskrivelse af styreformerne, og et inspirationskatalog udarbejdet for Finansministeriet og KL om BUM og HOD.

Ved indgåelse af budget 2018-2021 er det besluttet, at undersøge, om der kan være fordele ved at ændre styreformen til Helhedsorienteret drift (HOD) i lighed med andre kommuner.

På den baggrund har forvaltningen afsøgt mulighederne og potentialet herved. Forvaltningen har bl.a. haft ledelsesrepræsentanter på studietur i Haderslev, Aalborg, Herning og Esbjerg, som alle er kommuner, der har besluttet at udskifte BUM til fordel for en helhedsorienteret styreform.

BUM-modellen har virket effektiv i perioden efter kommunesammenlægningen og til nu. Den har været årsag til harmoniserede serviceniveauer på tværs af sammenlagte kommuner og ikke mindst øget Aabenraa Kommunes fokus på konkurrence og økonomi på området. Derved er der opbygget det beredskab, der indtil nu har medført, at Entreprenørgården har fastholdt opgaver og kontrakter inden for vejdrift, drift af idræts- og fritidsanlæg og vandløbs- og naturområderne.

Entreprenørgården har gennem en årrække med fokus på udbud og entreprenørskab vist evne til at generere økonomisk overskud.

HOD:

Ved helhedsorienteret drift er fokus på at nedbryde bureaukrati ved at etablere det fulde partnerskab med sammenlægning af de økonomiske og personalemæssige ressourcer hos bestiller og udfører funktionerne i en fælles driftsfunktion.

Overordnet er målet med HOD at sikre rammerne for udvikling og værdien for borgere og brugere med afsæt i en sund økonomi og positiv effekt. I denne styreform er organisationen agil og i konstant udvikling. Det medfører helt konkret muligheder for at indgå i nye samarbejdsformer med borgere, lokalråd eller andre interessenter. Disse muligheder er i dag underlagt begrænsninger, fordi BUM medfører kontraktslige forpligtigelser mellem forvaltning og Entreprenørgård/leverandør. Ved at omlægge driftsformen og standse alle genudbud på Entreprenørgårdens nuværende kontrakter muliggøres det, at kommunen kan indgå i nye samarbejder med borgere og frivillige på området. Fællesskaber og helheder bliver således et omdrejningspunkt for måden at arbejde på.

Om udbud:

Aabenraa Kommune udbyder i dag langt størstedelen af serviceydelser på politikområderne under Teknik- og Miljøudvalget. Med HOD vil forvaltningen fortsat udbyde ydelser. Der er således fortsat udbud af bl.a. vintertjeneste, asfalt, drift på belysnings- og signalanlæg, grusvejes vedligeholdelse, bro- og bygværker. Forvaltningen vil af egen drift bruge udbud på de nuværende kontraktområder til hele tiden at fastholde evnen til økonomisk effektiv drift, til benchmarking og til at udvikle eventuelle samarbejder og partnerskaber med 3. part, det være sig andre kommuner eller private virksomheder. Forvaltningen kan i HOD også hjemtage udbudte ydelser, når det påvises, at kommunen selv kan udføre opgaven bedst og billigst.

Implementering/Transaktionsomkostninger

Erfaringerne fra de besøgte kommuner viser, at organisationsudviklingen smidiggøres med konsulentbistand til ledelsesmæssig sparring og procesunderstøttelse. Der er i budgetaftalen 2018-2021 anvist 0,2 mio. kr. til udarbejdelse af diverse rapporter, der skal afdække potentiale ved ændret driftsform til HOD. Kultur, Miljø & Erhverv vurderer, at pengene til undersøgelsen i stedet bedst bruges til organisationsudvikling i en implementeringsperiode.

Entreprenørgården drives i dag som en decentral enhed, og det vil af hensyn til den helhedsorienterede driftsform være nødvendigt at ændre dette.

Tidsplan og proces.

Erfaringerne fra de besøgte kommuner viser, at det tager tid at omstille fra BUM til HOD. Det er forvaltningens forventning, at organisationsændringen kan være på plads ved årets udgang, hvilket også giver de bedste muligheder for at tilpasse budgetmæssige beslutninger til regnskabsårets afslutning og et nyt budgetårs start.

Med en politisk beslutning om, at omlægge driftsformen til Helhedsorienteret drift vil forvaltningen hurtigst muligt igangsætte en proces, der inddrager MED-organisationen og berørte medarbejdere i organisationsudviklingen. 

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at styreformen for driftsområderne under politikområderne Drift af veje og parker, Belægninger og bygværker og Entreprenørgården omlægges til Helhedsorienteret drift,

at genudbud af ydelser, som i dag ligger i kontrakt hos Entreprenørgården, standses på baggrund af omlægning af styreform,

at Kultur, Miljø & Erhverv igangsætter høring om ændret styreform i MED-organisationen, idet kompetencen til afledte organisationsændringer ligger i denne forvaltning, og

at organisationsudvikling og – omlægning straks igangsættes og afsluttet med årets udgang.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 07-03-2018

Udsat.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 21-03-2018

Teknik- og Miljøudvalget indstiller til Byrådets godkendelse,

at styreformen for driftsområderne under politikområderne ”Drift af veje og parker, Belægninger og bygværker og Entreprenørgården” omlægges til Helhedsorienteret drift,

at genudbud af ydelser, som i dag ligger i kontrakt hos Entreprenørgården, standses på baggrund af omlægning af styreform,

at Kultur, Miljø & Erhverv igangsætter høring om ændret styreform i MED-organisationen, idet kompetencen til afledte organisationsændringer ligger i denne forvaltning, og den fremtidige organisation forelægges Teknik- og Miljøudvalget til beslutning inden høring i MED-systemet, og

at organisationsudvikling og – omlægning straks igangsættes og afsluttet med årets udgang.

Teknik- og Miljøudvalget beslutter, at alle byrådsmedlemmer inviteres til orienteringsmøde inden byrådsmødet i april.

Jan Riber Jakobsen (C) stemmer imod.

Bilag

Sagsfremstilling

Teknik- og Miljøudvalgsmødet besluttet på mødet den 7. marts, at genoptage punktet med henblik på at drøfte proces og politiske mål.  

Ved mødet orienteres der om principperne i den fremtidige spildevandsplan 2018-2021 for Aabenraa Kommune, herunder:

- Grundforholdene i en spildevandsplan

- Det juridiske omkring en spildevandsplan

- Forventet indhold i planen – herunder målsætninger og virkemidler, fx øgede vandmængder

- Hvad der forventes at blive ændret i forhold til den eksisterende spildevandsplan, herunder rettelser i forhold til kloakeringsprincipper

- Er der nogen særlige ønsker politisk set?

Forslag til spildevandsplanen forventes forelagt til politisk behandling i juni 2018.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 07-03-2018

Taget til efterretning.

Punktet genoptages på næstkommende udvalgsmødet den 21. marts 2018 med henblik på at drøfte proces og politiske mål.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 21-03-2018

Teknik- og Miljøudvalg beslutter,

at der indarbejdes poliske mål om

• At tilgodese miljøet mest muligt
• At reducere overløb og på sigt fjerne dem helt
• Ikke at sætte en større indsats i gang i det åbne land, med mindre de økonomiske eller miljømæssige forhold taler for det
• At bruge planperiode til at blive klogere på renseanlægsstrukturen
• At renovere kloakkerne, og

at planforslaget behandles på to efter hinanden følgende møder i Teknik- og Miljøudvalget, inden det sendes i offentlig høring efter sommerferien.

Sagsfremstilling

På mødet orienteres om aktuel status for Tinglev Mose og forholdene drøftes.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at sagen drøftes.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 21-03-2018

Orientering taget til efterretning.

Jan Riber Jakobsen (C) forlod mødet under behandlingen af punktet.

Sagsfremstilling

Der gives en introduktion til opgaveområderne vedr. natur og miljø.

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at introduktionen tages til efterretning.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 07-02-2018

Udsat.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 07-03-2018

Udsat.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 21-03-2018

Udsat.

Sagsfremstilling

Der gives en introduktion til opgaver og indhold under politikområderne:

1. Ejendomme
2. Drift af Veje og Parker
3. Belægninger og bygværker
4. Vintertjenesten
5. Vejtrafik
6. Entreprenørgård
7. Kollektiv trafik

Indstilling

Kultur, Miljø & Erhverv indstiller,

at introduktionen tages til efterretning.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 07-03-2018

Udsat.

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 21-03-2018

Udsat.

Sagsfremstilling

-

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 21-03-2018

Der blevet orienteret om

- Konferencen Teknik og Miljø

- Besigtigelsestur

- Det Grønne Råd

- Toldpladsen/snebro

- Varnæs Vig (toilet)

- Klipning af buske

- Ringvejen Rødekro (jernbane)

- Indsamling af ubrugelige tekstiler

- Østerskovvej

- Flere borgerhenvendelser

- Strandpromenaden – skade efter storm

Taget til efterretning.

Sagsfremstilling

-

Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 21-03-2018

Intet.